در کسب و کارهایی مثل استارتاپ ها یا شرکتهای پویا که فضای منعطف تری دارند، ساعات کاری میتواند شناور محسوب شود. کارمندان هم میتوانند در زمان‌های مختلف، ساعات کاری خود را پر کنند. برای چنین شغلی، راحتترین روش حضور و غیاب، به روزترین آن‌ها است. با این کار به کارمندان اجازه داده میشود که هر زمان که دوست دارند و به هر روشی که میخواهند مثل گوشی موبایل و اپلیکیشن یا پیام کوتاه به مدیر خود اطلاع دهند که سر کار حاضر شده اند و یا اینکه میخواهند ورود و خروج داشته باشند. از طرف دیگر، کسب و کاری که به کارمندان خود اجازهی ریموت یا دورکاری میدهد، روشهای مختلفی برای نظارت بر نحوه ی کار نیروهای خود دارند. یکی از این روشها، استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین است تا مدیران از کار کرد کارمندان خود اطمینان حاصل کنند.
در کسب و کارهایی که مستندات ثبت شده انواع مختلفی را شامل میشوند یا حجم خیلی بالایی دارند، معمولاً برای هر بخش یک دستگاه یا سیستم مجزا در نظر گرفته میشود. اما در این چنین مواردی گزینهی بهتر آن است که داده ها همگی توسط یک برنامه جمعآوری و در یک بانک داده ذخیره شوند. انتخاب یک دستگاه که کار چندین وسیله را انجام میدهد، علاوه بر کاهش هزینه، در صرفه جویی زمان افراد نیز بسیار موثر است. در نظر داشته باشید که داشتن چند وسیله و روش مختلف برای ثبت اطلاعات، ممکن است نیازمند دانش و تخصص افراد مختلف و استخدام آن‌ها برای راهاندازی دستگاه باشد، اما سیستم حضور و غیاب آنلاین نیازی به تخصص و ابزار خاصی ندارد و از این جهت، تا حد زیادی هزینه های یک شرکت یا مجموعه را کاهش می دهد.
یکی دیگر از فواید نرم افزار حضور و غیاب آنلاین کارسو این است که کارمندان از طریق همین سامانه میتوانند درخواست های مرخصی، ماموریت و غیره را ثبت کرده و در زمان کمتری به جواب درخواست خود دسترسی پیدا کنند. دسترسی به مدیر، مکاتبه و صحبت حضوری از موارد وقتگیری است که ممکن است در نهایت نتیجهای نداشته باشد. از طریق همین سامانه، مدیران در پنل خود میتوانند به درخواست نیروهای خود در هر مکانی که هستند، به راحتی پاسخ دهند. علاوه بر این با تکیه بر حافظهی ثبت شده در این سیستم، تصمیمگیری نهایی در این مورد، عادلانهتر و دقیقتر انجام میشود.
مورد دیگر این است که این سیستم میتواند مانند یک تایمر و زمانسنج آنلاین برای کارمندان عمل کند و هر نیرویی به راحتی از میزان ساعت کاری خود در هر ماه باخبر شود.
سیستم حضور و غیاب سنتی در مقایسه با سامانه آنلاین حضور و غیاب کارسو، سیستم محدودتری است. هر چقدر هم که امکانات ویژهای برای سیستم سنتی در نظر گرفته شده باشد باز هم به طور مستقیم متکی به حضور یک دستگاه در محل کار است تا ورود و خروج ثبت شود. اما سیستم حضور و غیاب آنلاین همانطور که از اسمش برمیآید میتواند بدون دستگاه هم ورود و خروج کارکنان را ثبت کند. مسئلهی دسترسی به سیستم در کسب و کارهایی که ساعت کاری شناور دارند بسیار لازم و مفید است. در صورت نبود چنین سیستمی، کارمند به طور شفاف با شیفت کاری خود برخورد نمیکند و ممکن است تصور نماید کمتر یا بیشتر از حد معمول کار میکند.
معضل دیگر، بحث انبار شدن رکوردها و اطلاعاتی است که بررسی آن‌ها بعد از مدت زمانی مشخص میتواند وقتگیر و پرزحمت باشد. این اطلاعات فرمتهای مختلفی دارند و یکپارچه نیستند و امکان دسترسی در هر لحظه به آن‌ها، ممکن است که به راحتی مهیا نباشد. در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین کارسو تمام رکوردها به روز و در همان لحظه قابل مشاهده هستند.
در سیستم سنتی برای ثبت ساعت ورود و خروج و اثبات گذراندن شیفت کاری نیاز به حضور افراد در محل کار است. بدون حضور در محل و دسترسی به انواع اسکنرها و دستگاهها امکان ثبت ساعت ورود و خروج وجود ندارد. اما با سیستم حضور و غیاب آنلاین، کارکنان از هرجایی حتی غیر از محل کار خود میتوانند ساعت شروع و پایان کار خود را ثبت کنند. همین مورد برای موضوع مرخصی هم قابل استفاده است؛ شرط دسترسی به مدیر، در سیستم حضور و غیاب آنلاین مطرح نیست.
حافظهی زیادی برای ذخیرهی رکوردهای حضور و غیاب احتیاج است تا از همهی افراد پشتیبانی کند. در سیستم حضور و غیاب آنلاین، یک فضای ابری آنلاین در نظر گرفته میشود که توسط کارتهای حافظهی محدود، مورد تهدید نیست و علاوه بر این در هر زمان و مکانی از طریق شبکه اینترنت در دسترس است.
برگرفته شده از: سامانه حضور و غیاب آنلاین کارسو
