سالن کنفرانس یکی از مهم‌ترین بخش‌های شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف محسوب می‌شود. به همین دلیل، در این مقاله می‌خواهیم درباره اصول طراحی این قسمت و ضوابط طراحی سالن کنفرانس صحبت کنیم.
امروزه کسب و کارها به طراحی دکوراسیون دفتر کار خود، اهمیت ویژه‌ای می‌دهند و به دنبال ایجاد یک فضای مناسب برای جذب مشتری‌های بیشتر هستند. یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر شرکتی، سالن کنفرانس آن است که بهترین مکان برای برگزاری جلسات و هماهنگی‌ها محسوب می‌شود. در ادامه این مقاله از Honique به ارائه توضیحات مفصل‌تر درباره طراحی این محیط و همچنین ابعاد سالن کنفرانس می‌پردازیم.
سالن کنفرانس در واقع فضای بسیار بزرگی است که برای گردهمایی‌های مخصوص، از آن استفاده می‌شود. این سالن‌ها دارای میز و صندلی‌های مخصوص کنفرانس هستند تا تمام اعضای شرکت‌کننده در طول جلسه بتوانند به راحتی بر روی صندلی خود بنشینند. ابعاد سالن کنفرانس باید با تعداد اعضا و کارکنان شرکت در تناسب باشد؛ این موضوع باعث می‌شود تا افراد بتوانند به راحتی در طول جلسه در کنار یکدیگر بنشینند.
در برخی مواقع ممکن است سالن کنفرانس و همایش به اشتباه گرفته شوند؛ در همین راستا لازم است تا با تفاوت‌های آن‌ها به صورت کامل آشنا شوید.
سالن کنفرانس در اصل یک فضای نسبتا بزرگ برای گردهمایی افراد با اهداف مشترک است تا بتوانند در آن محیط درباره برنامه‌ریزی‌های آتی خود صبحت کنند. اما سالن همایش به‌مراتب بزرگ‌تر از سالن کنفرانس بوده و دارای یک استیج برای سخنرانی‌های مختلف است.
تعداد افرادی که در سالن‌های همایش جمع می‌شوند، بسیار بیشتر از افراد موجود در یک سالن کنفرانس هستند.
صندلی‌ها و دکوراسیون موجود در این سالن‌ها نیز با یکدیگر تفاوت‌های زیادی دارد. معمولا در سالن کنفرانس یک میز بزرگ وجود دارد که افراد دورتادور آن می‌نشینند و به صحبت می‌پردازند؛ زیرا در جلسه کنفرانس معمولا تمام افراد باید بر موضوع جلسه تسلط نسبی داشته باشند و تا حد نیاز در آن مشارکت کنند.
این در حالی است که در همایش‌ها این حالت وجود نداشته و تنها یک یا چند نفر به صحبت می‌پردازند و سایر افراد نقش شنونده دارند؛ به همین دلیل ضوابط طراحی سالن همایش و کنفرانس متفاوت هستند.
طراحی سالن کنفرانس اداری بر اساس اصول و قواعد خاصی انجام می‌شود که باید با آن‌ها آشنایی کاملی داشته باشید تا بتوانید سالن کنفرانس خود را به بهترین نحو ممکن طراحی کنید. در این بخش به معرفی چند نمونه از مهم‌ترین اصول در این زمینه می‌پردازیم تا بتوانید یک سالن کنفرانس فوق‌العاده کاربردی برای برگزاری جلسات خود داشته باشید.
سالن کنفرانس باید حتما فضایی آکوستیک و عایق صوت داشته باشد تا در صورت برگزاری جلسات خصوصی و محرمانه، هیچ مشکلی برای شما پیش نیاید. در پوشش تمام دیوارها، سقف و همچنین کف سالن باید حتما از متریالی مانند پشم سنگ استفاده کنید تا درنهایت یک محیط کاملا آکوستیک و عایق صوت داشته باشید.
