به عنوان تعریف نرم افزار حسابداری میتوان گفت،نرم افزار حسابداری خوب برای کارآفرینانی که می خواهند کسب و کار خود را به سمت موفقیت هدایت کنند، ضروری است. این ابزار باید بتواند خلاصه ای سریع و ارائه ای دقیق از سود و زیان معاملات مالی شما را ارائه دهد. همچنین باید الزامات قانونی کشوری که کسب و کار شما در آن فعالیت می کند را رعایت کند.
این روزها دیگر استفاده از نرم افزار حسابداری یک پدیده رایج در مدیریت مالی کسب‌وکارها شده است. این مسئله به‌قدری رایج شده است که یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های همه مدیران مالی، به فراخور کسب‌وکار تحت مدیریت خود، پیدا کردن بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی یا فروشگاهی است. سازمان امور مالیاتی نیز هرروز بیشتر بر استفاده از نرم افزارهای حسابداری و مالی تأکید می‌کند که این خود مراجعه شرکت‌ها و فروشگاه‌ها به نرم افزارهای حسابداری را بیشتر می‌کند.
اما نرم افزار حسابداری چیست؟ کسب‌وکارهای مختلف از گذشته تاکنون برای محاسبات مالی خود از ابزارهای متنوعی استفاده کرده‌اند. تصویب قوانین مالی و مالیاتی مختلف در کنار گسترده شدن سطح عملیات کسب‌وکارها؛ باعث شد تا آنها از ابزارهای دقیق‌تر از جمله انواع نرم‌افزارهای حسابداری استفاده کنند.
نرم‌افزار مالی یا حسابداری یک راهکار سیستمی است که براساس مفاهیم مختلف حسابداری طراحی شده و به عنوان یک دستیار مالی در اختیار حسابداران و مدیران مالی قرار می‌گیرد. یک نرم‌افزار حسابداری از یک طرف داده‌های خام اطلاعاتی را دریافت می‌کند تا روی آنها پردازش‌های مورد نیاز را انجام دهد و از طرف دیگر خروجی‌های مورد نیاز سازمان و مدیران را در قالب گزارش‌های مالی مختلف ارائه میدهد.
یک نرم‌افزار مالی بر حسب مفاهیم مختلف حسابداری به ماژول‌های مختلفی از جمله حقوق و دستمزد، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختی و سایر ماژول‌های دیگر تقسیم‌بندی می‌شود که هر کدام وظیفه‌ی خود را انجام می‌دهند. با استفاده از این ابزارها دیگر نیازی به ثبت حساب‌ها به روش سنتی و دستی نیست که همین مسئله یکی از اصلی‌ترین کاربردهای نرم‌افزار حسابداری است.
نرم‌افزارهای حسابداری انواع مختلفی دارند که بر حسب ساختار و ویژگی‌های کسب‌وکارهای مختلف و نیازهای آنها طراحی شده‌اند. اما ثبت و بایگانی اطلاعات، پردازش داده‌ها، گزارش‌گیری و سیستماتیک کردن فرایندهای مالی از کارکردهای اصلی انواع نرم‌افزارهای حسابداری است.
یکی از بایدهای استفاده از نرم افزارهای حسابداری، الزام سازمان امور مالیاتی و دیگر نهادهای نظارتی به استفاده از آنها است. با استفاده از این نرم افزارها سرعت و دقت بازبینی و نظارت بر اسناد و صورت‌های مالی یک شرکت تسریع و تسهیل شده و مجموع این روند زمان و هزینه کمتری را از این نهادها می‌گیرد.
بااین‌وجود، مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری برای یک کسب‌وکار آن‌قدر زیاد است که حتی در صورت نبود این الزامات قانونی نیز استفاده از آنها «واجب مؤکد» به شمار آید. در ادامه اصلی‌ترین دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری را نام‌برده و هریک را به‌طور خلاصه شرح می‌دهیم.
اولین مزیت استفاده از نرم افزار حسابداری،مانند نرم افزار فروش فروشگاهی ، افزایش چشمگیر سرعت فرایندهای حسابداری است. با استفاده از نرم افزار حسابداری، بسیاری از کارهایی که ساعت‌های طولانی وقت حسابداران را گرفته و به‌صورت فیزیکی آنها را درگیر خود می‌کرده است رفع می‌شوند. افزایش سرعت محاسبات اصلی‌ترین دلیل افزایش سرعت فرایندهای حسابداری است. بدیهی است که کامپیوتر با سرعتی بسیار بالاتر محاسبات را انجام داده و همچنین در هنگام اجرای محاسبات خودکار به میزان بسیار بیشتری سرعت اجرای فرایندهای حسابداری را افزایش میدهد.
