با گذر زمان، عبارت "وقت طلاست" همواره تکرار می‌شود، اما واقعیت آن زمانی که به آمار و ارقام می‌پردازیم، بسیار شگفت‌آور است. در این مقاله، یک روش ساده برای ارزیابی میزان زمان و ارزشیابی زمانی که در طول یک روز کاری از دست می‌دهیم، مورد بررسی قرار می‌گیرد.
در طول روز، عوامل مختلفی می‌توانند ترتیب و نظم ذهنی ما را به هم بزنند و ما را از کار بیرون بیاندازند. با محاسبه تخمینی از میزان حواس‌پرتی خود و ضرب آن در ۲۵، می‌توانیم به راحتی میزان زمان و ارزشیابی زمانی که از دست می‌دهیم را تعیین کنیم. بر اساس تحقیقات گلوریا مارک در دانشگاه کالیفرنیا، هر وقفه معمولاً حدود ۲۳ تا ۲۵ دقیقه (با دقت ۱۵ ثانیه) زمان می‌برد تا ذهن به حالت عادی بازگردد و آمادگی کار را داشته باشد. این نتایج توسط تحقیقات بسیاری دیگر نیز تأیید شده است.
حواس‌پرتی نه تنها زمان را تلف نمی‌کند، بلکه نظم و آرامش ذهنی را نیز به خطر می‌اندازد. به عبارت دیگر، حتی چک کردن شبکه‌های اجتماعی به مدت ۳۰ ثانیه، نه تنها ذهن را مشغول نمی‌کند بلکه حدود ۲۵ دقیقه طول می‌کشد تا ذهن به وضعیت قبلی بازگردد. این موارد نه تنها عملکرد را کاهش نمی‌دهند، بلکه تأثیرات منفی آنها بر احساسات افراد نیز آشکار است. تحقیقات نشان می‌دهد که از دست دادن تمرکز، استرس را افزایش می‌دهد، خلق و خو را بهبود نمی‌بخشد و بهره‌وری را کاهش می‌دهد.
تحقیقات گلوریا مارک نشان می‌دهد که تا نیمی از وقت‌های ایجاد شده برگشت‌پذیر است. به‌عنوان مثال، باز کردن نوار فیسبوک و چک کردن آن ناشی از حواس‌پرتی می‌شود. این تحقیقات نشان می‌دهد که افراد خود مسئول نیمی از زمانی که از دست می‌دهند هستند.
با تجربه‌های به‌دست‌آمده در محیط کار، تحقیقات مارک نشان می‌دهد که بهبود کارایی امکان‌پذیر است با انتقال وظایف به افراد با تجربه و توانایی. از این‌رو، اهمیت مدیریت زمان و مهارت‌های ترتیب‌بندی و اولویت‌بندی در زندگی روزمره بیشتر از پیش آشکار می‌شود.
مدیریت زمان شامل عوامل و عناصر حیاتی است که در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم.
برای دستیابی به مدیریت زمان موثر، از پیش برنامه‌ریزی دقیق روزانه خود استفاده کنید. با ایجاد یک لیست کارهای روزانه یا برنامه کاری، برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند. فعالیت‌های اصلی خود را با زمان مشخصی مشخص کنید و اولویت‌ها را در نظر بگیرید، کارهای حیاتی را در اولویت قرار دهید. با انجام کارهای اولویتی، از زمان بهینه‌تری بهره‌مند خواهید شد. به‌یاد داشته باشید که به وظایف غیرضروری که لحظه‌ای ندارند، به تعویق نیافته بپردازید و تا انجام وظیفه قبلی، به وظایف جدید نپردازید.
تعیین اهداف در مدیریت زمان بسیار حیاتی است. مانند یک کشتی که بدون هدف در اقیانوس پهناور سرگردان است، سازمان‌ها و افراد باید اهداف خود را مشخص کنند. اهداف باید واقعی و قابل دستیابی باشند و به عنوان یک هدف قطبی شما را هدایت کنند و مسیر مناسب را نشان دهند. با داشتن اهداف هوشمند، انگیزه شما برای بهره‌وری زمان افزایش می‌یابد و به شما کمک می‌کند تا برنامه‌های مطمئنی برای دستیابی به اهداف خود را تدوین کنید.
