ابزار هوش مصنوعی برای حسابداری به یکی از ارکان تحول دیجیتال در دنیای مالی تبدیل شده است. امروزه حسابداران حرفهای با بهرهگیری از هوش مصنوعی حسابداری میتوانند وظایف تکراری را خودکار کرده، دقت گزارشها را بالا ببرند و زمان بیشتری را صرف تحلیل و تصمیمگیری کنند. در این مقاله بهعنوان یک حسابدار مجرب، بهصورت جامع و عمیق به مقایسه بهترین ابزارهای هوش مصنوعی برای حسابداری میپردازیم. این نرمافزارهای هوش مصنوعی مالی چه عمومی و چه تخصصی، میتوانند در حوزههایی مانند ورود دادهها, تهیه گزارشهای مالی, کمک به حسابرسی و پیشبینیهای مالی نقش بسزایی داشته باشند. با ما همراه باشید تا با این ابزارها، مزایا و معایب هر یک، مدل قیمتگذاری (رایگان یا اشتراکی) و کاربردهایشان در سناریوهای مختلف حسابداری آشنا شوید.
پیشرفت فناوری هوش مصنوعی، مسیر حسابداری را دستخوش تغییر کرده است. ابزارهای هوش مصنوعی برای حسابداری قادرند وظایف زمانبر و مستعد خطا را با سرعت و دقت انجام دهند. برای مثال، هوش مصنوعی حسابداری میتواند صدها فاکتور و رسید را در زمانی کوتاه ثبت و طبقهبندی کند، در حالی که انجام همین کار توسط نیروی انسانی ساعتها یا روزها زمان میبرد. مزایای بهکارگیری این ابزارها شامل کاهش خطاهای انسانی، صرفهجویی در زمان، بهبود صحت گزارشها و آزاد شدن وقت حسابداران برای امور راهبردیتر است.
همچنین نرمافزارهای هوش مصنوعی مالی میتوانند با تحلیل دادههای انبوه مالی، الگوهای پنهان را شناسایی کرده و در کشف تقلب یا ارائه بینشهای لحظهای به مدیران مالی کمک کنند. در مقابل، چالشهایی نظیر نیاز به نظارت بر خروجیهای سیستم، اطمینان از حریم خصوصی دادهها و هزینههای پیادهسازی نیز وجود دارد. با این حال، روند کلی صنعت نشان میدهد که هوش مصنوعی به تدریج به جزئی جداییناپذیر از حسابداری تبدیل میشود و حتی نرمافزارهای حسابداری سنتی مانند QuickBooks ،Xero و Sage نیز با افزودن قابلیتهای هوش مصنوعی، تجربه کاربری بهتری ارائه میدهند.
در ادامه، بهترین ابزارهای هوش مصنوعی را که بهصورت جهانی در دسترس هستند و برای کاربردهای مختلف حسابداری مفیدند، به دو بخش تقسیم کردهایم: ابزارهای عمومی همهمنظوره و ابزارهای تخصصی حوزه حسابداری. در هر بخش، به معرفی هر ابزار هوش مصنوعی حسابداری، مزایا و معایب کلیدی، نوع خدمات (رایگان یا اشتراکی بودن) و زمینههای کاربرد آن خواهیم پرداخت.
در این بخش به ابزارهایی میپردازیم که هرچند به طور خاص برای حسابداری ساخته نشدهاند، اما به دلیل تواناییهای گسترده خود میتوانند به شکل موثری در امور حسابداری مورد استفاده قرار گیرند. این ابزارهای هوش مصنوعی برای حسابداری شامل مدلهای زبانی و دستیاران مجازی قدرتمندی هستند که برای طیف وسیعی از وظایف مالی و اداری قابل بهرهبرداریاند.
ابزار هوش مصنوعی ChatGPT (چتجیپیتی) یک مدل زبان بزرگ مبتنی بر هوش مصنوعی است که توسط شرکت OpenAI توسعه یافته است. این ابزار به دلیل توانایی درک و تولید زبان طبیعی، به عنوان یک ابزار هوش مصنوعی برای حسابداری همهکاره شناخته میشود. حسابداران میتوانند از ChatGPT برای انجام کارهای متنوعی بهره ببرند: از پرسیدن سوالات پیچیده مالی و دریافت توضیحات ساده گرفته تا تهیه پیشنویس ایمیلهای حرفهای به مشتریان یا نوشتن گزارش توضیحی برای صورتهای مالی. برای مثال، اگر حسابداری بخواهد مفاهیم استاندارد جدید حسابداری را خلاصه کند یا تفاوت بین دو رویه مالی را توضیح دهد، ChatGPT میتواند در چند ثانیه پاسخی منسجم و قابل فهم ارائه دهد.
مزایا: مهمترین مزیت ChatGPT، همهمنظوره بودن و انعطافپذیری آن است. این ابزار قادر است خود را با نیاز کاربر وفق دهد؛ به این معنی که میتواند هم به سوالات فنی حسابداری (مانند تفسیر استانداردهای گزارشگری مالی) پاسخ دهد و هم وظایفی مانند نگارش متن برای یادداشتهای همراه صورتهای مالی را انجام دهد. ChatGPT با پشتیبانی از زبانهای متعدد (از جمله فارسی) به حسابداران اجازه میدهد که حتی گزارشها یا نامههای خود را به زبان انگلیسی یا سایر زبانها تهیه و سپس ترجمهای روان دریافت کنند.
از دیگر مزایای آن قابلیت یادگیری از گفتگوهای قبلی است؛ بدین ترتیب اگر در یک رشتهگفتگو باChatGPT جزئیات شرکت یا مسئله خاصی را مطرح کنید، پاسخهای بعدی با در نظر گرفتن همان زمینه ارائه میشود. این ویژگی خصوصاً در پروژههای طولانی حسابرسی یا مالی مفید است که ChatGPT میتواند اطلاعات قبلی را به خاطر بسپارد و هر بار از نو توضیح نخواهد.
معایب: با وجود توانمندیهای گسترده، ChatGPT بدون محدودیت نیست. اولین چالش، احتمال ارائه اطلاعات نادرست یا قدیمی است. مدلهای زبانی همچون ChatGPT دانشی مبتنی بر دادههای آموزشی خود دارند و لزوماً همیشه بهروز نیستند؛ بنابراین ممکن است در پاسخ به پرسشهایی درباره قوانین مالیاتی یا استانداردهای جدید حسابداری دچار اشتباه شوند یا پاسخهایی تاریخگذشته بدهند.
به علاوه، ChatGPT تضمینی برای صحت قطعی محاسبات عددی یا استدلالهای مالی ندارد و پاسخهای آن نیازمند بررسی و تأیید توسط حسابدار انسانی است. چالش دیگر، ملاحظات امنیت و حریم خصوصی است؛ استفاده از ChatGPT برای دادههای حساس مالی (مثلاً اطلاعات مالی محرمانه شرکت) نیازمند احتیاط است، زیرا نسخههای عمومی این ابزار، دادههای ورودی را برای بهبود مدل ذخیره میکنند. هرچند راهکارهای سازمانی مانند ChatGPT Enterprise یا استقرار مدل بر روی سرورهای خصوصی میتواند این نگرانی را کاهش دهد.
همچنین برای گرفتن بهترین نتیجه، کاربر باید مهارت طراحی پرسش (Prompt) مناسب را داشته باشد؛ گاهی یک پرسش مبهم یا کلی، جواب دقیق و کاربردی به همراه نخواهد داشت و این به عنوان یک منحنی یادگیری در کار با ChatGPT مطرح است.
قیمت و دسترسی: ChatGPT در دو نسخه رایگان و پولی عرضه میشود. نسخه رایگان آن با مدل زبانی پایه (GPT-3.5) در دسترس است که بسیاری از وظایف عمومی را به خوبی انجام میدهد. اما برای بهرهگیری از قویترین مدل (GPT-4) و دسترسی پایدارتر، اشتراک ماهانه ChatGPT Plus با هزینه حدود ۲۰ دلار در ماه ارائه شده است. سازمانها و تیمها نیز میتوانند از طرحهای تجاری (ChatGPT for Teams or Enterprise) استفاده کنند که با هزینه بالاتر، امکاناتی مانند امنیت داده بهبودیافته و عملکرد بهتر را فراهم میکند. با توجه به انعطاف ChatGPT، این هزینه برای بسیاری از شرکتها مقرونبهصرفه است، چرا که میتواند نقش یک دستیار چندکاره را ایفا کند.
کاربردها در حسابداری: ChatGPT عملاً میتواند در تمامی حوزههای حسابداری نقش کمککننده داشته باشد. برای ورود دادهها و تهیه مستندات، میتوان از آن خواست تا فرمولهای پیچیده اکسل را بنویسد یا کد برنامهنویسی سادهای جهت تبدیل و پاکسازی دادههای مالی تهیه کند.
در گزارشگری مالی، ChatGPT قادر است بندهای توضیحی صورتهای مالی یا یادداشتهای همراه را بر اساس اطلاعات ورودی شما تنظیم کند. در حسابرسی، میتوان از آن به عنوان یک مشاور سریع استفاده کرد؛ مثلاً سوالاتی درباره روشهای نمونهگیری، آییننامههای کنترل داخلی یا حتی چکلیستهای حسابرسی پرسید. هرچند ChatGPT به دادههای داخلی شرکت شما دسترسی ندارد، اما میتواند در تهیه برنامه حسابرسی یا تفسیر نکات استانداردهای حسابرسی یاریرسان باشد.
در زمینه پیشبینی و بودجهریزی نیز اگرچه ChatGPT خود یک ابزار تحلیلی عددی نیست، اما میتواند به تنظیم مفروضات سناریوهای مالی، توضیح نتایج مدلهای پیشبینی و حتی شناسایی عوامل کیفی مؤثر بر پیشبینی کمک کند. به طور خلاصه، ChatGPT به عنوان یک هوش مصنوعی حسابداری عمومی، مانند یک همکار همهفنحریف عمل میکند که هر جا دانش و تولید محتوا به زبان طبیعی نیاز باشد، حضور دارد.
ابزار هوش مصنوعی Google Bard که جدیدترین نسخه آن با نام Google Gemini معرفی شده است، پاسخ گوگل به ابزارهایی مانند ChatGPT است. Bard یک دستیار هوش مصنوعی گفتگومحور است که بر مدلهای زبانی پیشرفته Google متکی است. این ابزار به صورت رایگان از طریق حساب گوگل در دسترس بوده و با بهروزرسانی Gemini در سال ۲۰۲۵، قابلیتها و هوشمندی آن به طور چشمگیری افزایش یافته است. برای حسابداران، Google Bard (Gemini) میتواند بسیاری از وظایف مشابه ChatGPT را انجام دهد و علاوه بر آن، به دلیل یکپارچگی با اکوسیستم گوگل، امکانات ویژهای را ارائه کند.
