شناسایی و انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب، نیازمند شناخت کامل از این دستگاه می‌باشد، با استفاده از این دستگاه‌ها می‌توانید با دقت بسیار بالایی بر ورود و خروج پرسنل خود نظارت داشته باشید.
زمان یکی از منابع کلیدی است، که اگر به درستی مدیریت شود، کارایی افراد به صورت چشمگیری افزایش پیدا می‌کند. یکی از بهترین راه‌ها برای استفاده بهینه از زمان در سازمان‌ها به کارگیری یک سیستم حضور و غیاب مناسب است.
شرکت‌هایی که از این دستگاه‌ها استفاده می‌کنند از یک سو کارایی خود را افزایش می‌دهند و از سویی دیگر باعث شفاف سازی مسائلی مانند حقوق و دستمزد می‌شوند.
تشخیص بهترین دستگاه حضور وغیاب
برای انتخاب یک دستگاه مناسب و با کیفیت باید فاکتورهای زیادی را در نظر بگیرید. با ما در ادامه این مقاله همراه باشید تا به بررسی این نکات بپردازیم. این دستگاه‌ها تنوع زیادی دارند اما قبل از هر چیزی مشخص کنید که از این دستگاه چه توقعی دارید؟
برخی تمایل دارند برای ثبت ورود خروج پرسنل خود از دستگاه‌های اثر انگشتی استفاده کنند و برخی تنها به دنبال یک دستگاه ارزان قیمت هستند، که فقط تردد پرسنل خود را ثبت کنند.
هم‌چنین شاید برخی از سازمان‌ها بسته به شرایطشان بخواهند از دستگاه‌های تشخیص چهره برای احراز هویت پرسنل خود استفاده کنند یا عده‌ای دیگر دستگاهی با عملکرد دوگانه بخواهند.
پس در اولین قدم به شناخت کاملی از نیازهای سازمان، تعداد پرسنل، محل قرارگیری دستگاه و ... برسید و سپس اقدام به خرید نمایید. اما نکات بسیار مهمی وجود دارند، که می‌توانید با در نظر گرفتن این نکات بهترین دستگاه را انتخاب نمایید.
دقت دستگاه حضور و غیاب
یکی از مهم‌ترین دلایل خرید این دستگاه‌ها محاسبه دقیق ساعات کاری پرسنل و پرداخت به موقع حقوق و دستمزد آن‌ها است. خطا و اشتباه در محاسبه زمان کارکرد پرسنل می‌تواند عواقب زیادی به همراه داشته باشد.
یک دستگاه با کیفیت و مناسب، باید گزارشی از زمان واقعی و دقیق ورود و خروج پرسنل را در اختیار مدیران و بخش منابع انسانی بگذارد.
یکپارچه سازی
این دستگاه‌ها باید قابلیت پکپارچه سازی با انواع سیستم‌های حقوق و دستمزد را داشته باشند. به سراغ سیستم‌هایی بروید، که امکان انتقال داده‌ها را به صورت مستقیم به نرم‌افزار حقوق و دستمزد داشته باشند تا محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد را برای شما ساده‌تر نمایند.
امکان گزارش‌گیری لحظه‌ای
کارمندان باید اجازه داشته باشند، هر زمان که نیاز دارند گزارشات مربوط به ورود و خروج خود را دریافت کنند. این دستگاه‌ها باید امکان گزارش‌گیری لحظه‌ای را برای کاربران فراهم کنند.
امنیت بالا
این دستگاه‌ها باید به اندازه کافی ایمن باشند تا بتوانیم از صحت اطلاعات موجود در دستگاه اطمینان حاصل نماییم. عملکرد و میزان امنیت این دستگاه‌ها را می‌توان بر اساس دو نرخ FAR وFRR بررسی و ارزیابی کرد. اما سوالی که به وجود می‌آید این است، که اصلاFAR وFRR چیست؟
نرخFAR
False Acceptance Rate
یا به اختصارFAR به معنای نرخ پذیرش کاذب و اشتباه می‌باشد. FAR نشان دهنده درصد شناسایی و تایید افراد غیر مجازی است، که اطلاعات آن‌ها در دستگاه ثبت و ذخیره نشده است.
نرخFRR
Rejection Rate False
یا به اختصارFRR به معنای نرخ شناسایی افرادی مجازی است، که به صورت اشتباه توسط دستگاه رد می‌شوند و تایید نمی‌شوند و با این پیغام که مشخصات شما در سیستم تعریف نشده است، مواجه می‌شوند.
سرعت عمل بالا
یکی از ویژگی‌های یک دستگاه خوب و با کیفیت عملکرد سریع و شناسایی افراد در کم‌ترین زمان ممکن می‌باشد. به عنوان مثال یک دستگاه اثر انگشتی باید با دقت و سرعت بالایی اثر انگشت افراد را با نمونه‌های ذخیره شده تطابق دهد و در صورت تایید، ورود و خروج فرد را ثبت نماید.
هم‌چنین یک دستگاه تشخیص چهره خوب باید بتواند، در سریع‌ترین زمان ممکن چهره کاربران را اسکن کند و با نمونه‌های اولیه مقایسه و پردازش نماید.
دوام و استحکام
این دستگاه‌ها باید بتوانند در دماهای بالا و رطوبت زیادی به کار خود ادامه دهند. هم‌چنین باید دوام و استحکام لازم را در برابر ضربه داشته باشند. هم‌چنین دستگاهایی که کارایی ساده و رابط کاربری آسان داشته باشند، کاربر پسندتر خواهند بود.
اما به طور کلی داشتن دوربین با کیفیت بالا، سنسور اثر انگشت دقیق و ضد خش، صفحه نمایش با رزولوشن بالا و ... از مشخصات یک دستگاه خوب و با کیفیت می‌باشد.
عملکرد دوگانه
به غیر از ردیابی زمان ورود و خروج پرسنل، از این دستگاه‌ها می‌توان برای اهداف امنیتی مانند محدود کردن تردد افراد غیرمجاز در برخی از مناطق استفاده کرد. این سیستم‌های یکپارچه می‌توانند منجر به افزایش بهره‌وری و امنیت سازمان‌ها و شرکت‌ها شوند.
به عبارتی دیگر، عملکرد دوگانه این امکان را به شما می‌دهد تا علاوه بر ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل خود امکان کنترل باز و بسته شدن درب‌ها را نیز داشته باشید و اجازه ورود و دسترسی را تنها به افرادی دهید، که مشخصات آن‌ها در دستگاه ثبت شده باشد.
سخن پایانی
وجود این دستگاه‌ها اهمیت زیادی دارد. اگر شما هم دارای تعداد زیادی پرسنل و کارمند هستید، با استفاده از این دستگاه‌ها می‌توانید ساعات کاری و زمان حضور کارمندان خود را پیگیری کنید.
هم‌چنین به شما کمک می‌کند تا حقوق کارکنان خود را به موقع پرداخت و هزینه‌های خود را مدیریت کنید و در مورد برنامه ریزی‌های آینده تصمیم‌گیری درستی نمایید.
