مدیریت امور مالی شرکت شما می تواند دشوار باشد ، به همین دلیل است که شما به نرم افزار حسابداری نیاز دارید تا به شما کمک کند پول خود را هنگام ورود و خروج از حساب های خود پیگیری کنید. برنامه های با کیفیت دارای چندین گزینه صرفه جویی در زمان هستند که زمان صرف شده برای وارد کردن داده ها به سیستم را کاهش می دهد. بسته به برنامه ای که دارید، نرم افزار حسابداری می تواند کارهایی مانند صدور صورتحساب مشتریان، ثبت پرداخت هایی که دریافت می کنید و پیگیری مطالبات سررسید گذشته را بسیار آسان تر و سریع تر انجام دهد.
با این حال، پیچیدگی نرم افزار می تواند بسته به فروشنده متفاوت باشد. در حالی که برخی از سیستم ها فقط اصول اولیه را ارائه می دهند و به شما امکان می دهند آنچه را که وارد و خارج می شود ضبط کنید، شرکت های دیگر ابزارهای پیشرفته تری را ارائه می دهند، کارهایی را که در غیر این صورت باید به صورت دستی انجام دهید، خودکارسازی می کنند؛ مانند انتقال روزانه داده ها از طریق فید بانک، تطبیق، و صورتحساب مکرر.
نرم افزار حسابداری آنلاین ، ابزاری است که به شما کمک می کند جریان پول شرکت خود را ثبت کنید و وضعیت مالی خود را بررسی کنید. با استفاده از آن می‌توانید تراکنش‌ها را ضبط کنید، گزارش‌ها را تولید کنید، مخاطبین مشتری و فروشنده را مدیریت کنید، سفارش‌های خرید ایجاد کنید، سطوح سهام را ردیابی کنید، مشتریان صورتحساب را دریافت کنید و مانده حساب‌ها را نظارت کنید
اکنون که با چیستی نرم افزار حسابداری و چرایی استفاده از آن آشنا شدید، مهم است که بدانید هنگام انتخاب یک سیستم به دنبال چه ابزارها و ویژگی هایی باشید. تقریباً تمام نرم افزارهای حسابداری آنلاین از حسابداری دوطرفه برای اطمینان از صحت و داشتن ویژگی های حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی، بانکی و گزارش استفاده می کنند. برخی نیز شامل مدیریت موجودی، مدیریت پروژه، ردیابی زمان و ابزارهای حقوق و دستمزد هستند، اگرچه این ویژگی‌ها معمولاً در برنامه‌های سطح بالاتر یا افزونه‌هایی هستند که هزینه اضافی دارند.در اینجا برخی از عناصر اصلی نرم افزار حسابداری آورده شده است.
حساب‌های دریافتنی: سیستم‌های نرم‌افزار حسابداری باید بتوانند صورت‌حساب‌ها را مدیریت کنند، بدهی‌های مشتریان و پرداخت‌هایشان را پیگیری کنند.
فرایند پرداخت: بسیاری از سیستم های حسابداری به مشتریان شما این امکان را می دهند که با کلیک بر روی دکمه ای بر روی صورتحساب الکترونیکی که برای آنها ارسال می کنید، صورتحساب های خود را به صورت آنلاین پرداخت کنند. مزایا برای صاحبان کسب و کار بسیار زیاد است، از جمله زمان کمتر کارکنان برای پردازش چک یا سپرده گذاری بانکی، امنیت بیشتر برای پرداخت ها و زمان پردازش سریع تر.
حساب های پرداختنی: هیچ کس پرداخت قبوض را دوست ندارد، اما پیگیری بدهی های شما برای هر کسب و کاری ضروری است. روشی که سیستم حسابداری شما به سمت خروجی وجوه شما رسیدگی می کند می تواند متفاوت باشد. در اینجا برخی از مفیدترین ویژگی های حساب های پرداختنی (A/P) آورده شده است.
