انچه که در کنترل و بررسی اسناد مالی یکی از ضروریات محسوب می شود به روز رسانی همه اطلاعات اعم از هزینه ها ، دارایی ها ، بدهی ها و سایر امور مالی دیگر است .
اسناد مالی باید در دوره های مشخص و معینی مورد رسیدگی قرار گرفته و از حالت معوق خارج شوند و یا در لیست معوقات آینده قرار بگیرند . رها کردن حساب ها و عدم رسیدگی به آنها می تواند باعث ضرر و زیان مالی بزرگی برای شرکت ها گردد .
حساب های معوق جزو حساب هایی در نرم افزار حسابداری ابری هستند، که باید زود به زود مورد ارزیابی و پیگیری قرار بگیرند . این حساب های می توانند هزینه های معوق ، بدهی های معوق ، بستانکاری ها و یا بدهکاری های معوق و غیره باشند .
خود واژه معوق یعنی چیزی که به تاخیر افتاده است حالا اگر این تاخیر در بحث بدهی باشد می تواند بهره های سنگین را به شرکت متحمل کند و اگر در بحث مطالبات از سایرین باشد می تواند دارایی های شرکت را با نقصان و کاهش مواجه گرداند برای همین حساب های معوق در هر حالت و نوعی که باشند باید در دوره های زمانی مشخصی به روز گردند .
حسابدارانی که بروزرسانی حسابهای معوق را انجام می‌دهند، باید با برخی اصطلاحات آشنایی داشته باشند که عبارت‌اند از:
در نرم افزار حسابداری شرکتی ساده ،به پولی که یک واحد اقتصادی از طریق فروش محصولات یا ارائه خدمات از مشتریان دریافت می‌کند، درآمد می‌گویند. این پول زمانی به ثبت می‌رسد که کالا تحویل داده شود یا خدمات ارائه شود.
به پولی که برای تولید یک محصول یا ارائه خدمات صرف می‌شود، هزینه می‌گویند. برای مثال پولی که یک شرکت تولید کیف برای مواد اولیه، حقوق پرسنل، استهلاک ماشین‌آلات و… صرف می‌کند، در اسناد حسابداری به عنوان هزینه ثبت می‌شود.
هر چیز ارزشمندی که در شرکت وجود دارد و صاحبان شرکت نسبت به آن حق مالکیت دارند، سرمایه شرکت نامیده می‌شود. نحوه محاسبه سرمایه در قیمت نرم افزار حسابداری آنلاین تاثیر زیادی دارد.در امور حسابداری به تفاضل بدهی‌ها و دارایی‌ها سرمایه می‌گویند. همچنین به آورده‌های نقدی و غیرنقدی که به وسیله سهامداران به شرکت آورده می‌شود نیز سرمایه می‌گویند.
برداشت از حسابهای شرکت به پولی گفته می‌شود که سهامداران و صاحبان شرکتها برای مصارف شخصی خود از نقدینگی شرکت درخواست می‌کنند. این پول ممکن است به حساب شرکت برگشت داده شود؛ به همین علت در قسمت برداشت اسناد ثبت می‌شود. تنها سهامداران و صاحبان شرکت حق برداشت از حسابهای شرکت را دارند و کارمندان و پرسنل شرکت فقط در صورت تایید و امضا صاحبان سرمایه حق برداشت از این حساب‌ها را خواهند داشت.
معمولا در طول دوره مالی هزینه هایی تحمیل می شوند ولی وجوه آن ها پرداخت نمی شود که می تواند به دلیل آنکه مبلغ آن ها دقیقا مشخص نیست باشد. ولی اگر فرض تعهدی و اصل تطابق هزینه ها با درآمدها را به یاد داشته باشید برای رعایت این اصول باید بدانید که این گونه هزینه ها باید در حساب ها شناسایی و مبالغ ان ها برآورده شود.
هزینه های معوق به عنوان یک نوع بدهی شناسایی می شوند و ماهیت بستانکار دارند. به طور مثال قبض آب و برق مصرفی شرکت هما تا پایان سال دریافت نشده است . حسابدار شرکت هزینه آب و برق را از روی کنتور آب و برق مصرفی شرکت هما تا پایان سال دریافت نشده است .