ناگفته پیداست که دقت کامپیوتر در انجام محاسبات عددی قابل قیاس با دقت انسان نیست. ماهرترین حسابداران نیز چند بار محاسبات خود را چک می‌کنند، درصورتی‌که محاسبات انجام‌شده توسط کامپیوتر نیاز به چک مجدد ندارد. یک نرم افزار حسابداری با تکیه‌بر توان محاسباتی کامپیوتر، به میران زیادی دقت اسناد مالی شرکت را افزایش میدهد و شبهه‌های آن را به حداقل می‌رساند. البته ممکن است در فرایند محاسبات کامپیوتری، به دلیل ضعف نرم افزار در فهم درست ارقام ورودی که ناشی از ایرادات برنامه‌نویسی است، برخی اوقات نتایج اشتباه هم به دست آید که این مسئله ناگزیر است.
حسابداران کهنه‌کار، دفاتر فراوان موجود در حسابداری و کمدهای مملو از زونکن را به‌خوبی به یاد دارند. برای پیدا کردن یک سند و مشاهده و بررسی مجدد چنان عذابی داشت که فرد را از ایده خود منصرف می‌کرد! حالا یک نرم افزار حسابداری می‌تواند به طرفه‌العینی یک سند را برای شما نمایش دهد. این سهولت دسترسی بر اطلاعات، امکان نظارت بر آنها را نیز افزایش میدهد که برای مدیران یک نعمت بزرگ است. این مزیت عملیات حسابرسی را نیز سرعت بخشیده و به‌شدت آسان می‌کند.
در مورد قبلی گفتیم که یک نرم افزار حسابداری، دسترسی به اطلاعات را بسیار آسان می‌کند. همین امر، در کنار امکانات بالقوه‌ای که یک نرم افزار حسابداری می‌تواند داشته باشد، باعث می‌شود تا مدیران بتوانند در کمترین زمان ممکن گزارش‌های متنوعی را از اسناد مالی خود استخراج کنند. این گزارش‌ها حتی می‌توانند مدیران شرکت را در اتخاذ استراتژی مناسب یاری کنند.
درباره زونکن‌ها گفتیم و احساس خطر همیشگی از معدوم شدن آنها. در حال حاضر یک نرم افزار حسابداری می‌تواند تمامی اطلاعات مالی کسب‌وکار شما را به شکل‌های مختلف و در مکان‌های مختلف ذخیره کند. برخی از نرم افزارهای حسابداری حتی این امکان را دارند که اطلاعات شما را در فضای ابری ذخیره‌سازی کنند. از سویی دیگر دسترسی به این اطلاعات نیز با رمزگذاری مناسب به‌راحتی و در سطوح مختلف قابلیت محدودسازی دارد.
بسیاری از مزیت‌ها و تسهیلاتی که در بالا گفته شد، بدون وجود نرم افزار حسابداری زمان و نیروی انسانی مازاد طلب می‌کند. بسیاری از این فرایندهای به‌ظاهر ساده نیاز به یک نیروی تمام‌وقت دارد که این خود هزینه مضاعفی بر روی دست مجموعه می‌گذارد. نرم افزارهای حسابداری هزینه‌های نیروی انسانی بخش حسابداری را به شکل چشمگیری کاهش می‌دهند و این مزیت به‌سادگی قابل‌چشم‌پوشی نیست.
نرم افزار حسابداری فروشگاهی
نرم افزار حسابداری شرکتی
نرم افزار حسابداری مشاغل
نرم افزار حسابداری تحت وب و انلاین
نرم افزار حسابداری چند شرکتی
نرم افزار حسابداری چند کاربره
امروزه در مشاغل دیگر به روش های قدیمی و سنتی عمل نمیکنند و امروزه برای هر شغلی یک نرم افزار حسابداری مجزا تولید شده است که هر شغلی باید از نرم افزار حسابداری مخصوص خودش استفاده کند
حسابداری نرم‌افزار ارزانی نیست و بیشتر قابلیت‌های ممتاز و پشتیبانی فنی آن هنوز توسط شرکت‌ها به عنوان یک قابلیت اضافی ارائه می شود. اما این بدان معنا نیست که نمی‌توان یک سیستم با کیفیت را با قیمت مناسب شما پیدا کرد.
به طور کلی، سیستم‌های حسابداری و مالی با اشتراک‌های ماهانه/سالانه انعطاف‌پذیر یا مجوزهای خاص به صورت یک‌باره ارائه می‌شوند. برخی از آنها حتی به صورت رایگان در دسترس هستند. برخی یک بسته نرم افزاری بدون نیاز به پرداخت برای تیم های کوچک یا مواردی از این قبیل برای افرادی که به دنبال ویژگی های اساسی و بدون جزئیات هستند را ارائه می دهند. برنامه‌های مختلف معمولاً در ویژگی‌های موجود، تعداد کاربران پشتیبانی‌شده، فضای ذخیره‌سازی موجود و دسترسی به پشتیبانی با یکدیگر متفاوت هستند.
برای آگاهی از قیمت نرم افزار انتخابی خود باید به صفحه ی وب سایت نرم افزار مورد نظر مراجعه کرده و بررسی کنید، با ماژول های انتخابی شما، قیمت نهایی نرم افزار چه میزان خواهد بود.
منبع :
