نامه های اداری را می توان به چندین دسته ی اصلی تقسیم کرد که از بین آنان نامه های اداری درخواستی ، پیگیری و شکایت اصلی ترین نوع نامه ها هستند. ما در ادامه چندین نوع از این نامه ها را برایتان بعنوان نمونه ذکر کرده ایم.
جناب آقای ( نام مسئول بخش)
مدیریت محترم ( سمت مسئول)
احتراما ،نظر به تجهیز بخش اداری و همچنین تسهیل امور کارمندان جدید ، نیازمند به تجهیز بخش اداری می باشیم. خواهشمند است ، دستور لازم را جهت تهیه ی اقلام ذیل مبذول بفرمایید.
لیست تجهیزات مورد نیاز :
3 . …..
با سپاس از همکاری صمیمانه شما
( نام نویسنده و سمت)
نامه نگاری یقینا یکی از موثرترین روش هایی است که انسان ها می توانند با یکدیگر از طریق آن ارتباط برقرار کنند.
در واقع همانطور که بارها به این امر اشاره کرده ایم ، انسان ها شیوه های مختلفی از ارتباط را در جهان حاضر تجربه می کنند و هر کدام از این شیوه های ارتباط خود فلسفه ای دارند و مزایا و معایبی دارند که آن ها را از یکدیگر متمایز می کند.
از این میان ارتباط نوشتاری ، یعنی همان نامه نگاری موثرترین شیوه و همچنین پر مزیت ترین شیوه ای است که می توان با آن ارتباط برقرار کرد و منظور را با آن به دیگران تفهیم کرد.
پیش از اینکه ما بخواهیم به بحث نامه نگاری اداری رجوع کنیم و آن را با تمامی اصول های مورد نیاز برای نوشتن نامه ی اداری بررسی کنیم ، ترجیح می دهیم که مروری داشته باشیم به شیوه های مختلف ارتباط گیری در جهان مدرن.
تا بتوانیم اثبات کنیم و به این نتیجه دست پیدا کنیم که نامه نگاری به جد یکی از موثرترین راه ها و شیوه های موجود در جهان است که انسان می تواند از طریق آن ارتباط برقرار کند و راه های ارتباطی خویش را به بهترین شکل ممکن با دیگرانی که در اطراف او هستند ، پایه ریزی کنند.
نخستین مقوله ای که در باب ارتباط باید بگوییم این است که تمامی راه های ارتباطی جهان مدرن و هر آنچه که درون آن وجود دارد از یک اصل پیروی می کند و این اصل ، مهارت ارتباطی است.
در واقع هر شیوه ای که ما برای ارتباط گیری با جهان داریم و هر آنچه که ما به زبان می آوریم و یا می نویسیم و یا هر شیوه ی دیگری که برای سخن گفتن و انتقال پیام در جهان استفاده می کنیم ، زیر مجموعه ی یک اصل از اصول قرار می گیرد که در علم ارتباطات به آن مهارت های ارتباطی می گویند.
مهارت های ارتباطی با توجه به علم روز به چند سرفصل اصلی تقسیم می شود .
به اختصار و تا به آنجا که به پیشرفا این مطلب ، یعنی نامه نگاری اداری کمک کند ، به آن اشاره خواهیم کرد.
نخستین شیوه ای که ما برای ارتباط گیری در جهان داریم ، مهارت ارتباطی کلامی است. در واقع کلام نخستین شیوه ای است که انسان ها با هم ارتباط شان را می سازند.
البته به این نکته هم باید توجه داشت که منظور ما از نخستین شیوه ، با توجه به بستر فعلی در جهان هستی است.
اگر بخواهیم تاریخ ارتباطات در جهان هستی را بررسی کنیم ، یقینا مقوله ای است که در حوصله ی این مقاله نمی گنجد و باید برای آن سرفصلی از مقاله ای جداگانه تعیین کرد که در جای خود به آن خواهیم پرداخت .
اما آنچه که می توانیم از آن صحبت کنیم و آن را ملاک گفتگوی خویش با شما قرار دهیم ، ذکر این نکته است که ما با توجه به گستره ی زندگی امروز خودمان می توانیم تنها راه های ارتباطی را بررسی کنیم که برای همه ی شما نیز این مسئله واضح و شفاف جا بیفتد.
