استفاده از اکسل برای پژوهشگران و نویسندگان: پاسخ جستجوهای خود را بهشکل کتابخانهٔ مرجع در اکسل گردآوری کنید تا همیشه در دسترستان باشد.
پژوهشگر، نویسنده، ویراستار، دانشآموز، دانشجو، تولیدکنندهٔ محتوا؛ چنین کسانی معمولا همیشه به منابع مرجع نیاز دارند که زودبهزود یا دیربهدیر به آن مراجعه میکنند تا بخوانند و بنویسند. برای این کارها منابعی همچون لغتنامه، دیکشنری، اصلاحنامه لازم است. از سوی دیگر انجام برخی کارهای نوشتنی، مانند تولید و انتشار محتوای تعداد زیادی متن، با مدیریتداشتن بر آنها بهتر انجام میشود.
پیشتر یا باید کتاب میخریدیم یا میرفتیم در کتابخانه مینشستیم. حالا دیگر اینترنت آمده، طوری که گاهی گوشی هم باشد کافی است. ولی اینترنت دو مشکل دارد. اول اینکه باید اتصال برقرار باشد. دوم اینکه یکبار مصرف است؛ عملا نمیشود نتیجهٔ جستجوها را نگه داشت. جواب را مصرف میکنیم و میرود تا دفعهٔ بعد؛ مگر جایی بنویسیم.
چهخوب بود اگر میشد آنچه را یک بار جستجو میکنیم، برای بعدا نگه داریم و همیشه بدون منّت کاغذ و کتابخانه و اینترنت، دمدستمان باشد. اولین گزینه، نرمافزار ورد (Word) است که میشود در آن نوشت و جستجو کرد. خوب هست؛ ولی برای چنین کاری چندان مرتب نیست و کارآمد نمیشود. میخواهیم زود بگردیم، زود پیدا کنیم، برویم به کارمان برسیم. اینجا است که اکسل خوب کمک میکند.
اکسل را نرمافزاری میشناسیم که برای مهندسی و حسابداری و از این جور کارها است. چون فرمول دارد و نمودار میسازد، به نظر میرسد فقط برای کارکردن با عدد و رقم است.
باید دانست که اکسل را فقط برای کارهای ریاضیوار نساختهاند؛ بهدرد کارهای دیگر هم میخورد. ابزارهایی همچون اکسل برای این هستند که وقتی دادهٔ زیادی داریم، بتوانیم آن را بهآسانی مرتب و پردازش کنیم و این کار را بارها به اَشکال مختلف انجام بدهیم. یکی از نمودهای این کارکرد، جستجو است.
حالا ببینید در عمل چطور میشود اکسل را بهشکل کتابخانهٔ مرجع همراه درآورد یا با آن ابزاری ساخت که به مدیریت انبوه کارهای نوشتنی کمک کند.
اگر میخواهید کتابخانهٔ مرجع خودتان را داشته باشید، این کار را بکنید: اول منابع را دستهبندی کنید. برای نمونه: لغتنامه، دیکشنری، اصطلاحنامه، خودم یک شیت دستور خط هم دارم که آن را از فرهنگ املایی پر میکنم. سپس برای هریک از منابع، یک شیت درست کنید. در هر شیت، یک جدول درست کنید. از نظر ظاهر، جدول را طوری درست کنید که برای چشم آزاردهنده نباشد. میخواهید بارها و بارها به آن نگاه کنید و شاید مجبور باشید مدت طولانی در آن بالا و پایین بروید؛ پس طوری باشد که خسته نکند.
اینجا یک چیزی بگویم که ببینید کارکردن با اکسل سخت نیست. تا پیش از آفیس ۲۰۰۷، اگر میخواستید بخشی از شیت را جدا کنید که کاری انجام بدهید، یعنی جدول درست کنید، باید آن قسمت را نقاشی میکردید؛ خطها و رنگها و سرستونها و چیزهای دیگر را یکبهیک باید انتخاب میکردید و شکل میدادید. از نسخهٔ ۲۰۰۷، اکسل جدول را آماده میدهد. بدین شکل که بخشی از شیت را انتخاب میکنید و جدول را با یک کلیککردن میسازید. اکسل برای جدول، الگوهای آماده دارد. فقط انتخاب میکنید تا جدولتان آن شکلی بشود. بعد اگر لازم شد، بعضی چیزها را مناسب کار خودتان تغییر میدهید؛ مثل فونت و جهت متن و از این کارها.
برگردیم به فایل خودمان. پس شد هر موضوع یک شیت و هر شیت یک جدول. حالا جدول چهشکلی باشد؟ چنین جدولی دستکم سه ستون دارد.
بدیهی است میتوانید متناسب با موضوع، هر تعداد که لازم باشد ستون درست کنید. ولی یادتان باشید که این ابزارِ مرجع است، یعنی پرسش و پاسخ؛ بنابراین باید مختصر و مفید باشد.