مزایا: یکی از مزیتهای کلیدی Bard، دسترسی به اطلاعات بهروز وب است. بر خلاف بسیاری از مدلهای مشابه، Bard میتواند در صورت نیاز به اینترنت متصل شده و مثلاً آخرین تغییرات قوانین مالیاتی یا اخبار مالی روز را جستجو کرده و در اختیار کاربر بگذارد. این ویژگی برای حسابداران مالیاتی یا مدیران مالی که نیازمند اطلاعات لحظهای هستند بسیار ارزشمند است.
همچنین Bard/Gemini با سرویسهای Google Workspace (مانند Google Docs, Sheets, Gmail) در حال یکپارچه شدن است. به عنوان مثال، دستیار Duet AI در Google Sheets و Docs که بر پایه همان فناوری Gemini کار میکند، میتواند به حسابداران در نوشتن پیشنویس گزارشها یا تحلیل دادههای مالی در صفحات گسترده کمک کند. مزیت دیگر Bard توانایی بالای آن در پردازش زبان فارسی و سایر زبانهاست؛ گوگل به خاطر سالها پردازش زبان طبیعی در سرویسهای خود، درک عمیقی از زبانهای مختلف دارد و میتواند متون مالی را با دقت مناسبی ترجمه یا خلاصه کند. علاوه بر این، رابط کاربری Bard بسیار ساده و در دسترس است؛ هر کسی با یک اکانت گوگل میتواند گفتگو با آن را آغاز کند و نیازی به تنظیمات پیچیده نیست.
معایب: با اینکه Google Bard/Gemini قدرتمند است، اما چند چالش نیز در استفاده از آن وجود دارد. نخست آنکه در برخی موارد کیفیت پاسخهای تخصصی مالی Bard به اندازهChatGPT (مخصوصاً نسخه GPT-4) نیست؛ کاربران حرفهای گزارش دادهاند که Bard گاهی در استدلالهای پیچیده حسابداری یا حل مسائل چندمرحلهای دچار خطا میشود. این ممکن است به خاطر تمرکز Bard بر کاربرد عمومیتر و یا محافظهکاری مدل در ارائه جوابهای دقیق باشد. همچنین برای استفاده کامل از امکانات Bard در محیط کاری (مثل یکپارچگی آن با اسناد Google)، ممکن است نیاز به زیرساختهای Google Workspace Enterprise باشد که سازمانها باید تهیه کنند.
محدودیت دیگر بحث حریم خصوصی دادهها است؛ باید توجه داشت که اگرچه Bard نیز مانندChatGPT داده ورودی کاربر را ذخیره میکند تا خدمات بهتری ارائه دهد، اما گوگل گزینههایی برای عدم ذخیره تاریخچه مکالمات هم فراهم کرده است. نهایتاً Bard در حال توسعه مستمر است و ممکن است برخی ویژگیهای پیشرفته (مانند توانایی برنامهنویسی یا اتصال به ابزارهای شخص ثالث) به اندازه رقبایی مثل ChatGPT گسترده نباشد، هرچند شکافها به سرعت در حال پر شدن است.
قیمت و دسترسی: Google Bard در حال حاضر یک سرویس رایگان است و هر کاربری با ورود به وبسایت Bard یا اپلیکیشن مربوطه میتواند از آن استفاده کند. گوگل با معرفی Gemini ممکن است نسخههای پیشرفتهتری را برای کسبوکارها ارائه دهد اما به طور کلی استراتژی گوگل بر این بوده که دستیار هوش مصنوعیاش را برای عموم در دسترس بگذارد و در عوض، از طریق افزایش کاربران سرویسهای خود سود غیرمستقیم ببرد. بنابراین در کوتاهمدت، Bard/Gemini یک ابزار بدون هزینه برای حسابداران است.
این موضوع به ویژه برای کسانی که مایل نیستند بابت اشتراک ماهانه هزینه کنند، جذاب خواهد بود. البته باید در نظر داشت که برای بهرهگیری از ادغام عمیق Bard با Google Workspace (مثلاً استفاده از Duet AI در تحلیل خودکار دادههای مالی شرکت)، احتمالاً سازمانها نیاز به پلانهای تجاریGoogle خواهند داشت که هزینهبر است.
کاربردها در حسابداری: Google Bard میتواند دستیار روزمره یک حسابدار باشد. در زمینه پژوهش و مشاوره مالی، به سرعت جدیدترین مقررات یا مقالات مالی را پیدا کرده و خلاصه میکند؛ فرض کنید در مورد یک استاندارد IFRS تازه میخواهید بدانید، Bard میتواند توضیحات اولیه را فراهم کند. برای مکاتبات و گزارشنویسی، Bard به شما در تهیه پیشنویس نامههای اداری، یادداشتهای توضیحی یا حتی تهیه چکلیستهای مالی کمک میکند.
اگر از Gmail یا Docs استفاده میکنید, دستیار هوشمند گوگل میتواند مستقیماً در همان محیط ایمیل یا سند فعال شده و مثلاً براساس چند نکته کلیدی شما، یک گزارش مالی یا ایمیل پیگیری مطالبات را تنظیم کند. در تحلیل دادهها نیز Bard/Gemini میتواند به عنوان یک راهنما برای Google Sheets عمل کند؛ به طور مثال اگر دادههای فروش و هزینه را در یک Sheet دارید، میتوانید از Bard بپرسید «روند سود ماهانه چگونه بوده است؟» و او با تحلیل دادهها (از طریق افزونههای در حال توسعه)، پاسخ متنی یا حتی نمودار ارائه خواهد داد. این نوع کاربرد، حسابداران را قادر میسازد به شکل محاورهای از دادههای عددی خود بینش بگیرند.
در امور حسابرسی داخلی یا کنترل مالی، Bard میتواند چکلیستهای کنترل را مرور کرده و نکات تکمیلی پیشنهاد دهد یا ریسکهای بالقوه را (بر اساس دانش عمومی خود) گوشزد کند. هرچند نباید انتظار داشت Bard به سیستمهای مالی شرکت وصل شود، اما به عنوان مغز متفکر کمکی که همیشه در کنار شماست، میتواند خلاقیت و سرعت عمل تیم مالی را افزایش دهد.
ابزار هوش مصنوعی Microsoft 365 Copilot یک دستیار مبتنی بر هوش مصنوعی است که در مجموعه نرمافزارهای آفیس (Office) مایکروسافت تعبیه شده و با استفاده از مدلهای زبانی قدرتمند (مانندGPT-4) به کاربران در انجام وظایف کمک میکند. حسابداران بخش زیادی از کار خود را در نرمافزارهایی چون Excel ،Word Outlook و PowerPoint میگذرانند. Copilot دقیقاً در همین محیطهای آشنا ظاهر میشود تا به ابزار هوش مصنوعی برای حسابداری تبدیل شود که بدون نیاز به تغییر نرمافزار، کارایی شما را بهبود میبخشد. این ابزار در سال ۲۰۲۴ به صورت پیشنمایش معرفی شد و تا ۲۰۲۵ در نسخههای سازمانی Microsoft 365 به طور گستردهتری در دسترس قرار گرفت.
مزایا: مهمترین مزیت Microsoft Copilot یکپارچگی عمیق با اکوسیستم مایکروسافت است. برای یک حسابدار، این یعنی در حالی که مشغول کار روی یک فایل Excel هستید، Copilot میتواند فرمول پیچیدهای را که نیاز دارید بر اساس توضیح شما بنویسد. به طور مثال، شما میتوانید به زبان ساده بگویید «سود عملیاتی سه ماهه اول ۱۴۰۴ را بر اساس دادههای شیت محاسبه کن و با دوره قبل مقایسه کن»، و Copilot در اکسل دادههای مربوطه را شناسایی کرده، فرمول یا جدول موردنیاز را ایجاد و شاید حتی نموداری برای مقایسه ترسیم کند.
در Word، حسابداران میتوانند از Copilot برای نگارش بخشهایی از گزارشهای مالی یا توضیحات یادداشتهای پیوست صورتهای مالی بهره گیرند؛ کافی است نکات کلیدی یا دادههای خام را ارائه کنید تا Copilot پیشنویس متن را آماده کند. در Outlook، این دستیار هوشمند میتواند ایمیلهای حرفهای برای پیگیری پرداختهای معوق، پاسخ به پرسشهای متداول مشتریان یا توضیح نتایج مالی به مدیران را ظرف چند ثانیه تنظیم کند.
ویژگی دیگر Copilot، دسترسی به دادهها و فایلهای سازمانی شما است (مطابق مجوزهای امنیتی). یعنی اگر به Copilot بگویید «آخرین نسخه بودجه فروش سال آینده را خلاصه کن»، احتمالاً میتواند با جستوجو در OneDrive یا SharePoint شرکت، فایل مرتبط را بیابد و چکیدهای ارائه دهد. این نوع کارکرد شبیه داشتن یک دستیار شخصی آگاه به تمام مدارک شرکت است که برای حسابداران ارشد یا مدیران مالی بسیار مفید خواهد بود. از منظر دقت، چون Copilot از مدل GPT-4 و دادههای سازمانی واقعی استفاده میکند، خروجیهای قابل اعتمادی نسبت به یک مدل عمومی ارائه میدهد (البته همیشه نیاز به بازبینی انسانی باقی میماند).
معایب: استفاده از Microsoft 365 Copilot با چند محدودیت همراه است. نخست آنکه این ابزار رایگان نیست و تنها برای سازمانهایی قابل استفاده است که اشتراک Microsoft 365 مناسب (معمولاً پلنهای شرکتی E3/E5 به بالا) و لایسنس Copilot را تهیه کنند. مایکروسافت هزینه قابل توجهی (حدود ۳۰ دلار به ازای هر کاربر در ماه در زمان عرضه) برای افزودن Copilot تعیین کرده که ممکن است برای برخی شرکتهای کوچک مقرونبهصرفه نباشد.
