زمانی که یک مدیر می‌خواهد برای کسب و کار خود تصمیمی بگیرد یا حتی مذاکره‌ای را برنده شود، از اعداد کمک می‌گیرد. به عنوان مثال ملاک تصمیم‌گیری برای انتخاب بهترین فروشنده شرکت، آمار فروش و سودآوری آن است. زمانی که به این اعداد به عنوان آمار رجوع می‌کنیم و در دنیای ارزیابی عملکرد سازمان هستیم، این اندازه گیری‌ها را معیار عملکرد می‌نامیم. معیار، اندازه‌گیری‌هایی است که به ارزیابی کارآیی، عملکرد، پیشرفت یا کیفیت کمک می‌کند. این معیارها معمولا خروجی‌ها و منابع یا نسبتی از این دو را ردیابی می‌کنند. بنابراین، مدیریت عملکرد سازمانی (OPM) شامل "فعالیت‌های تکرار شونده برای تعیین اهداف سازمانی، نظارت بر پیشرفت به سمت اهداف و انجام اموری به منظور دستیابی موثرتر به این اهداف" است. این فعالیت‌های تکراری همان‌هایی هستند که رهبران و مدیران ذاتاً در سازمانهای خود انجام می‌دهند. این فرایند با مدیریت استراتژیک همسو است. مهارت در استفاده از مفاهیم ناشی از استفاده از آنها، در طول زمان کسب میشود، به ویژه تحت هدایت شخصی که در استفاده از آنها تجربه بالایی دارد. این مبحث به شما کمک می‌کند تا برنامه خود را برای ارزیابی سازمانتان به دقت تنظیم و اجرا کنید.
از منظر سیستم‌ها، هدف کلی مدیریت عملکرد این است که سازمان و همه زیر سیستم‌های آن (فرآیندهای تکرارشونده، تیم‌ها، بخش‌ها و کارکنان) جهت دستیابی به نتایج کلی مطلوب سازمانی همه در یک حالت بهینه و یکپارچه قرار داشته باشند. در اینجا دو تعریف دیگر وجود دارد:
سیستم معیارها کمک می‌کند شركت از پياده‌سازي استراتژي‌های خود و تبديل آنها به نتیجه ملموس، اطمينان حاصل كند. اندازه‌گیری عملكرد مي‌تواند به عنوان وسيله‌اي براي پيش بردن و مديريت تغيير در فرهنگ سازماني بكار برده شود. شاخص کلیدی عملکرد باید بر اساس استراتژیهای سازمان و اهداف واحدها تعریف شود تا بتواند اطلاعات کمّی دقیقی فراهم کند و میزان فاصله با هدف در حوزه مورد نظر را در هر لحظه نشان دهد.
چگونگی عملکرد سازمان محصول چندین عامل در هم تنیده است. چیدن صحیح معیارهای مربوط به این عوامل در قالب یک سیستم، شانس رسیدن به عملکرد مطلوب سازمان را افزایش می‌دهد. یک سيستم خوب از معیارها بايد اهداف عملكرد و روش سنجش و بازخورد را به عنوان ابزارهايي براي انگيزش افراد و تیم‌ها بكار بگیرد تا حداكثر توانايي آنها را تشخيص و از آنها در جهت افزایش بهرهوری سازمانی استفاده کند.
kpi نشان می‌دهد چطور یک شرکت می‌تواند به طور موثر به اهداف خود دست یابد. گروهی از معیارها که شرکت برای آنها نسبت به دیگر معیارها ارزش و اولویت بیشتری قایل است. بنابراین زمانی که صدها معیار در دسترس مدیران است، KPIهای سازمان می‌تواند نقطه شروعی برای مدیران باشد. اگر KPIها خوب باشند نشان‌دهنده عملکرد مثبت سازمان است و اگر KPIها خوب به نظر نرسند مشخص میشود مشکلی وجود دارد.
در طراحی شاخص کلیدی عملکرد باید به نکات زیر توجه نمود:
اغلب مدیران هر وقت به لغت مدیریت عملکرد برمی‌خورند تنها چیزی که به ذهنشان خطور می‌کند مبحث مدیریت عملکرد کارکنان است که شامل مراحل زیر است:
برای آن دسته از افرادی که به طور موثر به اهداف خود نرسیده‌اند، یک سرپرست برای افزایش عملکرد به کارمند کمک می‌کند و یا در نهایت تصمیم به اخراج وی می‌گیرد. این توالی مدیریت عملکرد بنیادی برای تیم‌ها، فعالیت‌های تکرارپذیر داخلی و سازمان‌ها نیز اعمال میشود. ابزارهای مفیدی که به این منظور می‌توانید در سیستم به کار بگیرید، عبارتند از: «خودارزیابی»، «ارزیابی بر مبنای شایستگی»، «بازخورد 360 درجه» و «ارزیابی بر اساس مقیاس‌‌های وزنی». این‌ها قابلیت‌های اصلی سیستم ارزیابی عملکرد و گام اول خودکارسازی فرآیندهای ارزیابی به شمار می‌روند.
