اهمیت اجرا و پیاده سازی یک سیستم حسابداری کارآمد در واحد های تجاری
امروزه حسابداری نقش بسیار پررنگی را در تجارت ها ایفا میکند و شاید بتوان گفت حیات و آینده یک کسب و کار ارتباط مستقیم با این حرفه دارد. بسیاری از کارفرمایان به خصوص در ایران اعتقادی به این موضوع ندارند و صرف پول در این راه را هزینه اضافی دانسته و اعتقاد دارند که این امور را خود میتوانند انجام دهند و مدیریت کنند.
در این مقاله به اینکه چرا این باور اشتباه است بحث میکنیم.
در دهه های گذشته با رشد تکنولوژی و پیشرفت علم فناوری تجارت های کوچک به مرور جای خود را با تجارت های بزرگتر و یا حتی چند ملیتی عوض کرده اند و این امر نیاز به دانش حسابداری را بیش از پیش نمایان کرده است. روزگاری تجار و افرادی که صاحب کسب و کاری بودند فردی را به عنوان میرزا بنویس استخدام میکردند که وظیفه ی آن میرزا بنویس این بود که مروادات مالی آن ها را با افراد دیگر یاداشت کند تا صاحب کار بداند با هرکس چه حساب کتابی دارد. حسابداری دو طرفه از اینجا شکل گرفت و پایه چیزی که ما امروز آن را به عنوان حرفه حسابداری میشناسیم شد.
بدون شک انجام هر کاری نیاز به ابزار دارد و فرد متخصص بدون داشتن ابزار توانایی انجام آن کار ندارد برای مثال یک لوله کش بدون داشتن آچار و برخی از ابزار لوله کشی امکان ارائه خدمات به شما را ندارد. برای حسابداری هم این ابزار نرم افزارهای حسابداری هستند که موجب سهولت در انجام کارها و دقیق تر شدن امور میشوند اما سوال اینجاست که ایا صرفا داشتن یک نرم افزار حسابداری می تواند پاسخ نیاز های ما را بدهد؟مطمئنا پاسخ منفی است.
فرض کنید که شما مالک یک شرکت تولیدی هستید و میخواهید کالاهای ورودی و خروجی انبار خود را کنترل کنید و به طبع برای این کار از یک سیستم حسابداری هم استفاده میکنید. حال میخواهید کالایی را به صورت نمونه برای یک پیمانکار ارسال کنید که قبلا با آن کار نمیکردید تا ببیند که میتواند این قطعه را برای شما تولید کند یا خیر. در اینجا سیستم حسابداری جوری شکل گرفته که با صدور حواله انبار,فاکتور فروش صادر میگردد و به طبع این فاکتور به عنوان درآمد در حساب های شما ثبت میگردد اما در واقیعت این اتفاق درآمدی برای شما به همراه نداشته و تنها میتواند یک هزینه برای شما باشد و اگر این اتفاق به دفعات زیاد انجام شود باعث ایجاد سودی در صورت های مالی شما میشود که در عمل محقق نشده است و اینجاست که میتوان گفت سیستم مسیر خود را اشتباه میرود.
پاسخی به این سوال شاید در یک کلمه خلاصه نشود و مجموعه ای از اقدامات هستند که میتوانند دست به دست هم دهند تا شما یک سیستم کارامد داشته باشید. اولین قدم برای داشتن یک سیستم خوب پی ریزی اولیه آن یا به اصطلاح مالی کدینگ حساب ها میباشد. هر کسب و کاری خصوصیات مختص به خود را دارد و نمیتوان یک الگوی ثابت را برای همه ی انواع کسب و کار به کار برد. برای مثال حساب هایی که یک شرکت تولیدی با آن سروکار دارد به هیچ عنوان در یک شرکت بازرگانی و یا خدماتی قابل استفاده نیستند و استفاده یکسان از آن ها باعث ایجاد سر درگمی در مسیر سیستم و در نتیجه عدم گرفتن نتیجه دلخواه خواهد شد. شاید یکی از دلایلی که بسیاری از کارفرمایان تمایلی به داشتن یک دپارتمان مالی قوی ندارند نیز همین باشد زیرا پس صرف هزینه نتیجه ای که فکر میکنند را نمیگیرند و مایوس شده و احساس میکنند که مسیر را به غلط رفته اند.
زمانی که یک سیستم حسابداری درست عمل کند خواهید دید که بسیاری از مواقع نتایج حاصل بر خلاف انتظار ما خواهد بود مثلا درست در زمانی که کارفرما فکر میکند تجارتش در حال کسب سود است شاخص های حسابداری زیان را نشان میدهید. در این نقطه است که حسابداری اهمیت خود را نشان میدهد و میتواند جلوی زیان شما را بگیرد و به شما بگوید که کجای مسیر را اشتباه رفته اید.
البته شایان ذکر است که هر فردی به عنوان حسابدار شاید توانایی پیاده سازی و اجرای یک سیستم کارآمد را نداشته باشد و نکته دیگر دیگری که کارفرمایان از حسابداری نا امید می شوند همین افرادی هستند که بدون داشتن تخصص فقط مدعی انجام کار هستند و به خاطر منافع کوتاه مدت خود یک تجارت را به نابودی میکشانند. توصیه ما این است که کار خود را جدی بگیرید و به راحتی آن را به افراد غیر متخصص نسپارید.
پس نتیجه خواهیم گرفت برنامه ریزی و اجرای یک سیستم مالی حتما باید در اولویت هر کسب و کاری قرار بگیرد چراکه میتواند نقاط ضعف یک سیستم را پیدا کرده و با برطف کردن آنها کمک شایانی به توسعه آن کسب و کار کند. داشتن یک دپارتمان مالی قوی یک انتخاب نیست یک الزام است و قلب تپنده هر تجارتی خواهد بود.
امیدواریم این مقاله تونسته باشه کمکی هرچند کوچک به بالا رفتن اطلاعات شما و تغییر نگاه ها به یک سیستم مالی کرده باشد.
در صورت نیاز به خدمات مشاوره در این حوزه با همکاران ما در تیم حسابگو تماس بگیرید و اطمینان داشته باشید که بهترین خدمات در انتظار شماست.
