محاسبه حقوق کارمندان همیشه یکی از چالش‌های اصلی سازمان‌ها بوده است. به خصوص وقتی که قرار است این کار به صورت دستی و در فایل اکسل انجام شود. گاهی اوقات بی دقتی مسئول امور مالی یا سایر خطاهای انسانی باعث می‌شود کلی هزینه اضافی روی دست مدیر یا رئیس شرکت بماند. به همین دلیل وجود یک نرم افزار حقوق و دستمزد رایگان که در کامپیوتر سازمان و حتی گوشی مدیر و پرسنل نصب شود، خیلی ضروری است.
خوشبختانه چنین امکانی وجود دارد و خیلی از توسعه‌دهندگان نرم افزارهای متنوعی برای مدیریت کسب و کار و به خصوص محاسبه حقوق و دستمزد طراحی کرده‌اند. اگر کسب و کار شما هنوز کار با سیستم حقوق و دستمزد را شروع نکرده است، وقت آن است که بالاخره کوتاه بیایید و یک نرم افزار عالی را برای محاسبه حقوق پرسنل انتخاب کنید. البته نه به این معنی که به هر نرم افزاری راضی شوید. شما لایق بهترین‌ها هستید. پس با من و آموزش نرم افزار حقوق و دستمزد همراه باشید تا ابزار ثبت حقوق و دستمزد در نرم افزار حسابداری و ویژگی‌های آن را بشناسید.
فرآیند محاسبه ساعت کاری پرسنل و حقوق و دستمزد آن‌ها، یکی از مهم‌ترین و در عین حال وقت‌گیرترین بخش‌های یک سازمان است؛ با این وجود سودآوری یا درآمدی هم برای سازمان ندارد. به همین دلیل وجود یک سیستم یکپارچه که ساعت‌های کاری، مرخصی‌ها، اضافه‌کاری و کسر کار را محاسبه کند و بر اساس آن حقوق‌ها را تعیین نماید و وقت و هزینه زیادی هم صرف نکند، خیلی ضروری است.
قبلا پرسنل امور مالی و حسابداری از روش‌های دستی و بعدها نرم‌افزارهای تحت ویندوز برای این محاسبات استفاده می‌کردند. اما با عرض معذرت باید بگوییم که این روش‌ها از مد افتاده‌اند و هر سازمان رو به رشد و مدرنی باید از یک نرم افزار حقوق و دستمزد تحت وب استفاده کند.
سیستم‌های حقوق و دستمزد آنلاین ارزان‌تر هستند، کاربران یا همان پرسنل می‌توانند از آن استفاده کنند و امکان ایجاد تغییر هم در محاسبات آن وجود دارد. مثلا تعیین ساعت کاری و حقوق برای هر کارمند امکان‌پذیر است.
خوشبختانه از زمانی که نرم افزارهای حقوق و دستمزد آنلاین طراحی و ارائه شده‌اند، تبدیل به یکی از رایج‌ترین نرم افزارهای منابع انسانی در بازار تبدیل شده‌اند. این ابزار چه توسط شرکت‌های کوچک و چه کسب و کارهای کلان مورد استفاده قرار می‌گیرد و این موضوع نشان داده است که یک راه‌حل تجاری در سطح بین‌المللی است.
جالب است بدانید که انجمن حقوق و دستمزد آمریکا تخمین زده است که اتوماسیون حقوق و دستمزد هزینه‌های ناشی از خطاهای محاسبه صورتحساب و حقوق را تا 80% کاهش می‌دهد. در عین حال این سیستم‌ها به ورودی کمی- فقط جزئیات دستمزد و ساعات کار – نیاز دارد. بقیه کارها توسط سیستم انجام می‌شود.
نرم افزار حقوق و دستمزد آنلاین کارسو ، سیستمی است که فرآیندهای لازم برای محاسبه حقوق، مرخصی‌ها، پاداش‌ها، غرامت‌ها، کسر کار و ... انجام می‌دهد. در عین حال می‌تواند به سیستم ثبت حضور و غیاب هم متصل باشد تا راحت‌تر به داده‌های لازم دسترسی داشته باشد.