بله همانطور که گفتیم نخستین راه این است که ما با دیگران وارد گفتگو شویم و این مسئله گسترده ترین نوع ارتباط را در بر می گیرد.
در واقع روزانه ما با هزاران کلمه و جمله با تمامی افرادی که چه به طور مستقیم و چه به طور غیر مستقیم با آن ها در ارتباط هستیم ، سخن می گوییم و با آن ها یک مکالمه برقرار می کنیم .
مکالمه برقرار کردن و مهارت ارتباط کلامی چندین حسن دارد که می توان به آن ها اشاره کرد.
یک آنکه بسیار سریع صورت می گیرد و سرعت ارتباط در آن بسیار بالاست .
هنگامی که شما ارتباط کلامی با کسی برقرار می کنید در کسری از ثانیه حرف هایتان را می زنید و طبیعتا نیز در کسری از ثانیه پاسخ های جامع و کاملی از شخص مقابل می گیرید و این سرعت ارتباط را در شما گسترش میدهد.
اما از سوی دیگر ذکر این نکته نیز مهم است که وقتی شما سخن می گویید ، جوابی که می گیرید آیا همان جوابی است که به آن نیاز دارید و یا اینکه نیاز به گفتگوی مجدد با شخص دارید.
در واقع علاوه بر آن مزیتی که ما برای گفتگوی سریع در مهارت ارتباطی کلامی گفتیم باید به این امر هم اشاره کنیم که گفتگوی ما ممکن است با کژتابی ها و کج فهمی ها از سوی فرد مقابل مواجه شود که این کار ما را بشدت سخت می کند.
جرا که ما نیاز داریم دوباره وقتی را بگذاریم و از نو با او صحبت کنیم و به او مسئله ی خودمان را تفهیم کنیم.
دیگر مسئله ای که باید به آن بپردازیم ، این است که ما در یک گفتگوی کلامی به هیچ وجه فرصت فکر کردن برای سخن گفتن نداریم.
شما همیشه در ارتباطات نباید مثال های پیش پا افتاده را در ذهن داشته باشید ، بلکه باید گسترده به حوزه ی ارتباطات نگاه کنیم.
بعنوان مثال ، فرض کنید که شما یک تاجر هستید و در یک مجموعه ی تجاری قرار است که به صحبت کردن بپردازید و نیاز دارید که یک مسئله را برای فرد دیگری که از یک مجموعه ی تجاری دیگر است ، چیزی را توضیح بدهید .
آنگاه است که شما نمی توانید و این فرصت را ندارید که فکر کنید و بهترین تصمیم را در حوزه ی گفتگوی خودتان بگیرید واین مسئله می تواند برای شما مشکلات بسیاری ایجاد کند.
دومین گونه ای که می خواهیم از آن صحبت کنیم ، مهارت ارتباطی اشاره ای است. گونه ای دیگر از راه های ارتباطی که انسان ها از آن بهره می گیرند مهارت ارتباطی اشاره ای است.
در واقع بدین جهت به این نوع از مهارت ارتباطی پیش از مهارت ارتباطی نوشتاری اشاره کرده ایم که قصد داریم به طور مفصل به بحث نامه نگاری بپردازیم و آن را ملاک قرار دهیم.
اما شما باید بدانید که علاوه بر مهارت ارتباطی کلامی ، گزینه ای دیگر از مهارت های ارتباطی نیز وجود دارد که ما به آن گزینه ی مهارت ارتباطی اشاره ای می گوییم.
در واقع این گزینه از مهارت های ارتباطی آنچنان که باید و شاید هنوز در میان مردم جا نیفتاده است ، اما یکی از گزینه های ارتباطی است.
در واقع آنچه که بسیار در این گونه از مهارت های ارتباطی ، تعریف می شود ، زبان بدن است.
همانطور که می دانید ، زبان بدن ، با توجه به فرهنگ های مختلف متفاوت است و این امر هم می تواند برای شما دردسر های بسیاری در زمینه ی ارتباطات ایجاد کند.