دوم، Copilot هنوز در حال تکامل است و گاهی در فهم درخواستهای پیچیده یا بسیار خلاقانه دچار مشکل میشود. برای مثال، ممکن است در Excel برای فرمولهای خیلی ابتکاری، به چند تلاش نیاز باشد تا به نتیجه دلخواه برسید. همچنین وابستگی به زیرساختهای ابری مایکروسافت میتواند برای شرکتهایی که نگران میزبانی دادههایشان در فضای ابری هستند یک چالش باشد. هرچند مایکروسافت تأکید دارد که دادههای کاربر امن میماند و در مدل عمومی ذخیره نمیشود، اما حساسیتهای صنایع مالی در این خصوص قابل درک است. نکته دیگر این است که Copilot به عنوان یک ابزار اتوماسیون، گاهی جزییات را از دید کاربر پنهان میکند؛ این میتواند منجر به وضعیتی شود که کاربر فرمول یا گزارش ایجادشده را میپذیرد بدون آنکه دقیقاً منطق آن را بداند، پس همچنان توصیه میشود حسابداران پس از دریافت خروجی، صحت آن را به روش سنتی مرور کنند.
قیمت و دسترسی: Microsoft 365 Copilot همانطور که اشاره شد، بخشی از سرویس اشتراکی مایکروسافت برای سازمانهاست. این ابزار رایگان در اختیار عموم نیست و باید به عنوان یک افزونه پولی به مجموعه آفیس اضافه شود. در زمان نگارش این مقاله، Copilot عمدتاً برای مشتریان تجاری بزرگ مایکروسافت عرضه شده و هزینه آن به صورت ماهانه برای هر کاربر محاسبه میشود.
اگر شرکت شما از قبل از Office 365 استفاده میکند، برای بهرهگیری از Copilot باید هزینه اضافهتری بودجهبندی کنید. البته مایکروسافت ممکن است در آینده نسخههای محدودتر یا رایگان برای کاربران شخصی عرضه کند، ولی کاربرد اصلی آن در محیطهای سازمانی است. بنابراین، برای یک حسابدار مستقل یا کسبوکار کوچک، Copilot تنها در صورتی در دسترس خواهد بود که عضو اکوسیستم Microsoft 365 باشد و احتمالاً این هزینه اضافی توجیه مالی داشته باشد.
کاربردها در حسابداری: Microsoft Copilot با ورود به محیط کار روزانه حسابداران، طیف گستردهای از کاربردها را پوشش میدهد. در تحلیل داده و گزارشگری مالی، ترکیب Copilot و Excel انقلابی ایجاد کرده است: شما به زبان طبیعی آنچه را میخواهید بیان میکنید و Excel تحت هدایت Copilot جداول محوری، فرمولها و نمودارهای مورد نیاز را میسازد.
این موضوع روند بستن ماهانه و تهیه گزارشهای مدیریتی را سرعت میبخشد. برای تهیه صورتجلسات و مستندات حسابرسی، Copilot در Word میتواند بر پایه bullet point هایی که شما از نکات جلسه ثبت کردهاید، صورتجلسهی منظم و رسمی تولید کند یا گزارش حسابرسی داخلی را نگارش نماید. در مدیریت ارتباط با مشتریان و ذینفعان، با Outlook Copilot میتوانید به سرعت پاسخ ایمیلهای پرتکرار را آماده کنید؛ فرضاً درخواست ارائه توضیحات درباره تفاوتهای بودجه و عملکرد را با یک کلیک به ایمیلی حاوی جداول و توضیحات تبدیل نمایید.
حتی در PowerPoint، این دستیار هوشمند میتواند بر اساس دادههای مالی شما، اسلایدهای خلاصه عملکرد مالی دورهای را طراحی کند. برای برنامهریزی مالی نیز، Copilot در Excel با دریافت ورودیهایی مانند فرضیات رشد فروش یا نرخ تورم، میتواند مدلهای مالی را تکمیل یا سناریوهای «چه میشود اگر» را محاسبه کند و نتایج را سریعاً گزارش دهد. مجموع این کاربردها نشان میدهد که Copilot عملاً یک همکار دیجیتال در تیم مالی است که سرعت، دقت و کارآمدی را به ارمغان میآورد.
علاوه بر ابزارهای عمومی، ابزارهای ویژهای نیز توسعه یافتهاند که مشخصاً برای فرآیندها و وظایف حسابداری طراحی شدهاند. این ابزارهای تخصصی هوش مصنوعی برای حسابداری معمولاً بر یک حوزه خاص (مانند حسابهای پرداختنی، دفترداری خودکار، یا تطبیق هزینههای مالیاتی) متمرکز هستند و با استفاده از یادگیری ماشین و اتوماسیون هوشمند، کارایی را در همان حوزه به طرز چشمگیری افزایش میدهند. در ادامه به معرفی مهمترین این ابزارها که در سطح جهان شناختهشده و در دسترساند میپردازیم.
ابزار هوش مصنوعی Vic یک پلتفرم پیشرفته مبتنی بر هوش مصنوعی است که به صورت تخصصی برای خودکارسازی فرآیند حسابهای پرداختنی (Accounts Payable) طراحی شده است. این ابزار با استفاده از الگوریتمهای یادگیری ماشین، میتواند اسناد مالی ورودی نظیر فاکتورها و قبوض را پردازش کرده، دادههای کلیدی آنها را استخراج و سپس آنها را به شکل خودکار در سیستمهای حسابداری یا ERP ثبت کند.
ابزار هوش مصنوعی Vic به عنوان یک ابزار هوش مصنوعی حسابداری در بخش AP، فراتر از یک OCR ساده عمل میکند؛ چرا که قادر به یادگیری الگوهای هزینه و تطبیق آنها با حسابهای معین است. برای مثال، اگر هزینه مشخصی همواره به یک کد حساب خاص مربوط باشد، Vic با گذر زمان این الگو را میآموزد و فاکتورهای جدید را نیز با همان کد ثبت میکند.
مزایا: مزیت اصلی Vic کاهش چشمگیر نیاز به ورود دادهها به صورت دستی در فرآیند حسابهای پرداختنی است. در شرکتهایی که روزانه تعداد زیادی فاکتور دریافت میکنند (مانند شرکتهای بازرگانی یا تولیدی بزرگ)، Vic میتواند به طور خودکار اطلاعاتی نظیر شماره فاکتور، تاریخ، مبلغ، مالیات و کدهای حسابداری مربوطه را استخراج و ثبت کند.
این امر نه تنها حجم کار کارکنان حسابداری را کم میکند بلکه احتمال خطاهای انسانی در ورود اطلاعات را نیز کاهش میدهد. یکی دیگر از مزایای Vic سرعت پردازش و تصمیمگیری آنی است؛ بدین معنا که فاکتورها پس از دریافت، تقریباً بلافاصله پردازش و آماده پرداخت یا تایید میشوند، که این امر جریان نقد و مدیریت بدهیها را بهبود میبخشد. همچنین Vic با ارائه بینشهای بلادرنگ (Real-time insights) در مورد جریان پرداختنیها به مدیران مالی کمک میکند تصمیمات بهتری در مدیریت نقدینگی بگیرند. به عنوان مثال, Vic میتواند الگوهای هزینه را شناسایی کرده و به شما بگوید که در کدام دسته از هزینهها افزایش غیرمعمول دیده میشود یا چه فرصتهایی برای تخفیف پرداخت زودهنگام (early payment discounts) وجود دارد.
یک مزیت دیگر این ابزار, یکپارچگی با نرمافزارهای حسابداری رایج است؛ طبق اعلام شرکت سازنده, Vic قابلیت اتصال به سیستمهایی مانند QuickBooks ،Xero ،Oracle ،NetSuite ،Sage Intacct و حتی پلتفرمهای پرداختی را دارد؛ بنابراین میتوان آن را به راحتی در گردش کار موجود شرکت ادغام کرد.
معایب: هرچند Vic ابزار قدرتمندی است، اما نقاط ضعفی نیز دارد. برای برخی اسناد پیچیده یا موارد خارج از عرف، هنوز نیاز به بازبینی انسانی وجود خواهد داشت. مثلاً اگر یک فاکتور ساختار غیرمعمولی داشته باشد یا هزینهای جدید و بیسابقه در آن باشد، Vic ممکن است در طبقهبندی صحیح مردد باشد یا دقت پایینتری نشان دهد.
در چنین مواقعی حسابدار باید مورد را بررسی و به سیستم بازخورد دهد تا در آینده بهتر عمل کند. این وابستگی به یادگیری تدریجی بدان معناست که Vic در نخستین مراحل استقرار، شاید به دقت صد درصدی نرسد و سازمان باید دورهای را صرف آموزش مدل با دادههای خود کند. نکته دیگر هزینه و مدل قیمتگذاری اشتراکی این سرویس است که ممکن است برای کسبوکارهای کوچک گران محسوب شود. Vic معمولاً به شکل اشتراک سالانه یا بر اساس تعداد اسناد پردازششده قیمتگذاری میشود (قیمت دقیق آن منتشر نشده و بهصورت سفارشی اعلام میگردد), لذا شرکتهای کوچکتر با حجم اسناد پایین شاید توجیه اقتصادی کافی برای استفاده از آن نداشته باشند. همچنین برخی کاربران از محدودیت قابلیتهای تحلیلی آن یاد کردهاند؛ به عنوان مثال Vic بیشتر بر خودکارسازی تمرکز دارد و در زمینه تهیه گزارشهای تحلیلی یا سفارشیسازی خروجیها به اندازه برخی نرمافزارهای سنتی انعطاف ندارد.
در نهایت, پیادهسازی Vic نیازمند یکپارچهسازی فنی با سیستمهای موجود است که هرچند با API های مدرن تسهیل شده، اما همچنان به همکاری تیم IT و طی کردن مراحل استقرار نیاز دارد.
قیمت و دسترسی: Vic یک ابزار شرکتی است و نسخه رایگان ندارد. شرکتها برای استفاده باید با فروشنده تماس بگیرند و بر اساس حجم کار و تعداد کاربران، قیمت دریافت کنند. این مدل قیمتگذاری انعطافپذیر است اما شفافیت کمتری نسبت به نرمافزارهای آماده دارد. تا جایی که مشخص شده، Vic بیشتر مشتریان خود را در میان شرکتهای متوسط و بزرگ یا موسسات خدمات مالی یافته که حاضر به سرمایهگذاری برای اتوماسیون AP هستند.