استفادهٔ دیگری که میشود کرد، ساختن ابزار برای مدیریت کارها است. برای نمونه ممکن است مسئول انتشار محتوا باشید. ممکن است با مقدار زیادی پست و مطلب سروکار داشته باشید که نباید تکراری بشود. برای مدیریت کار، میتوانید با روش بالا فایل اکسل بسازید و مشخصات هر پست را در آن وارد کنید. مثلا: عنوان پست، کجا منتشر کردهاید (لینکدین، توئیتر،...)، خلاصهٔ متن، عکس پست. حتی میتوانید لینک آن را هم نگه دارید.
توجه کنید مرتببودن ردیفها در اکسل ضرورت ندارد. هروقت خواستید و بههرشکل که خواستید میتوانید جدول را مرتب کنید. پس خطبهخط پر کنید و بروید پایین. خودم معمولا مرتب نمیکنم؛ چون وقتی جدول را فیلتر میکنم، فقط آنچه را خواستهام نشانم میدهد.
برای نمونهٔ فایلِ واژگانی، کتابخانهٔ مرجع اکسلی را در نظر بگیرید که سه شیت دارد: لغتنامه، دیکشنری، اصطلاحنامه. همینطور که بهمرور زمان پیش میروید، هربار که چیزی را جستجو میکنید، کلمهٔ انگلیسی یا فارسی یا اصطلاح، اندکی وقت بگذارید و آن در فایل مرجعتان در جای درستش وارد کنید.
با این روش، کار جالب دیگری هم میشود کرد. وقتی کتاب یا سایتی را میخوانید که نکاتی دارد و میدانید بعدا به آن مراجعه خواهید کرد، آن نکات را با نشانیاش در کتابخانهٔ مرجع اکسلیتان بنویسد. مانند وقتی فیشنویسی یا خلاصهنویسی میکنید. البته نه اینکه حتما برای هر کتاب یک شیت داشته باشید. مثلا برای «نکات دستوری» یک شیت بسازید. آنگاه هر کتاب یا سایتی را که میخوانید، یا وقتی چیزی را از کسی میشنوید که به نظرتان اهمیت دارد، با ذکر منبع در آن وارد کنید. بنویسید که این چیز، از این کتاب، از این صفحه. یا این نکته، از فلان کس، از فلان جا. یا این مطلب در این نشانی اینترنتی...
کتابخانهٔ مرجع اکسلیتان کمکم بزرگ میشود. سپس هروقت لازم شد، میروید به جدول موضوعِ مربوط به سوال؛ مثلا اگر اصطلاح باشد به شیت اصطلاحها. سپس با جستجو یا با فیلترکردن، میگردید و چیزهایی را که قبلا یادداشت کردهاید و احتمالا هم الآن یادتان رفته، پیدا میکنید. خواهید دید نظریات منابع گوناگون دربارهٔ یک موضوعِ واحد کنار هم آمدهاند. (شکل را ببینید)
دربارهٔ فایل مدیریت کارِ تولید محتوا هم که پیشتر گفتم، کار کردن با آن اینشکلی میشود که هروقت میخواهید مطلب جدید منتشر کنید، سری به آن جدول میزنید تا ببینید تازگی در کجاها چهچیز منتشر کردهاید. مثلا نگاه میکنید و میبینید که تازگی دربارهٔ محیط زیست صحبت کردهاید، الآن دیگر نوبت آشپزی است. یا تازگی عکس گیاه زیاد داشتهاید، خوب است الآن گربه داشته باشید. بیشک بهروز نگهداشتن چنین فایلی خیلی مهم است؛ چون در تصمیمگیری در کار به آن تکیه میکنید و اگر اطلاعات نادرست یا ناقص داشته باشید، ممکن است خوب نشود.
خودم نزدیک هشت سال است که از اکسل چنین استفادههایی میکنم و بسیار راضی هستم. در این مدت VBA را هم یاد گرفتهام که کارکردن با فایل کتابخانهٔ مرجعم را آسانتر کرده است. هر از گاهی هم که وقت و حوصله دارم، دستی به سروگوش جدولها میکشم و بهترش میکنم. از جمله جدولها را تخصصیتر میکنم. شاید اول فقط یک شیت داشتم که لغتنامه بود؛ حالا ۱۴ تا شیت دارم که با محتوای چند تا از آنها روزانه کار میکنم.
در اینجا به خودِ نرمافزار اکسل نپرداختم؛ این موضوع دیگری است. فقط خواستم نشان بدهم که چگونه میتوان از اکسل برای شغلهایی استفاده کرد که جنبهٔ پژوهشی و نویسندگی دارند یا با انبوه نوشتهها کار میکنند؛ مانند سایتداری. با بهرهگرفتن از اکسل، در وقتمان صرفهجویی میشود و دقت افزایش مییابد.
