زکریا شیرمحمدلی
زکریا شیرمحمدلی
خواندن ۲۲ دقیقه·۴ سال پیش

راهنمای سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی دانشگاه مازندران


راهنمای سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی دانشگاه مازندران
راهنمای سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی دانشگاه مازندران


در این نوشته قصد دارم تا به معرفی امکانات سیستم پذیرش دانشجویان بین المللی در دانشگاه مازندران بپردازم. در قسمت اول این نوشته مراحل ثبت درخواست توسط دانشجو و در قسمت دوم، امکانات و ابزار های موجود در این سامانه برای مدیریت درخواست ها را بررسی خواهیم کرد.

لینک سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی دانشگاه مازندران
http://admission.umz.ac.ir
لینک های مفید:

- گردش کار پذیرش دانشجویان بین المللی در دانشگاه مازندران
https://vrgl.ir/xZk1q

- راهنمای گروه های مختلف مدیران
راهنمای مدیر سامانه:
راهنمای کارشناس آموزش دانشکده:
راهنمای کارشناس آموزش دانشگاه:
راهنمای کارشناس اداره امور کنسولی:


بخش اول) ثبت درخواست پذیرش توسط دانشجو

آموزش ثبت درخواست در سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی دانشگاه مازندران:
http://admission.umz.ac.ir/how_to_apply

1. ورود به کنترل پنل

متقاضیان تحصیل در دانشگاه مازندران برای اینکه بتوانند درخواست تحصیل خود را در سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی ثبت کنند، ابتدا باید در این سامانه یک حساب کاربری داشته باشند. به همین منظور، اگر یک متقاضی حساب کاربری داشته باشد روی دکمه ورود به حساب کاربری کلیک می کند و وارد کنترل پنل خود می شود. اما در صورتی که هنوز حساب کاربری برای خود ایجاد نکرده است می تواند با کلیک روی دکمه ثبت نام، نسبت به ایجاد حساب کاربری خود در این سامانه اقدام کند.

حال فرض می کنیم که اولین بار است که به عنوان متقاضی می خواهید در سامانه ثبت نام کنید. روی دکمه ثبت نام کلیک می کنید و سپس به فرم ثبت نام هدایت می شوید:

در این فرم اطلاعات خواسته شده را وارد می کنید و در نهایت روی دکمه ثبت نام کلیک می کنید.

پس از ثبت فرم، پیامی با عنوان زیر برایتان نمایش داده خواهد شد:

" ثبت نام شما انجام شد، لطفا ایمیل خود را چک کنید و بر روی لینک فعال سازی کلیک نمایید."

حال باید ایمیل خود را چک کنید تا با کلیک روی لینک موجود در ایمیل، آن را تایید کنید. این مرحله به این خاطر باید طی شود تا سیستم مطمئن شود که ایمیلی که کاربر با آن ثبت نام می کند معتبر است و در دفعات آینده این امکان وجود داشته باشد تا به کاربر ایمیل ارسال شود.

ایمیل ارسال شده از طرف سامانه برای تایید ایمیل/حساب کاربری کاربر
ایمیل ارسال شده از طرف سامانه برای تایید ایمیل/حساب کاربری کاربر

در ایمیلی که برای‌تان ارسال می شود یک لینک قرار دارد که برای تایید حساب کاربری/ایمیل تان باید روی آن کلیک کنید.

صفحه ورود به کنترل پنل
صفحه ورود به کنترل پنل

بعد از کلیک روی لینک و تایید حساب کاربری می توانید وارد کنترل پنل بشوید. ایمیل و کلمه عبوری که در زمان ثبت حساب کاربری وارد کرده اید را در فرم ورود به پنل کاربری وارد می کنید.

حال که حساب کاربری تان ایجاد شده و تایید شده است، برای دفعات دیگر که می خواهید وارد حساب کاربری شوید می توانید با ایمیل و کلمه عبور خود این کار را انجام بدهید.

