هر شخص حسابداری که در فروشگاه کوچک یا بزرگ و یا شرکت های بازرگانی مشغول به کار است، باید کلیه رویدادهای مربوط به حسابداری را ثبت نماید. این نوشتار در پاسخ به سؤال کسانی است که می‌خواهند بدانند انجام عملیات حسابداری فروشگاهی چگونه است آماده کرده ایم.
حسابداری یکی از قسمت‌های مهم هر سازمان است که با توجه به نیاز هر کسب و کار می‌توان حسابداری را به شاخه‌های مختلفی دسته بندی کرد. یکی از شاخه‌های حسابداری، حسابداری فروشگاهی است. در این مقاله از کالج حسابدرای قصد داریم شما را با حسابداری فروشگاهی و تعاریف آن آشنا کنیم، تا اطلاعات مفیدی در اختیار شما قرار گیرد و بتوانید با دید باز تری به حسابداری فروشگاهی نگاه کنید.
هدف از تاسیس هر کسب و کار کسب سود، و فعالیت برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده آن سازمان است. هیچ کسب و کاری بدون داشتن یک سیستم حسابداری قادر به تشخیص وضعیت مالی و برنامه ریزی برای اهداف نمی‌باشد.
هر مجموعه ای بدون در نظر گرفتن اوضاع مالی و بدون برنامه ریزی مالی بی شک با شکست مواجه می‌شود. بنابر این تمامی فروشگاه ها برای رشد و جلوگیری از مشکلات مالی باید با سیستم حسابداری فروشگاهی آشنا شده و نسبت به طراحی و مدیریت آن برنامه ریزی کنند.
به انجام این عملیات و یادداشت کردن این موارد حسابداری فروشگاه های زنجیره ای گفته می‌شود که نبود آن، ضررهای مالی فراوان و ورشکستگی را به همراه خواهد داشت. امروزه تمام فروشگاه‌ها با روش‌های نوین حسابداری فروشگاهی به حساب‌های کاری خود رسیدگی می‌کنند که در نتیجه آن می‌توانند به تمام سود و زیان حاصل از فعالیت یک فروشگاه پی ببرند.
هر گونه خرید و فروش فروشگاهی که در انواع فروشگاه‌ها اعم از فروشگاه پوشاک، مواد غذایی، لوازم منزل، کالای دیجیتال، زیورآلات و غیره انجام می‌شود نیاز به حسابداری فروشگاهی دارد. اگر معاملات انجام شده در فروشگاه‌ها جایی ثبت نشود پس از مدتی صاحبان کسب و کار ورشکست می‌شوند.
نداشتن حساب و کتاب باعث به هم ریختن محاسبات می‌شود و صاحبان شرکت و کسب و کار برای موفقیت نیازمند استفاده از حسابداری فروشگاهی هستند.
همان طور که گفتیم یکی از مهم‌ترین دلایل راه‌اندازی سیستم حسابداری فروشگاهی آگاهی نسبت به اوضاع مالی و اخذ گزارشات مالی از سیستم حسابداری است. اما اهداف مهم تری که در بررسی حسابداری فروشگاهی نسبت به سایر شاخه‌های حسابداری مثل حسابداری صنعتی وجود دارد.
یکی از این اهداف بررسی موجودی کالاهاست. فرض کنید یک فروشگاه از تاریخ ورود اجناس فاسد شدنی، تاریخ انقضای این اجناس و موجودی کالاها بی اطلاع باشد. قطعا هر روز با مشکلات زیادی رو به رو می‌شود. یکی از محاسن سیستم حسابداری فروشگاهی آلارم‌های تاریخ انقضا و رسیدن به حداقل یا اتمام موجودی کالا ها جهت سفارش و خرید مجدد است.
قبل از شروع آموزش حسابداری فروشگاهی لازم است یادآوری کنیم که مخاطبان یا کاربران این نرم‌افزارها شامل دو دسته از افراد با سمت‌های مختلف می‌شوند:
حسابدارها
مدیران یا صاحبان فروشگاه
بیشتر فروشگاه‌های متوسط و بزرگ از یک یا چند حسابدار تمام وقت یا نیمه وقت برای پردازش و بررسی امور حسابداری خود استفاده می‌کنند. نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی به نحوی طراحی می‌شوند که حسابدار فروشگاه بتواند کلیه امور حسابداری و مالی فروشگاه را در آن ثبت کرده و از آن ها گزارش‌های مالی مختلف مورد تائید سازمان‌های گوناگون و برای اشخاص مختلف ایجاد کند. فروشگاه‌های متوسط دارای امور مختلف مالی هستند که بدون داشتن این نرم‌افزارها و همچنین حسابدارهای متخصص حسابداری فروشگاهی به سختی می‌توانند آن ها را حسابداری و مدیریت کنند.
