جلسات کاری در روند پیش رفت کار و اعتبار شرکت تاثیر زیادی دارد و همچنین برگزاری جلسات کاری به حل مشکلات و چالش‌ها در کار کمک می کند. بنابراین برای داشتن بهترین بازخورد و خروجی از جلسات تمرکز و انرژی داشتن افراد اهمیت زیادی دارد. شاید برای شما هم پیش آمده باشد که پس از مدتی در جلسات کاری احساس خستگی کنید و دیگر تمرکز برای مشارکت و یا گوش دادن به صحبت‌ها نداشته باشید. بسیاری از افراد از جلسات کاری بیزار هستند و علاقه چندانی به شرکت در جلسات ندارند چرا که از نظر این افراد شرکت در جلسات اتلاف وقت حساب می شود و همچنین انرژی آن‌ها را می گیرد و خسته می شوند. سوال اصلی این است که چطور از خسته شدن در جلسات کاری جلوگیری کنیم و تا پایان جلسه با انرژی و سرحال باشیم! در ادامه این مقاله قرار است که شما را با چند راه کار برای خسته نشدن در جلسات کاری آشنا کنیم.
بهترین زمان را برای برگزاری جلسات کاری انتخاب کنید
انتخاب ساعت مناسب برای برگزاری جلسات کاری به شما و کارمندانتان کمک بزرگی می کند. ساعات پایانی روز های کاری به ویژه در پایان هفته زمان مناسبی برای برگزاری جلسات نمی باشد. بهتر است که در ساعات اولیه صبح و روز های اول هفته جلسات خود را تشکیل دهید. همچنین برای اینکه هم نشینی و انرژی را در جلسات خود بیش تر کنید می توانید جلسات کاری خود را با یک صبحانه سبک همراه کنید.
از جلسات کاری طولانی پرهیز کنید
هرچه جلسات کاری در مدت زمان طولانی تری برگزار شود افراد بیش تر خسته می شوند و تمرکز و انرژی آن ها نیز کم می شود. زمانی که جلسه شما خسته کننده شود هیچ بازخورد و خروجی خوبی نخواهید داشت بنابراین برای جلوگیری از این اتفاق بهتر است زمان کوتاهی را برای جلسات کاری در نظر بگیرید. همچنین اگر زمان جلسات کاری طولانی است بهتر است زمانی را برای تنفس و استراحت در نظر بگیرید. همچنین می توانید از این زمان برای پذیرایی نیز استفاده کنید.
وقت شناس باشید
بهترین کار برای احساس خستگی نکردن در جلسات کاری این است که وقت شناس باشید و در زمان مقرر و معین در مکان جلسه حضور داشته باشید و راس ساعت جلسه را آغاز کنید. منتظر ماندن برای افراد دیگر باعث می شود تا افراد حاضر پیش از شروع جلسه احساس خستگی کنند و همچنین وقت آن‌ها هدر برود. همچنین وقت شناس بودن نشان دهنده شخصیت و نظم کاری شما می باشد. همچنین با رعایت این موضوع نشان می دهید که به دیگران احترام می گذارید. جدا از وقت شناس بودن و شروع کردن به موقع جلسه بهتر است که جلسات خود را در ساعت مشخص شده پایان دهید و در صورتی که به زمان بیش تری نیاز داشتید جلسه را به روز و ساعت دیگر موکول کنید.
جلسات خود را با تعداد افراد کم تری تشکیل دهید
تحقیقات نشان می دهد زمانی که شما افراد زیادی را در جلسات کاری شرکت می دهید جلسات شما بازدهی کم تری دارد و همچنین باعث خستگی افراد می شود. برای مثال زمانی که 20 نفر در جلسات حضور پیدا می کنند مدیریت جلسه کار دشوار تری می شود و تعداد زیادی از افراد حاضر در جلسه زمان کافی برای مشارکت و گفت و گو نخواهند داشت که باعث می شود افراد احساس خستگی و مفید نبودن داشته باشند. همچنین بالا بودن تعداد افراد در جلسات باعث می شود تا افراد دچار سردرگمی شوند.
