حدود ۴۵ سال پیش، فروشندگان، فن آوری اولین نرم افزار حسابداری را منتشر کردند و برای همیشه نحوه کار حسابداران را تغییر دادند. سیستم‌هایی که روی کامپیوترها کار می‌کردند دفاتر کل کاغذ و ابزارهای پایه که به حسابداری کمک میکنند را جایگزین کردند.
همانطور که نرم افزار حسابداری بالغ شد، یک جهش بزرگ دیگر را با اختراع و پیشرفت سیستم‌های حسابداری مبتنی بر ابر، به ارمغان آورد. این راه‌حل ها نیز مانند سایر نرم افزارهای ابر، انعطاف پذیری را در حالی که هزینه های سرمایه‌ای و منابع انسانی را کاهش میدهد، ارایه دادند.
حسابداری ابری مزایای آشکاری را نسبت به رویکرد های قبلی به این کارکرد کسب وکار انتقادی ارایه میدهد، که علت همه گیری سریع آن بوده است.
حسابداری ابری به انجام وظایف اصلی حسابداری، مانند مدیریت و متعادل کردن کتاب‌ها، با استفاده از نرم افزاری که در ابر زندگی میکنند و اغلب در یک مدل خدماتی ارایه می‌شود، اشاره دارد. کارکنان یا حسابداران اشخاص ثالث می‌توانند حساب‌های قابل پرداخت، حساب‌های دریافتنی، دفترکل و بیشتر در داخل برنامه را مدیریت کنند. همانند دیگر سیستم‌های مبتنی بر ابر، نرم افزار حسابداری ابری به جای استفاده از یک سخت افزار محلی یا سرور، بر روی پلت فرم سرویس دهنده ابری استفاده میکند. نرم افزار حسابداری ابری به کاربران اجازه میدهد از طریق اینترنت به نرم افزار دسترسی داشته باشند، به این معنی که کارمندان یا حسابداران اشخاص ثالث نباید در مکانی خاص باشند تا وضعیت مالی کسب‌وکار را درک کنند.
تا سال ۲۰۱۹، تقریبا ۶۰ درصد از شرکت‌های آمریکایی از نرم افزار حسابداری ابری برای مدیریت مالی و حسابداری استفاده کردند. علاوه بر این، تنها ۲۲ درصد از کسب و کارها برنامه‌ای برای استفاده از فن‌آوری مالی ابر در آینده ندارند، که چند درصد از سال گذشته را کاهش میدهد.
نرم افزارهای حسابداری اولیه تنها در محل موجود بودند، به این معنی که آنها یا روی کامپیوترهای تیم حسابرسی "هارد دیسک" یا بر روی یک سرور که متعلق به شرکت بود یا توسط شرکت اداره می‌شد. به طور کلی، هر کس که بخواهد به نرم افزار دسترسی داشته باشد نیاز به یک کامپیوتر دارد که نرم افزار به درستی روی آن نصب شده‌باشد یا در مجاورت آن قرار داشته باشد. علاوه بر این، تمام اطلاعات به صورت محلی ذخیره می‌شدند ، به این معنی که آسیب رساندن به آنها ساده بود.
در حالی که نرم افزار حسابداری در ابتدا مزایای عمده‌ای نسبت به روش‌های دستی، مانند دفاتر کل کاغذ، ارایه داد، این سیستم‌ها نمی‌توانند با انعطاف‌پذیری و یا مقیاس پذیری نرم افزارهای ابری مطابقت داشته باشند. برای مثال، کسب‌وکار مسئول ارتقا نرم افزار بود، که می‌تواند یک امر پرهزینه و وقت گیر باشد.
مهم است که توجه داشته باشید که SaaS تنها یک نوع نرم افزار حسابداری ابری است. شرکت‌ها همچنین ممکن است از ابر خصوصی استفاده کنند، به این معنی که آنها سرورهای اختصاص‌داده‌شده به نرم افزار خود دارند. همچنین مدل‌های هیبریدی وجود دارند که از هر دو ابر عمومی و خصوصی استفاده میکنند. مهم است که توجه داشته باشیم که این ابر خصوصی و مدل‌های استقرار هیبریدی نسبت به فروشنده مسئولیت‌های بیشتری را در دست شرکت قرار می‌دهند.