این نرم افزار مزایای متعددی دارد. مثلا پرسنل منابع انسانی را از حفظ و نگهداری دستی سوابق مثل قراردادها، نرخ حقوق و ساعت‌های کاری نجات می‌دهد. فضای زیادی دارد و مهم‌تر از اینکه در فضای ابری و آنلاین فعالیت می‌کند. پس در ه زمان و موقعیتی می‌توان به اطلاعات آن دسترسی داشت.
یکی دیگر از مزایای فوق‌العادهی نرم افزار آنلاین کارسو این است که می‌تواند همزمان همراه با سایر سیستم‌ها، مثل ماژول‌های:
1 حضور و غیاب آنلاین
2 مدیریت منابع انسانی آنلاین
3 اتوماسیون تغذیه آنلاین
4 رهگیری آنلاین کارمندان
5 مدیریت سازمان یا شرکت
و سایر خدمات دیگر
ارائه شود و تمامی فرآیندهای کسب و کار شما را در بر بگیرد. دقیقا مثل نرم افزار جامع مدیریت کسب و کار کارسو که همه این ویژگی‌ها را دارد و به افزایش بهره‌وری فرآیندهای کسب و کار شما کمک می‌کند.
مشخص است که از نرم افزار مدیریت حقوق و دستمزد برای ساده‌سازی، خودکار کردن و استاندارد کردن فرآیندهای حقوق و دستمزد استفاده می‌شود. علاوه بر این نرم افزار مدیریت حقوق و دستمزد جنبه‌های متنوعی از حقوق و دستمزد، از محاسبه دستمزد و تهیه فایل مالیات حقوق گرفته تا محاسبه مرخصی‌ها، اضافه‌کاری و مدیریت حضور و غیاب را بررسی می‌کند. در ادامه کاربردهای مختلف این ابزار را معرفی می‌کنیم.
شما به عنوان مدیر امور مالی یک سری برنامه از پیش تعیین شده به نرم افزار ارائه می‌دهید و سستم دستمزد را بر اساس آن محاسبه می‌کند. مثلا دستمزد می‌تواند روزانه، هفتگی، دو هفته‌ای یا ماهانه محاسبه شود. یک نرم افزار خوب توانایی محاسبه حقوق بر اساس ساعت‌های کاری ورودی در سیستم، کسر کار، اضافه کاری، مرخصی، ماموریت، مالیات و ... را دارد.
یکی دیگر از کاربردهای فوق‌العاده ابزار این است که به کارمندان این اجازه را می‌دهد تا درخواست‌های مخصی، ماموریت و ... را به صورت آنلاین ارائه دهند. نوتیفیکیشن این درخواست برای مدیر فرستاده می‌شود و او می‌تواند آن را تایید یا رد کند. این ویژگی، خیلی از امور اداری وقت‌گیر و کاغذبازی‌ها را کاهش می‌دهد.
نرم افزار حقوق و دستمزد آنلاین کارسو به غیر از محاسبه حقوق پرسنل کارهای دیگری هم مثل محاسبه هزینه‌ها، وام‌ها، پیش پرداخت‌ها و ... انجام می‌دهد و پیگیری‌ها را راحت‌تر می‌کند. برخی از سیستم‌های حقوق و دستمزد دارای دفترچه وام هستند که تمام وام‌های تأیید شده کارکنان را در خود جای داده است. این ماژول می‌تواند بازپرداخت‌ها را بر اساس هزینه‌های تأیید شده و از طریق حقوق پرسنل انجام دهد.
مسلما زمانی می توان حقوق و دستمزد پرسنل را به بهترین شکل ممکن محاسبه کرد که اطلاع دقیق و درستی از ساعت های کاری کارمندان و ورود و خروج آن ها داشته باشیم. این اتفاق با یک سیستم یکپارچه که ماژول های حضور و غیاب و حقوق و دستمزد را در کنار یکدیگر داشته باشد، امکان‌پذیر است. علاوه بر این سیستم به دستگاه حضور و غیاب متصل است و با دریافت اطلاعات ورود و خروج کارمندان، مجموعه ساعت‌های کاری ماهانه را محاسبه و حقوق را بر اساس آن تعیین می‌کند.
