چطور برنامه ارزیابی عملکرد موفقی در سازمانتان طراحی کنید؟
معیارهای عملکردی سازمان‌ها در برنامه عملیاتی مرتبط با هر هدف استراتژیک مشخص می‌شود. اینکه “چه کسی”، “چه زمانی” قرار است “چه کاری” را انجام دهد. هر هدفی که سازمان به دنبال کسب آن است در طی فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک تعیین می‌شوند. این فرایند بهترین ساختارها و رفتارهای سازمانی مورد نیاز برای دستیابی به اهداف را تعیین می‌کند. پس اگر بخواهیم قدم به قدم راهکاری برای ارزیابی عملکرد در اختیارتان قدم دهیم باید در ابتدا اهداف ترجیحی سازمان را برای سال آینده مرور کنید و برای هر هدف، نتایج سازمانی را از نظر معیار عملکرد، یعنی کمیت، کیفیت، هزینه و زمان تعریف کنید. این واحدها، اندازه گیری‌های مستمر را برای OPM انجام می‌دهند تا به عنوان نشانه‌ای از عملکرد سازمان در نظر گرفته شوند.
رهنمودهای کلی برای طراحی و پیاده‌سازی فرآیند ارزیابی موفقیت آمیز
در ابتدا، باید تصمیم بگیرید که از رویکرد سنتی استفاده خواهید کرد یا از رویکرد پیشرفته یا ترکیبی از هر دو.
مطمئن شوید که سیستم ارزیابی طراحی شده با ماهیت و نیازهای سازمان مطابقت دارد. یکی از بهترین راه‌ها برای اطمینان از تطابق نزدیک، "مشارکت هرچه بیشتر اعضای سازمان در طراحی و اجرای طرح ارزیابی" است. این رویکرد کاملاً مشارکتی می‌تواند مشارکت قوی اعضا در ارزیابی را تضمین کند. در غیر این صورت، حین انجام ارزیابی و در جمع آوری داده‌ها، احتمال مشارکت اعضا بسیار کم خواهد شد.
در مراحل اولیه ارزیابی با اعضا بحث کنید. بهترین اشکال ارزیابی شامل تعهد و مشارکت اعضای سازمان است. بنابراین، اگر اعضا را در اسرع وقت در طراحی و اجرای برنامه‌های ارزیابی مشارکت دهید، نتایج بهتری حاصل می‌شود. همچنین، هرچه زودتر در مورد ارزیابی بحث کنید، زودتر می‌توانید اطلاعات مفید را برای ارزیابی جمع آوری کنید.
در همان ابتدای امر، مزایای ارزیابی را ذکر کنید. تمرکز بر ارتباط، سودمندی و کاربردی بودن به اندازه اولویت‌های علمی است. اولویت‌های علمی مربوط به دقت، اعتبار و قابلیت اطمینان هستند. بنابراین بهتر است با تمرکز بر ارتباط، سودمندی و کاربرد، در کنار ارزش علمی کمتر و بیشتر در مورد مفید بودن گزارش تمرکز کنیم.
ارزیابی سازمانی را با سایر ارزیابی‌های مداوم در سازمان ادغام کنید. بسیاری از سازمان ها به عنوان بخشی از فعالیت‌های مداوم مدیریتی خود، انواع مختلف ارزیابی را انجام می‌دهند، به عنوان مثال، بخشی از مدیریت عملکرد مداوم کارکنان، ارزیابی برنامه و برنامه ریزی استراتژیک است. ادغام ارزیابی سازمانی با این فعالیت‌های دیگر در سازمان به اعضا کمک می‌کند تا از فعالیت‌های ارزیابی خود استفاده کرده و در نتیجه، در وقت و انرژی خود صرفه جویی کنند.
ترکیبی از روش‌ها را برای جمع آوری اطلاعات در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اسناد مربوطه مانند برنامه‌های استراتژیک، سیاست‌ها، رویه‌ها و گزارش‌ها را مرور کنید.