کنترل پنل دانشجویان بین المللی در سامانه پذیرش
کنترل پنل دانشجویان بین المللی در سامانه پذیرش

در صفحه ورودی کنترل پنل، در سمت راست می توانید منوی کنترل پنل را ببینید و در صفحه داشبورد می توانید درخواست جدید پذیرش را ثبت کنید.

آیتم های زیر در منوی سمت راست وجود دارند:

  • داشبورد (صفحه فعلی)
    برای مدیریت درخواست ها
  • ثبت درخواست پذیرش
    برای ثبت درخواست پذیرش جدید
  • لیست رشته ها
    برای جستجو و بررسی رشته های ارائه شده در دانشگاه مازندران
  • پروفایل
    برای مشاهده و ویرایش اطلاعات حساب کاربری
  • تیکت ها
    برای ارسال تیکت و پیام به مدیر سامانه پذیرش
  • گزارش مشکل فنی
    برای ارسال گزارش مشکل فنی به مدیر سامانه پذیرش
  • تغییر زبان
    برای تغییر زبان به انگلیسی، فارسی یا عربی
  • خروج
    برای خروج از کنترل پنل و حساب کاربری

2. شروع ثبت درخواست پذیرش

شروع ثبت درخواست پذیرش
شروع ثبت درخواست پذیرش

برای اینکه درخواست پذیرش خود را ثبت کنید در صفحه داشبورد کنترل پنل می توانید روی دکمه "ثبت درخواست پذیرش" کلیک کنید که این دکمه خود یک منوی کشویی است و دو آیتم دیگر که "ثبت درخواست جدید" و "ثبت نام مرکز آموزش زبان فارسی" هست را نمایش می دهد. برای ثبت درخواست پذیرش روی آیتم "ثبت درخواست جدید" کلیک کنید.

با کلیک روی این قسمت، پروسه ثبت نام شروع می شود.

شروع پروسه ثبت درخواست پذیرش در سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی دانشگاه مازندران
شروع پروسه ثبت درخواست پذیرش در سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی دانشگاه مازندران

برای ثبت درخواست باید 9 گام را طی کنید که در هر گام باید اطلاعات زیر را وارد کنید:

  • گام اول - اطلاعات شخصی: در این مرحله لازم است اطلاعات شخصی خود را در کادر های مربوطه وارد کنید.
  • گام دوم- انتخاب اولویت های تحصیلی: در این مرحله پس از انتخاب مقطع تحصیلی مورد نظر می توانید از بین رشته ها حداکثر 3 رشته را به ترتیب اولویت خود انتخاب کنید. لازم به ذکر است که پذیرش شما بر اساس اولویت هایی که خودتان مشخص می کنید صادر می شود و بدیهی است که پذیرش در هر یک از اولویت ها تنها امکان تحصیل در همان اولویت را برای شما فراهم می کند.
  • گام سوم- اطلاعات سوابق تحصیلی: در این مرحله اطلاعات مربوط به سوابق تحصیلی تمام مقاطعی که در آن تحصیل کرده اید از مقطع دبیرستان به بعد را وارد می کنید؛ در صورت تحصیل کردن چندباره در یک مقطع می توانید کادر مربوط به اطلاعات آن را اضافه کنید.
  • گام چهارم - میزان تسلط بر زبان ها: در این مرحله میزان تسلط خود بر زبان های مشخص شده را با توجه به رشته ای که انتخاب کرده اید تعیین می کنید؛ لازم به ذکر است که تمام رشته های تحصیلی ارائه شده در دانشگاه مازندران به زبان های فارسی یا انگلیسی ارائه می شوند.
  • گام پنجم - اطلاعات معرف: اگر شخص حقیقی یا حقوقی شما را به دانشگاه مازندران معرفی کرده است اطلاعات وی را در این مرحله وارد نمایید.
  • گام ششم - انتشارات: اگر مقاله و یا کتابی را منتشر و چاپ کرده اید در این قسمت می توانید اطلاعات مربوط را وارد کنید.
  • گام هفتم - آشنایان ایرانی: اگر از اعضای خانواده ی شما و یا دوستان شما فرد یا افراد ایرانی وجود دارند و در ایران حضور دارند می توانید مشخصات ایشان را در این مرحله وارد نمایید.
  • گام هشتم - اطلاعات خانواده: در این مرحله اطلاعات درخواست شده در مورد خانواده ی خود را وارد نمایید.
  • گام نهم - بارگذاری مدارک: در این مرحله مدارک مورد نیاز برای درخواست ثبت نام را آپلود کنید.
    نکته: حجم هر یک از فایل های ارسالی از 2MB و حجم مجموع فایل های ارسالی شما نیز از 10MB بیشتر نباشد.

