خرید دستگاه حضور و غیاب مناسب، گامی مهم در جهت بهبود مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها است. با توجه به تنوع بالای این محصولات در بازار، تصمیم‌گیری در این زمینه می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. در این مقاله، 5 نکته کلیدی که قبل از خرید باید در نظر بگیرید، به طور جامع بررسی شده است تا شما را در انتخاب بهترین گزینه یاری نماید.
این دستگاه‌ها به عنوان یک ابزار دقیق و قابل اعتماد، امکان ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان را فراهم کرده و در نتیجه، فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد، مدیریت مرخصی‌ها و کنترل دسترسی به ساختمان را تسهیل می‌نمایند.
اما نکته حائز اهمیت این است که هر سازمان با توجه به نیازها، اندازه و نوع فعالیت خود به دستگاهی با ویژگی‌های خاص نیاز دارد. از این رو، آشنایی با نکات کلیدی در انتخاب این محصولات، می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری کمک زیادی کند. در ادامه به بررسی 5 نکته مهم که قبل از خرید باید به آن‌ها توجه کنید، می‌پردازیم.
نکته اول:
اولین و مهم‌ترین گام در انتخاب این محصولات، تعیین دقیق نیازهای سازمان است، که بر اساس عوامل متعددی از جمله اندازه سازمان، نوع فعالیت، تعداد کارکنان، سطح امنیت مورد نیاز و بودجه تعیین می‌شود.
به عنوان مثال، برای سازمان‌های کوچک و متوسط، دستگاه‌هایی با ظرفیت پایین و امکانات ساده می‌تواند مناسب باشد. در حالی که سازمان‌های بزرگ به دستگاهی با ظرفیت و سرعت بالا با قابلیت‌های پیشرفته نیاز دارند.
هم‌چنین نوع فعالیت سازمان (اداری، صنعتی، خدماتی) در انتخاب روش احراز هویت و قابلیت‌های دستگاه تاثیرگذار است. مثلاً در محیط‌های صنعتی، دستگاه‌هایی با مقاومت بالا در برابر گرد و غبار و رطوبت مناسب‌تر هستند. علاوه بر آن، تعداد کاربران و بودجه در نظر گرفته شده برای خرید دستگاه، می‌تواند محدودیت‌هایی را در انتخاب مدل و امکانات دستگاه ایجاد کند که بهتر است قبل از هر اقدامی به خوبی مورد بررسی قرار بگیرند.
نکته دوم:
نوع روش احراز هویت یکی از مهم‌ترین عوامل در انتخاب این محصولات به شمار می‌رود. روش‌های مختلفی برای احراز هویت وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب مخصوص به خود را دارند. این روش‌ها تعیین می‌کنند که چگونه یک فرد می‌تواند هویت خود را احراز کرده و دسترسی به سیستم را کسب کند.
احراز هویت بیومتریکی روشی است که در آن از ویژگی‌های بیولوژیکی هر فرد برای شناسایی او استفاده می‌شود. این ویژگی‌ها به قدری منحصر به فرد هستند که امکان تقلب یا جعل آن‌ها بسیار دشوار است. به همین دلیل، سیستم‌های احراز هویت بیومتریک به عنوان یکی از امن‌ترین روش‌ها برای کنترل دسترسی و شناسایی افراد شناخته می‌شوند.
در احراز هویت بیومتریکی به جای استفاده از رمز عبور یا کارت، از اثر انگشت، چهره، عنبیه چشم یا حتی الگوی رگ‌های دست برای تشخیص هویت افراد استفاده می‌شود. این سیستم‌ها می‌توانند با سرعت و دقت بسیار بالایی هویت افراد را شناسایی کنند و از دسترسی‌های غیر مجاز جلوگیری نمایند.
احراز هویت از طریق اثر انگشت یکی از قدیمی‌ترین و رایج‌ترین روش‌های احراز هویت بیومتریک است. در این روش، الگوهای منحصر به فرد خطوط روی سطح انگشت هر فرد به عنوان یک کلید برای شناسایی افراد استفاده می‌شود. اما بهتر است بدانید که استفاده از این روش برای محیط‌های صنعتی یا شیمیایی و کارگران یدی ممکن است مشکل‌ساز باشد.
احراز هویت تشخیص چهره یکی از پیشرفته‌ترین و سریع‌ترین روش‌های شناسایی افراد است که در سال‌های اخیر پیشرفت چشمگیری داشته است. در این روش، ویژگی‌های منحصر به فرد صورت هر فرد مانند فاصله بین چشم‌ها، شکل بینی، فرم صورت و ساختار استخوانی برای شناسایی استفاده می‌شود.
