اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری در چیست؟ امروزه سازمانهای بیشتر و بیشتری در حال تغییر مسیر به سمت استفاده نرم افزارهای حسابداری برای اداره امور مالی خود هستند؛ به همین جهت باید دلایل مهمی برای این کار وجود داشته باشد. اگر شما هم در نظر دارید که یک نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خودتان پیاده سازی کنید، یکی از موارد اصلی بررسی و انتخاب درست مسیری است که با استفاده از آن قادر به سازماندهی کارهای حسابداری خود باشید.
در این مطلب به بیان خلاصه‌ای از چرایی اهمیت نرم افزار حسابداری برای هر کسب و کار و اینکه چرا نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای مختلف مفید است خواهیم پرداخت.
یک نرم افزار حسابداری داده‌های مالی و حسابداری مربوط به کلیه معاملات را در قالب‌های تعریف شده حسابداری مانند: وجه نقد، موجودی مواد و کالا، حساب دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، سود یا زیان انباشته، سرمایه، دارایی و… ثبت و ذخیره می‌کند. این نرم‌افزارها که بر پایه مفاهیم حسابداری طراحی شده‌اند به حسابداران در انجام امور حسابداری کمک میکنند.نرم افزار حسابداری به دو زیر سیستم نرم افزار حسابداری فروشگاهی و شرکتی دسته بندی میشود.
نرم افزار حسابداری به نرم افزارهایی گفته میشود که با استفاده از آنها میتوان تمام امور جاری و تخصصی حسابداری را به شکلی ساده‌تر انجام داد. نرم افزارهای حسابداری با ارائه‌ی کاربری آسان و امکانات تخصصی شما را از حساب و کتاب‌های دفتری بی‌نیاز کرده و موجب صرفه جویی در وقت و هزینه میشوند.
مزایای نرم افزار حسابداری زمانی بهتر و بیشتر مشخص میشود که با حسابداری سنتی مقایسه شود. تا همین چند وقت پیش، تمامی امور مالی و حسابداری، خرید و فروش‌ها، هزینه‌ها، درآمدها، مطالبات و غیره در دفاتر و روی کاغذ توسط یک یا چند شخص ثبت می‌شد. احتمال بروز خطا و اشتباه نیز امری بود که ناگزیر اتفاق می‌افتاد اما پیامدهای زیادی به همراه داشت. اوج فاجعه وقتی بود که مجبور می‌شدید سابقه یک معامله که مربوط به چند سال پیش بود پیدا کنید. باید کوهی از کاغذ و دفتر را، اگر وجود داشتند، زیر و رو می‌کردید تا شاید جلوی یک ضرر بزرگ را بگیرید.
اما حالا، به لطف نرم افزار حسابداری، انجام امور مالی و حسابداری بسیار آسان، سریع و دقیق انجام میشود. خبری از اشتباهات فاجعه بار گذشته نیست. با زدن یک دکمه کل اطلاعات مشتری یا شریک تجاری، سوابق معاملات، تاریخ سررسیدها و غیره را مشاهده می‌کنید.
با نرم افزار حسابداری که به زیر سیستم های نرم افزار حسابداری شرکتی و فروشگاهی دسته بندی میشود، حتی نیاز به تخصص و مهارت خاصی ندارید و نرم افزار بیشتر عملیات‌های مالی را برای شما انجام میدهد.
به طور کلی، مزایای نرم افزارهای حسابداری را میتوان در این موارد خلاصه کرد:
· کاربری آسان
· صرفه جویی در وقت
· کاهش هزینه‌ها
· خودکارسازی فرایندهای حسابداری
· به حداقل رساندن اشتباهات
· محاسبه و ثبت دقیق اطلاعات مالی، موجودی کالاها، کارمندان، مشتریان و ...
· تهیه و ارائه گزارشات مالی و ...