با اعتماد به مدیریت زمان، عملکرد شما بهبود پیدا می‌کند. اگر بتوانید زمان خود را به‌طور هوشمندانه برای انجام وظایف اصلی خود اختصاص دهید، دیدگاه شما نسبت به این کارها بهبود می‌یابد. این به شما اجازه می‌دهد تا زمان لازم برای انجام هر کار را به‌درستی تخمین بزنید و به شیوه‌ای مؤثر به کارهایتان بپردازید. همچنین با داشتن برنامه‌ریزی موثر، می‌توانید تصمیم‌گیری‌های مهمتر را با کمترین زمان ممکن انجام دهید و به انجام کارهای مهمتر اختصاص دهید.
با مدیریت زمان، احتمالاً متوجه خواهید شد که زمان کمتری برای تصمیم‌گیری یا تأخیر صرف می‌کنید، در حالی‌که زمان بیشتری را برای انجام کارهای اساسی و حیاتی خود اختصاص می‌دهید. این به شما این امکان را می‌دهد که با تمرکز بر کارهای اصلی، عملکرد خود را بهبود بخشیده و از حواس‌پرتی جلوگیری کنید.
با اعتماد به مدیریت زمان، امکان کسب نتایج بهتر در کارهایتان وجود دارد. وقتی که در فشار زمانی به رقابت نمی‌پردازید، فرصت برای تفکر و تلاش بیشتر برای بهبود کارهایتان فراهم می‌شود. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را با دقت در اولویت قرار دهید و اطمینان حاصل کنید که برای انجام هر پروژه، زمان کافی در اختیار دارید.
کیفیت اجرای کارهای شما بهبود می‌یابد زیرا با اجتناب از شتاب زدن برای اتمام وظایف، می‌توانید به طور مؤثرتر و با دقت بیشتری به آنها پرداخته و از تسریع مصنوعی جلوگیری کنید. این رویکرد به شما این امکان را می‌دهد که با مراعات زمان مقرر، برخوردهای بهتری داشته باشید و در نهایت کیفیت کارهایتان را به سطح بالاتری برسانید.
مدیریت زمان صحیح به معنای اختصاص دادن زمان مشخصی به هر وظیفه موجود در لیست کاری شما است. افراد زیادی از مهارت مدیریت زمان بهره می‌برند تا به‌طور موثر در چند روز یک پروژه را به‌موقع یا حتی زودتر از زمان تعیین‌شده به اتمام برسانند، تا برای مواجهه با چالش‌های ممکن در آینده، آمادگی داشته باشند.
اگر توانایی ارزیابی صحیح زمان مورد نیاز برای اجرای وظایفتان را داشته باشید، احتمالاً به‌راحتی می‌توانید به ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده دست پیدا کنید. این روش به شما این امکان را می‌دهد که با دقت به زمانبندی کاری خود پیش بروید و در نهایت، کارها را به‌موقع و با کیفیت به اتمام برسانید.
در دنیای پرفشار امروزی، داشتن لیست جامعی از وظایف ممکن است باعث نگرانی شود. با اعتماد به مدیریت زمان مؤثر، می‌توانید این وظایف را به ترتیب اولویت قرار دهید و زمان مناسبی برای انجام هرکدام تعیین کنید. این رویکرد به شما کمک می‌کند تا با دقت بیشتری به انجام کارها بپردازید و بدانید چه کارهایی اولویت دارند و به چه مدت زمانی نیاز دارند. این فرآیند اولویت‌بندی و زمانبندی کارها می‌تواند به کاهش سطح استرس شما کمک کند، زیرا شما با داشتن نقشه واضح از وظایف، احساس کنترل بیشتری بر زمان خود خواهید داشت.
مدیریت زمان نه تنها به ارتقاء مهارت‌های شغف‌آور شما کمک می‌کند، بلکه انجام وظایف با دقت و به‌موقع، احساس کنترل و مسلط بودن را در زندگی شما به ارمغان می‌آورد. این احساس مسئولیت و موفقیت، توانایی شما در مواجهه با چالش‌ها را افزایش می‌دهد و به شما اعتماد به نفس لازم برای پیشرفت در حرفه و زندگی می‌آورد.
پرداخت به مسائل روزمره و تحقق اهداف کوچک، افراد را به تحولات بزرگتر هدایت می‌کند و این تجربه‌های مثبت، اعتماد به نفس را بهبود می‌بخشد. این اعتماد به نفس نه تنها در حوزه شغلی بلکه در زندگی روزمره نیز نقش مهمی ایفا می‌کند و در برخورد با چالش‌های جدید، به شما انگیزه لازم را می‌دهد.