سپس پرسش نامه‌های عملی را استفاده کرده تا در صورت لزوم سریعاً اطلاعات را به صورت ناشناس جمع آوری کنید. پرسش نامه‌های خود را با مصاحبه‌های مختلف پیگیری کنید. سوال‌های خاصی که پاسخ‌های خاصی را برمی‌انگیزند و پرسیدن سوالات عمومی که می‌توانند دامنه وسیعی از پاسخ‌ها را در برگیرند، فرآیند را شروع کنید.
در هنگام ارزیابی، اولویت بالایی را برای یادگیری اختصاص دهید. یادگیری شامل به دست آوردن دانش، مهارت یا دیدگاه‌های جدید است، یادگیری صرفاً یافتن کارهای جدید برای انجام نیست. بهترین اشکال یادگیری در ارزیابی، مواردی هستند که در حل مشکلات یا دستیابی به اهداف متمرکز باشند که محور اصلی ارزیابی سازمانی شما هستند.
به محض این که ارزیابی‌ها را انجام داید، یادگیری را به اشتراک بگذارید. این رویکرد با ارزیابی مانند جعبه سیاه است که تا پایان آن نباید دستکاری شود.
این روش همچنین ارزش فوق العاده‌ای که ارزیابی‌ها برای بهبود مستمر دارند را به حداقل می‌رساند. با به اشتراک گذاشتن سریع نتایج، می‌توانید برای اطمینان از کیفیت بالا، ارزیابی‌های مداومی انجام دهید.
به خاطر داشته باشید که بهتر است برنامه ارزیابی خود را به تنهایی طراحی نکنید. در عوض یک تیم پروژه کوچک از اعضا تشکیل دهید تا تخصص، زمان و توجه خود را برای برنامه ریزی ارزیابی به اشتراک بگذارند.
بهترین تیم شامل برخی از اعضای سازمان است که در حال ارزیابی هستند. آن‌ها می‌توانند به سوالات مقدماتی در مورد سازمان، به ویژه در مورد فرهنگ آن، پاسخ دهند. آن‌ها می‌توانند پیش نویس اسناد ارزیابی را بررسی کنند تا مطمئن شوند قابل درک هستند. شاید مهم‌ترین آن‌ها می‌توانند به سایر اعضای سازمان کمک کنند تا ارزیابی را از خود آن‌ها ببینند.
در مورد اصول ارزیابی سازمانی به اعضای تیم آموزش دهید. در مورد نقش آن‌ها در ارزیابی واضح باشید، به ویژه برای کار با ارزیابی کننده برای طراحی برنامه ارزیابی! اگر ارزیابی توسط اعضای تیم انجام می‌شود، در مورد چگونگی تأثیر منفی بر مشارکت در جمع آوری داده‌ها بحث کنید.
کاربرد و ویژگی مدل‌های تشخیصی در ارزیابی عملکرد
یک ارزیابی می‌تواند طیف وسیعی از اطلاعات را جمع‌آوری کند، مگر اینکه چارچوبی در جهت مشخص‌کننده اطلاعات آن وجود داشته باشد و اینکه چگونه در مورد آن اطلاعات قضاوت صورت بگیرد که در این صورت هم باز تجزیه و تحلیل به یک تلاش بسیار طاقت‌فرسا و گیج‌کننده تبدیل خواهد شد. اینجاست که یک مدل تشخیصی بسیار مفید است. یک مدل تشخیصی خوب باید موارد زیر را شامل شود:
برای مقایسه عملکرد فعلی سازمان با استاندارد عملکرد، پیشنهاد دهید که چه نوع اطلاعاتی باید جمع آوری شوند.
تسهیل مقایسه عملکرد فعلی سازمان با استاندارد ترجیحی عملکرد، جهت تولید توصیه‌هایی برای بهبود عملکرد سازمان.
در مورد چگونگی عملکرد یک سازمان از جمله کیفیت نتایج کلی مورد نظر، روش‌های درون سازمان و چگونگی تلفیق این اقدامات با یکدیگر، برخی از استانداردهای عملکرد را پیشنهاد دهید. این استانداردها ممکن است بهترین شیوه‌ها یا استانداردهای تعالی باشند.