در مرحله آخر ثبت درخواست پذیرش (گام دهم) می توانید خلاصه ای از اطلاعاتی که وارد کرده اید را مشاهده کنید و درصورت وجود اشتباه آنها را اصلاح نمایید.

پیش نمایش از درخواست پذیرش - 1
پیش نمایش از درخواست پذیرش - 1

اگر همه چیز خوب است می توانید تیک گزینه "اطلاعات وارد شده مورد تایید اینجانب می باشد" را فعال کنید و روی تایید و ثبت نهایی کلیک کنید.

پس از ثبت درخواست، به عنوان متقاضی می توانید اطلاعات درخواستی را که ثبت کرده اید مشاهده کنید و در صورت نیاز فایل هایی که آپلود کرده اید را دانلود کنید. همچنین این امکان وجود دارد که یک گزارش به صورت پی دی اف از درخواست خود دریافت کنید.

پیش نمایش از درخواست پذیرش -
پیش نمایش از درخواست پذیرش -




بخش دوم) ورود به کنترل پنل به عنوان مدیر سامانه و بررسی امکانات و ابزارها

حال که یک درخواست را به صورت تستی در سیستم ثبت کرده اید، می توانید به عنوان مدیر سامانه وارد سامانه شوید و از این درخواست به عنوان نمونه استفاده کنید.

برای ورود به سامانه به عنوان مدیر سامانه، همانند متقاضیان باید وارد صفحه ورود به حساب کاربریشوید.


سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی دانشگاه مازندران
سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی دانشگاه مازندران

حساب کاربری مدیر ها تنها می توانند توسط مدیر سامانه ایجاد شوند. پس اگر شما کارشناس آموزش دانشکده ها و یا کارشناس آموزش دانشگاه هستید، حساب شما با دسترسی های مورد نیاز ایجاد خواهد شد و نام کاربری و کلمه عبور به شما داده خواهد شد تا بتوانید وارد کنترل پنل مدیریت سیستم شوید.

کنترل پنل مدیر سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی دانشگاه مازندران
کنترل پنل مدیر سامانه پذیرش دانشجویان بین المللی دانشگاه مازندران

زمانی که به عنوان مدیر سامانه وارد می شوید می توانید کنترل های متفاوتی از متقاضیان را ببینید. در صفحه داشبورد می توانید مجموع حجم فایلها، راه های جستجوی درخواست ها و همینطور دو نمودار "میزان تقاضا به تفکیک مقطع" و "میان تقاضا به تفکیک پردیس" را مشاهده کنید.

بیشتر این قابلیت ها تنها برای مدیر سیستم قابل استفاده هستند و نه برای کارشناسان آموزش دانشکده ها و دانشگاه. البته در صورتی که درخواست بدهید تا این آیتم ها را مشاهده کنید و از آنها استفاده نمایید می توانیم دسترسی های مورد نیاز را به حساب کاربری شما بدهیم.

لیست درخواست ها

بازگردیم به درخواستی که چندی پیش ثبت کرده بودیم. برای مشاهده درخواست ها می توانید ابتدا روی آیتم درخواست پذیرش و سپس روی همه درخواست ها در منوی سمت راست کلیک کنید.

با کلیک روی این قسمت می توانید لیست همه ی درخواست ها را مشاهده کنید.