به هر حال، با توجه به صرفهجویی بالقوه (اعم از کاهش هزینه کارمندی و اجتناب از جرائم دیرکرد پرداختها)، بسیاری از سازمانها Vic را به عنوان یک سرمایهگذاری سودآور در میانمدت میبینند. دسترسی به Vic در سطح جهانی امکانپذیر است و تیم ارائهدهنده آن در بازارهای آمریکای شمالی و اروپا فعال بوده و احتمالاً برای سایر مناطق نیز از طریق همکاری با نمایندگان عمل میکند.
کاربردها در حسابداری: Vic عمدتاً در بخش ورود دادهها و پردازش اسناد حسابداری کاربرد دارد. به طور مشخص، دپارتمان حسابهای پرداختنی بیشترین بهره را از آن میبرد؛ وظایفی چون وارد کردن اطلاعات فاکتورهای خرید، تطبیق فاکتورها با سفارشات خرید (PO matching)، تاییدیههای پرداخت و حتی تعیین بهترین زمانبندی پرداخت بر اساس شرایط تخفیف و سررسید, همگی میتوانند با کمک Vic سریعتر و با خطای کمتر انجام شوند.پ
علاوه بر این, در بستهشدن ماهیانه حسابها (ماهبستن)، Vic با تسریع ثبت هزینهها و بدهیها کمک میکند که دفاتر سریعتر نهایی شوند. هر چه ثبت فاکتورها به زمان واقعی نزدیکتر باشد, گزارشهای مالی شما به روزتر و قابل اتکاتر خواهد بود. در واحد خزانهداری و مدیریت نقدینگی نیز خروجیهای Vic مفیدند؛ چرا که وضعیت تعهدات پرداختنی را لحظهای نشان میدهند و خزانهدار میتواند بر اساس آن تصمیم بگیرد چه مبلغی باید برای پرداختها کنار گذاشته شود یا آیا نیاز به تأمین مالی برای پوشش بدهیهای آتی هست یا خیر. به طور خلاصه، Vic یک یار هوشمند برای حسابداران درگیر با اسناد پرداختی است که آنان را از کارهای یکنواخت و پرخطا رها کرده و به سمت نظارت و تصمیمگیری سوق میدهد.
ابزار هوش مصنوعی Dext (دکست) که پیشتر با نام Receipt Bank شناخته میشد، یکی از محبوبترین ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی در بین حسابداران و کتابداران مالی است. این ابزار بر جمعآوری و پردازش خودکار رسیدها، صورتحسابها و اسناد هزینه متمرکز است. Dext با بهرهگیری از فناوری OCR پیشرفته و یادگیری ماشین، اطلاعات کلیدی هر رسید یا فاکتور (مانند تاریخ، مبلغ، فروشنده، نوع هزینه و مالیات) را استخراج کرده و سپس به نرمافزار حسابداری متصل(مانند QuickBooks ،Xero ،Sage و غیره) ارسال میکند. به بیان ساده، Dext نقش یک دستیار دیجیتال را دارد که جعبه کفش پر از رسیدهای کاغذی شما را به صورت منظم و دیجیتالی به دفاتر حسابداری منتقل میکند.
مزایا: اولین مزیت Dext، دقت بالای آن در تشخیص متون و اعداد است. طی سالها بهروزرسانی، الگوریتمهای OCR آن بسیار بهینه شدهاند به طوری که درصد تشخیص صحیح اطلاعات از روی تصاویر رسید یا عکسهای گوشی همراه بسیار بالاست. استفاده از Dext باعث صرفهجویی قابل توجهی در زمان ورود اطلاعات میشود؛ به جای اینکه حسابدار هر رسید هزینه را به صورت دستی در سیستم ثبت کند، کافیست رسید را عکس بگیرد یا ایمیل کند و Dext مابقی کار را انجام میدهد. این موضوع در شرکتهای کوچک و متوسط که ممکن است اسناد هزینه توسط کارکنان مختلف جمعآوری شود نیز مزیت دارد؛ زیرا همه میتوانند با اپلیکیشن موبایل Dext رسیدهایشان را ثبت کنند و واحد مالی تنها صحت اطلاعات را نظارت میکند.
یکی دیگر از مزایایDext، اتوماسیون طبقهبندی هزینهها است. Dext پس از خواندن یک رسید، میتواند آن را به طور خودکار به حساب یا دسته هزینه مرتبط در نرمافزار حسابداری ارسال کند. مثلاً یک رسید بنزین به حساب "هزینه سوخت" و یک فاکتور رستوران به "هزینه پذیرایی" اختصاص یابد (البته این مورد نیازمند تعریف و آموزش اولیه یا قوانین از سوی حسابدار است). این ویژگی خصوصاً برای مشاوران مالیاتی ارزشمند است زیرا هزینهها از همان ابتدا در دستهبندی درست قرار میگیرند و کار آمادهسازی اظهارنامه مالیاتی سادهتر خواهد شد.
مزیت دیگر Dext، تشخیص موارد تکراری یا مغایرتها است؛ سیستم اخطار میدهد اگر یک سند دو بار وارد شده یا اگر جمع چند آیتم با مبلغ کل فاکتور همخوانی ندارد، و بدین ترتیب از اشتباهات رایج جلوگیری میکند. همچنین Dext امکان گزارشدهی و نظارت مرکزی را فراهم میکند؛ در یک داشبورد، حسابدار میتواند ببیند چه تعداد سند در انتظار پردازش است، کدام موارد نیاز به تأیید دارند و وضعیت هر مشتری یا بخش چگونه است. این امر مدیریت حجم کاری را تسهیل میکند.
معایب: هر سامانه خودکاری محدودیتهای خود را دارد و Dext نیز مستثنی نیست. اگر کیفیت تصویر رسید ارسالی پایین باشد (مثلاً عکس تار یا رسید بسیار مچاله)، احتمال خطا در تشخیص بالا میرود و نیاز به ورود دستی یا اصلاح توسط کاربر خواهد بود. البته این موضوع بیشتر وابسته به ورودی است، ولی باید مد نظر داشت که Dext نمیتواند معجزه کند و دادهای که قابل خواندن نیست را تفسیر نماید.
چالش دیگر، هزینه اشتراک Dext است. این ابزار رایگان نیست و برای هر شرکت یا در صورت استفاده توسط یک شرکت حسابداری برای چندین مشتری، بسته به تعداد اسناد و کاربران، پلنهای ماهانه دارد. اگرچه هزینه آن در مقابل زمانی که صرفهجویی میشود معمولاً توجیه میشود، اما برای کسبوکارهای خیلی کوچک ممکن است صرفه اقتصادی نداشته باشد (مگر با استفاده از پلنهای ارزانتر با محدودیت سند). همچنین در خصوص Dext باید به این نکته اشاره کرد که علیرغم هوشمندی، هنوز نیاز به نظارت انسانی وجود دارد. حسابدار باید گزارش کند که آیا تخصیص یک هزینه به حساب درست انجام شده یا نه تا سیستم برای آینده یاد بگیرد؛ لذا در ماههای اول راهاندازی یا موارد غیرمعمول، حتماً بازبینی دستی لازم است.
محدودیت دیگر، وابستگی آن به نرمافزارهای حسابداری پشتیبانیشده است. Dext با بسیاری از سیستمهای مطرح ادغام دارد، اما چنانچه شرکت شما از یک نرمافزار خاص یا سفارشی استفاده کند، ممکن است امکان یکپارچهسازی مستقیم نباشد و مجبور شوید از خروجیهای Excel/CSV استفاده کنید که روند را کمی دستیتر میکند.
قیمت و دسترسی: Dext به صورت اشتراکی ارائه میشود. این شرکت پلنهای مختلفی برای شرکتهای عادی و همچنین برای موسسات حسابداری که مدیریت چندین مشتری را دارند در نظر گرفته است. معمولاً قیمتگذاری بر اساس تعداد اسناد پردازششده در ماه و تعداد کاربران تعیین میشود.
به عنوان نمونه، پلن پایه میتواند تعداد محدودی سند در ماه را شامل شود و برای اسناد بیشتر باید پلنهای بالاتر را انتخاب کرد. برخی پلنها نیز قابلیتهای اضافهای مانند Dext Precision (ابزار آنالیز و صحتسنجی دادهها) را شامل میشوند. با وجود هزینه، بسیاری از دفاتر حسابداری حاضر به پرداخت آن هستند زیرا Dext حجم کار یدی را کاهش میدهد و امکان پذیرش مشتریان بیشتر با همان تعداد پرسنل را فراهم میکند.
از نظر دسترسی جغرافیایی، Dext یک ابزار جهانی است و در بسیاری از کشورها توسط حسابداران استفاده میشود؛ به ویژه در اروپا، آمریکای شمالی و استرالیا محبوبیت زیادی دارد. پشتیبانی Dext از واحدهای پولی و فرمت تاریخهای مختلف نیز آن را مناسب استفاده بینالمللی کرده است.
کاربردها در حسابداری: Dext بیشتر در حوزه دفترداری (Bookkeeping) و حسابداری مالیاتی کاربردی است. برای حسابداران مالیاتی یا شرکتهایی که با حجم زیادی از رسیدهای هزینه کارمندان سروکار دارند، Dext نعمت بزرگی است. تصور کنید یک شرکت با دهها کارمند فروش دارد که هر ماه هزینههای سفر و پذیرایی خود را گزارش میکنند؛ به جای جمعآوری دستی این رسیدها و وارد کردن آنها، Dext کل این فرآیند را تسهیل میکند: کارمند عکس را میفرستد، حسابدار صحت و دستهبندی را چک میکند و ثبت نهایی میشود.
در نتیجه زمان بستن حساب هزینههای کارکنان و کارتهای اعتباری شرکت کاهش مییابد. همچنین برای ثبت صورتحسابهای خرید و هزینههای جاری شرکت مثل قبوض، اشتراکها و غیره، Dext کاملاً مفید است. در بسیاری از کشورها، اسناد کاغذی باید به عنوان مدرک نگهداری شوند؛ Dext با دیجیتالی کردن این اسناد و ذخیره امن آنها (همراه با امکان بازیابی)، به عنوان یک آرشیو دیجیتال نیز عمل میکند و در مواقع حسابرسی مالیاتی میتوان به راحتی به تمام تصاویر اسناد استناد کرد. به طور خلاصه، Dext با خودکارسازی ورود هزینهها و اسناد مالی، فرایند تهیه گزارشهای مالی(مانند صورت سود و زیان) را نیز بهبود میدهد چرا که اطلاعات هزینهها بهموقع و دقیق در سیستم وجود دارد. بسیاری از حسابداران اعلام کردهاند که استفاده از Dext کار بستن دفاتر و تهیه گزارشهای پایان دوره را سرعت بخشیده و کیفیت کلی اطلاعات مالی را ارتقا داده است.