تمامی نرم افزارهای حسابداری توابع اصلی از جمله حساب پرداختنی، حساب دریافتنی، صدور فاکتور، دفتر کل و عناصر استاندارد حسابداری را شامل میشوند. گزینه‌های دیگری نیز وجود دارند که ممکن است در یک نرم افزار باشد و در دیگری نباشد یا بنابر شرایط خاصی توسط شرکت سازنده و پشتیبان نرم افزار به مشتری ارائه شود. با این حال باید قبل از خرید هر نرم افزارحسابداری چه نرم افزار حسابداری تحت وب،چه نرم افزار حسابداری آفلاین، حداقل این 10 ویژگی را در آن بیابید:
نرم افزار حسابداری باید طوری باشد که هر شخصی با هر میزان علم و دانشی بتواند با آن کار کند. قطعا همه ما دانش حسابداری نداریم و اگر منوی نرم افزار کمی پیچیده باشد ما را با مشکل روبه‌رو می‌کند.
همچنین، باید با سرعت بالا امکان دسترسی کاربر به بخش‌های مختلف را فراهم کند.
یک نرم افزار حسابداری خوب باید متناسب با نیازها و الزامات یک کسب و کار قابل سفارشی سازی باشد. با این قابلیت، هر کاربری میتواند گزارشات و داده‌های کسب و کار خود را با توجه به نیاز مشتریان خود سفارشی سازی کند.
در دنیای تجارت امروز، اطلاعات حرف اول را می‌زند. نرم افزار حسابداری خوب باید گزارش و تحلیل‌های درست و دقیق ارائه کند. این گزارشات و تحلیل‌ها به مدیران و صاحبان کسب و کار کمک میکنند تا استراتژی مالی شرکت را بهبود دهند. همچنین، برای سهامداران شرکت نیز از اهیمت زیادی برخوردارند، چرا که میزان سوددهی کسب و کار را مشخص میکنند.
با تحول نظام تجاری و اهمیت پیدا کردن اطلاعات و داده‌ها، ارائه نمودارها و گراف‌هایی که به سادگی قابل فهم برای هر کسی باشد اهمیت پیدا می‌کند. نرم افزار حسابداری خوب باید سطح گرافیکی خوبی داشته باشد و در مواردی که اعداد نمی‌توانند اطلاعات لازم را منتقل کنند، با ترسیم نمودار و گراف‌های ساده و در عین حال جذاب، نیاز کاربران را برطرف کند.
امور حسابداری شامل فعالیت‌ها و فرایندهای مختلفی مثل ثبت هزینه‌ها و درآمدها، حقوق و دستمزد کارکنان، سررسید چک‌ها و غیره میشود. شاید لازم باشد هر کدام از فرایندها توسط اشخاص و بخش‌های مختلف سازمان ثبت و ضبط شوند. نرم افزار حسابدار خوب باید بتواند این اطلاعات را به صورت یکپارچه تدوین و جمع‌آوری کند و در هر زمان اطلاعات کلی را، درست و دقیق و کامل، در اختیار مدیران و سایر کاربران قرار دهد.
در یک نرم افزار حسابداری خوب فرایندهای حسابداری به صورت خودکار و تمام اتومات ثبت و یکپارچه میشوند و این امر باعث کاهش و حتی حذف خطاهای احتمالی میشود.
همراه با پیشرفت تکنولوژی، فروشندگان نرم افزار موفق شده اند که نرم افزارهای پیشرفته را با قیمت های پایین تر به بازار عرضه کنند. این نرم افزار برای شرکت های با مراحل رشد چندگانه مناسب است. بسیاری از ویژگی های بازار واسطه و نرم افزارهای پیشرفته نیاز هستند(از جمله سفارشی سازی پیشرفته و پایگاه داده های قابل فروش) حتی برای تجارت های کوچک زما نی که شعبه های مختلف تاسیس میکنند و یا از لحاظ سایز افزایش پیدا می کنند. به علاوه، با افزایش شرکت های خارجی و انجام کارهای کارمندان در منزل آنها، مشتریان بسیار کمتری نیاز دارند که با مکان های چندگانه ی متعدد ارتباط برقرار کنند. انتخاب آنها بکارگیری نرم افزار- به عنوان-یک- سرویس و یا سایر نرم افزارها هستند که که دسترسی مشابهی از موقعیت های چندگانه از طریق اینترنت را برای آنها فراهم می کند.