این حالت باعث می‌شود تا از ورود صدا به سالن یا خروج صوت از آن، به صورت کامل جلوگیری شده و جلسات کنفرانس با نهایت تمرکز انجام شوند. برای پوشش کف سالن، بهتر است به سراغ گزینه‌هایی بروید که هنگام راه رفتن هیچ صدایی تولید نکنند. در این زمینه، اغلب از پارکت‌ها و یا موکت‌های ضد حریق یا ضد الکتریسیته استفاده می‌کنند.
برای خرید صندلی کنفرانس و تجهیزات مورد نیاز، باید توجه زیادی به گنجایش و ابعاد سالن کنفرانس داشته باشید. در صورت گذاشتن تعداد زیادی صندلی در اتاقی با ظرفیت کم، حریم خصوصی و تمرکز افراد شرکت‌کننده در جلسات مختل می‌شود. چنانچه قصد دارید از تعداد صندلی‌های بیشتری نسبت به اندازه اتاق استفاده کنید، باید به سراغ مبلمان کم‌جا یا متحرک بروید.
از دیگر اصولی که علاوه بر ابعاد سالن کنفرانس و گنجایش آن باید در نظر داشته باشید، به کار بردن رنگ‌های مناسب است. در این زمینه باید سبک طراحی داخلی مجموعه و همچنین رنگ‌های به‌کاربرده شده در قسمت‌های دیگر را مورد توجه قرار دهید. استفاده از رنگ‌های روشن می‌تواند باعث بزرگ‌تر دیده شدن ابعاد سالن کنفرانس شود؛ پس اگر با محدودیت فضا روبه‌رو هستید، توصیه می‌کنیم از این دسته رنگ‌ها استفاده نمایید.
استفاده از متریال چوبی نیز در این زمینه توصیه می‌شود؛ چراکه می‌تواند گرما و آرامش زیادی را به فضا منتقل کند. متریال چوبی می‌توانند تأثیر فوق‌العاده‌ای بر روی آکوستیک کردن فضا داشته باشند. در این زمینه برای انتخاب رنگ شما می‌توانید از یک رنگ قالب در کنار سایر رنگ‌ها استفاده کرده و یک هارمونی جذاب به وجود آورید. به صورت کلی، انتخاب رنگ برای سالن کنفرانس تا حد زیادی بسته به سلیقه شما دارد.
یکی از اقداماتی که هنگام طراحی سالن کنفرانس اداری باید به آن توجه داشته باشید، بهره بردن از نور طبیعی روز است. نور مصنوعی، فضا را تا حد زیادی سرد و دلگیر نشان می‌دهد؛ در حالی که نور طبیعی می‌تواند باعث افزایش روحیه و ارتقای راندمان کاری کارمندان شود. همچنین این نور تأثیر بسیار زیادی بر روی ایده‌پردازی افراد دارد و باعث بهبود عملکرد آن‌ها می‌شود.
انتخاب تجهیزات در طراحی سالن کنفرانس می‌تواند در کاربری محیط تأثیر بسیار زیادی داشته باشد؛ به همین دلیل توصیه می‌کنیم که از کنار این موضوع به سادگی عبور نکنید و به دنبال انتخاب مناسب‌ترین گزینه‌ها باشید.
یکی از اصلی‌ترین المان‌های موجود در سالن کنفرانس، میز سالن است. به محض ورود افراد به درون سالن، تمام توجه‌ها به سمت آن جلب شده و می‌تواند تأثیر زیادی در نگرش افراد و اعتبار کسب و کار شما بگذارد.