هر چند که ما بارها به این نکته اشاره کرده ایم که زبان بدن می تواند انتقال انرژی بسیار عالی ای در مکالمات صورت دهد ، اما از طرفی هم زبان بدن یک مسئله ی عرفی است و در هر کجا نمی توان از آن به شکل مثبت استفاده کرد .
پس این گزینه ی ارتباطی نیز علی رغم تمامی ویژگی هایی که دارد ، یک گزینه ی ارتباطی فراگیر نیست.
اما آخرین گزینه ای که می خواهیم به آن اشاره داشته باشیم ، گزینه ی مهارت ارتباطی نوشتاری است.
همانطور که می دانید گزینه ی ارتباط آن هم با استفاده از مهارت های نوشتاری ، امروزه صورت های گسترده ای به خودش گرفته است ، اما مهم ترین آن و پایه و بن مایه ی آن را نامه نگاری تشکیل می دهد.
نامه نگاری نه تنها امروزه ، بلکه از زمان های قدیم همیشه به عنوان یکی از بهترین راه های ارتباط بین افراد و اشخاص مختلف شناخته می شده است.
امروزه نیز با گسترش تکنولوژی و همچنین بسترهای جدید ، صورت های متنوعی به خودش گرفته است که می توان از آن به صورت های نامه اداری ، نامه دوستانه و نامه عاشقانه به انواع و اقسام مختلف اشاره کرد .
اما بحتی که در این مقطع می خواهیم به آن بپردازیم ، بحث نامه اداری است. می دانیم که یکی از روش های ارتباطی با اداره جات در سطح دولتی و غیر دولتی ، نامه نگاری است .
نامه نگاری از دیر زمان همیشه یکی از راه های ارتباطی دولت با مردم و همچنین مردم با دولت بوده است.
بسیاری از اداره جات تا بسیاری از دیوان های کشوری ، از نامه نگاری بعنوان تنها ترین راه و یا نزدیک ترین راه ارتباطی برای ارتباط برقرار کردن مردم استفاده می کنند.
اگر نگاهی به تاریخچه ی نامه ی اداری داشته باشیم ، می بینیم که از دیر زمان ، هنگامی که یک پادشاه قصد ارتباط با یکی از زمامداران خود داشت ، از نامه اداری استفاده می کرده است.
یا اگر کمی نزدیک تر بیاییم ، تمامی دستورات دولتی و همچنین تمامی راه های ارتباطی مردم با دولتمردان ، از طریق نامه اداری بوده است و همچنان نیز نامه اداری به قوت خویش به طور فعال در ایران و سایر کشورها بعنوان یک راه ارتباطی پابرجاست.
اما امروزه نامه اداری نیز با صورت های متعددی روبرو شده است. چرا که دیگر در یک کشور ، تنها یک پادشاه و یا تنها یک دیوان دار وجود ندارد.
با وجود سیاست های موجود در دولت و همچنین گستردگی ارگان های دولتی ، ما اداره جات ، مراکز سازمانی و بسیاری از دیگر مراکز دولتی و غیر دولتی را داریم که برای رسیدن به مطلوب خود ، یعنی ارتباط و راه انداختن کار ارباب رجوع ، از نامه نگاری استفاده می کنند که به سبک این نامه نگاری نیز نامه نگاری اداری می گویند.
امروزه شما برای ثبت نام فرزندتان در یک مدرسه و یا انتقالی گرفتن برای دانشجویتان باید از نامه نگاری استفاده کنید و باید به اصول نامه نگاری اداری آگاه باشید.
یا اگر بخواهید یک وام بگیرید و یا از مدیریت یک شرکت ، قصد همکاری و یا درخواستی داشته باشید ، نیز باید نامه اداری بنویسید .
یکی از نکاتی که اخیرا مجله ی تایمز به آن اشاره کرده است ، ذکر این نکته است که حتی مجموعه های تجاری نیز امروزه به دنبال شیوه های نامه نگاری اداری هستند.
بر اساس طبقه بندی جدیدی که در این حوزه اعمال شده است نامه های اداری سرفصل اصلی برای نامه نگاری های تجاری با مراکز دولتی و غیر دولتی در سطح بلند پایه در یک کشور هستند.