یکی دیگر از ویژگی‌های کلیدی سیستم، ارائه گزارش‌های حقوق و دستمزد مانند صورتحساب حقوق، گزارش مرخصی و ... است. همچنین کارمندان می‌توانند شخصا جزئیات محاسبه حقوق هر ماه خود را در سیستم مشاهده کنند. فرم‌های حقوق و دستمزد و انواع فرم‌های نظارتی هم به راحتی دانلود و چاپ می‌شوند.
این گزارش‌ها روندها و الگوهایی را نشان می‌دهد که بخش‌های منابع انسانی و حسابداری می‌توانند از آن‌ها برای بهبود عملکرد خود استفاده کنند. این آمار و بینش‌ها منجر به صرفه‌جویی در هزینه و پردازش بهتر حقوق و دستمزد می‌شود.
نرم افزار مدیریت حقوق و دستمزد به عنوان یک مخزن اصلی از سوابق کارکنان و اسناد مربوطه عمل می‌کند. این ویژگی معمولا شامل مدیریت اسناد برای رسیدگی به پرونده‌هایی مانند نامه پیشنهاد، نامه تجربه، مشخصات کارکنان، نمودارهای سازمانی و قوانین قابل اجرا برای ایمنی کار، مالیات و شغل است.
رعایت قوانین و مقررات مالی و اداری کشور برای همه کسب و کارها الزامی است. رعایت این مقررات تجارت شما را به صورت اصولی و قانونی پیش می‌برد. این موضوع از اقدامات قانونی علیه شما و هزینه‌هایی که در پی دارد، جلوگیری می‌کند.
معمولا برای ورود به نرم افزارهای مدیریت کسب و کار از جمله حقوق و دستمزد به نام کاربری و رمز عبور نیاز دارید و همین موضوع، امنیت آن را تضمین می‌کند. چون افراد دیگر نمی‌توانند به اطلاعات دسترسی پیدا کنند. حتی پرسنل نمی‌توانند بخش‌های دیگری را که به آن‌ها دسترسی داده نشده است، ببینند. به این صورت اطلاعات شخصی کارکنان، جزئیات حقوق و دستمزد، ساعت‌های کاری، قراردادها و همه داده‌های شخصی محفوظ خواهند ماند.
نرم افزارهای حقوق و دستمزد با مهارت بالایی نوشته و طراحی می‌شوند تا دقت بالایی در محاسبات داشته باشند. این برنامه‌ها معمولا امکان به روز رسانی دارند تا بهتر کار کنند و خطاهای احتمالی هم از بین بروند. بنابراین از محاسبات دستی دقت بالاتری دارند و همه کارها را به صورت خودکار انجام می‌دهند.
همه کارها و وظایفی که در بخش‌های قبلی گفته شد، بدون ذره‌ای خطا و اشتباه و کاملا بی طرفانه در نرم افزار محاسبه می‌شود. بنابراین انتخاب یک بهترین نرم افزار حقوق و دستمزد رایگان مانند سیستم کارسو ، یکی از بهترین تصمیم‌هایی است که برای مدیریت یک کسب و کار گرفته می‌شود.
مانطور که گفتیم حقوق و دستمزد یکی از عملیات‌های حیاتی برای هر سازمان است. اگر پرداخت حقوق به موقع و با دقت انجام شود، هم کارمندان راضی‌تر خواهند بود و هم خیلی از هزینه‌های اضافی ناشی از خطاهای انسانی کاهش پیدا می‌کند.
یک سیستم حقوق و دستمزد آنلاین به شما کمک می‌کند تا حقوق و دستمزد را سریع‌تر، مطمئن‌تر و راحت‌تر محاسبه کنید و به طور کلی:
محاسبه حقوق، پاداش، اضافه‌کار و ... را سریع‌تر پیش می‌برد
ایجاد فیش حقوقی دقیق
ارسال اطلاعات به HMRC و چاپ P45،P60 و سایر فرم‌ها برای کارکنان
انجام برخی وظایف خاص مانند گزارش پایان سال
عدم لزوم درک قوانین پیچیده مالیاتی
در دسترس بودن و ذخیره داده‌هایی مانند فیش حقوقی و گزارش‌های سالانه در یک سیستم امن
در ادامه مزایای این ابزار مفید را به طور مفصل بررسی می‌کنیم.
منشا این مطلب: نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد آنلاین
