درست مانند انتقال از کالسکه اسب سواری به موتور V8 یا دوربین های فیلمبرداری به دیجیتال، تغییر از حسابداری سنتی به حسابداری ابری ممکن است کمی نیاز به عادت داشته باشد. اما زمانی که متوجه می‌شوید که حسابداری ابری چقدر برای کسب‌وکارتان آسانتر و کارآمدتر است، ممکن است تعجب کنید که چرا زودتر تغییر را انجام نداده‌اید.
خیلی ساده، 'حسابداری ابری' به معنای استفاده از نرم افزار حسابداری است که در فضای ابری یا اینترنت اجرا می شود. تمام وظایف حسابداری، مانند حسابداری، صورتحساب، پردازش حقوق و دستمزد یا محاسبه مالیات، همه به صورت آنلاین انجام می شود و تمام داده ها در فضای ابری ذخیره می شوند.
این به نوبه خود به این معنی است که این کارها ممکن است در هر دستگاهی و در هر مکانی انجام شوند، زیرا نیازی به نصب نرم افزار یا ذخیره هیچ فایلی در دستگاه یا رایانه رومیزی شما نیست.
ارائه دهندگان خدمات ابری معمولاً بر اساس میزان مصرف شارژ می کنند، تقریباً به همان روشی که شرکت برق برای برقی که در خانه استفاده می کنید از شما هزینه می گیرد. بیشتر نرم افزارهای حسابداری ابری از طریق اشتراک ماهانه پرداخت می شوند.
به صورت کلی نرم افزار های ابری به بخش های SAAS ، PAAS و IAAS میشوند.
به روش هایی که حسابداری ابری کارهای شما را آسان میکند میپردازیم :
1) داشبورد. دسترسی آسان و در یک نگاه به داده‌های مالی ضروری و بلادرنگ خواهید داشت، مانند جریان نقدی (چه کسی پرداخت کرده است و چه کسی پرداخت نکرده است)، چه مقدار پول در بانک دارید، و چه مقدار بدهی (مانند حقوق و دستمزد) ، تامین کنندگان).
2) ردیابی پیگیری همه تراکنش‌های خود مانند بانکداری، استفاده از کارت اعتباری و انجام یا دریافت پرداخت‌های آنلاین بسیار آسان خواهد بود.
3) سهولت استفاده دیگر با صفحات گسترده مایکروسافت اکسل یا نرم افزار حسابداری پیچیده مبارزه نکنید.
4) مستقیماً به بانک خود مراجعه کنید. حسابداری ابری مستقیماً به بانک شما متصل می‌شود، به این معنی که زمان کمی را صرف ورود دستی داده‌ها می‌کنید یا اصلاً وقت نمی‌گذارید.
5) سهولت مدیریت مدیریت سفارشات خرید، صورت‌حساب‌ها و پرداخت‌های تامین‌کننده، و همچنین موجودی‌تان، که با انجام عملیات روزانه‌تان به تدریج به‌روزرسانی می‌شود، بسیار آسانتر خواهد بود.
6) پردازش حقوق و دستمزد کارآمد. این بدان معناست که کارکنان شما می توانند مواردی مانند جدول زمانی و هزینه ها را به صورت آنلاین ارسال کنند و دریافت فیش حقوقی برای آنها آسان تر خواهد بود که طبق قانون سنگاپور الزامی است.
7) گزارش های قابل تنظیم حسابداری ابری این امکان را برای شما فراهم می کند که به نحوه عملکرد کسب و کار خود توجه داشته باشید. اینکه کدام شاخص های عملکرد مالی در گزارش های شما گنجانده می شود به شما بستگی دارد.
8) هر زبان، هر ارز. شما زبانی را که می‌خواهید با آن کار کنید انتخاب می‌کنید، و بسیاری از پلتفرمهای حسابداری ابری می‌توانند با چندین ارز مختلف کار کنند—از آنجایی که آنلاین کار می‌کنید، نرخ‌های مبادله به راحتی به صورت ساعتی به‌روزرسانی میشوند.