لیست درخواست های پذیرش
لیست درخواست های پذیرش

درخواستی که پیشتر ثبت کرده بودید، اولین درخواست در این لیست است چونکه درخواست ها در ابتدا با شماره درخواست از قدیمی ترین به جدید ترین مرتب می شوند. البته می توانید این ترتیب را کنترل کنید. مثلا اگر بخواهید که قدیمی ترین درخواست ها اول نمایش داده شوند، روی آیکون بالا/پایین کنار ستون شماره درخواست کلیک می کنید. همینطور می توانید درخواست ها را طبق ستون های دیگر موجود در این جدول نیز مرتب کنید. تنها کافی است که روی آیکون بالا/پایین کنار هدر ستون کلیک کنید.

اکنون توجه شما را به ابزاری که در بالای این جدول قرار دارند جلب می کنم.

نوار ابزار در بالای لیست درخواست های پذیرش
نوار ابزار در بالای لیست درخواست های پذیرش

همانطور که مشاهده می کنید شش دکمه در این قسمت وجود دارند که کارهای متفاوتی انجام می دهند:

  • دکمه پی دی اف

اگر این دکمه را فشار دهید، یک گزارش پی دی اف از لیست درخواست هایی که مشاهده می کنید تولید خواهد کرد.

  • دکمه اکسل

این دکمه یک گزارش از لیست درخواست ها در قالب یک فایل اکسل تولید می کند.

  • دکمه فایل تکست

همانند دو دکمه قبلی، این دکمه نیز یک گزارش از لیست درخواست ها تولید می کند. منتهی در قالب یک فایل تکست.

  • دکمه فیلتر

این دکمه بسیار مهم است و برای جستجو و فیلتر کردن درخواست ها طبق شرایطی که تعیین می کنید به کار می آید.

دیالوگ فیلتر درخواست های پذیرش
دیالوگ فیلتر درخواست های پذیرش

در ابزار فیلتر ما می توانیم شرایط مختلفی برای فیلد ها در نظر بگیریم و بگوییم که فیلد هایی که همه یا هر یک از این شرایطی که تعیین می کنیم را دارند نمایش داده شوند.

اول می توانیم مشخص کنیم که فیلتر همه یا هر کدام از شرایطی که وضع می کنیم را داشته باشد. سپس می توانیم شرایط مختلف را اضافه کنیم. برای این کار، می توانیم روی هر کدام از منو های کشویی کلیک کنیم تا فیلد های درخواست نمایش داده شوند.

بیشتر زمانی که به این فیلتر نیاز خواهید داشت معمولا زمانی است که می خواهید درخواست ها را طبق وضعیت آنها فیلتر کنید. به عنوان مثال همه ی درخواست هایی که وضعیت "اصلاحات انجام شد" را می خواهید ببینید. برای این کار، می توانید فیلد وضعیت را انتخاب کرده و سپس شامل را انتخاب کنید و در قسمت بعدی عبارت "اصلاحات انجام شد" را تایپ کنید و در نهایت روی دکمه "جستجو" کلیک کنید.

دیالوگ فیلتر درخواست های پذیرش (فیلتر اعمال شده)
دیالوگ فیلتر درخواست های پذیرش (فیلتر اعمال شده)
برای مشاهده انواع وضعیت های گردش کار پذیرش دانشجویان بین المللی می توانید به نوشته زیر مراجعه کنید:
https://vrgl.ir/xZk1q

بدین ترتیب، همه ی درخواست هایی که وضعیت آنها "اصلاحات انجام شد" می باشد نمایش داده می شوند.

سپس اگر تصمیم گرفتید که می خواهید همه ی درخواست ها را بدون اعمال فیلتر ها مشاهده کنید، می توانید دوباره روی دکمه فیلتر کلیک کنید و سپس روی دکمه قرمز رنگ "حذف همه" کلیک نمایید.