تمام استراتژی‌ها و برنامه‌ریزی‌های آتی سازمان و شرکت شما، بر روی همین میز انجام می‌شوند. گزینه‌های مختلف کاری بر روی این میز برنامه‌ریزی می‌شوند تا نهایتا بهترین گزینه از بین آن‌ها انتخاب شود. بنابراین در انتخاب میز به موارد زیر توجه داشته باشید:
انتخاب این میز باید کاملا بر اساس حجم و نوع کار و همچنین تعداد افراد فعالی که در جلسات شرکت می‌کنند، صورت بگیرد. میز کنفرانس در شکل‌های مربعی، بیضوی، دایره‌ای و … انجام می‌شود که شما می‌توانید بسته به طراحی اتاق کنفرانس و نوع برقراری ارتباط افراد با هم، از بین آن‌ها یکی را برگزینید.
متریال استفاده‌شده در ساخت میز کنفرانس نیز مختلف هستند. این میز می‌تواند از فلز، چوب، شیشه و … ساخته شده باشد که هرکدام مزایا و ویژگی‌های مخصوص به خود را دارند.
در خرید میز کنفرانس باید به ارتفاع آن نیز توجه زیادی داشته باشید. ارتفاع استاندارد میز کنفرانس، ۷۵ سانتی‌متر است. کمتر و یا بیشتر بودن این ارتفاع ممکن است برای افراد شرکت‌کننده در جلسات کنفرانس، آسیب‌های مختلفی به دنبال داشته باشد. طول این میزها نیز از دو متر شروع شده که باید بر اساس تعداد افراد شرکت‌کننده در جلسات انتخاب شود.
از دیگر تجهیزات مهم و مورد نیاز برای سالن‌های کنفرانس، باید به سیستم صوتی اشاره‌کنیم. توصیه می‌کنیم که در این زمینه از سیستم‌های صوتی به‌روز که راه‌اندازی ساده‌ای دارند، استفاده نمایید. قدرت این سیستم‌ها باید به‌گونه‌ای باشد که بتوانند به‌سادگی کل جلسات کنفرانس را پوشش دهند. شنیدن صدای باکیفیت و بدون نویز در این فضاها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار بوده و باعث ارتقای سطح کیفی جلسات می‌شود.
سیستم صوتی استفاده‌شده در این جلسات معمولا از میکروفون، فرستنده، منبع تغذیه، گیرنده، پروژکتورها، دوربین‌های گرداننده، بلندگوهای دیواری و سقفی و همچنین آمپلی‌فایرهای تنظیم صوت تشکیل شده‌اند. تجهیزات جانبی متعددی نیز در این زمینه وجود دارند که باعث بهره‌وری بهتر و مناسب‌تر از این سیستم می‌شوند.
در اختیار داشتن میکروفون‌ها می‌تواند باعث شود تا افراد در بحث‌های جمعی و گروهی، مشارکت بیشتری داشته باشند. امکان رای‌گیری حضار و همچنین شناسایی آن‌ها در طول این جلسات با در اختیار داشتن یک سیستم صوتی مناسب و باکیفیت وجود دارد.
یکی دیگر از تجهیزات اصلی و مهم سالن‌های کنفرانس، صندلی‌ها هستند. تعداد صندلی‌های موجود در این سالن باید به تعداد اعضای شرکت‌کننده در جلسات باشد. توصیه می‌کنیم از انواع صندلی اداری که قابلیت تنظیم ارتفاع دارد، در این زمینه استفاده کنید تا افراد بتوانند بسته به قد خود، ارتفاع آن را تنظیم کنند.
در انتخاب صندلی، باید به ابعاد سالن کنفرانس نیز توجه ویژه‌ای داشته باشید. چنانچه با محدودیت فضا درگیر هستید، به سراغ صندلی‌هایی بروید که فضای کمتری اشغال می‌کنند.
بعد از چیدمان صندلی‌ها باید فضای کافی بین صندلی و دیوار و همچنین صندلی تا میز وجود داشته باشد تا افراد بتوانند به راحتی بین صندلی‌ها جابه‌جا شوند. انتخاب صندلی‌های گردان نیز در این زمینه توصیه شده و می‌تواند گزینه مناسبی باشد. در چیدمان صندلی‌ها، به فاصله بین آن‌ها توجه داشته باشید تا مانع تمرکز افراد نشوید.