تشخیص کف دست یکی از روش‌های نوین و دقیق احراز هویت بیومتریک است که در سال‌های اخیر توجه بسیاری را به خود جلب کرده است. در این روش، الگوهای منحصر به فرد رگ‌های خونی کف دست هر فرد به عنوان یک کلید برای شناسایی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
تشخیص عنبیه یکی از دقیق‌ترین و امن‌ترین روش‌های احراز هویت بیومتریک به شمار می‌رود که در سال‌های اخیر پیشرفت چشمگیری داشته است. عنبیه، ساختار رنگی و دایره‌ای شکل چشم است که در پشت قرنیه قرار دارد و از آن می‌توان به عنوان یک ویژگی بیومتریک منحصر به فرد برای شناسایی افراد استفاده کرد.
احراز هویت چند عاملی
احراز هویت چند عاملی روشی برای تأیید هویت کاربران است که در آن به جای تکیه بر یک عامل واحد، از چندین عامل مختلف برای تأیید هویت استفاده می‌شود. این روش به طور قابل توجهی سطح امنیت را افزایش می‌دهد.
نکته سوم:
انتخاب ظرفیت حافظه مناسب برای این دستگاه، به عوامل مختلفی بستگی دارد. به عنوان مثال دستگاه‌های حضور و غیاب با ظرفیت حافظه بالا، می‌توانند اطلاعات بیشتری را برای مدت طولانی‌تری ذخیره کنند. این امر به خصوص برای شرکت‌هایی که نیاز به گزارش‌های دقیق و طولانی‌مدت دارند، بسیار مهم است. اگر ظرفیت حافظه دستگاه کم باشد، ممکن است مجبور شوید به طور مرتب اطلاعات قدیمی را پاک کنید تا فضای کافی برای اطلاعات جدید ایجاد شود که این کار می‌تواند منجر به از دست رفتن اطلاعات مهم شود.
به همین دلیل قبل از خرید بهتر است عوامل مختلفی مانند تعداد کارمندان فعلی و پیش‌بینی شده برای آینده، مدت زمان مورد نیاز برای نگهداری سوابق حضور و غیاب، نیازهای آتی سازمان و امکان توسعه و ارتقاء سیستم در آینده را در نظر بگیرید تا بتوانید دستگاهی با ظرفیت حافظه مناسب انتخاب کنید.
نکته چهارم:
دقت شناسایی، به توانایی دستگاه در تشخیص صحیح هویت افراد اشاره دارد. همانطور که اشاره کردیم این دستگاه‌ها از روش‌های مختلفی مانند اثر انگشت، تشخیص چهره، کارت‌های RFID و ... برای شناسایی افراد استفاده می‌کنند. هر کدام از این روش‌ها مزایا و معایب خاص خود را دارند و دقت آن‌ها به عوامل مختلفی مانند کیفیت سنسور، نور محیط، زاویه قرارگیری انگشت یا چهره و ... بستگی دارد. از این رو در هنگام خرید به 2 فاکتور مهم توجه داشته باشید:
نرخ شناسایی کاذب (False Acceptance Rate - FAR): این نرخ نشان می‌دهد که دستگاه تا چه حد احتمال دارد فرد دیگری را به جای فرد مورد نظر شناسایی کند. هر چه این نرخ کمتر باشد، دقت دستگاه بالاتر است.
نرخ رد شناسایی صحیح (False Rejection Rate - FRR): این نرخ نشان می‌دهد که دستگاه تا چه حد احتمال دارد فرد مورد نظر را شناسایی نکند. هر چه این نرخ کمتر باشد، دقت دستگاه بالاتر است.
نکته پنجم:
خدمات پس از فروش و گارانتی از مهم‌ترین عوامل در خرید دستگاه حضور وغیاب هستند، زیرا تضمین‌کننده عملکرد پایدار و کاهش هزینه‌های نگهداری در بلندمدت هستند. گارانتی به شما اطمینان می‌دهد که در صورت بروز مشکلات فنی یا خرابی‌های ناخواسته، شرکت تولیدکننده یا تأمین‌کننده مسئولیت تعمیر یا تعویض دستگاه را بر عهده خواهد داشت.
معمولاً برخورداری از گارانتی طولانی می‌تواند نشان‌دهنده کیفیت بالای دستگاه باشد. از این رو پیش از خرید، حتماً شرایط گارانتی و کیفیت خدمات پس از فروش شرکت را بررسی کنید و از سایر مشتریان یا منابع معتبر درباره تجربه آن‌ها تحقیق کنید.
سخن پایانی
انتخاب دستگاهی مناسب و کاربردی، یک تصمیم مهم برای سازمان‌ها است. با در نظر گرفتن تمام عوامل ذکر شده و مشاوره با کارشناسان، می‌توانید دستگاهی را انتخاب کنید که به بهترین نحو نیازهای سازمان شما را برآورده کند و به بهبود فرآیندهای حضور و غیاب کمک کند.