برنامه نویسی دفترداری نرم افزار- به عنوان-یک- سرویس(SaaS): با رویکرد سیستم های کامپیوتری سریعتر و یکپارچگی شبکه های کامپیوتری سازمان ها ظرفیت پرداخت برنامه های دفترداری را به صورت شارژ ماهانه، علاوه بر پرداخت هزینه ها به صورت یکجا دارند.
در لیست نرم افزارهای حسابداری ارزان قیمت،یکی از بزرگترین مزایای استفاده از سیستم های صورتحساب کامپیوتری توانایی گزارش دهی مشتریانی که پرداخت خود را انجام داده اند میباشد. گزارش زمانی به شما نشان می دهد چه کسی، به چه میزان و برای چه مدتی به شما بدهکار است. این کار به آسانی انجام می شود و شما میتوانید امور مالی خود را تحت کنترل درآورید. جهت به حداقل رساندن ضرر، شما میتوانید با مشتریانی که مبالغ را دیر پرداخت میکنند تماس بگیرید. یک گزارش مدت دار به شما نشان میدهد چه کسی به شما بدهکار است، به چه میزان و برای چه مدت. این کار بدون تلاش زیاد انجام میشود و شما میتوانید سرمایه ی خود را تحت کنترل درآورید. تجارتی که به خوبی اداره میشود به اطلاعات سریع و قابل اعتماد متکی است، و سیستم صورتحساب کامپیوتری این احتیاجات را به خوبی برآورده می کند
صورتحساب ها به راحتی گم شده و یا فراموش میشوند، بخصوص زمانی که بصورت دستی آماده شده باشند. آنها می توانند لابه لای ایمیل ها گم شوند و یا در یک سیستم دست نویس املای نادرست کلمات مورد استفاده قرار بگیرند. با یک بسته ی نرم افزاری حسابداری ، اطلاعات شما به صورت سازماندهی شده در یک جای مشخص قرار دارند و شما براحتی میتوانید آنها را مورد بازبینی قرار داده، مجددا چاپ کنید و در صورت بروز مشکل آنها را مجددا ارسال کنید. شما همیشه میتوانید صورتحساب ها را بر اساس نام، میزان و شماره ی صورتحساب ها جستجو کنید. ای کار بسیار سریع و آسان انجام میشود چرا که به محض ورود اطلاعات نرم افزار آنها را سازماندهی می کند.
از دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری در شرکت ها ،میتوان به صحت اطلاعات این نوع نرم افزارها اشاره کرد،سازمانهای بزرگ و کوچک باید گزارش دقیق سرمایه خود را داشته باشند. در شماری از موقعیت ها، ممکن است موارد قانونی در مورد برخی موارد و یا اسناد بایگانی شده دفترداری وجود داشته باشد. به صورت واضح، به حداقل رساندن خطاهای انسانی در هر امری مشکل میباشد، در حالی که برنامه ی دفترداری میتواند بخش هایی از نگهداری اطلاعات را که به روش های مختلف ممکن است موجب افزایش خطا شود به حداقل برساند. در نتیجه زمانی که شما دستورها را وارد می کنید، این پروژه ها مهمترین برآوردها را انجام میدهند، کمک هزینه ها را مبادله می کند و یا مبادلات مربوط به بودجه را که شما در زمان حفظ تجارت خود متحمل شده اید نگهداری می کند. بر خلاف تمامی بایگانی هایی که تنها از طریق کاغذ و یا ماشین های حسابگر انجام می شود، اجازه دهید برنامه ی دفترداری کارهای شما را کامپیوتری کرده و خطاها را به حداقل برساند.