  • دکمه انتخاب فیلد ها
انتخاب فیلد های نمایشی در لیست درخواست های پذیرش
انتخاب فیلد های نمایشی در لیست درخواست های پذیرش

هر درخواست فیلد های مختلفی از قبیل نام، نام میانی، نام خانوادگی، شماره درخواست، شماره پاسپورت و ... دارند. بعضی وقت ها ممکن است که فقط اطلاعات به خصوصی از درخواست ها برایمان مهم باشد. در این موارد می توانید روی این دکمه کلیک کنید و فیلد هایی که می خواهید در لیست درخواست ها نمایش داده شوند را انتخاب کنید.

نکته حائز اهمیت این است که سه دکمه ایجاد گزارش پی دی اف، اکسل و تکست فقط از فیلد هایی گزارش می گیرند که در این قسمت انتخاب شده و نمایش داده شده باشند. برای همین اگر می خواهید از درخواست ها گزارشی تهیه کنید، ابتدا باید مطمئن شوید که فیلد هایی که می خواهید در گزارش شما حضور داشته باشند انتخاب شده اند تا این فیلد ها و اطلاعات آنها در گزارش نمایش داده شوند.

اطلاعات بیشتر هر درخواست

حال که امکانات لیست درخواست ها را بررسی کردیم می توانیم به صفحه اطلاعات بیشتر هر درخواست برویم. برای این کار می خواهیم اطلاعات بیشتر در مورد درخواستی که پیشتر ثبت کردید را بررسی کنیم. برای همین آن درخواست را در لیست پیدا کنید و روی لینک مشاهده کلیک کنید.

اطلاعات درخواستی که پیشتر ثبت کردیم
اطلاعات درخواستی که پیشتر ثبت کردیم

پس از کلیک روی این لینک به صفحه اطلاعات بیشتر درخواست هدایت می شوید.

حال می توانیم قدم به قدم قسمت های مختلف این صفحه را بررسی کنیم.

بخش اول صفحه اطلاعات بیشتر درخواست پذیرش: نوار ابزار

در قسمت اول می توانید نوار ابزار را مشاهده کنید که دکمه های زیر را دارند. برای هر دکمه توضیحات لازم داده شده است.

  • دکمه پی دی اف و اکسل

در ابتدای صفحه، همانند صفحه لیست درخواست ها می توانید ابزار های مختلف گزارش گیری و چند ابزار دیگر را مشاهده کنید. از این درخواست می توان به دو فرمت پی دی اف یا اکسل گزارش تهیه کرد.

  • دکمه روادید تحصیلی

این دکمه اطلاعات درخواست را در فرمتی که برای دریافت روادید تحصیلی به کار می آید تولید می کند.

  • دکمه فایل ها

با کلیک روی این دکمه می توانید همه ی فایل هایی که متقاضی در پروسه ثبت نام بارگذاری کرده است را مشاهده کنید. اگر روی این دکمه کلیک کنید یک دیالوگ باز می شود که در آن می توانید انتخاب کنید چه فایل هایی را میخواهید دانلود کنید و همینطور آپشن های دیگر را علامت بزنید. آپشن های دیگر می توانند این باشند که آیا فایل ها در قالب فایل زیپ شده، فایل پی دی اف یا به همراه فرم درخواست پذیرش دانلود شوند.

دیالوگ فایل های درخواست پذیرش
دیالوگ فایل های درخواست پذیرش
  • دکمه تغییر وضعیت

این دکمه برای تغییر دادن وضعیت درخواست تعبیه شده است. یک درخواست پذیرش در پروسه ثبت نام ممکن است وضعیت های مختلفی را داشته باشد. این وضعیت ها باعث می شوند که بدانیم هر درخواستی در پروسه پذیرش در کدام مرحله قرار دارد تا بتوانیم اقدامات لازم را برای تکمیل پروسه انجام دهیم. به طور کلی یک درخواست پذیرش می تواند وضعیت های زیر را داشته باشد.