مقوله ی اصلی اینجا شکل می گیرد که بسیاری از مردم ما علاوه بر اینکه می دانند باید به اصول نامه نگاری اداری آشنا باشند ، به این کار مبادرتی نمی کنند و هیچ تلاشی در این زمینه نمی کنند و قصد به یادگیری آن نیز ندارند.
این مسئله از نگاه ما دو ریشه ی اصلی و اساسی دارد. در واقع می توان گفت که این عدم وجه به نامه اداری و نامه نگاری اداری از دو منشا اصلی نشات می گیرد که نخستین آن عدم آگاهی است.
در واقع بسیاری از مردم ما می دانند که نامه اداری چیست و نامه نگاری اداری یکی از سرفصل های مهم برای پیش بردن کارهای آنان در اداره جات است .
اما متاسفانه به زوایای این امر آگاه نیستند که به چه میزان نامه نگاری اداری می تواند به پیش برد کارهای آنان و به قدرت به ثمر رسیدن کارهای آنان کمک کند.
از این روست که میلی به این کار نمی کنند و یا اگر هم روزی بالاجبار بخواهند نامه ی اداری بنویسند ، از دیگرانی که در این امر تجربه دارند ، استفاده می کنند و بهره می برند .
دیگر مسئله و یا همان دومین ریشه ای که ما عدم آگاهی به اصول نامه نویسی خصوصا در نامه اداری را در آن جسته ایم ، ذکر این نکته است که اگر افرادی هم در این زمینه میل به یادگیری داشته باشند ، هیچ منبعی ندارند.
یعنی ما در ایران هیچ منبعی نداریم که بخواهد بطور جامع به این امر بپردازد که ما چگونه باید نامه اداری بنویسیم و این خود یک معضل اساسی است.
یکی از مشکلاتی که ما در آموزش کشور داریم و تبدیل به یک فاجعه در سالهای اخیر شده است ، ذکر این نکته است که ما ابتدا به امر نوشتن را به کودکان و نوجوانان آموزش نمی دهیم و صرفا کپی کاری و الگوبرداری را بعنوان یک روش تقلیدی به آنان می آموزیم .
از سوی دیگر این که مهارت های اجتماعی را صرفا در یک سری از دستورهای اخلاقی خلاصه می کنیم و مسائلی چون نامه اداری نوشتن ، نوشتن نامه عاشقانه و سایر موارد را که در حوزه ی فرهنگ ایران زمین است ، به دانش آموزان و حتی دانشجویان یاد نمی دهیم.
اما بهر طریق ، اگر ریشه ی درد را شناختیم باید به دنبال آن باشیم و یکی از رسالت های تیم مطالعاتی تیموری این است که ما بتوانیم با استفاده از بهترین آموزش های موجود در حوزه ی نویسندگی مراتب یادگیری انواع فرم های نویسندگی ، از رمان نویسی ، محتوا نویسی ، نامه نویسی و …. را خدمت شما دوستان آموزش دهیم.
در واقع شیوه و رویه ی صحیح نیز همین است که بخش خصوصی ما در آموزش خلا های موجود در بخش دولتی آموزش را پر کرده و موجب شکوفایی شود.
مطمئنا شما عزیزانی که این مقاله را در باب نوشتن نامه اداری می خوانید ، به هر طریق این دغدغه را در خود احساس کرده اید که نیاز به یادگیری نوشتن نامه اداری دارید و کنون در این صفحه به یادگیری می پردازید.
یا اینکه این امر را یکی از بسترهای اساسی رشد دانسته اید و به این سو گرایش پیدا کرده اید.
در هر صورت ورود شما به این صفحه را به فال نیک می گیریم و این نوید را خدمت شما عزیزان می دهیم که شما با کامل ترین مجموعه آموزش نامه نگاری اداری روبرو هستید.
ما در این مقاله سعی کرده ایم که به جامع ترین شکل ممکن ، تمامی آنچه که مورد نیاز برای رسیدن به هدف ، یعنی نوشتن یک نامه اداری است را خدمت شما دوستان ارائه کرده ایم .
اما نخستین سوالی که باید از خودمان بپرسیم این است که :
سوالی که بسیاری از دوستان از ما پرسیده اند و همچنین نیز ما در تحقیقات خودمان در سطح اجتماع به آن پی برده ایم ، این است که عزیزان نمی دانند که چرا باید نامه اداری بنویسند و یا در چه زمان هایی باید نامه اداری بنویسند.