از جمله مزایای یک سیستم حسابداری فروشگاهی که می تواند سبب بهبود وضعیت فروش و در نتیجه رشد کسب و کار گردد، عبارتند از:
1- سرعت بخشیدن به انجام محاسبات و افزایش دقت آنها: پرسنل فروش با کمک این سیستم می تواند با سرعت بالایی هزینه ها را محاسبه کرده و در طی روز به مشتریان بیشتری خدمات ارائه دهد. همچنین این روش می تواند اعداد و ارقام دقیق و بدون اشتباهی را در اختیار صندوقدار قرار دهد.
2- افزایش میزان بهره وری: کاربران از طریق سیستم حسابداری فروشگاهی می توانند نهایت استفاده را از منابع در دسترس ببرند.
3-بروز رسانی اطلاعات: این سیستم مانده حساب ها و کلیه اطلاعات مربوط به فروش را به شکل خودکار بروز رسانی خواهد کرد.
4-شمارش کالا از طریق بارکد خوان: سرعت روند جستجوی محصول برای درج فاکتور را می توان از طریق برقراری ارتباط میان بارکد خوان و نرم افزار حسابداری افزایش داد و به آسانی به شمارش کالاهایی از یک نوع پرداخت.
5-امکان محاسبه ارزهای مختلف: اکثر نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی اجازه محاسبه راحت کالاهای شان را بر حسب ارزهای موجود در بازار خواهند داد.
6-کاهش هزینه ها: از دیگر مزایای حسابداری فروشگاهی که می توان به آن اشاره نمود این است که این سیستم ها تأثیر بسزایی در کاهش زمان انجام وظایف کارمندان ایفا می کنند، بنابراین صرفه جویی در هزینه ها را به همراه خواهند داشت.
گزینه های زیادی باید در اصول حسابداری فروشگاهی، جهت ارزیابی امور مالی کسب و کارها مورد توجه قرار گیرد. در ادامه بعضی از این موارد مشترک میان کلیه واحدهای فروشگاهی را بیان خواهیم کرد.
برای یک فروشگاه، مقدار موجودی کالا در فروش محصولات فیزیکی دارای اهمیت زیادی بوده و صاحب کسب و کار باید به موقع از کم شدن موجودی انبار مطلع شود تا در فکر خرید عمده محصولات جدید باشد. همچنین بایستی از سیستم انبارداری در نرم افزارها استفاده کند. در حالی که نیازی به ثبت موجودی انبار برای فروش محصولات غیر فیزیکی در حسابداری فروشگاهی آنلاین نیست. زیرا که محصولات دانلودی و آنلاین همچون کتاب های الکترونیکی می توانند با یکبار آپلود شدن برای وب سایت، هزاران بار قابل دانلود باشند.
ممکن است ما نیازی به دریافت فاکتور از فروشگاه هنگام خرید یک جنس خاص نداشته باشیم. ولی فروشگاه نیازمند ثبت اطلاعات خرید ما در سیستم حسابداری خود است. از این رو، قسمتی جهت ورود و ثبت فاکتورهای فروش در هر نرم افزار حسابداری فروشگاهی تعبیه شده است که فهرست اجناس و قیمت هر جنس، قیمت نهایی و تاریخ فروش در آن ذکر شده است.
قسمت هایی با عنوان بدهکاری و بستانکاری در هر برنامه حسابداری فروشگاه تعبیه شده است. چرا که باید میزان بستانکاری ها و بدهکاری ها به منظور محاسبه سود دوره ای یا ماهانه هر کسب و کار، به صورت کامل مشخص گردد. علاوه بر آن، اعلان هایی جهت پیگیری این موارد باید در نظر گرفته شود. بنابراین، امور پرداخت و دریافت از گزینه های ثابت نرم افزاری حسابداری محسوب می شود.
مسئله مالیات بر ارزش افزوده از نکات حائز اهمیت در واحد فروش به شمار می رود. محاسبه مالیاتی یکی از گزینه های مهم در نرم افزار حسابداری فروشگاهی می باشد و البته باید مطابق با اصول مالیاتی کشور تنظیم گردد.
در صورت وجود حتی یک کارمند به عنوان فروشنده در یک کسب و کار، امکان استفاده از قسمت دستمزد و حقوق سیستم حسابداری فروشگاهی وجود دارد. این حقوق می تواند از دو گزینه ثابت و پورسانتی تشکیل شود.
هر کسب و کاری علاوه بر درآمد، دارای هزینه هایی می باشد. این هزینه ها را می توان به دو قسمت ثابت و متغیر تقسیم کرد. حقوق کارمندان را می توان زیر مجموعه ای از این هزینه ها دانست.
پس از یادداشت و بررسی موارد فوق، باید میزان سود نهایی را محاسبه کنیم. در صورت عدم بررسی دقیق و صحیح گزینه های ذکر شده، نمی توانیم متوجه میزان فروش و درآمد یا سود خالص خود از فروشگاه شویم. تمام هزینه ها، مالیات و سایر گزینه ها باید از درآمد نهایی به منظور رسیدن به سود خالص کم شود.