سفارش‌های خرید: رسیدگی به خریدها و بدهی‌های شما یکی از وظایف اصلی نرم‌افزار حسابداری است، اما نحوه عملکرد آن می‌تواند متفاوت باشد، از تولید سفارش‌های خرید ساده تا دنبال کردن قیمت‌ها تا خرید و پرداخت.
یادداشت‌های اعتباری فروشنده: برای یک کسب‌وکار آسان است که همه آن اعتباراتی را که فروشندگان اغلب به عنوان پاداش یا بازپرداخت می‌دهند، از دست بدهد. با این حال، یادداشت های اعتباری به اندازه پول نقد ارزشمند هستند، بنابراین سیستمی که بتواند آنها را ردیابی کند به کاهش هزینه ها کمک می کند.
پرداخت خودکار: از زمان‌بندی پرداخت‌های بانکی و سپرده‌های مستقیم گرفته تا چاپ چک، بسیاری از ماژول‌های A/P می‌توانند فرآیندهای پرداخت شما را کاملاً خودکار کنند و از عقب نماندن شما اطمینان حاصل کنند.
فرم های مالیات: داشتن بانک اطلاعاتی می تواند در وقت شما صرفه جویی زیادی کند. این امر به ویژه در صورتی صادق است که سیستم حسابداری شما بتواند تمام داده های لازم را در فرم ها برای شما وارد کرده و آنها را به صورت الکترونیکی در بانک اطلاعاتی ثبت کند. پرداخت الکترونیکی مالیات و پر کردن فرم ها می تواند شما را از جریمه دیرکرد پرداخت ها دور نگه دارد.
ماژول‌های حقوق و دستمزد در برخی از سیستم‌های حسابداری بسیار پیچیده هستند و خدمات کامل حقوق و دستمزد را ارائه می‌کنند که همه چیز را از محاسبه ساعت و پردازش دستمزد گرفته تا پرداخت مالیات بر حقوق و دستمزد و کسر کار و... را انجام می‌دهد.
نرم افزار حسابداری باید نوعی پیوند به حساب بانکی شما داشته باشد ، که به شما امکان می دهد پرداخت های مستقیم انجام دهید و داده های آنی را از بانک به سیستم حسابداری وارد کنید. برخی از نرم افزارها می توانند بسیار بیشتر از این پیش بروند. همانند نرم افزار های ERP شرکت راهکار نوین سیاق که متنوع ترین سبد محصولات نرم افزاری کشور را دارا می باشد.
اگر بیش از یک حساب بانکی دارید، نرم افزار که بتواند همه آنها را ردیابی کرده و آنها را تطبیق دهد ضروری است. مطمئن شوید که برنامه شما شامل یک تابع دفتر کل و تطبیق دفترچه چک است.به صورت کلی نرم افزار حسابداری به دو زیر سیستم نرم افزار حسابداری شرکتی و نرم افزار حسابداری فروشگاهی ساده دسته بندی میشود.
آماده سازی سپرده بانکی: این روزها، بسته حسابداری که نمی تواند راه اندازی سپرده های الکترونیکی اولیه را انجام دهد، بی سابقه است، اما باید بررسی کنید که چه نوع پرداخت های الکترونیکی را می تواند انجام دهد.
رسیدگی به چک: اگر پرداخت‌های زیادی با چک انجام می‌دهید، سیستمی که بتواند چک‌های شما را چاپ و پردازش کند، در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند. مراقب سایر ویژگی‌ها نیز باشید، مانند ابطال چک و اعلان پرداخت چک تکراری.
