خیلی از همایشها از نظر علمی موفقاند، اما از نظر اجرایی پر تنش.
ثبتنامها دیر بسته میشود، داوریها عقب میافتد، ایمیلها بهموقع نمیرسد و دبیرخانه دائماً در حال پاسخگویی به اعتراضهاست.
در بسیاری از این موارد، مشکل نه کمکاری تیم است و نه ضعف علمی رویداد.
مشکل از یک تصمیم اولیه شروع شده:
انتخاب نادرست مدل سامانه مدیریت همایش.
دو انتخاب، دو مسیر اجرایی متفاوت
وقتی صحبت از سامانه همایش میشود، معمولاً دو گزینه مطرح است:
نسخه ابری یا نسخه لایسنس.
نسخه ابری یعنی همهچیز آماده است؛ وارد میشوید و اجرا میکنید.
نسخه لایسنس یعنی سامانه را میخرید، نصب میکنید و خودتان مسئول همهچیز هستید.
هر دو میتوانند درست باشند.
اما نه برای همه.
تجربه یک دانشگاه؛ تمرکز روی اجرا، نه زیرساخت
در بسیاری از دانشگاهها، تیم اجرایی همایش هر سال تغییر میکند.
دانشجویان میآیند و میروند، دبیر اجرایی عوض میشود و دانش اجرایی بهسختی منتقل میشود.
در این شرایط، سامانهای که نیاز به مراقبت دائمی دارد، عملاً تبدیل به یک دردسر میشود.
برای این دانشگاهها، نسخه ابری کمک میکند تمرکز روی محتوا و مدیریت علمی بماند، نه مسائل فنی.
تجربه یک سازمان پژوهشی؛ کنترل برای آینده
در مقابل، سازمانهایی هستند که رویداد برایشان یک اتفاق سالانه نیست.
کنفرانس، سمینار و نشست علمی بخشی از مأموریت آنهاست.
اینجا، داشتن کنترل کامل روی دادهها، گزارشها و زیرساخت اهمیت پیدا میکند.
نسخه لایسنس به این سازمانها اجازه میدهد سامانه همایش را دقیقاً مطابق ساختار خودشان مدیریت کنند.
سؤالهایی که مسیر تصمیم را روشن میکنند
قبل از انتخاب هر سامانهای، این سؤالها باید پاسخ داده شوند:
این رویداد مقطعی است یا دائمی؟
تیم اجرایی تا چه حد پایدار است؟
واحد IT چقدر درگیر اجراست؟
سازمان درباره دادهها چه سیاستی دارد؟
بدون پاسخ به اینها، انتخاب ابزار بیشتر شبیه حدس است تا تصمیم.
نسخه ابری و نسخه لایسنس، هر دو میتوانند انتخاب درستی باشند.
اشتباه زمانی رخ میدهد که ابزار، جای تحلیل را بگیرد.
در نهایت، سامانهای موفق است که با واقعیت سازمان هماهنگ باشد، نه سامانهای که صرفاً امکانات بیشتری دارد.
در این مسیر، تجربههایی که در طراحی و ارائه سامانه مدیریت همایش یوکانف جمع شده، نشان میدهد تصمیم درست همیشه از شناخت نیاز شروع میشود، نه از انتخاب ابزار.
