تعریف ساده: دفتر روزنامه، دفتری است که حسابداران رویدادهای مالی واحد تجاری را به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌کنند. این دفتر، اولین جایی است که معاملات و تراکنش‌های مالی در آن ثبت می‌شوند.
دفتر روزنامه یا به عبارتی دفتر روزنامه عمومی یک دفتر رسمی و قانونی برای ثبت فعالیت های مالی می باشد. همه رویداد های مالی و معاملات مالی در شرکت با رعایت تاریخ وقوع در این دفتر درج می شود. درمیان دفاتر حسابداری، دفتر کل و دفتر روزنامه از دفاتر رسمی و قانونی می باشند. همانطور که می دانید و دفتر روزنامه از دفاتر رسمی و قانونی می باشند. همانطور که می دانید دفتر معین و دفاتر تامین، تکمیلی و کمکی محسوب می گردند.
در ابتدای کار شرکت که از نرم افزار حسابداری شرکتی استفاده میکند ، در اداره ثبت شرکت ها ثبت می شود. هر ساله دفتر کل و دفتر روزنامه برای ثبت رویداد های مالی تهیه می شوند. بر اساس نیاز شرکت ، تمامی حساب ها در این دفاتر درج می شوند. استفاده از دفتر روزنامه به عنوان یک دفتر رسمی و قانونی و مبنای سازمان دارایی کل کشور برای رسیدگی مالیاتی الزامی است. به این دفاتر، دفاتر قانونی مالیاتی گفته می شود. به همراه این دفاتر ، دسته فاکتور، روکش اسناد، کاردکس کالا و اظهارنامه های شرکت به اداره دارایی تسلیم می شود.
دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت میکند در آن دفتر ثبت نماید.
رویدادهای مالی پس از ثبت در دفتر روزنامه، به دفتر کل انتقال داده می‌شوند. در دفتر کل، اطلاعات هر حساب به صورت جداگانه ثبت می گردد، مانند حساب موجودی نقد و بانک، حسابهای دریافتنی تجاری، حسابهای پرداختنی تجاری و …
هر برگ از دفتر روزنامه حداقل شامل ستون های شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح (نام حساب و شرح خلاصه‌ای از رویداد مالی)، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار می‌باشد.
دفتر روزنامه انواع مختلفــی دارد:
دفتر روزنامه ای را که کلیۀ معاملات و عملیات مالی در آن ثبت میشــود، دفتــر روزنامه عمومی می نامند.
دفتر روزنامه ای که در آن فقط یک نوع خاص از رویدادهای مالی ثبت میشود، دفتر روزنامۀ اختصاصی خوانده میشود، مثل دفتر روزنامــۀ خرید، دفتر روزنامۀ فروش، دفتر روزنامۀ پرداخت های نقدی و دفتر روزنامۀ دریافت های نقدی.
در دفتر روزنامه عمومی، کلیۀ معاملات و عملیات مالی مؤسســه به ترتیب تاریخ ثبت میشــود. بر اســاس ماده 7 قانون تجــارت، دفتر روزنامه دفتری اســت که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون و داد و ســتد تجارتــی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی) و به طور کلی تمام واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت میکند در آن ثبت نماید.
آرتيكل عبارتست از ثبت يك فعاليت مالي در دفتر روزنامه
انواع آرتیکل به دو نوع تقسیم می گردد:
آرتيكل ساده
آرتيكل مركب
در صورتي كه در نتيجه انجام يك فعاليت مالي، يك حساب بدهكار و يك حساب بستانكار گردد ثبت مربوط را آرتيكل ساده مي گويند.
در صورتي كه در نتيجه انجام يك فعاليت مالي، بيش از يك حساب بدهكار و يا بيش از يك حساب بستانكار شود ثبت مربوط را آرتيكل مركب مي گويند.
دفتر كل عبارتست از دفتري كه حسابها پس از طبقه بندي، به طور جداگانه در آن نگهداري مي شوند. اين حسابها ممكن است به‌صورت صفحات يك دفتر و يا به صورت كارتها و اوراق آزاد باشد. البته طبق قانون تجارت ايران، استفاده از كارت به عنوان دفتر كل مجاز نيست.
- جدا کردن یک یا چند برگ از دفتر روزنامه و از بین بردن پلمپ دفاتر ممنوع است.
- تمامی رویدادهای مالی می بایست بلافاصله بعد از ثبت سند در دفتر روزنامه ثبت شوند.
- ثبت اطلاعات در دفتر روزنامه با وسایل نوشتاری که قابل پاک شدن باشند (مانند مداد و...) ممنوع است.
- تراشیدن، پاک کردن و یا محو کردن قسمتی از مندرجات دفتر روزنامه ممنوع است.
- خالی گذاشتن صفحه ای یا بخش زیادی از یک صفحه از دفتر روزنامه ممنوع است.
استفاده از نرم افزار حسابداری به جای دفاتر کاغذی
شرکت‌هایی که از یک نرم افزار حسابداری آنلاین استفاده می کنند می توانند به جای ثبت رویدادهای مالی در دفاتر کاغذی از جمله دفتر روزنامه، نرم افزار حسابداری خود را به اداره دارایی ارائه دهند. در این حالت به جای این‌که اطلاعات را به صورت مستمر در دفتر روزنامه ثبت کنید، می‌توانید تنها به یک بار ثبت رویدادهای مالی اکتفا کرده و در هنگام ارائه گزارشات دارایی خروجی های مورد نظر را از نرم افزار حسابداری خود دریافت نمایید.
منبع :