مهارت در مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد که به بهترین شکل ممکن در کارهایتان عمل کنید و به عنوان یک فرد کارآمد و مؤثر شناخته شوید. وقتی توانایی مدیریت زمان را دارید، به‌راحتی می‌توانید تمرکز خود را بر روی وظایف اصلی افزایش دهید و در مدت‌های کوتاه‌تر به تعداد بیشتری از وظایف بپردازید.
برای مثال، اگر فقط ۱۵ دقیقه قبل از شروع یک جلسه مهم هستید، به جای انجام یک پروژه بزرگ، می‌توانید به سراغ وظایف سبک‌تر بروید و آنها را به‌صورت موثر در آن زمان به پایان برسانید. وظایف سنگین‌تر و پیچیده‌تر را می‌توانید برنامه‌ریزی کنید تا در زمان‌هایی که حضور ذهن بیشتری دارید، به آنها بپردازید. این سیاست به شما این امکان را می‌دهد که با افزایش بهره‌وری و بهبود نتایج، به شکل کارآمدتری کار کنید.
در دنیایی که شرکت‌های بزرگ با خدمات ۲۴ ساعته و تیم‌های پاسخگویی در شبکه‌های اجتماعی حضور دارند، و استارتاپ‌ها نیز نیازمند برقراری ارتباط فوری با مشتریان هستند، مدیریت زمان برای برقراری ارتباط مؤثر با مشتریان بسیار اهمیت دارد. در ادامه، به برخی از تکنیک‌های مدیریت زمان که به کارآفرینان کمک می‌کند تا همواره در دسترس مشتریان خود باشند، پرداخته خواهد شد.
1. برنامه‌ریزی مداوم: ایجاد یک برنامه‌ریزی مداوم و دقیق برای وظایف روزانه و هفتگی، امکان اختصاص زمان مناسب برای برقراری ارتباط با مشتریان را فراهم می‌کند. با تعیین زمان‌های خاص برای پاسخ به پیام‌ها، ایمیل‌ها و تماس‌های مشتریان، بهبود قابل ملاحظه‌ای در ارتباط با آنها خواهید داشت.
2. استفاده از ابزارهای مدیریت زمان: استفاده از ابزارهایی مانند برنامه‌های تقویم و لیست وظایف، به کارآفرینان کمک می‌کند تا وظایف خود را بهتر مدیریت کنند و زمان مناسبی برای برقراری ارتباط با مشتریان را در نظر بگیرند.
3. تمرکز بر اولویت‌ها: تمرکز بر وظایفی که اولویت بیشتری دارند و انجام آنها در اولین فرصت، امکان اختصاص زمان لازم برای برقراری ارتباط با مشتریان را فراهم می‌کند و از ضایع شدن زمان در کارهای غیرضروری جلوگیری می‌کند.
4. بهره‌گیری از ارتباطات مستقیم: از ارتباطات مستقیم و شخصی با مشتریان استفاده کنید، به جای اعتماد به ماشین‌های پاسخگویی خودکار. این رویکرد به شما امکان می‌دهد تا به صورت مستقیم با نیازها و مشکلات مشتریان روبرو شوید و روابط قوی‌تری با آنها برقرار کنید.
5. پیگیری و پاسخ سریع: به سرعت به پیام‌ها، ایمیل‌ها و تماس‌های مشتریان پاسخ دهید تا احساس ارزشمندی از خدمات شما داشته باشند و اعتمادشان به کسب‌وکار شما بیشتر شود.
برای حفظ دسترسی به همه امور و همزمان جلوگیری از اشغال زیاد زمان توسط دیگران، برنامه‌ریزی روزانه یک راهکار حائز اهمیت است. یکی از ابزارهای مؤثر در این زمینه، برنامه‌ریزی کارها با استفاده از تقویم Outlook است. این برنامه، کاربران را قادر می‌سازد زمانبندی دقیق کارهای خود را انجام دهند و در آن زمان‌های مشخص را برای موارد دیگر اختصاص ندهند.
تقویم Outlook نه تنها امکان مشخص کردن زمان‌های خالی را فراهم می‌کند، بلکه به شما این امکان را نیز می‌دهد که در صورت نیاز به تغییر برنامه، با سهولت اقدام به تنظیم مجدد آن کنید. این برنامه یک دید کلی از زمان‌های واقعی که در دسترس می‌توانید باشید ارائه می‌دهد، و در مواقع ضروری می‌توانید با مراجعه به برنامه، زمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنید.