مقیاس‌های موثر در الگوهای نوین ارزیابی عملکرد کدامند؟
دست کم هفت مقیاس برای ارزیابی عملکرد یک سازمان وجود دارد که الزاماً متمایز از یکدیگر نیستند. این مقیاس‌ها عبارتند از:
اثربخشی
کارایی
سود و سودآوری
بهره و بهره‌وری
کیفیت زندگی شغلی
خلاقیت و نوآوری
کیفیت
مدل امتیازات متوازن، نمونه‌ای کارآمد از مدل‌های تشخیصی ارزیابی
امروزه سازمان‌ها نیازمند این هستند که هم از نظر راهبردی و هم عملیاتی در سطح مناسبی قرار گیرند تا بتوانند به حیات خود ادامه دهند و چالش‌های آینده را پشت سر بگذارند. یکی از راه‌هایی که کمک می‌کند تا سازمان‌ها بتوانند بین فعالیت‌ها و استراتژی‌ها توازن برقرار کنند به‌کارگیری مدل امتیازات متوازن است.
مدل امتیازات متوازن دارای چارچوبی مفهومی است که اهداف استراتژیک را به شاخص‌های قابل سنجش تبدیل و توزیع متعادلی میان حوزه‌های حیاتی سازمان برقرار می‌کند. به عبارتی براساس این مدل برای سنجش عملکرد هر سازمانی باید بر حوزه‌های اصلی متمرکز شد که عبارتند از حوزه امور مالی، مشتری و ارباب رجوع، فرآیندهای داخلی و رشد و یادگیری.
مدل امتیازات متوازن یک شیوه برای بیان آشکار استراتژی به کارکنان و سپس ارزیابی پیشرفت از طریق این اهداف است.این مدل، استراتژی بلندمدت سازمان را در قالب اهداف کاملا مشخص و قابل اندازه‌گیری در همه ابعاد سازمانی تعیین می‌کند و توازن واقعی را در ارزیابی بین اهداف کوتاه‌مدت و اهداف بلندمدت، بین شاخص‌های اصلی و فرعی و بین عملکرد داخلی و خارجی ایجاد می‌کند.در واقع این مدل به سازمان‌ها کمک می‌کند استراتژی خود را به اهداف عملیاتی تبدیل کرده و از طریق رفتار مناسب و عملکرد بهتر را فراهم کنند.
لزوم آماده‌سازی ذهنی پیش از شروع ارزیابی عملکرد
تعصبات در ارزیابی مؤثر هستند. همه ما تعصبات یا پیش‌فرض‌های ذهنی داریم که به طور خودکار برایمان اتفاقات و چیزهای موجود در جهان را درک و تفسیر می‌کنند. از جمله اینکه چگونه در مورد چیزهای مختلف قضاوت می‌کنیم. بسیاری از اوقات، ما علی‌رغم نقش قابل‌توجهی در آنچه می‌بینیم و نمی‌بینیم، از آن تعصبات آگاهی نداریم. تعصبات می‌توانند به طور قابل توجهی بر آنچه در ارزیابی سازمانی مهم و غیر مهم ارزیابی می‌کنیم، تأثیر بگذارند. در همین حال، ممکن است یک شخص دیگر با پیش‌فرض‌های ذهنی متفاوت در مورد همان سازمان نتیجه‌گیری متفاوتی داشته باشد.
نحوه استخراج و اندازه‌گیری نتایج برنامه ارزیابی عملکرد
برای هر شاخص:
عملکرد واقعی را با استفاده از مجموع واقعیت‌های موجود مشخص و با استاندارد عملکرد مطلوب مقایسه کنید.
نسبت به وضعیت تحقق اهداف آن شاخص را بررسی کنید.
در نهایت تحلیل لازم را انجام و در صورت لازم اقدامات اصلاحی جهت بهبود عملکرد در آن شاخص را معین کنید.
