کتابداران تازه‌‌کار و مدیران کتابخانه‌ها باید بدانند، نمیتوان اطلاعات کتابشناسی ملی را بدون بازنگری فنی دقیق در کتابخانه استفاده کرد. لازم است کتابدار، کار فنی را بلد باشد.
در اینجا خواهم گفت اشتباه است که فکر کنیم «می‌توان اطلاعات کتاب را درسته و بدون بازنگری از کتابشناسی ملی به نرم‌افزار کتابخانه کپی کرد». زیرا سیستم بازیابی کتابخانه با این کار آشفته می‌شود و کارایی آن کاهش می‌یابد. گاهی نیز خطاهای مخربی پیش می‌آورد که ممکن است اصلاح آن عملا ممکن نباشد.
«کتابخانه» نهادی فرهنگی است که کتاب و نشریات چاپی و غیر چاپی در آن نگهداری می‌شود. این نگهداری باید به‌شکلی باشد که هر کسی بتواند به‌آسانی اطلاعاتی را که می‌خواهد در آن پیدا کند. برای این کارکرد، اطلاعاتِ مواد کتابخانه را مطابق با سیستم‌های استاندارد و تعریف‌شده مرتب می‌کنند و با ابزاری همچون نرم‌افزار در اختیار استفاده‌کنندگان قرار می‌دهند.
فهرست‌‌نویسیِ توصیفی (استخراج اطلاعات ظاهری کتاب)، فهرست‌نویسی تحلیلی (دادن موضوع)، رده‌بندی (دادن شمارهٔ بازیابی کتاب)، سه کار مهمی است که برای مرتب‌کردن کتابها انجام می‌شود. نتیجهٔ این کارها فهرست‌برگه‌هایی است که قبلا آن‌ها را در کشوهای کوچکی که کنار سالن کتابخانه می‌گذاشتند می‌دیدیم. اکنون این کار را در نرم‌افزار انجام می‌دهند و اطلاعات کتاب را کاربر با جستجو در کامپیوتر به دست می‌آورد.
برای آماده‌سازی کتاب در کتابخانه، داشتن دو چیز ضرورت دارد:
اول کتابدار است. کتابدار کسی است که برای آماده‌سازی اطلاعات و خدمات کتابخانه، آموزش دیده و تجربه و مهارت لازم را به دست آورده است.
دوم منابع کتابشناختی است:
۱ـ کتابها از قدیم تا کنون با شکل‌های گوناگون چاپ می‌شوند. ثبت دقیق اطلاعات ظاهری کتابها، چنانکه وحدت رویه داشته باشد و بتوان اطلاعات را بازیابی کرد، دستورالعمل تدوین‌شدهٔ استاندارد می‌خواهد. این دستورالعمل را به شکل کتابِ مرجعی به‌‌نام «دستنامهٔ قواعد فهرست‌نویسی» در اختیار کتابداران گذاشته‌اند.
۲ـ «نام پدیدآورندگان» یکی از دستاویزهای مهم برای بازیابی کتاب است؛ مانند نام نویسنده یا مترجم. کتاب مرجع این کار «مستند مشاهیر» نام دارد که نام استاندارد اشخاص را در آن پیدا می‌کنند و در فهرست‌نویسی هر کتاب می‌نویسند.
۳ـ «موضوع کتاب» از دیگر دستاویزهای مهم بازیابی است. برای موضوع‌دادن نیز کتاب مرجع بسیار بزرگی به نام «سرعنوان‌های موضوعی» داریم. کار کردن با آن روش دارد.
۴ـ کتاب‌های کتابخانه را باید به‌شکل منظم و بر اساس موضوع در قفسه‌ها چید. هر کتاب مطابق موضوعی که دارد، دارای کدی می‌شود که به آن «کد رده‌بندی» می‌گویند. کتاب مرجعی نیز برای پیدا کردن یا ساختن کد رده‌بندی داریم. سیستم‌های رده‌بندی گوناگون، هریک کتاب مرجع خودشان را دارند. معروف‌ترین سیستم‌های رده‌بندی، «دیوئی» و «کنگره» است.
کار کردن با این منابع، آموزش و مهارت می‌خواهد. این بخشی از آموزش کتابداران است. فهرست‌نویسی و رده‌بندی کار دقیق و دشواری است. کتابدارِ آموزش‌دیده با داشتن این منابع، برای هر کتاب باید وقت و انرژی زیادی صرف کند تا آمادهٔ استفاده شود.