در حسابداری ابری، حسابداران، CFOs و دیگر طرف‌های مربوطه اعتبار ورود به سیستم را دریافت میکنند و از طریق یک مرورگر وب به آن دسترسی دارند، چه بر روی یک لپ‌تاپ، گوشی هوشمند یا تبلت. همچنین ارایه‌دهنده ممکن است یک اپلیکیشن موبایل را ارایه دهد تا تجربه کاربر روی تلفن‌ها و تبلت را بهبود بخشد.
بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین به طور معمول با حساب‌های بانکی شرکت ادغام می‌شود، بنابراین تمام تراکنش ها به طور خودکار به دفتر دیجیتال صحیح ارسال می‌شوند. کاربران اغلب دارای داشبورد خانگی هستند که اطلاعات مالی مهم در نقش خود، مانند پول نقد موجود، صورتحساب در پنج روز آینده یا پرداخت‌های ناشی از گذشته مشتریان را نشان میدهد. تمام اعداد به محض دریافت اطلاعات جدید به روز می‌شوند، و کاربران می‌توانند اطلاعات اضافی را وارد داده‌ها کنند.
حسابداری یکی از اجزای کلیدی یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP است. یک پلت فرم ERP دارای عملکردهای کسب‌وکار اصلی مانند حسابداری، برنامه‌ریزی مالی و بودجه‌ریزی، منابع انسانی (HR)، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)و بیشتر در یک پایگاه‌داده مرکزی است. این پایگاه‌داده مدل های طراحی‌شده برای مدیریت جنبه‌های مختلف سازمان را به هم متصل میکند و در نتیجه از فرآیندهای کارکردی متقابل پشتیبانی میکند، که بسیاری از آنها نیاز به تساوی با حسابداری دارند. برای مثال، سفارشات خرید و مقدار موجودی کالا در دست، همگی باید در سیستم حسابداری ثبت شوند.
مزایای اصلی ارائه شده توسط نرم افزار حسابداری ابری توضیح میدهد که چرا این ابزار به ابزاری برای بسیاری از متخصصان مالی در مدت‌زمان کوتاهی تبدیل شده‌است. این مزایا همچنین نشان می‌دهند که چرا حسابداری ابری در حال تبدیل شدن به استاندارد بین المللی میباشد.
زمانی که حساب‌های بانکی به سیستم حسابداری متصل می‌شوند، تراکنش ها به طور خودکار پست می‌شوند، به این معنی که ورود داده‌ها به صورت خودکار و یا واردات دستی انجام نمی‌شود. این نرم‌افزار همچنین می‌تواند به صورت خودکار، اظهارات بانکی و فاکتورهای دفتر را خودکار کند تا به شما کمک کند که به سرعت کتاب‌ها را ببندید. بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی همچنین می‌تواند به صورت خودکار فروشندگان را پرداخت کند و فاکتورهای مربوط به تاریخ‌های تعیین‌شده کاربر را به مشتریان بفرستد.
همانطور که قبلا اشاره شد، تمام افراد برای دسترسی به یک نرم افزار حسابداری ابری به یک اتصال اینترنتی، مرورگر وب و اعتبار ورود به سیستم هستند. آنها می‌توانند به نرم افزار حسابداری ابری در دستگاه‌های تلفن همراه مانند گوشی‌های هوشمند و تبلت ها دسترسی داشته باشند. کارمندان و دیگر کاربران نیازی ندارند که در یک کامپیوتر خاص یا در یک مکان خاص باشند تا اطلاعات یا وظایف کامل را در سیستم مشاهده کنند. این امر همچنین اجازه میدهد که حسابدار شما از یک شرکت CPA به راحتی تمام اطلاعاتی که نیاز دارند و رهبران آگاه را به هر چیزی که نیازمند توجه آنها باشد، پیدا کند.