ابزار هوش مصنوعی Docyt (دوسایت) یک پلتفرم جامع حسابداری ابری است که از هوش مصنوعی برای خودکارسازی دفترداری و یکپارچهسازی دادههای مالی استفاده میکند. این ابزار را میتوان یک دفتردار دیجیتال نامید که میکوشد تمامی تراکنشهای مالی کسبوکار را در زمان واقعی (real-time) جمعآوری، ثبت، تطبیق و گزارش کند.
ابزار هوش مصنوعی Docyt علاوه بر پردازش رسیدها و فاکتورها، به حسابهای بانکی، کارتهای اعتباری، سیستمهای فروش(POS) و حتی سیستمهای مدیریت هتل یا رستوران (PMS) متصل میشود تا یک تصویر یکپارچه از وضعیت مالی ارائه دهد. یکی از ویژگیهای متمایز Docyt، وجود یک دستیار گفتگو محور به نام“Gary” است که به عنوان یک حسابدار هوش مصنوعی عمل میکند و کاربران میتوانند به زبان طبیعی از آن سوال بپرسند یا درخواستهایی داشته باشند.
مزایا: Docyt را میتوان یک سیستم همهکاره مالی دانست که مزیت اصلی آن خودکارسازی کامل چرخه حسابداری است. با اتصال Docyt به منابع داده مختلف، نیاز به جمعآوری دستی اطلاعات از بانک، دریافت صورتحسابهای کارت اعتباری، ورودی فروش روزانه و غیره عملاً حذف میشود. به عنوان مثال، Docyt میتواند هر شب به صورت خودکار صورتحسابهای بانک را دریافت کند، تراکنشها را با فاکتورهای موجود تطبیق دهد (تطبیق درآمدها و هزینهها)، و هر چیزی را که نیاز به بررسی دارد علامتگذاری کند.
این یعنی آشتی بانک (بانکگردانی) که سابقاً کاری زمانبر در پایان ماه بود، اکنون به شکل پیوسته انجام میشود. همچنین Docyt با یادگیری الگوهای تراکنش، طبقهبندی خودکار معاملات را انجام میدهد؛ مثلاً پرداختی که هر ماه به یک تأمینکننده تکرار میشود را در همان دسته هزینه قبلی ثبت میکند یا واریز منظم از سوی یک مشتری را به حساب درآمد فروش مربوطه تخصیص میدهد. نتیجه این خودکارسازی، داشتن گزارشهای مالی تقریبا بلادرنگ است. مدیران و حسابداران میتوانند در هر لحظه تراز آزمایشی، صورت سود و زیان یا جریان نقد را تا آخرین تراکنش ثبتشده ببینند، بیآنکه منتظر پایان ماه و ثبت همه اسناد بمانند.
ویژگی برجسته دیگر Docyt، قابلیت پیشبینی و تحلیل آن است. این ابزار با استفاده از دادههای تاریخی و الگوهای یادگرفتهشده، میتواند پیشبینیهایی از درآمد و هزینه آینده ارائه دهد. برای مثال، Docyt ممکن است تشخیص دهد که بر اساس روند سال گذشته، ماه آینده با کمبود نقدینگی مواجه خواهید شد و این را به صورت هشدار به اطلاع مدیر مالی برساند. یا مثلاً در شرکتهای رستورانی، Docyt با داشتن دادههای POS و هزینهها، حاشیه سود و زیان هر روز یا هر شیفت را محاسبه کرده و روندها را تحلیل کند. “Gary” دستیار هوشمند Docyt نیز به مزایای این سیستم میافزاید؛ کارکنان غیرحسابدار هم میتوانند سوالاتی از قبیل «فروش ماه قبل چقدر بوده؟» یا «بیشترین هزینه ما در این ماه مربوط به چه بوده؟» را مستقیماً در چت از Gary بپرسند و پاسخ را به زبان ساده دریافت کنند، گویی یک حسابدار واقعی بلافاصله پاسخگوست.
معایب: راهاندازی و استفاده از Docyt با چالشهایی همراه است. چون این سیستم قصد جایگزینی تقریباً کل فرآیند حسابداری سنتی را دارد، پیادهسازی اولیه آن زمانبر و نیازمند پشتکار است. باید اتصالات بانکی برقرار شود، قالب فاکتورها و رسیدهای شرکت به سیستم معرفی گردد، حسابهای مختلف به هم نگاشت شوند و شاید نیاز باشد قسمتی از دادههای گذشته را نیز وارد سیستم کنید تا مدلهای یادگیری شروع به کار کنند. بنابراین، ممکن است در ماههای اول استفاده، کار حسابداری حتی کمی افزایش یابد تا Docyt آموزش ببیند و تثبیت شود.
نکته دیگر، هزینه این پلتفرم است؛ Docyt عمدتاً مشتریان خود را شرکتهایی میداند که حاضرند برای اتوماسیون کامل مالی هزینه کنند. قیمت آن به صورت اشتراکی و احتمالاً نسبتاً بالا (در مقایسه با ابزارهای کوچکتری مثل Dext) است و برای آگاهی دقیق از هزینه باید با شرکت تماس گرفت. برای کسبوکارهای خیلی کوچک که تعداد تراکنش محدودی دارند، Docyt احتمالاً بیش از نیازشان پیشرفته است و هزینه اضافی خواهد بود. محدودیت دیگر آن است که علیرغم خودکارسازی، موارد استثناء نیاز به دخالت انسان دارد. برای مثال، اگر تراکنشی نامعمول باشد یا تطبیق یک پرداخت با فاکتور متناظر پیدا نشود، Docyt آن را معلق میگذارد تا حسابدار تصمیم بگیرد؛ بنابراین نقش حسابدار به جای ورود داده، به حل موارد استثنایی و نظارت تغییر میکند.
همچنین بسته به پیچیدگی کسبوکار، Docyt ممکن است در برخی حوزهها عمق کافی نداشته باشد؛ مثلاً برای محاسبات پیچیده مالیاتی یا حسابداریهای تخصصی در صنایع خاص، هنوز به نرمافزارهای مکمل یا کارشناس انسانی نیاز خواهد بود.
قیمت و دسترسی: Docyt یک سرویس اشتراکی پولی است و عمدتاً به بازار آمریکا و آمریکای شمالی ارائه میشود، گرچه از لحاظ فنی برای هر شرکت انگلیسیزبان قابل استفاده است. این شرکت نسخه رایگان ارائه نمیکند و برای دموی محصول و مذاکره قیمت، باید با بخش فروش تماس گرفت. معمولاً ترکیبی از هزینه اشتراک ماهانه بر اساس اندازه کسبوکار و شاید کارمزد اولیه برای استقرار و آموزش سیستم در نظر گرفته میشود.
برخی منابع نشان میدهند Docyt بیشتر به سمت حسابداران و موسسات حسابداری رفته تا آنان از این ابزار برای مدیریت چند مشتری استفاده کنند (چون بر خلاف یک شرکت منفرد، برای یک حسابدار عمومی، داشتن همه مشتریها در یک پلتفرم یکپارچه مزیت مضاعف دارد). به هر روی، اگر سازمانی تصمیم به استفاده از Docyt بگیرد باید بودجهای را به این امر تخصیص دهد، اما در مقابل میتواند انتظار کاهش هزینههای نیروی انسانی حسابداری یا حداقل افزایش ظرفیت بدون افزایش نیرو را داشته باشد.
کاربردها در حسابداری: Docyt به طور ویژه برای خدمات حسابداری تمامعیار طراحی شده است. در یک سناریوی ایدئال، یک شرکت میتواند تمام امور دفترداری روزانه، تطبیق حسابها و گزارشگیری اولیه را به Docyt بسپارد. بنابراین بیشترین کاربرد آن برای شرکتهای کوچک و متوسط است که واحد مالی کوچکی دارند یا حتی برونسپاری شده است؛ Docyt در اینجا نقش یک تیم حسابداری مجازی را ایفا میکند. همچنین برای موسسات خدمات حسابداری که مدیریت مالی چندین کسبوکار را بر عهده دارند، Docyt سکویی فراهم میکند که همه آن مشتریان را یکجا و به صورت خودکار اداره کنند.
از دید وظایف، Docyt در ورود دادهها، تطبیق، بستن دفاتر ماهانه، تهیه صورتهای مالی، مدیریت نقدینگی و حتی کمک به برنامهریزی مالی ایفای نقش میکند. مثلاً در پایان ماه، Docyt میتواند پیشنویس صورتهای مالی را آماده داشته باشد چون تمام امور ثبت و تعدیل به تدریج انجام شده است؛ حسابدار تنها نظارت نهایی و ثبت تعدیلات خاص را انجام میدهد.
در حسابرسی داخلی، چون بسیاری از فرآیندها خودکار هستند و لاگ فعالیتها ثبت میشود، ردیابی تراکنشها و بررسی انضباط مالی سادهتر است. به علاوه، مدیران کسبوکارها با استفاده از Docyt به اطلاعات مالی همیشه بهروز دسترسی دارند و نیاز نیست منتظر گزارشات دورهای بمانند. این آنیبودن اطلاعات، در تصمیمگیریهای سریع کسبوکار بسیار ارزشمند است. به طور کلی Docyt یک نمونه از آینده حسابداری را نمایان میکند که در آن هوش مصنوعی حسابداری بیشتر کار را انجام میدهد و نقش انسان نظارت و راهبری فرآیندهاست.
ابزار هوش مصنوعی Botkeeper یک راهکار ترکیبی از نرمافزار و خدمات است که هدف آن ارائه دفترداری خودکار با کمک هوش مصنوعی و پشتیبانی نیروی انسانی است. این شرکت خود را به عنوان یک "robot bookkeeper" (دفتردار رباتیک) معرفی میکند. مدلBotkeeper به این صورت است که دادههای مالی یک شرکت (اعم از تراکنشهای بانکی، فاکتورها، رسیدها و غیره) را از طریق یک بستر متمرکز جمعآوری کرده، با استفاده از الگوریتمهای یادگیری ماشین طبقهبندی و ثبت معاملات را انجام میدهد و گزارشهای مالی اولیه را آماده میکند. در پشت صحنه، Botkeeper همچنین از حسابداران انسانی استفاده میکند تا بر خروجیها نظارت کنند و موارد پیچیده را مدیریت کنند، و به این ترتیب ترکیبی از هوش مصنوعی و تخصص انسانی را ارائه میدهد.