ممنوعیت استفاده از وسایل الکترونیک
حتما در جلسات دیده‌اید که بعضی افراد در حین جلسات از تلفن همراه خود استفاده می کنند و یا بعضی اوقات برای پاسخ دادن به تماس تلفنی جلسات را ترک می کنند. به طور کلی حضور این افراد در جلسات نه تنها باعث می شود خودشان تمرکز نداشته باشند بلکه تمرکز دیگران را نیز کاهش می دهند همچنین این مار باعث بی احترامی به افراد حاضر در جلسه نیز می باشد. بنابراین برای افزایش تمرکز و خسته نشدن حاضرین بهتر است که تا جای ممکن استفاده از وسایل الکترونیکی را مثل تلفن همراه ممنوع کنید.
از جلسات غیر حضوری استفاده کنید
برای اینکه تنوعی در جلسات ایجاد شود و افراد از جلسات کاری حضوری خسته و دل زده نشوند می توانید از جلسات غیر حضوری به صورت مجازی استفاده کنید. نه تنها این کار تنوعی در برگزاری جلسات می باشد بلکه در زمان و هزینه های افراد صرفه جویی می شود. همچنین این کار سبب می شود تا کارمندان در فضای مجازی با یک دیگر مشارکت داشته باشند و اتحاد بین آن ها بیش تر شود.
پشت میز صاف بنشینید
درست نشستن پشت میز کنفرانس تاثیر زیادی در خسته نشدن شما دارد. همچنین اگر پشت میز صاف ننشینید به ستون فقرات شما آسیب وارد می شود و جدا از خسته شدن احساس درد در کمر و گردن خواهید داشت. بنابراین همیشه به یاد داشته باشید که پشت میز کار و در جلسات صاف بنشینید و هرگز قوز نکنید.
افراد را به مشارکت تشویق کنید
زمانی جلسات کاری شما بهترین بازخورد را دارند که همه افراد حاضر در جلسه مشارکت داشته باشند و نظرات خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. اگر که افراد در جلسات نظرات خود را بیان نکنند و فقط به عنوان شنونده در جلسات حضور یابند خسته خواهند شد. بنابراین هر فرد موظف است تا دیگران را به همکاری در بحث‌ها و اظهار نظر دعوت کند تا جلسات خسته کننده نشود.
تاثیر دکوراسیون و فضای برگزاری جلسات
اتاق جلسات یا اتاق کنفرانس از مهم‌ترین بخش های هر اداری و یا سازمانی می باشد. از آن جایی که این اتاق محل برگزاری جلسات کاری می باشد در نتیجه دکوراسیون اتاق کنفرانس شما در انرژی افراد حاضر در جلسه تاثیر گذار است. در صورتی که دکوراسیون اتاق شما مناسب نباشد باعث می شود که افراد در جلسات کاری احساس خستگی کنند و انرژی کافی برای هم فکری و مشارکت نداشته باشند. اگر می خواهید در جلسات کاری افراد احساس خستگی نکنند بهترین راه کار این است که در صورتی که می توانید از نور های طبیعی برای اتاق جلسات استفاده کنید و پنجره های اتاق را با پرده های مناسب مجهز کنید تا در زمان مورد نیاز بتوانید نور اتاق را با توجه به شرایط تنظیم کنید. در صورتی که نمی توانید از نور طبیعی در اتاق جلسات استفاده کنید توصیه ما به شما این است که از نور زرد استفاده کنید. همچنین توجه داشته باشید که لامپ های اتاق جلسات امکان کاهش نور داشته باشند و بتوانید نور آن ها را کم و یا زیاد کنید. همچنین سعی کنید دکوراسیون اتاق کنفرانس را زیادی شلوغ نکنید تا چشم افراد خسته نشود همچنین اتاق کنفرانس مرتب باعث می شود تا شما دیرتر خسته شوید و احساس ناخوشایند داشته باشید. همچنین اگر از فضا های دیگر مثل کافه و یا رستوران ها برای برگزاری جلسات کاری استفاده می کنید بهتر است که همه چیز را از قبل برنامه ریزی کنید و بهترین مکان را انتخاب کنید. این مقاله به همت کارشناسان مبلمان اداری یکتا تهیه و انتشار یافته است.