«کتابخانهٔ ملی» هر کشور در واقع موزهٔ کتاب و اسناد و نشریات آن کشور از هر نوع موادی است؛ چه کاغذی چه کامپیوتری. کتابخانهٔ ملی کوشش میکند همهٔ منابع انتشاراتی آن کشور را گردآوری و آماده‌سازی کند تا هم در نقش موزه از نسخه‌های آن‌ها نگهداری کند و هم اطلاعاتش را در اختیار پژوهشگران و مردم قرار دهد.
همهٔ آن کارهای سختی را که گفتیم، کتابخانهٔ ملی برای یک‌به‌یک کتابها انجام می‌دهد. ضمنا متولی آن چهار منبع کتابشناختی نیز هست. اطلاعات آن‌ها را تولید میکند و همچنان که موضوع‌های متنوع‌تری منتشر می‌شود، آن‌ها را توسعه می‌دهد تا بتوان کتاب‌های جدید را هم برای استفاده در کتابخانه‌ها آماده کرد. مثلا «کامپیوتر» احتمالا در گذشته تنها یک شمارهٔ رده‌بندی و فقط یک موضوع داشته است؛ ولی با توسعه و شاخه‌شاخه شدن دانش کامپیوتر، حالا تعداد موضوع‌ها بسیار بیشتر شده است.
از یک زمانی، برای اینکه هر کتابخانه مجبور نباشد همهٔ آن امکاناتی را که گفتیم داشته باشد و وقت و انرژی بسیاری را صرف کند، اطلاعات منابع موجود در کتابخانهٔ ملی منتشر شد که نامش «کتابشناسی ملی» است. این منبع در گذشته به‌شکل چاپی بود. سپس به‌شکل CD و آنلاین درآمد. اکنون به‌دلایل مختلف، کار فنی کتابخانه بدون بهره‌گرفتن از کتابشناسی ملی، ممکن یا دست‌کم از نظر مالی و زمانی به‌صرفه نیست.
بدین ترتیب قرار است کتابشناسی ملی، همهٔ منابع چاپی را داشته باشد و اطلاعات همهٔ کتابها در آن کامل و درست باشد. اینجا می‌رسیم به صورت‌مسئله؛ اینکه چرا این گفتهٔ درستی نیست.
برخی از مدیران کتابخانه‌ها و احتمالا کتابداران کم‌تجربه، گمان می‌کنند کار فنی در کتابخانه به این شکل است که کتابدار بنشیند پای کتابشناسی ملی و کتابها را پیدا کند، ایزو بگیرد و بدهد به نرم‌افزار خودشان. به همین سادگی. ولی هر کتابداری که مدتی با کتابشناسی کار کرده باشد، متوجه شده است که این طور نیست. امیدوارم برخی مدیران کتابخانه هم موضوع را فهمیده باشند و اگر هنوز متوجه نشده‌اند بالاخره متوجه بشوند.
در اینجا این باور کلی را به چند بخش تقسیم می‌کنم و ایراد هریک را می‌گویم. اگر برخی از این‌ها بدیهی به نظر می‌رسند، این بدیهی‌ها، اجزای همین کل نادرست هستند که بسیاری از ما کمابیش آن را درست می‌دانیم.
مطابق قانون هر کسی کتابی منتشر میکند، باید چند نسخه به کتابخانهٔ ملی بدهد. دلایل زیادی وجود دارد که چنین نمی‌شود. یکی اینکه پیش از این قانون، سالها کتاب منتشر شده است که بسیاری از آن‌ها را کتابخانهٔ ملی ندارد. دیگر این است که هر کتاب جدید برای دریافت مجوز از وزارت ارشاد، باید فیپا را (فهرست‌نویسی پیش از انتشار) از کتابخانهٔ ملی بگیرد. برخی ناشران مجبور نیستند مجوز بگیرند، بنابراین کتابی به کتابخانهٔ ملی نمی‌دهند که به کتابشناسی برسد.