مزایا: مهمترین مزیت Botkeeper برای کسبوکارها، امکان کاهش هزینهها و صرفهجویی در زمان است. به جای استخدام یک یا چند دفتردار تماموقت، شرکت میتواند Botkeeper را به کار گیرد تا بیشتر وظایف تکراری و روزمره حسابداری را انجام دهد. Botkeeper به صورت ۲۴/۷ فعالیت میکند؛ یعنی معاملات روز را به محض دریافت پردازش کرده و در ساعات غیرکاری نیز کار خودش را ادامه میدهد. نتیجه این است که دفاتر مالی تقریباً همیشه بهروز هستند و مدیران میتوانند به دادههای تازه دسترسی داشته باشند. از آنجا کهBotkeeper با چندین نرمافزار حسابداری معروف (مانند QuickBooks) ادغام میشود، خروجی آن قابل استفاده در سیستمهای موجود است و نیازی به تغییر زیرساخت مالی شرکت نیست.
ویژگی جذاب دیگرBotkeeper برای بسیاری از شرکتها، مقیاسپذیری آن است: اگر حجم معاملات شرکت افزایش یابد، Botkeeper به راحتی مقیاس را تطبیق میدهد بدون آنکه نیاز به استخدام سریع نیروی جدید یا نگرانی از عقبافتادن کارها باشد. همچنین Botkeeper یک پلتفرم همکاری ارائه میدهد که در آن مدیران شرکت و کارشناسان Botkeeper میتوانند گفتگو و تبادل اطلاعات کنند؛ مثلا اگر یک معامله نامشخص باشد، از طریق پلتفرم پرسیده میشود و مدیر مالی شرکت میتواند توضیحی ارائه دهد. در این فرآیند، امنیت و نظم در مدیریت اسناد نیز لحاظ شده است: تمامی اسناد در فضای ابری امن Botkeeper ذخیره و بایگانی میشوند و دسترسی به آنها برای مراجعات بعدی آسان است.
معایب: یکی از ملاحظات درباره Botkeeper این است که چون یک سرویس بیرونی است، شرکتها باید اطلاعات مالی محرمانه خود را با Botkeeper به اشتراک بگذارند. این موضوع ممکن است برای برخی سازمانها (به ویژه آنهایی که الزامات سختگیرانه حریم خصوصی دارند) یک نگرانی باشد. Botkeeper تاکید دارد که امنیت دادهها اولویت بالایی دارد و از رمزنگاری و رویههای حفاظتی استفاده میکند، اما اعتماد کامل به یک عرضهکننده بیرونی چیزی است که هر شرکت باید خودش ارزیابی کند. از منظر فنی، وابستگی به هوش مصنوعی به این معناست که در دورههای ابتدایی یا در مواجهه با معاملات جدید، سیستم ممکن است اشتباهاتی در طبقهبندی یا ثبت داشته باشد. اگرچه حسابداران انسانی Botkeeper ناظر هستند، اما باز هم ممکن است در گزارش اولیه خطاهایی مشاهده شود که نیاز به اصلاح دارد. بنابراین تعامل و ارتباط با تیم Botkeeper برای رسیدن به کیفیت مطلوب ضروری است. نقطه ضعف دیگر، هزینه خدمات است.
نرم افزار هوش مصنوعی Botkeeper ارزانترین گزینه در بازار نیست؛ به ویژه که اغلب به صورت طرحهای ماهانه/سالانه با توجه به اندازه و پیچیدگی کسبوکار قیمتگذاری میشود. برای شرکتهای بسیار کوچک، شاید استفاده مستقیم از یک نرمافزار ساده حسابداری و صرف کمی زمان مدیر کفایت کند و Botkeeper با وجود مزایا، هزینه اضافی تلقی شود. همچنین برخی کاربران بیان کردهاند که راهاندازی اولیه Botkeeper و آموزش مدلها و تیم آن نسبت به نیازهای خاص کسبوکار، نیازمند صرف زمان و ارائه مستندات است. این تلاش اولیه اما در بلندمدت با کاهش کارهای روزمره جبران میشود.
قیمت و دسترسی: Botkeeper خدمات خود را عمدتاً به صورت بستههای اشتراکی ارائه میدهد و مشتریان هدفش شرکتهای کوچک تا متوسط و به ویژه موسسات حسابداری هستند. آنها پلنهای گوناگونی دارند که بر اساس حجم معاملات و سطح خدمات (مثلاً گزارشگیری پیشرفته یا حضور یک حسابدار اختصاصی) متفاوت است. شروع قیمت در زمانهای گذشته از حدود ۵۰۰ دلار در ماه برای بستههای پایه بوده، اما برای اطلاع دقیق، مشاوره با فروش Botkeeper لازم است. این هزینه در مقایسه با حقوق یک نیروی حسابداری در کشورهای توسعهیافته مقرونبهصرفه به نظر میرسد، لذا بسیاری از استارتاپها و کسبوکارها تمایل به استفاده پیدا کردهاند.
از نظر جغرافیایی، Botkeeper در اصل در آمریکا تأسیس شده و فعالیت آن ابتدا در آنجا متمرکز بود، اما امروزه به هر شرکتی که از حسابداری مبتنی بر اصول آمریکایی استفاده کند قابل ارائه است (با این حال، ممکن است برای تطبیق با استانداردهای سایر کشورها نیاز به بررسی باشد). شرکتهای بینالمللی با شعبه در آمریکا نیز از Botkeeper بهره میگیرند، اما اگر کاملاً خارج از حوزه قوانین مالی آمریکا باشید، بهتر است سازگاری را بررسی کنید.
کاربردها در حسابداری: Botkeeper برای امور روزمره حسابداری مالی بهترین استفاده را دارد. یعنی ثبت درآمدها و هزینهها، صدور صورتحسابهای ساده، تطبیق حساب بانکی، پردازش حقوق و دستمزد (در صورت ادغام با سیستم حقوق) و تهیه صورتهای مالی پایه. شرکتهای خدماتی یا فناوری که حجم بالایی از تراکنشهای کوچک دارند (مثل استارتاپهای نرمافزاری با درآمد اشتراکی، یا رستورانها و فروشگاهها) میتوانند ورودیهای روزانه خود را به Botkeeper بسپارند و مطمئن باشند که دفاتر کل و معینشان بهروز نگه داشته میشود. همچنین موسسات حسابداری که امور چندین مشتری را مدیریت میکنند، از Botkeeper به عنوان ابزار پشت صحنه استفاده میکنند تا کارآیی خود را بالا ببرند؛ به نحوی که به جای انجام دستی دفترداری برای هر مشتری، Botkeeper این کار را انجام داده و آن موسسه خروجی را بازبینی و خدمات مشاورهای اضافه را ارائه میدهد. در واقع Botkeeper میتواند نقش یک دستیار مجازی حسابدار را ایفا کند که زیر نظر یک حسابدار ارشد کار میکند. از لحاظ وظایف مشخص، کارهایی چون تهیه صورت مغایرت بانکی، ثبت خودکار اقساط، ثبت و طبقهبندی مخارج کارتهای اعتباری شرکت، محاسبه کمیسیونها، ثبت موجودی انبار (در موارد ساده) و امثالهم را میتوان به Botkeeper سپرد.
گزارشهای مالی ماهانه (مانند ترازنامه و سود و زیان) نیز توسط Botkeeper تهیه میشود، اگرچه معمولاً حسابدار انسانی آنها را نهایی میکند. بنابراین Botkeeper بهویژه در بستن ماهیانه حسابها کمک میکند تا امور با سرعت و دقت بیشتری انجام شوند. در مجموع، این ابزار ترکیبی از فناوری AI و نیروی انسانی متخصص است که به کسبوکارها امکان میدهد بدون افزایش پرسنل، امور مالی خود را با کیفیت و سرعت بهتر مدیریت کنند.
ابزار هوش مصنوعی Zeni یک پلتفرم خدمات مالی مبتنی بر هوش مصنوعی است که با تمرکز بر استارتآپها و کسبوکارهای کوچک طراحی شده است. این شرکت خود را ارائهدهنده "Finance as a Service" مینامد، به این معنا که کل بخش مالی یک استارتآپ (از bookkeeping و حسابداری گرفته تا تهیه گزارشهای مالی و حتی مشاوره مالی) را به صورت برونسپاری شده و با کمک هوش مصنوعی مدیریت میکند. Zeni ترکیبی از نرمافزارهای اتوماسیون و کارشناسان مالی انسانی را به کار میگیرد تا اطمینان حاصل کند که کسبوکارهای مشتری، همیشه اطلاعات مالی دقیقی داشته و از بینشهای مالی بهرهمند هستند. برای استارتآپهایی که ممکن است تیم مالی داخلی نداشته باشند، Zeni به منزله برونسپاری تمام این نقشها به یک تیم متخصص با ابزارهای پیشرفته است.
مزایا: برای کارآفرینان و بنیانگذاران استارتآپ، بزرگترین مزیت Zeni راحتی و جامعیت خدمات است. آنها نیازی ندارند تک تک ابزارهای مالی (برای فاکتورها، حقوق، حسابداری، تحلیل و غیره) را جداگانه مدیریت کنند یا افراد مختلفی برای هر کدام استخدام کنند؛ Zeni همه چیز را در قالب یک بسته ارائه میدهد. پلتفرم Zeni دارای یک داشبورد لحظهای است که در آن شاخصهای کلیدی مالی (KPI) مانند burn rate (نرخ مصرف نقدینگی)، موجودی نقد، درآمدهای ماهانه تکرارشونده (MRR) و هزینهها را نشان میدهد.
پشت این داشبورد، هوش مصنوعی حسابداری Zeni قرار دارد که تراکنشها را دستهبندی میکند، درآمد و هزینهها را مطابقت میدهد و گزارشها را تولید میکند. مزیت دیگر Zeni، ارائه مشاوره و تفسیر مالی است. درحقیقت همراه با تکنولوژی، شما دسترسی به کارشناسان مالی (مثلاً یک مدیر مالی مجازی) دارید که میتوانند به سوالات شما پاسخ دهند یا روی مسائل پیچیدهتر کار کنند. این بدین معنی است که استارتآپ با پرداخت یک حق اشتراک، هم یک سیستم حسابداری خودکار و هم یک مشاور مالی با تجربه در اختیار دارد.