طبق مطلبی که در بهترین نرم افزارهای حسابداری تحت وب گفته شده است.،هزینه ها می توانند تحقق بیابند قبل از اینکه بابت آنها وجهی پرداخت شود. به طور مشابه، شرکتها می توانند درآمد کسب کنند، قبل از آنکه وجه آن را دریافت نمایند. این موارد باعث ایجاد درآمدهای معوق می شوند، که در واقع درآمدهایی هستند که تحقق یافته اند اما هنوز مبلغ آنها دریافت نشده است.
درآمد معوق ، درآمدی است که قبل از بدست آوردن آن توسط یک شرکت دریافت می شود. بنابراین ، هنوز درآمد ندارد. درآمد معوق نیز "درآمد ناآمده" خوانده می شود زیرا هنوز درآمد حاصل نشده است. شرکت به دنبال دریافت کننده معوق درآمد ، شرکت موظف است کالاها یا خدمات را در تاریخ آینده به مشتری تحویل دهد. از آنجا که این پیش پرداخت از دید مشتری (مشتری قبلاً به صورت نقدی پرداخت شده است) ، شرکت مجبور است این موضوع را به عنوان یک بدهی فعلی ثبت کند.
شرکت هایی که محصولات مبتنی بر اشتراکی را ارائه می دهند ، مجبورند حساب معوق درآمد را از آنجا که پرداخت معمولاً در ابتدای سال انجام می شود و محصولات را هرماه تحویل می دهند.
بیایید با یک مثال به آن نگاه کنیم.
به عنوان مثال. KLM Ltd. مجلات را به صورت اشتراکی به فروش می رساند و مبلغ 840 دلار از مشتری را در ژانویه به عنوان هزینه کل سال دریافت می کند. هزینه ماهانه یک مجله 70 دلار است. (70 دلار * 12 = 840 دلار). پس از دریافت پول نقد ،
نقدی A / C DR 840 دلار
درآمد معوق A / C CR 840 $
با پیشرفت زمان و تحویل مجله به مشتری ، ورودی زیر ثبت می شود.
درآمد معوق A / C DR 70 دلار
نقدی A / C CR 70 دلار
در پایان سال مالی ، کل درآمدهای معوق بازگردانده و به عنوان درآمد برگردانده می شود.
درآمد معوق A / C DR 840 دلار
840 دلار درآمد A / C CR
اما اگر مشتری پیش پرداخت خدمات پیش بینی شده خود را طی چندین سال انجام داده باشد ، بخشی از پرداختی که مربوط به خدمات یا محصولاتی است که باید پس از 12 ماه از تاریخ پرداخت ارائه شود ، باید به عنوان درآمد معوق تحت طبقه بندی قرار گیرد. بخش بدهی بلند مدت ترازنامه.
در اینجا به محض انجام معامله تجاری ، درآمد شناسایی و ثبت خواهد شد. به عبارت دیگر ، درآمد قبلاً بدست آمده است. اگر فروش به صورت اعتباری انجام شود ، پرداخت نقدی بعداً دریافت می شود. صرف نظر از آن ، فروش کالاها به شرح زیر ثبت می شود.
این مطابق با مفهوم تعهدی است که بیان می کند تمام درآمدها و هزینه های متعلق به دوره حسابداری فعلی باید صرف نظر از دریافت وجه نقدی دریافت شود یا نه ثبت می شود.
نحوه ثبت درآمدهای شناخته شده
بگذارید ببینیم چگونه می توان از طریق یک مثال درآمد شناسایی شده را ثبت کرد.
به عنوان مثال. LMN با مسئولیت محدود فروش اعتباری 700 دلاری را به EFG Ltd. انجام داده است.
وقتی فروش انجام شد ،
EFG با مسئولیت محدود A / C DR 700 دلار
فروش A / C CR 700 دلار
وقتی پول نقد بعداً دریافت می شود ،
نقدی A / C DR 700 دلار
EFG با مسئولیت محدود A / C CR 700 دلار