پاسخ به سوال “چگونه زمان را مدیریت کنیم؟” در برنامه‌ریزی دقیق و موثر که ابزارهایی مانند تقویم Outlook را در بر می‌گیرد، نهفته است. با این رویکرد، شما می‌توانید زمان خود را به بهترین نحو مدیریت کرده و از تمامی فرصت‌های پیش رو بهره‌مند شوید.
یکی از عوامل اساسی در سرزندگی کاری مؤثر، استخدام افراد با استعداد است. هر فرد به تنهایی قادر به انجام تمامی کارها نیست، اما تشکیل یک تیم با عملکرد برتر از تک تک افراد، گام مؤثری به سوی موفقیت است. افراد با استعداد در یک تیم، به‌طور آگاهانه از استراتژی‌های نوآورانه برای پیشرفت کارها استفاده می‌کنند. این افراد راحت‌تر به جلسات و مکالمات کلان مدیریتی ارسال می‌شوند؛ زیرا می‌دانند که توانایی آنها در تاثیرگذاری بر اهداف گروهی بی‌نظیر است.
در این راستا، باید به‌یاد داشت که کارمندان به عنوان مهمانان شما در مسیر موفقیت حضور دارند. همیشه در دسترس برای آنها بودن، به خلق یک نیروی کار مستقل و خودمختار کمک می‌کند. این نیروی کار، بدون نیاز به مداومت و راهنمایی مدیریتی، قادر به دستیابی به اهداف شرکت خواهد بود.
با استفاده از استعدادهای تیم خود، به عنوان راهنمایی موثر، می‌توانید به شکل کامل نقش یک ناظر فعال را ایفا کنید. افراد تیمی با استعداد را بر اساس توانمندی‌هایشان در جایگاه‌های کلیدی معرفی کنید و از آنها برای رسیدن به اهداف مشترک بهره‌مند شوید. این رویکرد با اعتماد به توانمندی‌های اعضای تیم، مسیری را برای موفقیت و رشد شما در دنیای کسب و کار به وجود خواهد آورد.
استفاده از دستیاران با توانمندی‌های مناسب، می‌تواند در سازماندهی و اجرای کارهای شما تاثیرگذار باشد. یک دستیار توانمند، قادر به توجه به جزئیات و مدیریت کارها در سطح بالاتری است. با استخدام یک دستیار با توانایی و شایستگی، امکان دارد به مسائل اساسی و حیاتی تر توجه کرده و وقت بیشتری برای بررسی و ارتقاء مسائل مهم داشته باشید.
حتی اگر برخی از کارآفرینان قادر به تأمین هزینه استخدام یک دستیار حضوری نباشند، امکان استفاده از خدمات مجازی برای استخدام افراد از راه دور وجود دارد. این افراد می‌توانند از راه دور کار کرده و به همان اندازه که یک دستیار حضوری مفید باشند. استفاده از این خدمات به کارآفرینان این امکان را می‌دهد که نیروهای با توانایی را جذب کرده و هزینه‌های استخدام را به حداقل برسانند.
به منظور مدیریت بهتر زمان و تمرکز بر نکات اساسی، می‌توانید از تکنولوژی‌های مدرن بهره ببرید. استخدام افراد با توانمندی‌ها و استعداد، شما را از برخی از وظایف روتین و مکرر آزاد می‌سازد. این امر به شما این امکان را می‌دهد که بر زمان بیشتری برای برنامه‌ریزی استراتژیک و اهداف کلان خود تمرکز کنید.
در دنیای امروز، امکانات بی‌پایان تکنولوژی به ما این امکان را می‌دهند که از دستگاه‌های هوشمند مانند موبایل‌ها، تبلت‌ها و لپ‌تاپ‌ها برای بهره‌وری بیشتر از وقت خود استفاده کنیم. برنامه‌های ارتباطی همچون eFileCabinet به شما این امکان را می‌دهند که به راحتی اطلاعات خود را بین این دستگاه‌ها منتقل کنید.
از این ابزارها و برنامه‌ها می‌توانید در هر زمان و مکانی به دسترس باشید. حتی می‌توانید در حین انجام فعالیت‌های روزمره مانند آشپزی، ورزش یا در حال انتظار در صف اتوبوس، به چک کردن ایمیل‌ها، ارسال مدارک یا انجام وظایف دیگر بپردازید.