در باب چرایی این امر که برای چه باید نامه اداری بنویسیم ، بهتر است که در بخش ویژگی های نامه اداری به آن بپردازیم ، اما در باب بخش دوم سوال می توانیم توضیحاتی جامع ارائه دهیم که می تواند به شما کمک بسیار کند.
1) درخواست کنید
یکی از وجوه نوشتن نامه اداری در خواست کردن است . هنگامی که شما در خواستی را از یک ارگان دولتی و یا یکی از سیاست مداران دولت دارید ، می توانید با نوشتن یک نامه تمام آنچه که باید به او بگویید را خلاصه کنید و به دست او برسانید.
در واقع اگر بخواهیم حقیقت را در نظر بگیریم ، باید این چنین بگوییم که وقتی که ما قصد به نامه نگاری می کنیم و قصد داریم که این نامه را به دست یک مسئول برسانیم ، باید به این نکته توجه داشته باشیم ، که نامه نگاری فرصتی را در اختیار ما قرار میدهد که ما بدون دغدغه این کار را انجام دهیم. چطور ؟
فرض کنید که شما یک کشاورز هستید و می خواهید که با وزیر کشاورزی در باب عدم وجود آب کافی برای کشاورزی صحبت کنید.
ابتدا به امر شما باید به تهران مراجعه کرده و یا در یکی از سفرهای سالیانه ی وزیر کشاورزی شرکت کنید تا بتوانید وزیر را ببینید.
دوما آنکه شما پس از اینکه به وزارتخانه آمدید ، باید زمان ملاقات عمومی وزیر و دیدارهای مردمی او را بیابید.
از سوی دیگر اگر به هر دلیلی برنامه ای برای وزیر پیش بیاید ، شما محبور هستید که دیدارتان را به تعویق بیاندازید.
همچنین برای دیدن وزیر شما نیاز دارید که یک سری از سلسله مراتب های موجود را هم پشت سر بگذارید.
شما باید ابتدا با یکی از کارمندان وزارتخانه صحبت کنید و سپس اگر کارتان به مراجع بالاتر سوق پیدا کرد ، نهایت امر معاون وزیر را ببیند و دسترسی به وزیر تقریبا می توان گفت که امر مشکلی است.
آن هم نه به این دلیل که وزیر در دسترس نیست ، بلکه وزیر آنقدر مشغله دارد که نمی توان روی زمان دیدار های مردمی او حسابی باز کرد.
از این ها هم گذشته ، اگر شما وزیر را ببینید ، آن هم در یک دیدار عمومی آن قدر مردم دیگر مثال شما هستند که نمی توانید و یا وقت زیادی برای گفتگو با او ندارید و همه چیز را در واقع باید در چند کلمه خلاصه کنید که به هیچ وجه محتوای حرف شما را نخواهد رساند.
این امر حتی برای کارمندان هم صادق است. شما اگر بخواهید با کارمندان وزارت خانه صحبت کنید ، باید این نکته را مد نظر قرار بدهید که به حدی سرشان شلوغ است که نمی توانند بیش از دو تا سه دقیقه گفتگویی موثر با شما داشته باشند .
بعد از آن باید مدام به تلفن ها جواب بدهند و یا اینکه مدام نامه های اداری که در پرتال اداری آنان وجود دارد را پاسخ گویند.
?
در این صورت شما می توانید به راحتی این مسئله را درک کنید که گفتگو به هیچ وجه نمی تواند بستری برای درخواست کردن آن هم در یک مقیاس گسترده باشد .
پس شما می توانید از نامه نگاری استفاده کنید. وقتی شما یک نامه می نویسید و این نامه را به بهترین شکل ممکن سازماندهی می کنید و هر آنچه که باید و شاید را مستند در آن نامه ذکر می کنید و صد البته نیز اصول نامه نگاری اداری را هم در آن رعایت کنید.
آنگاه خواهید دید که به چه میزان پاسخ شما جامع تر به دست شما خواهد رسید و علاوه بر اینکه فرصت گفتگو پیدا کرده اید ، صدای شما نیز به گوش وزیر خواهد رسید.