9) اتوماسیون. اکثر وظایف، مانند به‌روزرسانی سوابق و ارسال صورت‌حساب‌ها یا صورت‌حساب‌ها برای شما انجام می‌شود و به شما زمان بیشتری برای مراقبت از سایر جنبه‌های کسب‌وکارتان می‌دهد.
10) محاسبه مالیات. حسابداری ابری همچنین می تواند به شما در محاسبات مالیاتی مانند GST و حتی ثبت اظهارنامه مالیاتی شرکت کمک کند.
11) انعطاف پذیری از آنجایی که همیشه به داده‌های خود متصل هستید، لازم نیست در دفتر گیر کرده باشید و همچنین مجبور نیستید در ساعات اداری کار کنید.
12) بهبود همکاری. دسترسی مشترک به راه‌اندازی حسابداری ابری شما را به اعضای تیم در هر کجا که هستند متصل نگه می‌دارد، از جمله (اگر دارید) حسابدار خارج از کشورتان.
13) در زمان و منابع صرفه جویی می کند. به پس‌اندازی فکر کنید که می‌توانید برای سایر هزینه‌های کسب‌وکار خود استفاده کنید، زیرا ارائه‌دهنده خدمات ابری مراقب تعمیر و نگهداری، ارتقاء نسخه، نگهداری، مدیریت سیستم و هرگونه خرابی سرور است. همچنین در مصرف انرژی صرفه جویی خواهید کرد، و از آنجایی که به فضای اداری کمتری نیاز دارید، می توانید در اجاره نیز صرفه جویی کنید.
14) مقیاس پذیر برای رشد شما. حسابداری ابری می تواند با نیازهای کسب و کار شما با رشد آن سازگار شود.
15) بدون قرارداد طولانی. اگر کسب‌وکار کوچک‌تری هستید یا تازه شروع به کار کرده‌اید، متعهد به استفاده از نرم‌افزار برای یک دوره طولانی مدت نیستید و قادر به پرداخت ماهیانه نیستید.
16) همیشه به روز. نرم افزار شما بلافاصله و رایگان به روز می شود.
17) همیشه پشتیبان گیری می شود. مطمئن باشید اطلاعات شما همیشه دارای نسخه پشتیبان خواهد بود—از آنجایی که آنلاین است، تمامی فایل های شما ایمن می مانند، حتی اگر دفتر شما در اثر آتش سوزی یا سیل نابود شود.
18) فوق العاده امن. حتی اگر شخصی رایانه یا تلفن شما را بدزدد، سوابق مالی شما امن می ماند زیرا همه آنها آنلاین هستند و در دستگاه شما ذخیره نمی شوند و به این دلیل که سارق اطلاعات ورود به سیستم شما را ندارد. این به این معنی است که می توانید به مشتریان خود اطمینان دهید که داده های آنها ایمن است.
19) برای مشتریان شما آسان تر است. حسابداری ابری نه تنها کار را برای شما آسانتر میکند، بلکه تجارت با شما را برای مشتریان یا مشتریان شما آسانتر میکند. آنها می توانند مظنه ها و فاکتورها را دریافت کنند و حتی با استفاده از تلفن همراه خود به شما به صورت آنلاین پرداخت کنند (این بدان معناست که آنها می توانند زودتر به شما پرداخت کنند).
20) وفاداری مشتری را ایجاد می کند. با آسانتر کردن کارها برای مشتریان خود، خواه معامله با کسب و کارتان باشد یا به آنها دسترسی سریع به اطلاعات مالی‌شان بدهید، دوست داشتن شما را برای آنها آسانتر می‌کنید. به یاد داشته باشید: بهبود روابط با مشتری منجر به بهبود سودآوری می شود.
