خرید نرم افزار حضور و غیاب یکی از چالش‌هایی است، که مدیران و کارفرمایان با آن رو به رو هستند. در بیش‌تر سازمان‌های امروزی حقوق و دستمزد پرسنل براساس میزان کارکرد و ساعات ورود و خروج کارکنان محاسبه می‌شود.
در این مقاله قصد داریم تا به مهم‌ترین سوالاتی که در خرید این سیستم‌ها وجود دارد بپردازیم. طرح این سوالات و پاسخ به آن‌ها به شما کمک می‌کند تا بدون هیچ‌گونه مشکلی و با تصمیم‌گیری درست، خریدی مطمئن و حرفه‌ای را تجربه کنید. پس تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید تا به تمام سوالات شما در خصوص این سیستم‌ها پاسخ دهیم.
اگر تا به امروز تصور می‌کردید که دستگاه حضور غیاب مهم‌ترین جز این سیستم‌ها است، سخت در اشتباه بوده‌اید، چرا که این دستگاه‌ها تنها وظیفه ثبت تردد پرسنل را بر عهده دارد و کار دیگری انجام نمی‌دهند. درواقع از نظر من، اهمیت یک نرم‌افزار خوب از یک دستگاه حضور غیاب بیش‌تر می‌باشد.
امروزه این سیستم‌ها جزئی جدا ناپذیر از کسب و کارها می‌باشند، که مدیریت فرآیند مربوط به تردد پرسنل را بسیار راحت و ساده کرده‌اند. به بیان دیگر، این سیستم‌ها بعد از دریافت و پردازش اطلاعات مربوط به تردد پرسنل، آن‌ها را به انواع گزارشات قابل استفاده برای مدیران و کارفرمایان تبدیل می‌کنند و در اختیارشان قرار می‌دهند.
یکی از مهم‌ترین دلایل استفاده از این سیستم‌ها در کسب و کارها، ایجاد نظم و انضباط در محیط کار است. با وجود این سیستم‌ها پرسنل احساس مسئولیت بیش‌تری خواهند داشت و مطابق با قوانین و مقررات سازمان عمل خواهند کرد.
علاوه بر ایجاد نظم، دلایل بسیار زیاد دیگری مانند صرفه جویی در زمان، پرداخت به موقع حقوق و دستمزد کارکنان، برقراری عدالت در بین پرسنل و ... وجود این سیستم‌ها را در سازمان‌ها و شرکت‌ها به امری ضروری تبدیل کرده است.
مهم‌ترین سوالی که همیشه مطرح می‌شود، این است، که چه سیستمی برای مجموعه من مناسب است؟ این سیستم‌ها در مدل‌های مختلفی از جمله نرم افزار حضور غیاب تحت وب، ابری، ویندوز، اپلیکیشن تولید و طراحی شده‌اند، که هر کدام قابلیت‌ها و ویژگی‌های مختلفی دارند.
از مهم‌ترین ویژگی که باید این سیستم‌ها داشته باشند قدرت انطباق با نیازهای مختلف شرکت‌ها و سازمان‌ها است. درواقع نیازمندی سازمان‌ها به این سیستم‌ها به ابعاد آن‌ها بستگی دارد. با توجه به همین امر این سیستم‌ها در پلتفرم‌های مختلفی تولید شده‌اند و شما می‌توانید مطابق با نیاز و نوع کسب و کارتان مناسب‌ترین آن‌ها را انتخاب نمایید. در ادامه به انواع این سیستم‌ها می‌پردازیم.
این نرم افزارها را می‌توانید بر روی سیستم عامل ویندوز نصب کنید و با داشتن یک سیستم کامپیوتری به محیط نرم‌افزار دسترسی داشته باشید. هم‌چنین با توجه به اینکه نیازی به تبادل اطلاعات با سرور ندارید و پردازش در این سیستم‌ها تنها در سمت کلاینت صورت می‌گیرد، می‌توانید سرعت بسیار زیادی را با این سیستم‌ها تجربه کنید.
دسترسی راحت مهم‌ترین شاخصه و ویژگی‌های این سیستم‌ها است و شما می‌توانید تنها از طریق یک مرورگر و اینترنت به آن‌ها دسترسی داشته باشید. هم‌چنین عدم اشغال فضا و حافظه، استفاده همزمان چندین کاربر، بهره‌مندی از سیستم ماژولار و ... از جمله مزایای استفاده از این سیستم‌ها می‌باشد.
استفاده از این سیستم‌ها یک شیوه نوین برای ردیابی و نظارت بر تردد پرسنل می‌باشد. در واقع می‌توان گفت این سیستم‌ها به شما و کسب و کارتان کمک می‌کنند تا در هر زمان و مکانی به داده‌های حضور و غیاب پرسنل خود دسترسی داشته باشید. شما می‌توانید با استفاده از این سیستم‌ها توان پردازشی بالا، امنیت بالا و حرفه‌ای بودن را تجربه کنید.
امروزه گوشی‌های همراه هوشمند، به عنوان یک ابزار کاربردی جهت انجام کارهای روزانه در دسترس همه ما وجود دارد. اپلیکیشن حضور وغیاب این امکان را به شما می‌دهد تا همه امور مربوط به پرسنلتان را در گوشی‌ها هوشمند خود نظارت و کنترل نمایید.
امروزه استفاده از این سیستم‌ها در هر کسب و کاری چه بزرگ و چه کوچک یک ضرورت به شمار می‌روند. بهینه سازی رشد کسب و کارها، محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل، افزایش رضایت کارمندان، ایجاد نظم و انضباط، دسترسی راحت و سریع از جمله دلایل استفاده از این سیستم‌ها است.
قیمت این سیستم‌ها به عوامل مختلفی از جمله
قابلیت‌ها و امکانات این سیستم‌ها می‌تواند بسته به شرکت سازنده متفاوت باشد، اما به طور کلی این سیستم امکاناتی نظیر
را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. این سیستم‌ها یک هدف مشترک دارند و آن هم ردیابی و بهینه سازی ساعات کاری پرسنل است، اما تفاوت‌هایی نیز دارند.
همانطور که می‌دانید ممکن است قوانین و مقررات هر سازمان بسته به سیاست آن‌ها متفاوت باشد. این نرم‌افزارها این امکان را به کاربران می‌دهند تا قوانین مربوط به سازمان خود را تعریف و پیاده سازی کنند.
همانطور که قبل‌تر اشاره کردیم وظیفه اصلی این سیستم‌ها ثبت دقیق زمان ورود و خروج پرسنل، میزان مرخصی، اضافه کار، ماموریت و ... است. اما بعضی از این نرم افزارها دارای قابلیت ماژول حقوق و دستمزد هستند. شما می‌توانید تمام اطلاعات مربوط به پرسنل خود، اعم از نوع قرار داد، نحوه پرداخت حقوق، دوره‌های حقوقی، مالیات و فرمول‌های محاسباتی را تعریف کنید و محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل خود را به این سیستم‌ها بسپارید.