بسیاری از استارتآپها از Zeni برای بودجهریزی و پیشبینی مالی نیز بهره میگیرند؛ چرا که Zeni با داشتن دادههای بهروز شرکت، میتواند در کنار بنیانگذار سناریوهای مالی آینده را شبیهسازی کند و مثلاً بگوید اگر استخدامهای جدید انجام شوند یا قیمت محصول تغییر کند، مسیر نقدینگی شرکت چگونه خواهد بود. مزیت ملموس دیگر، صرفهجویی در هزینه نسبت به استخدام یک تیم مالی داخلی کامل است؛ Zeni ادعا میکند که با هزینهای کمتر از حقوق یک حسابدار ارشد، خدماتی همسطح یک تیم چندنفره را ارائه میدهد.
معایب: با وجود جذابیت، Zeni نیز محدودیتهایی دارد. برای برخی شرکتها این نگرانی وجود دارد که برونسپاری کامل امور مالی شاید آنها را از جزئیات دور کند یا کنترل کمتری احساس کنند. هرچند داشبورد Zeni شفافیت میدهد، اما برخی بنیانگذاران ممکن است ترجیح دهند یک نفر داخلی امور را بداند تا یک تیم بیرونی. نکته دیگر قیمت نسبتاً بالای سرویس است؛ شروع اشتراکهای Zeni از چند صد دلار در ماه به بالاست (مثلاً در اطلاعات قبلی حدود ۳۰۰-۴۰۰ دلار در ماه برای پایه) که برای یک استارتآپ در مراحل اولیه ممکن است زیاد باشد.
البته اگر استارتآپی هنوز درآمد و تراکنش چندانی نداشته باشد، ممکن است اصلاً نیازی به این سطح از خدمات نباشد؛ لذا Zeni بیشتر مناسب استارتآپهایی است که جذب سرمایه کردهاند یا به مرحله درآمدزایی رسیدهاند و حجم کار مالیشان چالشبرانگیز شده. عیب دیگر، محدودیت تمرکز جغرافیایی و مقرراتی است؛ Zeni در زمینه استانداردهای حسابداری آمریکا (GAAP) خدمات میدهد و برای شرکتهایی که در کشورهای دیگر با استانداردهای متفاوت (مثلاً IFRS یا قوانین مالیاتی دیگر) فعالیت میکنند، ممکن است کارایی کامل نداشته باشد یا اصلاً ارائه نشود. بنابراین در حال حاضر برای استارتآپهای مستقر در آمریکا یا تابع قوانین مالی آمریکا ایدئال است.
همچنین Zeni به عنوان یک سیستم، در صورت وجود شرایط خاص یا معاملات پیچیده (مثلاً قراردادهای مشارکت پیچیده، ابزارهای مالی مشتقه، و غیره) شاید نیاز به زمان داشته باشد تا آنها را بدرستی حسابداری کند یا حتی مجبور شوند از متخصصین خود شرکت استفاده کنند. از این رو، تعامل منظم با تیم Zeni برای شفافسازی موضوعات خاص ضروری است.
قیمت و دسترسی: Zeni به شکل اشتراک ماهانه با سطوح مختلف خدمات ارائه میشود. سطح پایه برای شرکتهای کوچکتر، و سطوح بالاتر برای شرکتهایی با تراکنش یا پیچیدگی بیشتر (که گاهی شامل اختصاص یک مدیر مالی پارهوقت نیز هست). طبق اطلاعات گذشته، قیمتهای پایه Zeni از ~۳۰۰ دلار ماهانه شروع میشدند و با افزایش نیازها به ۱۰۰۰ دلار و بیشتر هم میرسیدند. البته این ارقام تقریبی هستند و Zeni احتمالاً قیمت را بر اساس نیاز دقیق هر مشتری تعیین میکند.
نکته مهم در مورد ارزش: اگر شرکتی چند کارمند مالی استخدام کرده باشد، هزینه Zeni در مقایسه کمتر خواهد بود، اما برای یک شرکت با اندازه خیلی کوچک که مثلاً فقط ۲۰ تراکنش در ماه دارد، Zeni به صرفه نیست. از لحاظ حوزه فعالیت، Zeni در کالیفرنیا بنا شده و تمرکز آن بر استارتآپهای فناوری در آمریکا است. دسترسی برای سایرین ممکن است از راه دور امکانپذیر باشد اما باید با فروش Zeni صحبت کرد. احتمالاً در آینده شاهد گسترش این مدل خدمات به سایر مناطق خواهیم بود.
کاربردها در حسابداری: زنی را میتوان یک راهکار جامع مالیبرای استارتآپها دانست. بیشترین کاربرد آن در فراهم کردن آرامش خاطر به بنیانگذاران است تا بتوانند بر توسعه کسبوکار تمرکز کنند نه حسابداری. از دید عملیاتی، Zeni کارهای حسابداری روزانه، حسابهای پرداختنی و دریافتنی، تطبیق بانکی، صدور صورتحساب، پیگیری وصولها و غیره را انجام میدهد. همچنین ماهانه صورتهای مالی اساسی (ترازنامه، صورت سود و زیان، جریان نقدی) را تهیه کرده و معمولاً جلسهای برای مرور آنها با شرکت میگذارد. در زمینه کنترل مالی، Zeni میتواند نقش یک ناظر را بازی کند و انحرافات قابل توجه (مثلاً افزایش ناگهانی هزینه یک بخش) را اطلاع دهد. برای استارتآپهای تجارت الکترونیک یا نرمافزاری، Zeni معیارهای خاص آن حوزه مثل MRR، LTV (ارزش طول عمر مشتری) و CAC (هزینه جذب مشتری) را نیز دنبال میکند و این برای بنیانگذاران و سرمایهگذاران بسیار مهم است.
همچنین هنگام نزدیک شدن فصل مالیات، Zeni اطلاعات را به نحوی آماده میکند که یا اظهارنامه را خودش تنظیم کند یا برای CPA شرکت همه چیز مرتب و آماده باشد. در کل، Zeni مانند یک بخش مالی بیرونی عمل میکند که با کمک هوش مصنوعی، دادهها را سریعتر و دقیقتر پردازش میکند و با بهرهگیری از افراد متخصص، تضمین میکند تصمیمات مالی درستی اتخاذ شود. چنین ترکیبی برای مدیریت نقدینگی، بودجهبندی، و استراتژی مالی یک شرکت نوپا میتواند مزیت رقابتی ایجاد کند.
ابزار هوش مصنوعی Blue Dot (بلو دات) یک پلتفرم مبتنی بر هوش مصنوعی است که در زمینه مدیریت هزینههای سازمانی و تطبیق آنها با قوانین مالیاتی و مقررات تخصص دارد. در بسیاری از شرکتها, به ویژه شرکتهای بینالمللی, مخارج کارمندان (مانند هزینه سفر, پذیرایی, هدایای تجاری و غیره) و همچنین مزایایی که به کارکنان داده میشود (مانند اتومبیل سازمانی, کارت هدیه و ...) دارای پیچیدگیهای مالیاتی هستند. برخی از این هزینهها مشمول مالیات بر درآمد برای کارمند یا مالیات بر فروش (VAT) برای شرکت میشوند، و برخی معاف هستند یا قابل کسر.
ابزار Blue Dot با استفاده از هوش مصنوعی، رسیدها و هزینههای ثبتشده را بهصورت خودکار تجزیه و تحلیل مالیاتی میکند تا مشخص کند چه بخشهایی از هزینهها به عنوان مزیت قابل مالیات برای کارمند تلقی میشوند(Taxable Employee Benefits) و نیز چه هزینههای شامل VAT میتوانند در گزارشهای VAT مطالبه یا باید پرداخت شوند.
مزایا: Blue Dot به عنوان یک راهکار انطباق مالیاتی هوشمند، مهمترین مزیتش کاهش ریسک جریمهها و عدم انطباق است. در شرکتهای بزرگ، تعداد زیادی گزارش هزینه و رسید توسط کارمندان ارائه میشود. خطای انسانی یا عدم آگاهی میتواند باعث شود آیتمی که مثلاً باید به عنوان مزایای مشمول مالیات گزارش شود، مخفی بماند یا برعکس مالیاتی پرداخت شود که ضرورت نداشته. Blue Dot با بررسی جزئیات هر هزینه (از جمله توضیحات, دستهبندی, گاهی حتی محتوای رسید)، آیتمهای مشمول مالیات را شناسایی میکند.
برای مثال، اگر یک کارمند هتل همراه با خانوادهاش اقامت داشته و شرکت هزینه را پوشش داده، بخش شخصی آن ممکن است مزایای مشمول مالیات محسوب شود؛ Blue Dot میتواند چنین مواردی را پرچمگذاری کند. مزیت دیگر, یکپارچگی در مقیاس جهانی است. Blue Dot به قوانین مالیاتی کشورهای مختلف (خصوصاً در زمینه VAT و مزایای کارمندی) آگاه است و برای شرکتهایی که در چندین کشور فعالیت دارند، کمک میکند که هر هزینه را مطابق مقررات همان حوزه ارزیابی کنند.
همچنین Blue Dot در زمینه VAT میتواند فرصتهای بازپرداخت مالیات را بیابد؛ یعنی مشخص کند کدام هزینهها VAT قابل کسر دارند و اسناد لازم برای مطالبه VAT از دولت آماده است. این میتواند صرفه مالی قابل توجهی ایجاد کند، زیرا شرکتها اغلب در میان انبوه هزینهها ممکن است VATهای قابل استرداد را فراموش کنند. Blue Dot با خودکارسازی این فرایند، همچنین زمان تیمهای مالیاتی داخلی را آزاد میکند. به جای آنکه بخش مالیاتی شرکت هر ماه صدها یا هزاران خط هزینه را دستی مرور کند، Blue Dot آنها را غربال کرده و فقط موارد استثناء یا مشکوک را برای بررسی انسانی باقی میگذارد.
معایب: Blue Dot یک ابزار بسیار تخصصی است؛ بنابراین برای شرکتهای کوچک یا آنهایی که پیچیدگی هزینههای بینالمللی ندارند، چندان مفید یا مقرونبهصرفه نیست. در واقع دامنه استفاده Blue Dot عمدتاً شرکتهای بزرگ یا حداقل میانرده با حجم سفر و هزینه بالا است. از این رو، هزینه نرمافزار و پیادهسازی آن ممکن است برای شرکتهای کوچکتر توجیه نداشته باشد. نکته دیگر اینکه برای عملکرد صحیح، Blue Dot نیاز به دسترسی به دادههای هزینه شرکت دارد؛ معمولاً از طریق ادغام با سیستمهایی مثل Concur (سامانه مدیریت هزینه) یا ابزارهای ERP.