چون همهٔ کتاب‌هایی که در کشور منتشر شده یا می‌شود، به کتابخانهٔ ملی نرسیده یا نمی‌رسد، همیشه ممکن است کتابی را که در دست دارید یکی از همان‌ها باشد. دلیل دیگر این است که امکان دارد، این کتاب فیپا را برای نشر گرفته و منتشر شده؛ ولی اطلاعات آن هنوز در کتابشناسی ملی نیامده است.
بخش مهمی از اطلاعات کتابشناختی برای بازیابی کتاب است. بازیابی کتاب وابسته به کسی است که جستجو میکند. جستجو کردنِ هر کسی وابستگی به دانش و سواد و فرهنگ او دارد. پس سیستم بازیابی هر کتابخانه باید مناسب جامعهٔ استفاده‌کنندگان همان کتابخانه باشد.
برای نمونه، کتابی را در نظر بگیرید که مضمون عرفانی دارد و به شعر نوشته شده است؛ مانند مثنوی. معمولا در رده‌بندی، به این کتاب کد ادبیات می‌دهند. ولی اگر در کتابخانه‌ای باشد که مراجعه‌کنندگان آن به‌دنبال عرفان یا فلسفه هستند، خوب است کد رده‌بندی آن را عرفان بدهید؛ به‌ویژه اگر مخزن از نوع سیستم باز باشد. یا دست‌کم مطمئن بشوید شخص جستجوگر می‌تواند از طریق موضوع، آن را به‌‌خوبی پیدا کند. همچنین در این باره می‌توان به کتاب‌های پزشکی در دانشکدهٔ پزشکی و همان کتابها در کتابخانهٔ عمومی محله فکر کرد. برای پیدا کردن یک کتاب مشخص، جستجوی پزشکان با جستجوی مامان‌های محله متفاوت است. پس موضوع‌ها باید طوری باشند که هریک در جای خود بتوانند کتاب را پیدا کنند.
کتابخانهٔ ملی اغلب عمومی کار میکند. پس اگر کتابدار امکانش را دارد، خوب است با توجه به نیاز مراجعه‌کنندگان، اطلاعات هر کتاب را بازنگری و بهینه کند.
بدیهی است هر چیزی که تایپ می‌شود، خطای تایپی هم دارد. اِشکال در این است که هر کلمه از آنچه در فهرست‌برگه یا فیلدهای نرم‌افزار کتابداری تایپ می‌شود، ارزش اطلاعاتی دارد و برای جستجو و بازیابی کتاب مهم است.
تجربهٔ شخصی خودم نشان می‌دهد از این نظر هیچ اعتمادی به کتابشناسی ملی نیست. به‌ویژه باید مراقب آن نوع از اشتباه‌های تایپی بود که می‌توان به آن‌ها فاجعه‌بار گفت. برای نمونه، یک بار متوجه شدم شمارهٔ اصلی دیویی کتابی که پیدا کرده‌ام چهار رقمی است. حتما می‌دانید که شمارهٔ اصلی دیویی همیشه سه رقم است؛ نه بیشتر و نه کمتر. وقتی دقت کردم توجه شدم کد دیویی برعکس شده است. کسانی که دیویی را می‌‌شناسند می‌دانند اگر کد اشتباه بشود، جای کتاب نادرست خواهد شد و جایی خواهد رفت که اصلا نمیتوان حدس زد. به نظر می‌رسد برخی از این اشتباه‌ها به‌دلیل خرابکاری نرم‌افزار باشد که در هنگام ثبت اطلاعات رخ داده است.
در اینجا نیز تجربهٔ شخصی خودم از چند سال کار کردن با کتابشناسی ملی نشان می‌دهد، باید انتظار هر نوع خطای فنی را در فهرست‌برگه‌‌های کتابشناسی ملی داشت. به‌ویژه باید مراقب کد رده‌بندی و شناسهٔ نام پدیدآورندگان بود که برای سیستم بازیابی مهم هستند. با مواردی برخورد کرده‌ام که نام سرشناسه یا کد رده‌بندی اشتباه بوده است. اشتباه کد رده‌بندی مشخص‌تر است؛ چون رده‌بندی دقیق است و اگر اشتباه باشد زود می‌توان فهمید که با موضوع کتاب سازگاری ندارد.
خطاهای تایپی و فنی را باید همان بار اول پیدا کنید که کتاب را آماده می‌کنید. چنین مشکلاتی را فقط کتابدار بادقت می‌تواند پیدا کند؛ وگرنه ممکن است برای همیشه در سیستم کتابخانه باقی بماند.
