تقریباً همه دبیران اجرایی این جمله را گفتهاند یا شنیدهاند:
«این دوره، با تجربه دوره قبل، خیلی روانتر برگزار میشود.»
اما واقعیت معمولاً چیز دیگری است.
جشنواره شروع میشود و خیلی زود همان آشفتگیهای آشنا برمیگردد:
ثبتنامهای ناقص، فایلهای نامنظم، داوریهای عقبافتاده، تماسهای پیدرپی و دبیرخانهای که فقط در حال واکنش است، نه مدیریت.
من در چندین جشنواره دانشگاهی، از جشنوارههای فرهنگی و هنری تا رویدادهای پژوهشی و کارآفرینی، یک الگوی تکراری دیدهام:
ما تجربه جمع میکنیم، اما سیستم نمیسازیم.
مشکل از آدمها نیست؛ از مدل کار است
معمولاً اولین مقصر، نیروی اجرایی معرفی میشود.
یا گفته میشود «داورها همکاری نکردند» یا «دانشجوها بینظم بودند».
اما اگر صادق باشیم، مسئله جای دیگری است.
وقتی ثبتنام با یک فرم ساده و بدون ساختار انجام میشود،
وقتی آثار بدون کد و وضعیت مشخص وارد دبیرخانه میشوند،
وقتی داوری با ایمیل و پیامرسان جلو میرود،
نباید انتظار نظم در خروجی داشت.
اینها نشانه بیتعهدی نیست؛ نشانه نبود فرآیند است.
ثبتنام فقط فرم نیست؛ نقطه شروع کنترل جشنواره است
در بسیاری از جشنوارهها، ثبتنام صرفاً برای این است که «اسمها جمع شود».
اما در جشنواره حرفهای، ثبتنام یعنی تعریف هویت رسمی برای هر شرکتکننده و هر اثر.
اگر از همان ابتدا ندانید:
اثر چندمین مرحله را طی میکند،
چه کسی مسئول بررسی آن است،
و وضعیتش چیست،
دبیرخانه مجبور میشود همهچیز را با حافظه و فایل اکسل مدیریت کند.
و این دقیقاً جایی است که کار از کنترل خارج میشود.
دبیرخانهای که با رفتن یک نفر فرو میریزد
اگر با تغییر یک نیروی اجرایی، بخش بزرگی از اطلاعات جشنواره گم میشود،
آن جشنواره «سیستم» ندارد.
دبیرخانه باید حافظه داشته باشد؛
حافظهای مستقل از آدمها.
مکاتبات، تصمیمها، وضعیت آثار و داوریها باید ثبت شوند، نه حفظ شوند.
اینجاست که مفهوم دبیرخانه مجازی معنا پیدا میکند؛ نه بهعنوان شعار، بلکه بهعنوان ضرورت.
داوری؛ حساسترین بخش، با ضعیفترین ابزار
داوری جایی است که اعتبار جشنواره ساخته یا نابود میشود.
اما عجیب است که هنوز در بسیاری از جشنوارهها، آثار برای داوران ارسال میشود بدون:
نسخه واحد،
معیار ثبتشده،
یا امکان گزارشگیری.
وقتی داور مسیر مشخصی برای ارزیابی ندارد، اختلاف نظر طبیعی است.
اما وقتی این اختلافها ثبت و مستند نشوند، جشنواره زیر سؤال میرود.
اختتامیه فقط مراسم نیست؛ گزارش کل مسیر است
اشتباه در اسامی، گواهیهای نادرست و گزارشهای ناقص در اختتامیه،
نتیجه ضعف همان روز نیست؛ نتیجه ضعف کل فرآیند است.
جشنوارهای که مسیرش ثبت نشده باشد، خروجی قابل دفاع هم نخواهد داشت.
حرف آخر، بدون تعارف
جشنواره دانشگاهی یک کار مقطعی و احساسی نیست.
یک پروژه سازمانی است با ریسک بالا.
اگر قرار است هر سال «بهتر» شویم،
باید از تجربه فردی عبور کنیم و به فرآیند و ابزار برسیم.
استفاده از یک سامانه مدیریت جشنواره و رویداد مثل یوکانف،
قرار نیست معجزه کند؛
قرار است جلوی تکرار اشتباههای تکراری را بگیرد.
و همین، برای خیلی از جشنوارهها، بزرگترین پیشرفت ممکن است.
یادداشت پایانی
اگر دبیر اجرایی یا عضو دبیرخانه جشنواره هستید و با این متن همذاتپنداری کردید،
بدانید مشکل شما استثنا نیست؛ سیستمیک است.
و مشکلات سیستمیک، راهحل فردی ندارند.