چرا که کارشناسان مربوطه تمامی نکات موجود در نامه ها را جمع آوری کرده و در جلسات درون سازمانی وزارت خانه ، همه ی موارد را بررسی می کنند.
پس می توان گفت که شما هدفمند ترین راهی که برای در خواست کردن دارید ، نوشتن نامه اداری است.
اما این مسئله را اگر بخواهیم از حوزه ی گسترده به یک حوزه ی کوچک تر ارجاع دهیم ، می توانیم به مثال درخواست یک معلم از بخش امور مالی و تسهیلات اداره ی آموزش و پرورش استفاده کنیم.
فرض کنید که شما یک معلم هستید و یا بطور کل یک کارمند دولت هستید و در بازه ای از زندگی دچار مشکلی شده اید که نیاز به وام دارید و این وام باید حتما به دست شما برسد.
اگر شما بخواهید بصورت حضوری بروید و صحبت کنید ، در خواست شما می تواند در بین هزاران در خواستی که در یک روز به این اداره تقدیم می شود ، گم شود.
یا از سمت دیگر ، به هر حال شما یک دبیر هستید و یا یک کارمند هستید و به هر طریق نیز انسان ها دچار روحیات مختلف هستند و شاید شما خجالت بکشید و یا کمی در مضیقه باشید برای اینکه در خواست خودتان را مطرح کنید.
از این رو می توانید با نوشتن یک نامه اداری در خواست خود را مبنی بر دریافت یک وام اعلام نمایید. این امر از چند جهت باز هم برای شما مفید خواهد بود.
نخست اینکه وقتی شما نامه اداری می نویسید ، کلمات نامه اداری شما می تواند بسیار تاثیر گذار واقع شود و باعث شود که آنها کمی با سرعت بیشتری و با تمرکز بیشتری مطلب شما و درخواست شما را پیگیری نمایند.
از سوی دیگر به این دلیل که درخواست شما کاملا مستند بوده است ، امکان پیگیری آن و در دسترس بودن آن نیز بیشتر است و این امر به تسریع کار شما بسیار بیش از پیش کمک می کند .
سوم اینکه وقتی شما نامه ای بنویسید ، آنگاه می توانید نامه را پیگیری کنید.
شما اگر سخن بگویید و بعد از چند روز به این سخن شما واکنشی نشان داده نشود ، امکان پیگیری آن را ندارید ، چون اگر باز هم به اداره مراجعه کنید ، طبیعتا به دلیل مشغله ی بالای کاری ، فرد مسئول ممکن است درخواست شما را از خاطر برده باشد .
اما اگر کتبی و در طی یک نامه اداری در خواست خودتان را تقدیم اداره کرده باشید ، آنگاه این امکان وجود دارد که عطف به سابق کنید و نامه ی خودتان را پیگیری کنید.
برای یک درخواست اداری ، یک نامه اداری می تواند پیشرو ترین روش برای انتقال پیام و ارائه ی درخواست باشد.
همچنین اگر شما قصد انتقالی دارید و یا اینکه می خواهید از پستی به پست دیگر بروید ، نامه نگاری اداری و نامه اداری به شما کمک خواهد کرد که مسیر پیش رویتان هموارتر شود و کارهایتان سریع تر صورت پذیرد.
پس به هیچ وجه نباید از این مسئله یعنی درخواست کردن از طریق نامه اداری غافل شوید.
آنچه که روایت عینی این روزهای سیستم دولتی ما است ، ذکر این نکته است که مکاتبات همیشه در اولویت قرار دارد.پس شما نیز سعی کنید که با نوشتن نامه اداری کارهایتان را در اولویت قرار دهید.
2) امورات کاری و اداری تان را پیگیری کنید
یکی دیگر از زمان هایی که شما می توانید از یک نامه اداری برای کارهایتان استفاده کنید ، پیگیری کردن در باب وضعیت کاری و یا روند اداری کارهایتان می باشد.
اگر بخواهیم یک محاسبه ی سرانگشتی هم داشته باشیم می توانیم به این نکته اشاره کنیم که امروزه بسیاری از کارهای روزمره ما به اداره جات گره خورده است و ما باید از طریق اداره جات مختلف و یا سازمان ها و مراکز دولتی و غیر دولتی کارمان را پیگیری کنیم.
