من یکی از اون آدمای کم‌تمرکزی هستم که معمولاً زمان زیادی رو صرف به یادآوردن کارها و تصمیمات گذشته میکنه. تازگیا فهمیدم چقدر کم از جدول و یادداشتای کوتاه استفاده می‌کنم و شروع کردم به دسته‌بندی و مرتب کردن هر چی که نامرتب و پراکنده بود. این روند رو ادامه دادم تا اینکه اهمیت مکتوب کردن ایده‌ها و تصمیمات برام خیلی پررنگ شد. چون تو یه جلسه حرف‌هایی زده شده بود که هیچ کدوم از اعضای یادشون نبود و هر کی برداشت خودشو از حرفا می‌گفت.
بعد از این قضیه من تصمیم گرفتم علاوه بر تیم خودمون، کل واحد رو به نوشتن صورت جلسه تشویق کنم و یک ایمیل درست کردم و برای همه همکارا فرستادم.
این متن ایمیلیه که نوشتم:
جلسات کاری ممکن است کسل‌کننده به نظر برسند اما برای رسیدن به موفقیت ضروری هستند. در جلسه می‌توانید ایده‌هایتان را به اشتراک بگذارید، طوفان ذهنی داشته باشید، استراتژی شرکت یا تیم خود را شکل دهید و مطمئن شوید که همه اعضای تیم در یک مسیر هستند. با این اوصاف، نوشتن صورت جلسه کاری ضروری ست. اما چرا؟
1. صورت جلسه نقشه راه است: هر بار که صورت جلسه می‌نویسید، در حال تهیه یک نقشه راه برای همه اعضای تیم هستید. صورت جلسه به شما کمک می‌کند همیشه به برنامه‌ها و تاریخ تحویل پروژه‌ها دسترسی داشته باشید و بدانید دقیقا چه کارهایی را باید انجام دهید.
2. صورت جلسه به عنوان یک یادآور عمل می‌کند: وقتی سرتان شلوغ است، فراموش کردن یک یا چند کار کوچک اجتناب ناپذیر است. اعضای تیم با مراجعه به صورت جلسه مطمئن می‌شوند که موردی از قلم نیفتاده باشد. همچنین یک راهنمای خوب برای جلسات بعدی است که بدانید چه مواردی را باید بررسی کنید.
3. به عنوان یک مرجع برای افرادی که در جلسه حاضر نبوده‌اند مفید است: تداخل در برنامه زمانی یا اتفاقات ناگهانی ممکن است برای هر یک از اعضای تیم پیش بیاید. نوشتن صورت جلسه باعث می‌شود که عدم حضور یکی از اعضای تیم، مشکلی در روند کار ایجاد نکند و فرد غایب به راحتی به مباحث مطرح شده در جلسه دسترسی داشته باشد.
4. باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شود: در این صورت هر کسی روی کاری که به او محول شده تمرکز می‌کند.
5. به عنوان یک سند برای دفاع از تصمیمات تیم عمل می‌کند: صورت جلسه مدرکی محکم و معتبر است که نشان می‌دهد افراد چه تلاش‌ها و تصمیماتی را در راه موفقیت پروژه پشت سر گذاشته‌اند.
نکات مهم برای نوشتن صورت جلسه:
· قبل از جلسه مطمئن شوید که تمام ابزارهای یادداشت‌برداری را در اختیار دارید.
· از سؤال پرسیدن و شفاف‌سازی در حین جلسه نگذرید. اگر اطلاعات نادرستی را در صورت جلسه قید کنید، اثرگذاری آن از بین خواهد رفت.
· تمام تصمیمات و قدم‌های بعدی را با جزئیات قید کنید.
· حتما صورت جلسه را به گونه‌ای ارائه دهید که برای همه قابل فهم باشد.
· اگر جلسات به صورت مستمر و منظم برگزار می‌شود، حتما شماره جلسه را ذکر کنید.
· اطلاعاتی که باید در صورت جلسه ذکر کنید، شامل تاریخ، افراد شرکت‌کننده، مباحث مطرح‌شده، قدم‌های بعدی، تاریخ تحویل یا اقدام و فرد/افراد مسئول می‌شود.
منبع:
https://www.transcriptionwing.com/five-reasons-why-meeting-minutes-are-important/
