عبارت است از وجه معینی که از محل وجوه شرکت بر اساس اعتبارات ابلاغی از طرف مدیر امور مالی یا نماینده وی با تایید مدیرعامل یا مقامات مجاز از طرف وی برای انجام برخی هزینه ها در اختیار واحدها یا کارپردازان (ماموران خرید) شرکت یا مامورانی که مجاز به دریافت تنخواه گردان می باشند قرار می گیرد تا بتدریج که هزینه های مربوطه انجام پذیرد اسناد هزینه را بصورت هفتگی تحویل و مجددا وجه دریافت دارند.
تنخواه مبلغی است که در یک حساب که این حساب به ثبت حسابداری شرکتی به کمک نرم افزار حسابداری آنلاین،رسیده باشد، قرار می گیرد. فردی که حساب تنخواه در اختیار او قرار می گیرد، تنخواه گردان نام دارد. این فرد باید فردی مطمئن و صادق و مورد تایید هیئت مدیره شرکت باشد. همچنین هر هزینه ای که توسط این فرد از حساب تنخواه انجام می شود، باید با سندهای رسمی و واضح به حسابداری شرکت تحویل داده شود.
این اسناد باید به طور کامل با ثبت زمان و هزینه در دفتر بایگانی باشد و سپس این اسناد باید توسط مدیر حسابداری و مدیر تنخواه امضا شوند و در بایگانی شرکت در حساب تنخواه ذخیره شوند. این امور می توانند اعم از هزینه‌ای مانند ارتباط با سایر شرکت‌ها باشند یا کرایه ماشین و هر هزینه دیگری که باید از حساب تنخواه انجام شود را می تواند شامل شود. تمام هزینه‌هایی که از حساب تنخواه انجام می شود، هزینه های نقدی می باشند. به همین دلیل عدم دقت در آن می تواند خسارت های مالی زیادی را به شرکت وارد نماید.
فردی است که تنخواه به او داده می شود و نسبت به تسویه آن، مسئول است. دارنده این وجوه، مجاز به دریافت وجه از دیگران نیست. همه عملیات مالی تنخواه گردان در زمان واریز هزینه های انجام شده، در حساب ها ثبت می شود. او پاسخ گوی نهایی وجوه دریافتی است.
این افراد، معمولا کارپردازان یا ماموران خرید مستقر در سازمان و شرکت و پروژه ها یا فروشگاه هایی که از نرم افزار حسابداری فروشگاهی استفاده میکنند،بوده که مجاز به دریافت وجه نقد از صندق به منظور تخصیص منابع ریالی به رویداد های مالی هستند. این افراد معمولا از مستخدمین رسمی شرکت بوده و مدرک تحصیلی دیپلم داشته و صلاحیت و توانایی لازم را در تخصیص وجوه نقد به افراد واجد شرایط به منظور خرید کالا و خدمات دارند. ۲ سال سابقه کارپردازی، معمولا پیش نیاز ورود به این عرصه می باشد.
به واحدها یا ماموران خرید (کارپردازان) مستقر در پروژه ها که مجاز به دریافت تنخواه گردان می باشند، اطلاق می شود. واحدهای مجاز با پیشنهاد مدیر امور مالی و تایید مدیرعامل یا قائم مقام وی در شرکت تعیین می گردند.
شرایط اشخاص تنخواه دار :
1- از بین مستخدمین رسمی شرکت باشد.
2- دارای حداقل مدرک تحصیلی دیپلم باشد.
3- دارای صلاحیت و توانایی لازم برای انجام وظایف مربوطه باشد.
4- حداقل 2 سال تجربه کار مفید در زمینه کارپردازی داشته باشد.
1- اخذ اعتبار لازم جهت انجام هزینه مورد نظر.
2- انجام هزینه پس از صدور دستور از سوی مقام مجاز تشخیص و حواله.
3- اخذ مستندات مؤید انجام هزینه از قبیل فاکتور خرید، استعلام بهاء، قبض انبار و... .
4- گواهی انجام کار یا رسید تحویل کالا از واحد درخواست کننده.
5- تهیه و تنظیم سند هزینه، تخصیص و تعیین مرکز هزینه مربوطه.
6- تحویل اسناد هزینه به امور مالی بصورت هفتگی.
7- پیگیری لازم جهت دریافت یا ترمیم تنخواه.
8- ثبت تنخواه دریافتی، اسناد و هزینه ها در دفتر تنخواه با رعایت ترتیب وقوع عملیات دریافت و پرداخت.
9- واریز وجوه تنخواه مصرف نشده در پایان سال مالی به حساب جاری تعیین شده از سوی امور مالی.