از این رو ما نیاز داریم که حتما از یک نامه اداری برای پیگیری کردن وضعیت کارهایمان بهره ببریم.
پیگیری کردن ، اصولا در پی یک عدم رویه ی صحیح در کارها ایجاد می شود.
اگر بخواهیم مثالی روشن بزنیم ، باید این چنین بگوییم که وقتی که شما یک کاری را صورت میدهید و یا یک مسئله ای را درخواست می کنید و یا در اداره ای فعالیتی اداری انجام میدهید و پاسخ مورد نظر را از آن خواسته و یا هر آنچه که مربوط به یک فعالیت اداری است ، دریافت نمی کنید ، آنگاه است که شما می توانید از پیگیری کردن استفاده کنید.
پیگیری زمانی صورت می پذیرد که ما پاسخ صحیحی از آنچه که باید و شاید ، در یک کار اداری دریافت نمی کنیم.
پیگیری کردن نیز دو صورت دارد و در دو حالت پیگیری کردن صورت می پذیرد:
در حالت نخست ، شما اگر بخواهید به صورت حضوری و با گفتگو دوباره مسئله ی خودتان را پیگیری کنید ، هیچ سندی مبنی بر این ندارید که سابقا نیز درخواستی مطرح کرده اید.
پس شما باید بصورت یک نامه اداری در خواست خود را دوباره مطرح کنید و یا اگر شماره پیگیری و شماره پرونده ای دارید ، آن را در نامه مطرح کرده و عطف به سابق کنید.
اما اگر شما نامه اداری زده باشید و حالا به شما جوابی نداده باشند ، می توانید با استفاده از یک نامه دیگر و ارجاعاع دادن به نامه ی قبلی هر آنچه که برای امر پیگیری بر اساس یک نامه اداری نیاز دارید را مورد بررسی قرار دهید.
به این نکته توجه داشته باشید که پیگیری کردن در ادارات تنها به یک طریق امکان پذیر است و آن نوشتن نامه اداری است.
اگر شما بخواهید مداوم حضوری مراجعه کنید ، هم وقت و هم انرژی بسیاری برای بالا پایین رفتن در این اداره جات باید صرف کنید.
اما می توانید با یکبار رفتن به یک اداره و همچنین ثبت یک نامه در دبیر خانه یک اداره و گرفتن شماره نامه ، به طور بسیار راحتی نامه خود را پیگیری کنید و مطمئن باشید که نامه اداری جهت پیگیری با سرعت بیشتری و همچنین دقت بیشتری پاسخ داده می شود.
3) شکایت خودتان را ابلاغ کنید
هر اداره ای و یا هر روند اداری ای ممکن است با نقص هایی روبرو باشد و شما بعنوان یک ارباب رجوع باید به این امر واقف باشید که حق شکایت کردن دارید.
اما منظور ما شکایت از طریق مراجع قضایی نیست ، بلکه منطور مستقیم ما شکایت به یک بالا دستی است.
بعنوان مثال فرض کنید که شما برای گرفتن یک مجوز به اداره و یا سازمان مربوطه می روید و فردی که قرار است کار شما را راه بیاندازد ، کمی اهمال کاری می کند و در کار شما سنگ اندازی می کند ، این جاست که شما باید به یک مسئول بالا رتبه شکایت ببرید.
بعنوان مثال می توانید به بخش شکایات و یا ریاست آن اداره و سازمان بروید و شکایت خود را مطرح کنید.
اما مسئله این جاست که شما اگر تنها به صورت گفتگوی حضوری کارتان را پیگیری کرده باشید ، هیچ سندی دال بر این که شما مدتهاست جوابی دریافت نکرده اید و یا اینکه سخن شما پاسخ گفته نشده است ، نخواهید داشت .
از این رو است که ما به شما توصیه می کنیم که حتما از نامه نگاری اداری و نامه اداری استفاده کنید که بتوانید یک سند در داشت داشته باشید برای این که شکایت های خودتان را مطرخ کنید و مستند نیز این کار را انجام دهید.
ادامه مطلب در سایت محمدرضا تیموری