راهاندازی این ادغامها و اطمینان از اینکه همه دادههای لازم (مثلاً اسکن رسیدها) در اختیار Blue Dot قرار میگیرد، نیازمند همکاری تیم IT و مالی شرکت است و ممکن است چالشبرانگیز باشد. همچنین, هرچند Blue Dot خیلی از قوانین را پوشش میدهد، اما قوانین و نرخهای مالیاتی دائم در حال تغییرند؛ شرکت Blue Dot باید مرتب بهروزرسانی انجام دهد و اگر در جایی کوتاهی شود یا سیستم برای مدتی آپدیت نباشد، خطر ارائه خروجی نادرست وجود دارد. به علاوه, در برخی موارد تفسیر قوانین مالیاتی میتواند پیچیده باشد و هوش مصنوعی ممکن است نیاز به راهنمایی انسان داشته باشد؛ بنابراین همچنان متخصصان مالیاتی شرکت باید بر نتایج نهایی اشراف داشته باشند و تصمیمگیری کنند (مثلاً در مواردی که آیا هزینهای برای کسبوکار بوده یا منفعت شخصی). در کل، Blue Dot نیازمند مراقبت و تعامل مستمر است تا بهترین کارایی را ارائه دهد.
قیمت و دسترسی: Blue Dot عمدتاً به عنوان یک راهکار سازمانی ارائه میشود. شرکتهایی که مایل به استفادهاند باید با Blue Dot تماس بگیرند, نیازهایشان را بیان کنند و احتمالاً بسته به تعداد کارمندان, کشورهای درگیر و حجم تراکنش, قیمت سفارشی دریافت کنند. این نرمافزار در اصل محصول یک شرکت فناوری مالیاتی اسرائیلی است (که قبلاً VATBox نام داشت) و اکنون در سطح جهانی فعالیت دارد. تمرکز آن روی بازار اروپا (جایی کهVAT پیچیدگیهای فراوان دارد) و همچنین شرکتهای چندملیتی است. احتمالاً مدل قیمتگذاری شامل یک هزینه اشتراک سالانه به علاوه پشتیبانی میشود.
برخی شرکتها شاید Blue Dot را به عنوان بخشی از خدمات مشاوره مالیاتی گستردهتر دریافت کنند. به هرحال، این ابزار برای یک دفتر حسابداری کوچک یا یک کسبوکار محلی لازم نیست، بلکه برای شرکتهای Fortune 500 و مشابه طراحی شده که هزاران کارمند و هزینههای متنوع دارند.
کاربردها در حسابداری: Blue Dot عمدتاً در واحد مالیاتی و مالی شرکتها کاربرد دارد و نقشی مکمل برای سیستمهای حسابداری و هزینه ایفا میکند. در دورههای بستن مالیات (مثلاً محاسبه مالیات بر درآمد کارکنان یا تهیه گزارش VAT دورهای)، Blue Dot آنچه را که نیاز به محاسبه مالیات دارد استخراج میکند. به عنوان نمونه، در پایان ماه یا فصل، فهرستی از تمام مزایای مشمول مالیات کارمندان (بر اساس مخارج ثبتشده) ارائه میدهد که واحد حقوق و دستمزد آن را در مالیات حقوق کارکنان لحاظ کند.
همچنین در زمان تهیه اظهارنامههای VAT، Blue Dot میتواند گزارشی از کل مالیات بر ارزش افزوده پرداختشده توسط شرکت روی مخارج فراهم کند و تفکیک کند کدام بخش قابل استرداد است. این هم در کاهش هزینهها موثر است و هم مستندسازی لازم برای ممیزیهای VAT را فراهم میکند. در ممیزی داخلی یا خارجی، استفاده از Blue Dot مزیت دارد چون نشان میدهد شرکت از سیستمی بهره میگیرد که مخارج را کنترل میکند و احتمال پنهان ماندن آیتمهای غیرمجاز کم است؛ بنابراین حسابرسان راحتتر به انطباق شرکت با مقررات اعتماد میکنند.
یک کاربرد دیگر Blue Dot، سیاستگذاری هزینههای کارمندی است؛ با تحلیل دادهها میتواند به مدیریت بگوید چه نوع هزینههایی بیشتر مشمول مالیات میشوند (مثلاً هدایای گرانقیمت) تا شرکت بتواند در صورت لزوم سیاستهای خود را تنظیم کند یا به کارکنان آموزش بهتری بدهد برای گزارشدهی درست. همچنین برای کنترل بودجه سفر و سرگرمی (T&E) Blue Dot مفید است، چرا که تمام هزینهها را رصد کرده و موارد غیرعادی یا بیش از حد را سریعاً علامت میزند. در مجموع Blue Dot نقش یک ناظر مالیاتی دیجیتال را ایفا میکند که چشم از رسیدهای خرجکرد برنمیدارد و خیال مدیران مالی را از بابت انطباق و بهینهسازی مالیاتی تا حد زیادی راحت میکند.
همانطور که مشاهده شد، دنیای هوش مصنوعی حسابداری پر از ابزارها و پلتفرمهای گوناگون است که هر یک برای منظوری خاص طراحی شدهاند. از دستیاران همهکارهای چون ChatGPT و Google Bard گرفته تا نرمافزارهای تخصصی مانند Vic برای حسابهای پرداختنی یا Blue Dot برای انطباق مالیاتی، همگی به حسابداران کمک میکنند بهرهوری خود را افزایش دهند و بر جنبههای تحلیلیتر و راهبردیتر کارشان تمرکز کنند. اما سؤال مهم این است که کدام ابزار برای شما و سازمانتان مناسبتر است؟
نخست باید نیازها و اولویتهای خود را مشخص کنید. اگر حسابدار مستقلی هستید یا عضو یک تیم کوچک مالی، احتمالاً ابزارهای عمومی مانند ChatGPT یا Microsoft Copilot که میتوانند به سؤالات شما پاسخ دهند، در تهیه گزارشها کمک کنند یا کارهای پراکنده روزمره را تسهیل نمایند، بیشترین ارزش را دارند. برای چنین کاربردهایی، هزینه پایین یا رایگان بودن (در مورد Bard/Gemini و نسخه رایگان ChatGPT) یک مزیت بزرگ است و میتوانید همین امروز بهرهگیری از آنها را آغاز کنید. از سوی دیگر، اگر در یک شرکت متوسط یا بزرگ مسئول یک حوزه خاص هستید – مثلاً مدیریت حسابهای پرداختنی یا نظارت بر دقت ثبت هزینههای کارمندان – شاید سرمایهگذاری روی ابزاری تخصصی مانند Vic یا Dext یا Blue Dot گزینه بهتری باشد. این ابزارها معمولاً اشتراکی و شامل هزینه هستند، اما بازگشت سرمایه را با صرفهجویی در وقت و کاهش خطا تضمین میکنند.
همچنین اندازه و پیچیدگی کسبوکار مهم است. یک استارتآپ در حال رشد که نمیخواهد از قافله نظم مالی عقب بماند، میتواند خدماتی مثل Zeni یا Botkeeper را انتخاب کند تا با داشتن یک همراه هوشمند مالی، پایههای مالی محکمی بسازد. برعکس، شرکتهای دارای تیم مالی مجزا شاید ترجیح دهند فقط بخشهایی از فرایند را با AI تکمیل کنند و نه کل آن را. در این صورت، ترکیب استفاده از چند ابزار مشکلی ندارد؛ برای مثال، میتوانید همزمان از ChatGPT برای پشتیبانی تحلیلی، از Dext برای OCR رسیدها و از یک سیستم ERP کلاسیک برای حسابداری استفاده کنید. هنر کار آن است که نرمافزارهای هوش مصنوعی مالی را با گردش کار موجود خود همسو کنید تا بیشترین بهرهوری حاصل شود.
از منظر هزینه و مدل کسبوکار، گزینهها متنوعاند: برخی ابزارها مانند ChatGPT یک نسخه رایگان دارند که شاید برای شروع کافی باشد، و نسخه پولی آنها امکانات بیشتری ارائه میدهد. ابزارهایی مانند Copilot و Blue Dot فقط اشتراکیاند و باید بودجه مناسبی به آنها اختصاص داد. نکته اینجاست که هزینه را همیشه در برابر صرفهجوییها و مزایای کیفی بسنجید. مثلاً اشتراک Vic ممکن است ماهانه هزینهبر باشد، ولی اگر یک کارمند ورود داده کمتر نیاز داشته باشید یا صورتحسابهایتان همیشه سر وقت پرداخت شود (اجتناب از جریمه دیرکرد پرداختها)، این هزینه جبران میشود. خوشبختانه بسیاری از ارائهدهندگان امکان دموی رایگان یا دوره آزمایشی دارند که توصیه میشود حتماً قبل از تعهد بلندمدت از آنها استفاده کنید.
سرانجام، مهم است به یاد داشته باشیم که هوش مصنوعی قرار است یار حسابداران باشد نه جایگزین آنها. حتی پیشرفتهترین سیستمها نیز نیاز به نظارت، آموزش و قضاوت حرفهای انسان دارند. یک حسابدار باهوش از این ابزارها برای کاهش بار کاری دستی و افزایش دقت استفاده میکند، اما همچنان نقش خود را به عنوان ناظر و تحلیلگر حفظ مینماید. با این نگرش، انتخاب ابزار مناسب به منزله تقویت مهارتها و تواناییهای شماست. شاید بتوان گفت ترکیب یک حسابدار آگاه با یک ابزار هوش مصنوعی برای حسابداری مناسب، تیمی شکستناپذیر در برابر چالشهای مالی پدید میآورد.
در نهایت، آینده حسابداری بیشک با هوش مصنوعی پیوند خورده است. هرچه زودتر این فناوریها را به خدمت بگیریم، سریعتر میتوانیم از مزایای رقابتی آن بهرهمند شویم. خواه برای تسریع کارهای کوچک روزانه، خواه برای دگرگون کردن فرآیندهای بزرگ مالی، اکنون زمان آن است که اقدام کنیم. ابزار هوش مصنوعی برای حسابداری مناسب خود را بیابید، آن را در کارتان ادغام کنید و شاهد بهبود چشمگیر دقت، سرعت و بینش مالی در سازمانتان باشید. به عنوان یک حسابدار حرفهای، این تحول نه تهدید بلکه فرصت است؛ فرصتی برای ارزشآفرینی بیشتر و تمرکز بر جنبههایی از حسابداری که ماشینها به تنهایی از عهده آن برنمیآیند.
