امروزه انتخاب یک نرم افزار حضور و غیاب کاربردی و با رابط کاربری ساده، بهترین انتخابی است که می‌تواند در کنترل و مدیریت تردد پرسنل در شرکت‌ها و سازمان‌ها بسیار موثر باشد. درواقع این نرم افزارها می‌توانند به مدیران، در جهت رسیدن به اهداف سازمان کمک زیادی نمایند و موجب افزایش بهره‌وری و بهبود راندمان کاری پرسنل آن‌ها شوند. این سیستم‌ها می‌توانند از میزان کارکرد و نحوه حضور هر یک از پرسنل، گزارشات متنوعی را در اختیار مدیران و صاحبین کسب و کارها قرار دهند، که این گزارشات به همراه عملکرد هر فرد یا واحد کاری، می‌توانند در تصمیم‌گیری‌های مدیران بسیار موثر باشند.
به عبارت دیگر، این نرم افزارها به عنوان یکی از ابزارهای کاربردی و ضروری در شرکت‌ها و سازمان‌ها، وظایف مهمی را بر عهده دارند، که باید از پس آن‌ها به خوبی برآیند. به هم همین منظور برنامه‌نویسان و توسعه دهندگان این سیستم‌ها را در پلتفرم‌های مختلفی پیاده‌سازی کرده‌اند تا بتوانند به صورت همه جانبه به نیازهای شما پاسخ دهند. در این مقاله قصد داریم تا شما را با انواع پلتفرم‌های این سیستم‌ها آشنا نماییم و به شما در انتخاب و خرید این تجهیزات کمک نماییم.
در خرید نرم افزار حضور غیاب به چه نکاتی باید توجه کرد؟
فاکتورها و پارامترهای مختلفی وجود دارد که عدم توجه به آن‌ها می‌تواند مشکلات مختلفی را برای شما ایجاد کنند. به همین منظور بهتر است در هنگام انتخاب و خرید آن‌ها مواردی را در نظر بگیرید تا بتوانید انتخاب مناسب و سودمندی داشته باشید. اما چه مواردی را باید در انتخاب و خرید این سیستم‌ها در نظر گرفت؟
تعداد پرسنل سازمان
جالب است بدانید، که تعداد افرادی که هر روز باید ساعت ورود و خروج آن‌ها در سیستم ثبت شود، برای انتخاب بهترین این نرم افزارها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. به بیان دیگر علاوه بر تعداد کارکنان یک مجموعه که یکی از عوامل موثر در انتخاب این تجهیزات به شمار می‌رود، می‌بایست به میزان سازگاری این سیستم‌ها با تعریف شیفت‌های کاری متغیر از جمله شیفت‌های کاری گردشی، ثابت، شب کاری و... توجه داشته باشید.
قیمت نرم افزار حضور و غیاب
امروزه نرم افزارهای مختلفی با توجه به نوع کارایی و کاربردی که دارند، در سه سطح پایه، سازمانی و پیشرفته طراحی و پیاده‌سازی شده‌اند. اما تعرفه‌ی این تجهیزات رابطه مستقیمی با امکانات، قابلیت‌هایی که ارائه می‌دهند، دارد. به عنوان مثال بسیاری از نرم افزارهای ارائه شده همراه دستگاه‌های زنی، در نسخه پایه بوده و ظرفیت محدودی را در ثبت تردد پرسنل ارائه می‌کنند. این نرم افزارها عموما رایگان هستند یا با قیمت بسیار پایینی به فروش می‌رسند. اما اگر سیستمی با امکانات بیشتر برای ثبت تردد پرسنل خود در نظر دارید می‌بایست، هزینه بیش‌تری بابت آن بپردازید.
آموزش و پشتیبانی
همانطور که می‌دانید، آموزش صحیح و پشتیبانی درست، از مهم‌ترین مواردی است، که در استفاده بهینه از این سیستم‌ها بسیار موثر است. درواقع بعد از محیط کاربری ساده، آموزش اصولی و استفاده از آن می‌تواند کمک زیادی در عملکرد کاربر داشته باشد. به عبارت دیگر یکی از مواردی که می‌بایست در انتخاب و خرید این نرم افزارها در نظر بگیرید، اطمینان داشتن از پشتیبانی و خدمات پس از فروش مناسب است.
درواقع عدم برخورداری از خدمات پشتیبانی مناسب، می‌تواند هزینه‌های زیادی را در آینده برای شما به بار آورد در مقابل اگر نرم افزاری که خریداری می‌کنید از خدمات پشتیبانی خوبی برخوردار باشد، به راحتی می‌توانید در صورت نیاز به بروز رسانی از خدمات پشتیبانی بهره‌مند شوید. علاوه بر آن شما می‌بایست به نوع لایسنس و مدت زمان اعتبار لایسنس دقت کافی داشته باشید.
توجه به نیازهای کسب و کار
انتخاب یک نرم افزار مناسب به معنای انتخاب گران‌ترین و بهترین نرم افزار نیست. درواقع پشتیبانی از امکانات و قابلیت‌هایی که هیچ کاربردی برای شما ندارد نمی‌تواند به شما کمک زیادی نماید، بلکه مهم این است که بتوانند نیازها و خواسته‌های مدیریتی سازمان شما را به خوبی پاسخگو باشند. از این رو بهتر است قبل از خرید، سیاست‌های کاری و انتظاراتی که از این سیستم‌ها دارید را به صورت شفاف مشخص کنید و سپس با توجه به آن‌ها مناسب‌ترین این سیستم‌ها را انتخاب و خریداری نمایید.