10- تنظیم صورتجلسه تسویه تنخواه گردان با امور مالی.
11- تهیه صورت مغایرت بانکی برای حساب تنخواه گردان در پایان هر ماه، پیگیری و رفع اقلام باز احتمالی و ارسال یک نسخه از صورت مغایرت در پایان هر ماه به امور مالی.
12- الزام پرداخت هزینه ها صرفا به وسیله چک در واحدهای مجاز تنخواه دار (در صورت لزوم مسئولین می توانند همانند سایر اشخاص تنخواه دار با رعایت ضوابط این دستورالعمل از امور مالی تنخواه نقدی دریافت نمایند).
13- خودداری از واریز وجوه غیرمرتبط با تنخواه به حساب بانکی تنخواه گردان.
14- خودداری از پرداخت وجوه غیرمرتبط با تنخواه از حساب بانکی تنخواه گردان (وام، مساعده، علی الحساب)
تنخواه گردان حسابداری که در انگلیسی با عبارت (Imprest Funds) شناخته می شود مقداری وجه نقد است که برای سهولت در کار و انجام امور روزمره و پرداخت هزینه های جزئی شرکت ها و موسسات نگهداری می شود. این وجه تنخواه یا همان تنخواه گردان است که به یکی از پرسنل شرکت تحویل داده می شود. این شخص که معمولا مامور خرید شرکت یا موسسه مورد نظر است موظف است همه مدارک مثبته مبنی بر پرداخت که به صورت رسید، فاکتور یا قبض مربوطه را نزد خود نگه دارد.
حتی اگر هزینه بسیار اندکی هم پرداخت می شود وی باید مدارک آن را نزد خود نگه دارد، چرا که در پایان دوره مالی همین هزینه های جزئی در تعداد بالا با هم دیگر جمع می شوند و هزینه زیادی را تشکیل می دهند. همه هزینه هایی که توسط تنخواه گردان از حساب تنخواه انجام می شود باید با اسناد واضح و رسمی به حسابداری مجموعه تحویل داده شود. اسناد آن هم باید ثبت زمان پرداخت و هزینه پرداختی همراه باشند.
رسیدهای تنخواه بعد از ثبت و تحویل به حسابداری باید توسط مدیریت بخش حسابداری و مدیر تنخواه امضا شود و بهتر است در بایگانی شرکت در بخش حساب تنخواه نگهداری شود.به یاد داشته باشید که تنخواه باید در حسابی قرار بگیرد که به ثبت حسابداری شرکتی رسیده باشد.
تنخواه دار باید فردی مورد اعتماد و صادق باشد و بهتر است مورد تایید هیئت مدیره مجموعه نیز قرار گرفته باشد. نکته مهم در مورد تنخواه این است که منابع مالی موجود در حساب تنخواه تنها باید برای امورات مالی مربوط به شرکت مورد استفاده قرار گیرد و به هیچ وجه نباید برای منافع شخصی از آن استفاده کرد. معمولا در موسسات و شرکت های بزرگ شغل تنخواه دار یک شغل بسیار مهم و حساس شناخته می شود.
تا اینجا به بررسی تنخواه و تنخواه گردان پرداختیم،در ادامه اهداف اصلی از ایجاد حساب تنخواه گردان را بررسی میکنیم.
اهداف از تنخواه در حسابداری شامل این 3 مورد است:
پرداخت آسان و سریع هزینه ها: با استفاده از تنخواه هزینه های جاری و جزئی شرکت با سرعت و دقت بیشتری انجام می شود، اما فقط همین نیست، در برخی شرایط می توان از تنخواه برای پرداخت هزینه های مهم و ضروری که امکان دسترسی به امکانات بانکی برای پرداخت آن ها وجود ندارد استفاده کرد.
کاهش حجم عملیات های حسابداری: استفاده از تنخواه برای پرداخت باعث کاهش حجم عملیات های پرداخت و در پی آن کاهش حجم عملیات حسابداری در یک مجموعه می شود. هر چه پرداخت های یک شرکت به سمت پرداخت های بانکی یا صندوق شرکت پیش برود سرعت در پرداخت کاهش پیدا می کند و عملیات حسابداری را در شرکت طولانی تر و پیچیده تر می کند، اما پرداخت بخشی از هزینه ها با استفاده از تنخواه برای پرداخت از این فشار می کاهد.
کنترل وجوه نقد مجموعه: کنترل وجود نقد برای هزینه های جزئی و نقدی شرکت، خود امری مهم است که مدیریت آن با استفاده از حساب تنخواه گردان بسیار آسان می شود.