نکتهٔ اینجا با آنچه تا حالا گفته‌ام فرق دارد. به‌فرض که همهٔ اطلاعاتی که از کتابشناسی دریافت می‌کنید درست باشد؛ نمی‌توانید آن را درسته در نرم‌افزار خودتان کپی کنید. همراه با رکوردهای نرم‌افزار کتابشناسی، اطلاعاتی هست که مخصوص کتابخانهٔ ملی است و به‌درد ما نمی‌خورد؛ مانند شمارهٔ ثبت و شمارهٔ رکورد. این‌ها را باید پاک کرد وگرنه غیر از شلوغ‌کردن صفحهٔ فهرست‌برگه هیچ خاصیتی ندارند.
منظور من از نوشتن این مطلب، اول بیان مشکلاتی بود که کتابشناسی ملی دارد. این اندازه از مشکل، در جایی که درست‌بودن اطلاعات چنین اهمیت دارد، بیشتر از آن است که شایستهٔ نام شکوهمند «سازمان اسناد و کتابخانهٔ ملی جمهوری اسلامی ایران» باشد. آن کتابداری که در گوشه‌ای کار میکند و دستش به غیر از «مرجع کتابشناسی ملی» به جایی بند نیست، انتظار ندارد اعتماد کردن به کتابشناسی سیستمش را خراب کند؛ این مثل از پشت خنجر خوردن است! من نمی‌دانم این ایرادها در سیستم اصلی کتابخانهٔ ملی هم هست؟ یا آنجا را درست می‌کنند، کتابشناسی جا می‌‌ماند؟
دلیل دوم برای بیان این نکات این است که تجربه‌‌ام را به مدیران کتابخانه‌ها و کتابدارهایی که هنوز مهارت کافی ندارند انتقال بدهم. به هر دلیلی نمیتوان اطلاعات را از کتابشناسی به‌‌اصطلاح کپی‌پیست کرد. به نظر من کار صحیح این است که به درست‌بودنِ اطلاعات کتابشناسی در هیچ بخشی اعتماد نکنید. اول در آن خوب جستجو کنید تا اطلاعات همهٔ نسخه‌های موجود از کتابی را که در دست دارید پیدا کنید. فیپای کتاب را هم اگر دارد در نظر بگیرید. بعد همه این‌ها را مطابق دستورالعمل‌های فنی، یعنی فهرست‌نویسی و رده‌بندی، با خود کتاب مقایسه کنید. برای حفظ وحدت رویه، باید نگاهی هم به کتاب‌های مشابه داشته باشید که پیش‌تر در کتابخانهٔ‌تان کار شده‌اند. اگر دیدید کتابی که در دست‌تان است با قبلی‌ها فرق دارد، یکی از این دو کار را بکنید: یا این را مانند آن‌ها کنید، یا آن‌ها را مانند این اصلاح کنید. اهمیتِ داشتن وحدت رویه در سیستم، کمتر از درست‌بودن خود اطلاعات نیست؛ سیستم کتابداری می‌خواهد همهٔ کتاب‌های همانند، کنار هم باشند.
بی‌شک این روش زحمت دارد؛ ولی خیلی بهتر از این است که ساعت‌ها در رده‌بندی یا سرعنوان‌های موضوعی عرق بریزید تا کد و موضوع درآورید. کتابدار باید دقت و حوصله داشته باشد؛ کار فنی کتابداری همین است.
در کار فنی کتابخانه متاسفانه نتیجهٔ خوب یا بد، چیزی نیست که آشکار باشد. ایرادها توی چشم کسی نمی‌روند. اگر کار اشکالی داشته باشد، کتاب پیدا نمی‌شود؛ کتابی را که پیدا نمی‌شود، کسی نمی‌بیند که اعتراض کند. به همین دلیل، خطاهای فنی کتابخانه مثل سرطان است که سیستم را کم‌‌کم خراب میکند.
البته الآن همگی‌مان از کتابدار و مدیر کتابخانه، برای کوتاه‌های‌مان عذر ناموجه داریم: «ای بابا! الآن چقدر کتاب می‌خوانند، چقدر می‌روند کتابخانه. این هم وضع حقوق!»
