نیاز به یک پورتال سازمانی از زمانی به یک نیاز مبرم تبدیل شد که گسترش سازمان‌ها و افزایش تعداد کارمندان و همچنین تعاملات میان سازمان با مشتریان، دغدغه‌ی اصلی مدیران سازمان شد. وجود پورتال سازمانی در مجموعه‌ها به خصوص سازمان‌های بزرگ‌تر به دلیل نیاز به یکپارچه‌سازی اطلاعات، مفید است. بدترین اتفاق برای یک سازمان از دست دادن مشتری یا مصرف‌کننده‌ی نهایی است. میزان اطلاعات موجود در اینترنت به قدری زیاد است که کاربر گاهی از جستجو خسته می‌شود و پس از آنکه به نتیجه‌‌ای مطلوب و یا حتی اطلاعاتی واحد نمی‌رسد، با کلافگی و کوهی از سوالات تنها می‌ماند. پس از آنکه کاستی‌ها و نواقص و محدودیت امکانات وب‌سایت‌های موجود در اینترنت بر همگان آشکار شد، مجموعه‌ها به پورتال سازمانی روی آوردند تا هم ارتباط خود را با مشتریان حفظ کنند و هم آن‌ها را به نحوی شایسته هدایت کنند، درواقع منافعی کاملا دوسویه در این امر نهفته بود. ترکیب اقتصاد و تکنولوژی می‌تواند از آن دسته ترکیب‌هایی باشد که به مذاق مدیران سازمان و کاربران خوش می‌آید. در ادامه می‌توانید پاسخ چندین پرسش اساسی درباره‌ی پورتال سازمانی را مطالعه کنید. امید است پاسخ به این پرسش‌ها از ابهاماتی که در ذهن شما نقش بسته است بکاهد.
پرتال سازمانی را به اختصار می‌توان دریچه‌ای به اطلاعات دانست. مهم‌ترین نکته در تعریف آن، توجه به این امر است که پرتال صرفا ابزاری است که به شما کمک می‌کند وارد محیطی شوید که با خواسته‌ی شما مطابقت دارد. در حقیقت پرتال دروازه‌ی ورود به دنیایی دیگر است. اهمیت به اشتراک گذاری اطلاعات در یک سازمان از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است.
پورتال سازمانی این امکان را فراهم می‌آورد که تمامی اعضای داخل سازمان و نیز افرادی که بیرون سازمان هستند، هریک بنا به میزان نیاز خود به اطلاعات مربوط دست پیدا کنند. پرتال سازمانی نسخه‌ی درون‌سازمانی شبکه‌ی جهانی اینترنت است، نسخه‌ای منسجم و هدفمند. طراحی پورتال سازمانی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا سریع‌تر در راستای منافع و اهداف خود گام بردارند. این پورتال‌ها که از طریق اینترنت قابل دستیابی هستند، عصای دست سازمان‌هایی شده‌اند که هرچه بیشتر گسترش می‌یافتند از افزون شدن اطلاعات و تداخل میان بخش‌های سازمان گلایه داشتند. پورتال سازمانی را می‌توان ضلع دیگری در کنار مدیریت و کارمندان و کاربران دانست که در کنار هم مجموعه‌ای قدرتمند را ایجاد می‌کنند. پیش‌تر شاید برخی وجود چنین امکانی را برای شرکت‌ها و سازمان‌ها غیرضروری می‌دانستند، اما اکنون عقیده بر این است که نبود پورتال می‌تواند سازمان را متحمل خساراتی قابل توجه بکند.
اصلا عجیب نیست اگر پس از خواندن خطوط بالا از خود پرسیده باشید با این حساب چه تفاوتی میان پرتال سازمانی و وب‌سایت وجود دارد؟ برای پاسخ به این سوال می‌توان چندین ویژگی کلیدی پورتال را شرح داد. یکی از اساسی‌ترین ویژگی‌های کلیدی پورتال، کاربرمحور بودن آن است. آن‌چه در یک پورتال برای سازمان اهمیت دارد، هدایت کاربر و همچنین حفظ ارتباط با اوست. به بیان ساده‌تر فرض کنید که دنبال یک مقاله در زمینه‌ی فناوری اطلاعات هستید. با جستجو در اینترنت می‌توانید تعدادی وب‌سایت بیابید که هریک حاوی اطلاعاتی هستند و ممکن است آن‌چه که شما جستجو کرده‌اید به صورت پراکنده در بخشی این وب‌سایت‌ها آمده باشد. یعنی شما با مشکلی مواجهید به نام پراکندگی اطلاعات. حال فرض کنید پورتال جامعی در زمینه‌ی مقالات فناوری اطلاعات وجود دارد. با ورود به این پورتال که به صورت هدفمند و به عنوان راهنمای کاربر طراحی شده است، می‌توانید به آسانی حول محور همان موضوع موردنظر اطلاعاتی مفید بیابید که به صورت منسجم جمع‌آوری شده‌اند. یعنی با فاکتور مهمی به نام انسجام سروکار داریم؛ انسجام در برابر پراکندگی. این تمایز را می‌توان عمده‌ترین تفاوت میان وب‌سایت و پورتال سازمانی دانست. موارد دیگری هم‌چون دسته‌بندی هدفمند اطلاعات به منظور هدایت کاربر، تعامل دوجانبه‌ی قوی‌تر میان سازمان و مشتریان، به روزرسانی مداوم، ادغام ابزارها و برنامه‌ها، شخصی‌سازی و ... نیز از جمله تفاوت‌های میان وب‌سایت و پرتال محسوب می‌شوند.
در مقدمه‌ی مطلب به صورت خلاصه به اهداف طراحی پورتال سازمانی اشاره شد. اکنون کمی بیشتر از این اهداف خواهیم گفت؛ برای یک سازمان و یا مجموعه، کاربر نقشی اساسی را ایفا می‌کند. یک سازمان موفق سازمانی است که گذرگاهی برای کاربر ایجاد کند که در کنار تسریع هدایت کاربر به سمت خواسته‌هایش، رضایت وی را نیز جلب کند. این امر با طراحی پورتال سازمانی به شکلی کاربرپسند محقق می‌شود. دسته‌بندی اطلاعات به صورت کاملا مشخص و واضح فاکتوری است که برای کاربر از اهمیت بالایی برخوردار است. با توجه به این‌که اطلاعات از یک دریچه‌ی یکتا می‌گذرند و در چارچوبی واحد جمع‌آوری می‌شوند، سرعت پاسخ‌گیری کاربر افزایش می‌یابد. یکپارچگی میان نرم‌افزارها و برنامه‌های متنوع همه‌ی آن کاری است که یک پورتال انجام می‌دهد.
برای اطلاع از اهداف عمده‌ی پورتال سازمانی، وارد بلاگ وستا شده و این مقاله را به صورت کامل از اینجا مطالعه کنید.