اساسی ترین کارکردهای نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک عبارتند از:
همگام سازی بانک و کارت اعتباری
حساب های پرداختنی
حساب های دریافتنی
جمع آوری پرداخت آنلاین از مشتریان
تهیه صورت‌های مالی اساسی ، مانند صورت‌های سود و زیان ، ترازنامه‌ها و صورت‌های جریان نقدی
دسترسی کاربر برای حسابداران یا متخصصان مالیاتی
نرم افزار حسابداری برای یک کسب و کار کوچک چه می کند؟
نرم افزار حسابداری با اجازه دادن به کاربران برای همگام سازی حساب های بانکی تجاری و کارت های اعتباری خود با نرم افزار، زمان صرف شده برای ورود داده ها را کاهش می دهد. پس از همگام سازی، تراکنش ها وارد نرم افزار حسابداری می شوند، جایی که می توان آنها را به حساب های مختلف دسته بندی کرد. در حالی که استفاده از اکثر نرم افزارهای حسابداری آسان است، برای اطمینان از تهیه صحیح گزارش های مالی به درک کلی اصول حسابداری نیاز است. به همین دلیل، بسیاری از کسب و کارها، حسابداران را برای نگهداری یا بازبینی دفاتر خود استخدام می کنند. نرم افزار حسابداری آنلاین و همچنین نرم افزار حسابداری ابری این امکان را برای کسب و کارها فراهم می کند که صاحبان کسب و کار در هر زمان و در هر مکان به حساب های خود دسترسی داشته باشند.این امر تاثیر مستقیم بر قیمت نرم افزار حسابداری آنلاین دارد.
علاوه بر مجموعه ای از ویژگی های موجود در نرم افزار حسابداری، کیفیت و کمیت گزارش هایی که سیستم می تواند تولید کند بسیار متفاوت است. برخی از سیستم‌ها طیف وسیعی از گزینه‌های گزارش‌دهی را با دسته‌های تقریباً نامحدود ارائه می‌دهند. دیگران فقط گزارش های اولیه را ارائه می دهند: پول در داخل و خارج. در اینجا برخی از گزینه های بهتر وجود دارد.
سیستم حسابداری باید بتواند گزارش های مرسوم مورد استفاده در تجارت را تولید کند، از جمله صورت های درآمد (سود و زیان)، ترازنامه (دارایی ها و بدهی ها)، صورت های جریان نقدی، حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی و خلاصه حقوق و دستمزد.
سیستمی که گزینه های گزارش دهی قابل تنظیم را فعال می کند به شما امکان می دهد هر گزارشی را که انتخاب می کنید ایجاد و جمع آوری کنید. به دنبال سیستمی باشید که به شما امکان می‌دهد به راحتی ستون‌ها را در گزارش‌های استاندارد اضافه یا حذف کنید، اندازه عرض ستون‌ها را تغییر دهید، و گزارش‌های سفارشی را به خاطر بسپارید تا بتواند در آینده آنها را تکرار کند.
تفسیر فهرست‌های طولانی اعداد ممکن است دشوار باشد، بنابراین نرم‌افزاری که می‌تواند داده‌ها را به اشکال تصویری مانند نمودار دایره‌ای و میله‌ای ترجمه کند، می‌تواند به شما کمک کند بفهمید پولتان به کجا می‌رود. برای مقایسه آسان، به دنبال قابلیت های کدگذاری رنگ و امکان نمایش سال های گذشته در همان نمودار باشید.
همه گزارش‌ها برای کمک به شناسایی روندها خوب و مناسب هستند، اما سیستمی که می‌تواند داده‌ها را تفسیر کند، تحلیل‌های آماری انجام دهد و پیش‌بینی‌ها را تولید کند، می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری مالی بر اساس حقایق و نه حدس و گمان کمک کند. به دنبال سیستم هایی باشید که شامل بودجه بندی، تخمین و سایر عملکردهای هزینه هستند.
اگر چندین کسب‌وکار دارید، سیستمی که می‌تواند جنبه‌های مالی خاصی را با هم ترکیب کند، می‌تواند چشم‌انداز بهتری از کل مجموعه شما به شما بدهد، نه اینکه شما را از روی گزارش‌های فردی تخمین بزند.
منبع :