سازمان‌هایی که فن‌آوری ابر را اتخاذ میکنند اغلب کم‌تر از آن‌هایی که انبارهای فن‌آوری خود را اداره میکنند هزینه میکنند. به گفته Datometry شرکت تحقیقات ابری، بیش از ۶۰ درصد از مدیران اجرایی IT گفتند که کاهش هزینه نگرانی اولیه آنها بوده‌است. بیشتر این ذخایر پس‌انداز از این حقیقت ناشی می‌شود که شما نیاز به خرید سخت‌افزار و یا پرداخت یک کارمند IT برای مدیریت این سیستم ندارید. اجتناب از ارتقا و نگهداری که اغلب منجر به صورت‌حساب‌های بزرگ از فروشنده یا شریک می‌شود، هزینه کلی مالکیت را کاهش میدهد
پروتکل‌های امنیتی فروشندگان نرم افزار ابر بسیار گسترده تر از آنچه که اکثر شرکت‌ها می‌توانند با سیستم‌های داخلی انجام دهند. ارائه دهندگان Cloud به طور منظم داده‌های شما را به سرورها در چندین مکان باز می‌گرداند، و خطر آتش‌سوزی یا بلایای طبیعی می‌تواند نمونه شما از سیستم و اطلاعات را به خطر بیاندازد. افرادی که در دفتر شما هستند نمی‌توانند هارد دیسک یا دستگاه‌های با اطلاعات حساس را بدزدند؛ چون داده‌ها روی خود دستگاه ذخیره نمی‌شوند. و نیازی نیست که داده‌ها را از طریق روش‌های ناامن مانند درایوهای فلش یا ایمیل به اشتراک بگذارید.
سازمان‌ها می‌توانند از منابع محاسباتی که ممکن است به نرم‌افزارهای ابری نیاز داشته باشند استفاده کنند. با رشد کسب‌وکار و نیاز به رشد آن، آنها می‌توانند فضای سرور را به همان اندازه که به آن نیاز دارند، اضافه کنند. آنها نیازی به خرید سخت‌افزار جدید یا ایجاد تنظیمات دیگر در صورت نیاز به کارکرد اضافی ندارند. این یک مزیت کلیدی دیگر برون سپاری همه زیرساخت‌ها است. بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی مبتنی بر ابر را می توان در چندین مکان یا جغرافیایی به کار برد.
نرم افزار حسابداری ابری، همکاری را تسهیل میکند زیرا همه داده‌ها قابل‌دسترس و قابل نمایش برای تمام کاربران مجاز هستند. برای مثال، هیچ بسته منفرد اطلاعات وجود ندارد، بنابراین اگر یک رهبر بازاریابی بخواهد تعداد فروش را از یک چهارم نهایی ببیند،اجازه دسترسی آنها را می توان تغییر داد تا به آنها اجازه دهد این کار را انجام دهند. این امر پروژه‌های بین دپارتمانی و کار تیمی را تشویق میکند.
شرکت‌ها معمولا می‌توانند از طریق یک راه‌حل ابر به سرعت بالا و پایین بروند چون هیچ برنامه‌ای برای خرید و راه‌اندازی و راه‌اندازی یک تیم IT برای آموزش وجود ندارد. علاوه بر این، فروشندگان برتر هزاران پیاده‌سازی انجام داده‌اند و فرایندهای کارآمد و قابل تکرار را توسعه داده‌اند که به شما این امکان را میدهد که به سرعت از مزایای سیستم جدید بهره‌مند شوید.
هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری ابری، کسب و کارها باید فروشندگان ایجاد شده را در نظر بگیرند که راه حلهای مخصوص به ابر ارایه میکنند. برای مثال، NetSuite یک راه‌حل حسابداری و حسابداری مبتنی بر ابر ارایه میدهد که فراتر از داده‌های مالی زمان واقعی و دفاتر کل است، با حمایت از ارزه‌ای گوناگون، انطباق با قوانین مالیاتی جهانی، پرداخت قبض اتوماتیک، مدیریت مجموعه‌ها و چیزهای دیگر. این سیستم حسابداری، اساس پلت فرم ابر یکپارچه NetSuite است، که شامل طرح‌های مکمل برای برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی، به رسمیت شناختن درآمد، صدور صورتحساب های پیشرفته و غیره است.
نت سوییت تعدادی از برنامه‌های کاربردی ابری دیگر را به عنوان بخشی از پلت فرم ERP برای عملکردهای مرتبط مانند مدیریت سفارش و سفارش، تدارکات، منابع انسانی (HR)و لیست حقوق، که همگی با financials ادغام شده‌اند، ارایه میدهد. این برنامه‌ها به صورت طبیعی با یک رابط کاربر مشترک ادغام می‌شوند و همه اطلاعات بر روی یک پلت فرم واحد یکپارچه است، و نیاز به حرکت بین سیستم‌ها برای مدیریت جنبه‌های مختلف کسب‌وکار شما را از بین می‌برد. و به عنوان یک راه‌حل SaaS، مشتریان به طور خودکار نسخه‌های جدید را دو بار در سال دریافت میکنند و نیازی به نگرانی در مورد سخت‌افزار و نگهداری ندارند.
منبع : https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/accounting/cloud-accounting.shtml
