با توجه به اینکه دانشگاه مازندران قدیمی ترین و بزرگترین دانشگاه در استان مازندران می باشد، مدارک تحصیلی فارغ التحصیلان این دانشگاه و دانشگاه های دیگر استان مازندران (به غیر از دانشگاه آزاد) را به سازمان وس ارسال می نماید. سازمان وس در زمینه ارزیابی مدارک تحصیلی بین المللی با مطابقت دادن آن با سیستم آموزشی کانادا و آمریکا توانسته جایگاه ویژه ای در ارزیابی مدارک بدست بیاورد بطوریکه امروزه کانادا در امر مهاجرت و تحصیل، این سازمان را یکی از چندین سازمان معتبر برای ارزیابی مدارک معرفی کرده است. در این مقاله قصد داریم تا نحوه ارسال مدارک تحصیلی متقاضیان به این سازمان به صورت الکترونیکی را برای دانشگاه ها بررسی کنیم. با ما همراه باشید.
در گذشته دانشگاه مازندران مدارک تحصیلی دانشجویان خود را به صورت پستی به سازمان وس ارسال می کرد. اما با توجه به گسترش ویروس کرونا، امکان ارسال این مدارک به صورت پستی وجود نداشت. به همین دلیل، سازمان وس ایمیلی حاوی توضیحات نحوه ارسال فایل های تحصیلی برای ما فرستاد. این ایمیل به این دلیل برای ما فرستاده شده بود زیرا که ما در گذشته مدارک را به صورت فیزیکی برای آنها ارسال می کرده ایم. در صورتی که دانشگاه شما اولین بار است که قصد دارد برای دریافت حساب کاربری و ارسال مدارک به این سازمان اقدام کند، شما ابتدا باید با این سازمان مکاتبات لازم را انجام دهید. کاری که ما می توانیم برایتان انجام دهیم این است که به همکاران خود در سازمان وس که در ایجاد حساب کاربری ما به ما کمک رساندند از طریق ایمیل اطلاع دهیم که شما نیز می خواهید به این سازمان مدارک تحصیلی دانشجویان خود را ارسال کنید. سپس شما می توانید با این سازمان مکاتبات لازم جهت ایجاد حساب کاربری و ارسال مدارک تحصیلی متقاضیان به این سازمان را انجام دهید.
در ادامه توضیحاتی که در این ایمیل برای ما ارسال شده بود و همچنین نکات مهم را در اختیار شما قرار خواهیم داد تا بتوانید هر چه آسان‌تر حساب خود بری ارسال مدارک تحصیلی را ایجاد کنید. همینطور در انتهای این توضیحات، فایل اصلی که از طرف سازمان وس برای ما فرستاده شده بود را نیز قرار خواهیم داد.
فهرست مطالب
1 راه های ارسال مدارک تحصیلی به سازمان وس به صورت الکترونیکی
1.1 پروتکل امن انتقال فایل (SFTP)
1.1.1 ارسال فایل از طریق وبسایت Quatrix
1.1.2 ارسال فایل از طریق نرم افزار های SFTP
1.2 رابط برنامه‌نویسی کاربردی (API)
2 نکات مهم
در ارسال مدارک به صورت الکترونیکی، همان مدارکی که به صورت پستی ارسال می شدند را به این سازمان می‌فرستیم. البته وقتی مدارک تحصیلی به صورت پستی ارسال می شدند زمان زیادی برای رسیدن آنها به سازمان وس صرف می شد که با الکترونیکی شدن این پروسه، درخواست متقاضیان بسیار سریعتر اجرا می شود.
سازمان وس می تواند به دو طریق مدارک آموزشی دانشجویان را از طرف دانشگاه ها دریافت کند: استفاده از پروتکل امن انتقال فایل (SFTP) و استفاده از رابط برنامه‌نویسی کاربردی (API).
شما می توانید بعد از اینکه با سازمان وس مکاتبات لازم را انجام دادید و بررسی کردید که کدام یک از این دو روش برای شما بهتر است می توانید از آن روش برای ارسال مدارک به این سازمان استفاده کنید.
ارسال مدارک از این طریق روش آسانتری برای ارسال مدارک می باشد و نیازی به آماده سازی بستر نرم افزاری پیشرفته ای برای دانشگاه ها وجود ندارد. سازمان وس از یک سرویس به نام Quatrix برای ارسال مدارک از این طریق استفاده می کند که می توان آن را نوعی سرویس برا انتقال فایل ها به صورت امن دانست (مانند دراپ باکس یا گوگل درایو). در صورتی که از این روش برای ارسال مدارک استفاده کنید، برای دانشگاه شما یک حساب کاربری در وبسایت Quatrix با ایمیل و رمز عبوری که در اختیار سازمان وس قرار می دهید ساخته خواهد شد.
