مدیریک سازمان معمولا مهمترین شخص سازمان است و معمولا بالاترین مزایا و حقوق را در سازمان دریافت میکند. برخلاف بسیاری از تصورات ما، وظیفه اصلی مدیر ارشد سازمان اجرای کارهای اجرایی و عملیاتی روزمره نیست. متخصصین علم مدیریت ، چهار وظیفه اصلی مدیریت ارشد یک سازمان را به صورت زیر تعریف می کنند. این وظایف عبارت است از :
از وظایف اساسی مدیریت ارشد هر مجموعه، برنامه ریزی و نظارت بر حسن انجام برنامه می باشد. پیش نیاز برنامه ریزی درست عبارت است از شناسایی وضع موجود سازمان و تشخیص وضع مطلوب. هر مدیر با تشخیص این دو مطلب می تواند برنامه لازم برای حرکت از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب سازمان را به صورت رسمی و یا غیر رسمی، زماندهی و برنامه ریزی نماید.
این برنامه ها بایستی در راستای اهداف و چشم انداز سازمان و مطابق ماموریت آن می باشد. برنامه می تواند رسمی و یا غیر رسمی باشد. در واقع بسیاری از سازمانهای کوچک و حتی کسب و کارهای انفرادی از یک برنامه غیر رسمی که توسط گرداننده کسب و کار و یا کارآفرین آن مجموعه ارائه شده و یا حتی در ذهن او وجود دارد، تبعیت می کند.
اما در بسیاری از سازمانهای بزرگ، برنامه به صورت رسمی ارائه می شود. مزایای برنامه ریزی رسمی عبارتند از:
اما این برنامه ریزی بایستی در دسترس و قابل کنترل باشد. منظور آن است که این برنامه ها بایستی از نظر اجرایی برای آن سازمان متناسب و قابل اجرا یاشد و از هرگونه بلند پروازیهای بیجا بایستی پرهیز نمود. موکول کردن برنامه به اجرای شرایط محال و یا بسیار مشکل برای سازمان از معایب اساسی یک برنامه ریزی خوب است.
مسئله دیگر در برنامه ریزی، آن است که اهداف این برنامه ها بایستی به کمیتهای قابل اندازه گیری قابلیت تقسیم شدن داشته باشد که در هر مرحله بایستی بتوانیم آن را کنترل کرده و میزان پیشرفت و یا انحراف اجرا از برنامه را سنجید. با دقت در بسیاری از برنامه های ارایه شده توسط مدیران مشخص می شود که اهداف این برنامه ها اصولا قابل اندازه گیری نیست. بنابراین اجرای این برنامه ها نیز بسیار مشکل است. مثلا برنامه هایی که در راستای بالا بردن فرهنگ کار و یا شاخصه های اخلاقی و فرهنگی جامعه و یا سازمان تدوین می شود.
نکته مهم در برنامه ریزی، قابلیت زمان بندی یک برنامه می باشد. برنامه بایستی در مدت زمانی مشخص شروع شده و در زمان مشخصی نیز خاتمه یابد. این مدت زمان میتواند کوتاه مدت و یا بلند مدت باشد. ولی موکول کردن زمان انجام و یا پایان یک برنامه به زمانهای موهومی کاری بسیار اشتباه است.
مسئله مهم دیگری که در زمینه برنامه ریزی وجود دارد، این است که برنامه بایستی در جهت اهداف و ارزشها و ماموریت یک سازمان باشد. واگذاری ماموریتها و برنامه ها برای سازمانی که برای آن هدف ایجاد نشده، تنها اتلاف منابع و زمان است. مانند واگذاری پروژه های عمرانی به سازمانهای نظامی و یا واگذاری پروژه های اجرایی به بانکها ویا موسسات مالی نمونه های بارز اشتباه در زمینه عدم تناسب ماموریت و شرح وظایف سازمان با برنامه های ارائه شده است.
پس از طراحی و ابلاغ برنامه ها، این برنامه ها بایستی به درستی اجراشود. بدون اجرای دقیق و کنترل مداوم حرکت سازمان در مسیر برنامه، دقیق ترین و مناسب ترین برنامه ها تکه کاغذی بیشتر نیستند . وظیفه کنترل و نظارت برحسن انجام برنامه توسط سازمان از وظایف اصلی مدیر ارشد سازمان است .
معمولا در سازمانهای بزرگ جهت کمک به مدیر ارشد و ارایه گزارش به مدیر عامل و سایر اعضای هیئت مدیره واحدی به نام واحد برنامه ریزی وجود دارد. برنامه ریزی و زمان بندی و کنترل پروژه در سازمانها موضوع رشته تحصیلی مهندسی صنایع است .در حقیقت سازمانها و شرکتهای بزرگ با استخدام مهندس صنایع و تشکیل واحد برنامه ریزی سعی در منظم نمودن برنامه های گسترده سازمان و تطبیق اجرای این برنامه ها با زمان و هزینه پیش بینی شده در برنامه را دارند. در حقیقت مهندسین صنایع برنامه ریزی نمی کنند چون این وظیفه اصلی مدیریت ارشد سازمان است. وظیفه مهندسین صنایع تقسیم برنامه اصلی به برنامه های فرعی کوچکتر و اختصاص زمان و منابع برای اجرا با مشورت با تمام واحدهای درگیر و هماهنگ کردن واحدهای مسئول اجرای برنامه و پیگیری گزارش واحدهای درگیر در اجرا و خلاصه بندی و گزارش دهی به مدیریت ارشد است.
بدین ترتیب مدیریت ارشد در هر مرحله می تواند در جریان روند اجرای برنامه قرار گرفته و به سرعت اقدام به رفع مشکلات و کاستیهای موجود نماید تا برنامه به بهترین نحو انجام پذیرد.
یکی از بهترین سازمانهایی که در ایران اقدام به حرکت به صورت برنامه محور می نماید شرکت نفت و شرکتهای تابعه می باشد. تمام این کارها در این شرکت عظیم از استخدام شرکت نفت تا روندهای مطالعاتی و عملیاتی اجرای پروژه های بزرگ به صورت کاملا برنامه ریزی و زمان بندی شده اجرا می شود .
با اجرای دقیق این برنامه ها می توان یک پروژه بزرگ را سازماندهی نمود. مثلا چه موقع بایستی اقدام به جذب پیمانکار نمود. چه موقع اقدام به استخدام مهندس عمران و یا سایر مهندسین مرتبط نمود و بودجه ها چگونه اختصاص یابد تا یک پروژه عظیم در زمان مقرر و با هزینه تصویب شده به بهره برداری برسد.
با هدف گذاری و برنامه ریزی مناسب و اجرای دقیق این برنامه ها ضمن پرهیز از روزمرگی در سازمان می توان به رشد و توسعه آن سازمان و ادامه حیات سازمان در دنیای متغیر تجارت امروز امیدوار بود.
