با توجه به اینکه پوزیشن شغلی من همیشه طوری بوده که عضو تیم محصول بودم، تجربه من بیشتر در زمینه برگذاری جلسات انتقال دانش در تیم محصوله. اما فکر میکنم اگر گام‌های زیر رو رعایت کنید، بتونید در هر تیمی فارغ از موضوع تیم، جلسات موفق و سودمند انتقال دانش داشته باشید.
گام اول: تعیین هدف جلسات
مهم‌ترین نکته اینکه بدونید قرار هست به چه هدفی برسید؟ ممکنه شما در تیم‌تون ضعفی رو شناسایی کرده باشید و تصمیم بگیرید در این جلسات، این ضعف رو برطرف کنید. یا تمرکز شما قرار هست بیشتر روی رشد فردی و مهارت‌های نرم افراد تیم باشه. یا به این نتیجه رسیده باشید که اعضای تیم شما هر کدوم در مسیر خاصی، مهارت‌ها و دانش‌هایی دارند که بهتره به هم یاد بدند. تعیین هدف کاملا وابسته به افراد تیم شما و نگرش شما به این جلسات هست. اگر هف نداشته باشید شاید بتونید جلسات مفیدی برگذار کنید، اما احتمالا بهترین جلسات نخواهد بود و بهترین بهره‌وری رو از جلسات نخواهید داشت.
گام دوم: مشخص کردن حوزه کلی موضوعات ارائه‌ها
بعد از تعیین هدف، تعیین موضوعات جلسه به صورت کلی اهمیت داره. بنظر من خوب نیست که دقیقا موضوعات انتخاب بشه و به افراد داده بشه. این کار ممکنه حس علاقه‌ای که در آدم‌ها هست که یک موضوعی رو به بقیه یاد بدن از بین ببره و جلسه ارائه‌شون رو شبیه یک تسک اجباری ببینند. از طرف دیگه ممکنه اعضای تیم شما نتونند اون موضوعات رو خوب ارائه بدند و اگر موضوع دیگه‌ای که بهش تسلط دارند رو بگن، هم خودشون راحت‌ترند و هم بهتر میتونند بیان بکنند. اما مشخص کردن یکسری حوزه‌های بزرگ و در راستای هدف میتونه هم به افراد تیم تو انتخاب موضوع کمک کنه و جلسات رو در یک مسیر نگه داره و هم هر کسی با توجه به علاقه‌ش یا مهارتش موضوعش رو انتخاب می‌کنه.
گام سوم: مشخص کردن زمان‌ها
تعیین ساعت و روز ارائه‌ها باید به کمک همه افراد تیم انجام بشه. اگر جلسات، هفتگی هست همه باید با ساعت و روز مشخص شده راحت باشند. باز هم نظر شخصی من هست که تایم بعد ناهار یا تایم آخر روز شاید بهره‌وری کافی رو نداشته باشه.
گام چهارم: نحوه برگذاری جلسات
جلسات نباید همیشه توسط یک نفر اداره بشه. بهتره هر جلسه رو به همون کسی که قراره ارائه بده بسپارید، تا اعضای تیم حس شرکت‌کنندگان یک ایونت رو نداشته باشند. همه باید فکر کنند که صاحب و متولی این جلسات هستند. اینطوری هم همه توجه کافی در جلسات دارند و جلسه رو متعلق به خودشون می‌دونند هم مهارت‌های نرم اعضای تیم مثل کنترل کردن جلسات، انتقاد کردن و انتقاد پذیری تقویت میشه.
گام پنجم: نگهداری محتوای جلسات
جلساتی که برگذار میشه باید به صورت محتوای مکتوب برای تمام اعضا نگهداری بشه. تا هر کسی که نیاز داشت موضوع رو مرور کنه، بتونه به داکیومنت‌های جمع آوری شده مراجعه کنه. این داکیومنت‌ها باید مرتب و خلاصه و قابل‌فهم باشه تا بتونیم در آینده بهشون مراجعه کنیم و ازشون استفاده کنیم.
گام پنجم: مشاهده نتایج جلسات
همه ما وقتی نتایج کارمون رو نبینیم ممکنه فراموش کنیم که کار ارزشمندی انجام دادیم. اینکه بعد از برگذاری یک دور جلسات یا یه تعداد مشخص جلسه (مثلا بعد از ۵ جلسه)، نتایجی که جلسات داشتند رو به اعضای تیم نشون بدیم، میتونه انگیزه آدم‌ها رو برای جلسات انتقال دانش بیشتر کنه. اینطوری به اعضای تیم یادآوری میشه که کار مهمی انجام دادند و چه چیزهایی یاد دادند و یاد گرفتن.
نکات مهم:
- نگهداری پیوستگی: این جلسات وقتی بهترین نتایج رو برای تیم رقم می‌زنن که یک پیوستگی منظم داشته‌باشند. ممکنه پیش بیاد که با توجه به شرایط تیم و فشار کاری که در یه بازه زمانی به تیم وارد میشه، برای مدتی جلسات متوقف بشن. اما نباید طوری باشه که در شرایط عادی هم گاهی وقتا رها بشه. پیشنهاد من این هست که بازه جلسات رو طوری انتخاب کنید که مطمئن هستید زمان کافی دارید که جلسات رو برگذار کنید.
- بهتره موضوع جلسات هم طوری انتخاب بشه که تو یک جلسه بشه تا حد خوبی سرنخ تولید کرد تا بقیه یک دید ابتدایی از موضوع پیدا کنند و بتونن بعدها بیشتر در مورد موضوع یاد بگیرند. بخاطر همین انتخاب موضوعات خیلی بزرگ یا خیلی کوچیک احتمالا اونقدر مفید نخواهند بود.
- بهتره همه اعضای تیم در جریان موضوع ارائه قبل از ارائه باشند تا اگر دوست داشتند در مورد موضوع پیش‌خوانی کنند. همچنین بهتره بعد از تموم شدن ارائه یک بحث آزاد بین اعضای تیم انجام بشه تا هر کسی اگر نکته‌ی اضافه یا تجربه‌ای مرتبطس با موضوع داره بیان بکنه.
در نهایت این جلسات زمانی مفیدن که همه اعضای تیم احساس راحتی و رضایت داشته باشند. اگر جلسات تحمیلی باشند یا آدم‌ها فکر کنند که برای آماده کردن محتوا جلسات دارن اذیت میشن، احتمالا خروجی مناسبی از جلسات بدست نمیاد. پس جلسات رو وقتی برگذار کنید که هدفش برای همه اعضای تیم روشن باشه و همه از برگذاری‌شون خوشحال باشند.