پس از اینکه حساب شما ساخته شد، اطلاعات مورد نیاز برای وارد شدن و استفاده از این سرویس به منظور ارسال مدارک تحصیلی برای شما از طریق ایمیل ارسال خواهد شد. این اطلاعات به صورت زیر می باشند:
Email (ایمیلی که خودتان به سازمان وس داده اید)
SFTP User ID
Password (همان رمزی که خودتان انتخاب می کنید)
Standard config (برای نرم افزار های اس اف تی پی استفاده می شود)
Alternative config (برای نرم افزار های اس اف تی پی استفاده می شود)
برای ارسال مدارک از پروتکول امن انتقال فایل، دو روش وجود دارد:
1. ارسال فایل از طریق وبسایت Quatrix
2. ارسال فایل از طریق نرم افزار های SFTP
نکته مهم:
برای اینکه بتوانید در هر کدام از این روش ها، بدون هیچ مشکل و یا قطعی فایل ها را ارسال کنید، توصیه می شود از وی پی ان استفاده نمایید.
1.1.1 ارسال فایل از طریق وبسایت Quatrix
در صورتی که از وبسایت برای ارسال مدارک ارسال کنید، تنها اطلاعاتی که نیاز خواهید داشت، ایمیل و رمز عبورتان می باشند و می توانید از اطلاعات نام کاربری، هاست و پورت که در بالا آورده شد چشم پوشی کنید. بعد از اینکه حساب کاربری شما ایجاد شد و از طرف سازمان وس به تایید رسید می توانید با وارد کردن ایمیل و رمز وارد وبسایت ارسال مدارک به سازمان وس از طریق لینک زیر بشوید:
ساختار کلی این وبسایت بدین صورت است که زمانی که وارد آن می شوید، یک پوشه با حروف خلاصه شده دانشگاه تان در اختیار شما قرار داده می شود (در خصوص دانشگاه مازندران، نام این پوشه UMZ است). با دو بار کلیک کردن روی این پوشه می توانید وارد آن شوید و در این پوشه می توانید پوشه ها با عناوین مختلفی را ببینید. اصلا کاری با این پوشه ها نداشته باشید و هیچوقت آنها را تغییر ندهید.
هر زمان که می خواستید مدارک جدیدی را به این سازمان ارسال کنید می توانید فایل خود را در همین پوشه (در خصوص دانشگاه ما UMZ) آپلود کنید و سپس کارمندان سازمان وس این فایل ها را دریافت خواهند کرد. برای آپلود فایل یا می توانید فایل را در پوشه Drag and Drop کنید و یا اینکه روی دکمه آپلود کلیک کرده و سپس در پنجره ای که باز می شود، فایل هایی را که می خواهید ارسال کنید را انتخاب کرده و در نهایت روی start upload کلیک کنید.
1.1.2 ارسال فایل از طریق نرم افزار های SFTP
همینطور می توانید از نرم افزار های SFTP برای وصل شدن به سرور این سایت و ارسال فایل ها استفاده کنید. نرم افزار هایی که می توانید از آنها استفاده کنید به شرح زیر هستند:
دانشگاه مازندران از نرم افزار FileZilla برای ارسال مدارک استفاده می کند. برای دانلود نرم افزار می توانید از لینک بالا استفاده کنید. زمانی که صفحه وب باز شد روی دکمه Download FileZilla Client کلیک کنید تا به صفحه دانلود فایل نصب هدایت شوید. سپس می توانید روی دکمه دانلود کلیک کنید. البته بعد از کلیک روی این دکمه یک صفحه دیگر باز خواهد شد که در این صفحه نسخه های مختلف نرم افزار FileZilla را می توانید دانلود کنید. نسخه پایه FileZilla رایگان است و ما با امکاناتی که دارد می توانیم مدارک را به سازمان وس ارسال کنیم؛ پس نیازی نیست که نسخه های دیگر که امکانات بیشتری را دارند را خریداری کنید.
فایل نصبی که دانلود کردید را اجرا کنید و نصب کنید.
سپس می توانید نرم افزار FileZilla را که در سیستم تان نصب شده است را اجرا نمایید.
همانطور که در تصویر 9 مشاهده می کنید این نرم افزار قسمت های مختلفی دارد که به بررسی آنها می پردازیم. در بالای صفحه می توانید چهار فیلد Host، Username، Password و Port را مشاهده کنید. این اطلاعات در زمانی که حساب خود را به کمک سازمان وس ایجاد می کنید به شما ایمیل خواهد شد. برای اینکه بتوانید به سرور ارسال فایل سازمان وس متصل شوید باید اطلاعات تان را در این فرم وارد کنید و سپس روی دکمه Quick Connect کلیک کنید.
در قسمت بعدی در سمت چپ صفحه می توانید پوشه های موجود در سیستم خود را مشاهده کنید و در سمت راست می توانید پوشه ها و فایل های موجود در سرور سازمان وس را ببینید. البته پوشه های موجود در سرور را تنها زمانی می توانید ببینید که به سرور وصل شده باشید.