انواع پلتفرم‌های نرم‌افزار حضور غیاب
ان سیستم‌ها به عنوان یکی از ابزارهای ضروری در شرکت‌ها و سازمان‌ها، در پلتفرم‌های مختلفی از جمله تحت ویندوز، تحت وب، ابری و اپلیکیشن طراحی و تولید شده‌اند و شما می‌بایست با توجه به نیازهای کسب و کار خود، مناسب‌ترین آن‌ها را انتخاب و خریداری نمایید.
نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز
این نرم‌افزاها بر روی سیستم عامل ویندوز قابل اجرا هستند و محیط کاربری ساده و عدم نیاز به نصب دیتا بیس، دو ویژگی بارز آن‌ها به شمار می‌رود. اما سوالی که مطرح می‌شود این است، که آیا این نسخه از نرم افزار برای شما مناسب است و با نیازهای کسب و کار شما مطابقت دارد؟ به طور کلی این نرم افزارها برای اجرا در سیستم عامل و محیط‌های ویندوز طراحی و بهینه‌سازی شده‌اند.
برای اجرای این نرم افزارها شما نیازمند یک سیستم عامل هستید و می‌بایست نسخه نرم افزار انتخابی شما با ویژگی‌های سخت افزاری و نسخه ویندوز شما سازگار باشد تا بتوانید آن را بر روی سیستم خود نصب نمایید. درواقع این پلتفرم نرم افزاری یک گزینه مطمئن، ساده و کم هزینه برای سازمان‌ها و موسسات کوچک و تازه کاری هستند، که نیازی ندارند تا خارج از مجموعه‌ی خود به این نرم افزار دسترسی داشته باشند.
نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
با به کارگیری این نرم افزارها شما محدود به هیچ سیستم یا مکان خاصی نخواهید بود و در هر زمان که بخواهید می‌توانید به محیط نرم افزار دسترسی داشته باشید. مهم‌ترین مزیت این نرم افزارها چند کاربره بودن آن‌ها است. این سیستم‌ها به صورت کلاینت-سرور طراحی شده‌اند و پردازش اطلاعات بر روی سیستم شما صورت نمی‌گیرد، در نتیجه می‌توانند سرعت و عملکرد مطلوب‌تری را ارائه دهند.
از آنجایی که این نرم افزارها برای اجرا و پیاده‌سازی تنها نیازمند یک سرور هستند، می‌توانند برای شما این امکان را فراهم سازند تا در هر موقعیت زمانی و جغرافیایی از طریق گوشی موبایل، تبلت و... تنها با اتصال به اینترنت از تمامی امکانات و قابلیت‌های آن بهره‌مند شوید. هم‌چنین اطلاعات ذخیره شده در این سیستم‌ها با امنیت بسیار بالایی نگهداری می‌شوند. البته امنیت تنها به معنی جلوگیری از به سرقت رفتن اطلاعات نیست. از آنجایی که این اطلاعات بر روی سرورهای بسیار امنی ذخیره می‌شوند، در صورت بروز هرگونه مشکل و اختلالی، امنیت اطلاعات ذخیره شده به خطر نخواهد افتاد.
نرم افزار حضور و غیاب ابری
نرم افزار حضور غیاب ابری، نرم افزاری با امکانات نامحدود می‌باشد که با به کارگیری آن تنها با داشتن یک نام کاربری و رمز عبور می‌توانید بالاترین سرعت پردازش را تجربه کنید. این نرم افزارهای به جای نصب و پیاده سازی بر روی سرور شرکت‌ها بر روی سرور شرکت‌های ارائه دهندگان خدمات نرم افزاری استقرار می‌یابند. قابل دسترس بودن در هر زمان و مکان، نگهداری اطلاعات با امنیت بالا، سازگار بودن با انواع زیرساخت‌های سخت افزاری و به روز رسانی خودکار و اتوماتیک از جمله مهم‌ترین مزایای استفاده از این سیستم‌ها به شمار می‌رود.
اپلیکیشن حضور و غیاب
با استفاده از این نسخه از سیستم‌ها به راحتی می‌توانید بر روی گوشی هوشمند خود وضعیت تردد پرسنل خود را به صورت لحظه‌ای کنترل کنید و به تمامی قابلیت‌ها و امکانات آن‌ها دسترسی داشته باشید. درواقع این نسخه از نرم افزارها به واسطه‌ی فراگیرتر و در دسترس بودن، می‌توانند بسیار سریع‌تر عمل کنند و در هر لحظه و در هر کجا گزارشات به روز و دقیقی را در اختیارتان قرار دهند.
سخن پایانی
به طور کلی با کمک این سیستم‌ها به راحتی می‌توانید با مشاهده و مدیریت ساعات کاری پرسنل خود، مدیریت منابع انسانی و محاسبه درست حقوق و دستمزد پرسنل خود افزایش بهره‌وری و راندمان کاری مجموعه‌ی خود را تضمین کنید و از مزایای بسیار زیاد آن‌ها بهره‌مند شوید. ما در این مقاله شما را با انواع این سیستم‌ها و نکات مهم در انتخاب و خرید آن‌ها آشنا کردیم، امیدواریم که مطالعه‌ی آن برای شما مفید و موثر بوده باشد.