فعالیت‌هایی که برای بهبود سازمان صورت می‌گیرد را ارزیابی سازمانی گویند. این ارزیابی معمولاً با مقایسه کیفیت عملیات سازمان با برخی از استانداردهای دارای عملکرد بالا و سپس ایجاد تغییرات برای رسیدن کیفیت آن به استاندار لازم انجام میشود. بسیاری از رهبران و مدیران اغلب به طور ذاتی برخی از انواع ارزیابی‌های سازمانی را انجام می‌دهند. درحالی که ممکن است اصلا متوجه نباشند که این کارشان همان ارزیابی سازمانی است. یا اینکه ممکن است از یک طرح ارزیابی دقیق و طراحی شده استفاده کنند که نتایج مطلوب را برای دستیابی به زمان مشخص، استانداردی از کیفیت در دستیابی به نتایج، روش‌های اندازه‌گیری پیشرفت به سمت نتایج و رهنمودهایی برای پاداش دادن به نتایج را مشخص می‌کند.
رویکرد اخیر بسیار شبیه به یک پروژه تحقیقاتی و شامل یک سوال تحقیقاتی است که باید به آن پاسخ داده شود؛ به عنوان مثال:
"چگونه می‌توانیم سازمان خود را بهبود ببخشیم؟ یا علت واقعی مشکلات مداوم ما در مورد جریان نقدی چیست؟" سپس این شامل برنامه‌ریزی برای جمع‌آوری داده‌ها و نحوه تجزیه و تحلیل آنها برای نتیجه‌گیری و توصیه‌های دقیق است. برخی مدیران ممکن است تصمیم بگیرند که برای کمک به خود در این مورد، یک مشاور سازمانی استخدام کنند.
ارزیابی سازمانی به طور معمول در چرخه فعالیت‌ها برای اطمینان از عملکرد قوی در یک سازمان استفاده میشود. انسان همیشه می‌خواهد که سازمانش در سطح بهینه‌ای فعالیت کند، چه این سازمان خانواده باشد و چه جایی برای امرار معاش.
همانطور که در ساختارهای سازمانی می‌خوانید، انواع مختلفی از سازمان‌ها وجود دارند. همه آنها یک سیستم دارند و در عین حال دارای ویژگی‌های منحصر به فردی هستند. همچنین، شخصیت‌های بسیار متفاوتی از کارکنان در آنها وجود دارند. بنابراین چگونه اطمینان حاصل کنیم که سازمان ما همیشه از کیفیت بالایی برخوردار است؟
به نظر می‌رسد بخصوص در بخش منابع انساني حتی نمی‌توانیم در مورد اثربخشی سازمانی نیز توافق کنیم. کارشناسان بهترین شیوه‌ها و استانداردهای تعالی متنوع را برای نوع سازمان خود، اعم از اینکه روی افراد، تیم‌ها یا کل سازمان ها متمرکز باشند، پیشنهاد داده‌اند. با این حال، در مورد اینکه پیشنهادات آنها برای انواع سازمان ها مناسب هستند، اتفاق نظر جدی وجود ندارد. اما باز هم تنها اعلام اینکه هیچ استانداردی وجود ندارد، کافی نیست و بنابراین ارزیابی‌ها ارزش تلاش را ندارند. شاید سود حاصل از ارزیابی‌ها، نتیجه‌گیری مداومی نباشد که آنها به دست می‌آورند بلکه آنچه در این راه درباره سازمان‌ها و خودمان می‌آموزیم را شامل شود. در واقع، سازمان‌ها منحصر به فرد هستند. به همین دلیل بهتر است که رویکردهای ارزیابی‌شان نیز سفارشی باشد.
تهیه پرسشنامه می‌تواند یکی از راهکارهای نتیجه‌بخش درنظرگرفته شود که مبتنی بر نیاز و فرهنگ سازمانی و به صورت مدون آماده گردد.
در سایت تست پرو می‌توانید آزمون ارزیابی عملکرد کارکنان را به صورت عملی در سازمان خود پیاده‌سازی کنید.