همانطور که در تصویر 10 می بینید، پوشه ای که در سرور برای دانشگاه مازندران با نام UMZ در نظر گرفته شده همان پوشه ای بود که در وبسایت داشتیم. حال می توانیم روی پوشه دانشگاه کلیک کنیم تا پوشه های دیگر مربوط به آن نمایش داده شوند.
برای ارسال مدارک می توانید در سمت چپ صفحه فایل هایی را که می خواهید ارسال کنید را پیدا کنید و در نهایت به سمت قسمت راست که سرور می باشد بکشید (Drag and Drop). سپس در پایین صفحه یک علامت نشان دهنده درصد فایل ارسال شده نمایش داده خواهد شد. در نهایت اگر ارسال فایل موفق بود، می توانید فایلی را که به سرور ارسال کرده اید را در قسمت سمت راست ببینید.
این روش ترجیهی سازمان وس برای دریافت مدارک تحصیلی می باشد. این سازمان یک رابط برنامه نویسی کاربردی تهیه کرده که دانشگاه ها می توانند برنامه های خود را که با آن ارتباط برقرار کرده و می توان فایل ها را از این طریق ارسال کرد بنویسند. این راه حل بهترین تجربه را برای متقاضیانی که اعتبار سنجی شده اند فراهم می کند. با این حال شما برای اینکه بتوانید از این روش استفاده کنید باید بتوانید که برنامه مناسب را بنویسید که با رابط برنامه نویسی کاربردی سازمان وس ارتباط برقرار کند.
کارجاری رابط برنامه نویسی کاربردی که دانشگاه ها معمولا از آن استفاده می کنند به صورت زیر می باشد:
1. متقاضیان نسخه دیجیتال مدارک خود را از طریق پورتالی که می تواند با رابط برنامه نویسی کاربردی وس ارتباط برقرار کند به اشتراک می گذارند. (برنامه نویسی پورتال به عهده دانشگاه می باشد)
2. متقاضیان همینطور شماره وس خود را در این پورتال وارد می کنند.
3. دانشگاه مدارک و اطلاعات دانشجو را با توجه به اطلاعاتی که با آن در سازمان وس وارد کرده مطابقت می دهد.
4. در صورت مطابق بودن اطلاعات دانشجو با مدارک تحصیلی وی، دانشگاه می تواند موافقت خود با ارسال مدارک تحصیلی که دانشجو آپلود کرده بود موافقت کند. در نهایت فایل ها از طریق همین پورتال و پس از برقراری ارتباط با رابط برنامه نویسی کاربردی سازمان وس، به این سازمان ارسال می شود.
برای اطلاعات بیشتر در مورد این رابط برنامه نویسی کاربردی می توانید به لینک زیر مراجعه نمایید.
https://app.swaggerhub.com/apis-docs/wesinc.api/fileupload/2.0
توجه داشته باشید که از هر راه ارسال فایل استفاده کنید، فایل مدارک تحصیلی که ارسال می کنید باید از قانون نام نویسی زیر پیروی کند:
کد دانشگاه - شماره وس متقاضی (7 رقم) - شماره فایل (به ترتیب از 1 شروع می شود).pdf
مثال:
UMZ-1234567-1.pdf
کد دانشگاه همان کدی است که سازمان وس به شما خواهد داد و یا شما می توانید در مورد این موضوع با این سازمان مکاتبه نمایید تا کد مد نظر شما را برای تان اختصاص دهد. شماره وس هم از طرف دانشجو به شما داده خواهد شد. شماره فایل نیز مهم است؛ چون ممکن است هر دانشجو چند بار درخواست ارسال فایل را داشته باشد. به همین منظور اگر دانشجو بار اولی است که می خواهد مدارک اش را ارسال کنید، این عدد را باید 1 در نظر بگیرید. و سپس در دفعات بعدی که همان دانشجو با شماره وس یکسان درخواست ارسال مدارک داشت می توانید شماره فایل را به 2 تغییر بدهید و الی آخر.
نکته مهم دیگر این که باید هر مدرک تحصیلی که ارسال می کنید در قالب یک فایل کمباین شده (متصل شده) باشد و از قانون نام‌گذاری بالا پیروی کنید. برای اینکه بتوانید فایل پی دی اف یا اسکن مدارک را با هم کمباین کنید می توانید از نرم افزار های ساخت و ویرایش پی دی اف زیر کمک بگیرید:
در صورت داشتن هر گونه سوال در مورد روند ثبت دانشگاه ها در سازمان وس برای ارسال مدارک تحصیلی به صورت الکترونیکی می توانید با مدیریت همکاری های علمی و بین المللی از طریق ایمیل زیر در ارتباط باشید.