کسب‌وکارهایی که از حسابداری ابری استفاده نمی‌کنند،موفقیت قطعی خود را از دست می‌دهند و خود را به دام‌های زیر در حسابداری سنتی محکوم می‌کنند، که شامل کتاب‌ها و دفترهای خوب و قدیمی و حتی صفحات گسترده یا نرم‌افزارهای حسابداری است که روی ابر اجرا نمی‌شوند.
1) محدود به دسکتاپ. اجرا نشدن در فضای ابری به این معنی است که شما به هارد دیسک خود متصل هستید و پنجره زمانی که باید در آن کار کنید با روشن شدن رایانه شما محدود می شود.
2) یکی یکی با حسابداری سنتی، شما فقط می توانید از یک کامپیوتر استفاده کنید، و معمولاً فقط روی آن کامپیوتری است که سوابق مالی شما بیشترین به روز رسانی را دارد.
3) دسترسی محدود حسابداری سنتی همچنین فقط به یک نفر اجازه می دهد تا به فایل های شما در یک زمان دسترسی داشته باشد، به این معنی که چندین نفر، در صورت نیاز، نمی توانند به طور همزمان به داده های مهم مانند اطلاعات مشتری دسترسی داشته باشند.
4) امنیت ضعیف اگر عمدتاً روی یک رایانه کار می‌کنید، به‌عنوان مثال، اگر نیاز به کار بر روی رایانه دیگری یا به اشتراک گذاشتن ionrmation داشته باشید، احتمالاً در نهایت اطلاعات خود را در یک درایو USB ذخیره خواهید کرد - و این نه ایمن است و نه قابل اعتماد.
5) تهیه نسخه پشتیبان مشکل است. تهیه نسخه پشتیبان با استفاده از حسابداری سنتی ممکن است سخت باشد، به طوری که مشاغلی که از آن استفاده می کنند اغلب به طور کلی از آن صرف نظر می کنند (حتی اگر بدانند که نباید انجام دهند).
6) گران است. نرم‌افزار حسابداری سنتی برای ارتقا یا به‌روزرسانی گران‌تر است—این نرم‌افزار اغلب فقط برای یک رایانه دارای مجوز است، که به معنای هزینه‌های اضافی برای کاربران اضافی است. همچنین ممکن است هزینه‌های پنهانی برای عملکرد یا به‌روزرسانی‌های اضافی وجود داشته باشد، و همچنین ممکن است مجبور شوید برای نگهداری، تعمیرات یا حتی یک سرور اختصاصی هزینه کنید.
8) پشتیبانی کند مشتری. به اندازه کافی بد است که مجبور شوید برای پشتیبانی مشتری هزینه اضافی کنید، اما باید منتظر آن باشید - به خصوص اگر مثلاً به یک فاکتور یا گزارش عجله نیاز دارید - دو برابر مشکل است.
9) مشکلات فنی. اگر با نرم افزار حسابداری سنتی شما مشکلی پیش بیاید (و احتمال دارد مشکلی پیش بیاید)، احتمالاً به یک تکنسین یا عیب یاب برون سپاری نیاز دارید که برای رسیدگی به این مشکل به دفتر شما مراجعه کند.
10) تعهد بلند مدت کسب‌وکارهایی که به تازگی شروع به کار کرده‌اند، اغلب نمی‌توانند پیش‌بینی کنند که چقدر می‌توانند سرپا بمانند و معمولاً از بستن قراردادهای نرم‌افزار حسابداری سنتی طولانی خودداری می‌کنند.
احتمالاً در حال حاضر بیشتر از آنچه فکر می کنید برای حسابداری ابری آماده هستید. اگر از بانکداری آنلاین، تجارت یا سرمایه‌گذاری، راه‌حل‌های ذخیره‌سازی آنلاین مشترک مانند Dropbox یا پلتفرمهای مشترکی مانند Google Docs، Sheets یا Slides استفاده می‌کنید، این باید به شما ایده نسبتاً خوبی از نحوه عملکرد حسابداری ابری بدهد.
برداشتی شخصی از وبسایت linkedin
