اسکرام چیست؟ راهنمای محبوب در فرآیند مدیریت پروژه

آیا تا به حال اسم اسکرام به گوشتان خورده است؟ چیزی در مورد آن می دانید؟ در واقع اسکرام ، از روش های کارآمد مدیریت پروژه به شمار می رود که مولفه ها و قوانین مختص به خودش را دارد. در این مطلب، به اسکرام و مدیریت پروژه از طریق آن خواهیم پرداخت.

اسکرام چیست؟

پیش از هر چیزی باید بدانیم اسکرام چیست؟ در واقع، اسکرام از روش های توسعۀ چابک (Agile) به شمار می رود و شامل تیم کوچکی می شود که رهبری آن بر عهدۀ اسکرام مستر (Scrum master) است. در اسکرام، کارها در چرخه های زمانی کوتاه، به نام اسپرینت (sprint) صورت می گیرند و اعضای تیم، روزانه با یکدیگر ملاقات می کنند و به بحث و گفت و گو در مورد وظایف موجود می پردازند و موانع موجود را نیز از میان بر می دارند. اسکرام روشی برای مدیریت پروژه به شمار می رود و فرصت پیشرفت و آزمون سریع را ایجاد می کند، به خصوص در تیم های کوچک.

و اما اسکرام چه فرقی با روش های سنتی مدیریت پروژه دارد؟ در واقع، روش های سنتی مدیریت پروژه، الزامات و نیازها را براساس زمان و هزینه تعیین می کند؛ اما اسکرام، زمان و هزینه را برای مدیریت نیازها و الزامات تنظیم می کند.

نقش ها و مسئولیت های در اسکرام

در اسکرام، سه نقش اساسی وجود دارد: اسکرام مستر (ScrumMaster)، مالک محصول (Product Owner) و تیم (Team).

وظیفۀ اسکرام مستر چیست؟

اسکرام مستر وظیفۀ رهبری اسکرام را بر عهده دارد. در واقع، کار اصلی اسکرام مستر هدایت پروژه، محافظت از تیم و از میان برداشتن موانع موجود بر سر مسیر پروژه است. اعضای تیم در طول اسپرینت، امور روزمره را طی جلسه ای 15 دقیقه ای با یکدیگر در میان می گذارند. در انتهای این 15 دقیقه، اعضای تیم کارهای تکمیل شده را در اختیار سهامداران قرار می دهند و فیدبک دریافت می کنند. آن ها این فیدبک ها را در اسپرینت بعدی ترتیب اثر می دهند. این جلسات بسیار مهم هستند و مسیر بهبود و پیشرفت را به اعضا نشان می دهند. این جلسات مبتنی بر سه ستون اسکرام هستند: "شفافیت، بررسی و سازگاری."

اسکرام مستر، ارتباطات میان اعضای تیم را تسهیل می سازد، در جلسات تیم، نقش میانجی را بر عهده می گیرد و با اعضایی خارج از تیم، صحبت و گفت و گو می کند؛ در واقع، اسکرام مستر در خدمت تیم و پروژه است.

مالک محصول کیست؟

مالک محصول نمایندۀ مشتری یا مصرف کننده است و وظیفۀ تصمیم گیری در مورد محصول را بر عهده دارد. این شخص در جلسات روزانۀ تیم شرکت می کند، به سوالات پاسخ می دهد و آن ها را راهنمایی می کند. مالک محصول باید مطمئن شود که همۀ اعضا اهداف و ویژگی های محصول را به خوبی درک کرده اند؛ در واقع، باید دستورالعمل های لازم و کافی را به آن ها بدهد.

وظیفۀ تیم چست؟

و اما می رسیم به وظیفۀ تیم اسکرام. تیم اسکرام گروهی 5 تا 9 نفره است؛ به عبارت ساده، اعضای تیم مسئول تعیین چگونگی شکل گیری محصول هستند. این اعضا به مسئولیت ها و وظایفشان متعهد هستند و روزانه، گزارشی از کارهایشان را ارائه می دهند.

اسپرینت چیست؟

همان طور که گفتیم، اسپرینت یک دورۀ زمانی است که در آن، اعضای گروه برای به انجام رساندن وظایفشان تلاش می کنند. معمولاً هر اسپرینت دو هفته است؛ البته، برخی تیم ها اسپرینت های یک هفته ای را ترجیح می دهند و برخی دیگر اسپرینت های یک ماه را ترجیح می دهند. تعیین مدت زمان هر اسپرینت نیاز به همفکری دارد. برخی گروه ها، در اواسط کار، تصمیم به تغییر طول هر دوره می گیرند و این هیچ ایرادی ندارد.

در اسکرام های روزانه چه اتفاقی می افتد؟

اسکرام های روزانه بسیار کوتاه هستند. بسیاری از اعضای تیم سعی می کنند این جلسه را طی 15 دقیقه به پایان ببرند. طی این دیدارهای کوتاه، هماهنگی، همگامی با هدف اسپرینت و برنامه ریزی برای 24 ساعت بعدی است؛ به طور کلی، در این جلسات به سه بحث پرداخته می شود:

· دیروز، چه کارهایی را انجام دادم؟

· امروز، چه برنامه ای دارم؟

· آیا مانعی در این بین است؟

در این ملاقات های روزانه، هر کسی توضیح مختصری در مورد برنامه هایش می دهد و حتی از روی آن ها می خواند، بدین ترتیب، هیچ بحث و صحبت اضافه ای در نمی گیرد.

برای مدیریت پروژۀ اسکرام به چه چیزی نیاز داریم؟

بسیاری از تیم از گسترده برگ (مانند مایکروسافت اکسل) برای مدیریت محصول و وظایفشان استفاده می کنند. طی هر اسپرینت، آن ها می توانند با استفاده از این ابزار، به بررسی و مدیریت وظایفشان نیز بپردازند. برخی سازمان ها نیز از نرم افزارهای پیچیده ترین برای مدیریت پروژه ها و ایجاد همکاری میان تیم ها و اعضای تیم استفاده می کنند.

نکات مهم

· در روش اسکرام، اعضا به طور مرتب با یکدیگر به صحبت و گفت و گو می پردازند و فیدبک دریافت می کنند.

· اسکرام مستر وظیفۀ رهبری و هدایت اسکرام را بر عهده دارد.

· تیم اسکرام می تواند 5 تا 9 عضور داشته باشد.

· روش اسکرام به همفکری و همکاری میان اعضای تیم کمک می کند.

برای آشنایی با دوره های موک دانشگاه تهران به سایت سر بزنید: mooc.ut.ac.ir

برای اطلاع از تخفیف‌ها و سایر دانستی‌ها به اینستاگرام مراجعه کنید: instagram.com/ut.mooc

منابع

https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-scrum-in-project-management/

https://www.pmi.org/learning/library/agile-project-management-scrum-6269

https://digital.ai/glossary/scrum-project-management#:~:text=The%20scrum%20approach%20to%20project,who%20need%20the%20work%20done.