  1. ورود اطلاعات
  2. ثبت اولیه درخواست
  3. حذف (درخواست تکراری)
  4. درخواست نیاز به اصلاح دارد
  5. اصلاحات انجام شد
  6. تایید اولیه مدیر سامانه
  7. نظر معرف دریافت شد
  8. بررسی درخواست پذیرش توسط دانشکده مربوطه
  9. رد درخواست توسط دانشکده مربوطه
  10. بررسی درخواست پذیرش توسط دانشگاه
  11. رد درخواست پذیرش توسط دانشگاه
  12. تایید درخواست پذیرش توسط دانشگاه
  13. تایید نهایی مدیر سامانه
  14. پذیرش دانشجو (غیر بورسیه)
  15. کد رهگیری دریافت شد
  16. تایید وزارت علوم
  17. وارد کردن اطلاعات دانشجو در سامانه جامع آموزش گلستان
  18. ارسال نامه پذیرش
  19. شهریه اولین نیمسال تحصیلی پرداخت شد
  20. انتخاب واحد
  21. صدور ویزا
  22. انصراف متقاضی
  23. رد نهایی در خواست پذیرش
همانطور که گفته شد، این وضعیت ها برای حرکت درخواست ها در گردش کار می باشد. در نوشته زیر می توانید در مورد گردش کار کلی پذیرش دانشجویان بین المللی در دانشگاه مازندران بیشتر مطالعه کنید:
https://vrgl.ir/xZk1q

همینطور علاوه بر توضیحات گردش کار ، برای هر یک از گروه های مختلف مدیران توضیح داده ام که چه کارهایی را باید انجام دهند. از لینک های زیر می توانید برای دریافت اطلاعات بیشتر کمک بگیرید:
- راهنمای مدیر سامانه
- راهنمای کارشناس آموزش دانشکده
- راهنمای کارشناس آموزش دانشگاه
- راهنمای کارشناس اداره امور کنسولی
دیالوگ تغییر وضعیت درخواست پذیرش
دیالوگ تغییر وضعیت درخواست پذیرش
بسیار خب، بیایید به دکمه تغییر وضعیت بازگردیم. فرض کنیم که می خواهید وضعیت این درخواست را تغییر دهید. به عنوان مثال فرض می کنیم که شما مدیر سامانه هستید و می خواهید وضعیت این درخواست را به "تایید اولیه مدیر سامانه" تغییر دهید. برای این کار می توانید ابتدا روی دکمه تغییر وضعیت کلیک کنید و سپس در دیالوگ باز شده، وضعیت "تایید اولیه مدیر سامانه" را در منوی کشویی وضعیت انتخاب کنید. سپس می توانید در صورت نیاز قالب ایمیل مربوطه را انتخاب کنید. توجه کنید که برای هر وضعیت درخواستی که در گردش کار طرح کرده ام تعیین کرده ام که آیا با تغییر وضعیت باید ایمیل به متقاضی ارسال بشود یا خیر. تصویر زیر را مشاهده کنید:

همانطور که مشاهده می کنید، در گردش کار نوشته شده است که اگر وضعیت درخواست به این مورد تغییر یابد نیازی به ارسال ایمیل به متقاضی نیست.

به هر حال، اگر در گردش کار دیدید که با تغییر وضعیت باید ایمیل ارسال شود، شما می توانید قالب مربوطه را از منوی کشویی انتخاب کنید.

اگر توضیحاتی مربوط به تغییر وضعیت دارید، می توانید آن را در قسمت توضیحات وارد کنید. این متن در ایمیلی که به متقاضی ارسال می شود درج خواهد شد. البته می توانید قبل از اینکه ایمیل را ارسال کنید آن ایمیل را ویرایش کنید.

در قسمت بعدی می توانید معلوم کنید که ایمیل به متقاضی ارسال شود یا خیر. همانطور که بالاتر توضیح دادم، برای تغییر وضعیت به این مورد نیازی به ارسال ایمیل نیست، اما بیایید فقط برای مقاصد آموزشی انتخاب کنیم که ایمیل برای متقاضی ارسال شود.

البته باید یک قالب ایمیل را انتخاب کنیم. اصولا برای تغییر وضعیت های مهم قالب ایمیل تعریف شده است و این امکان وجود دارد که این قالب ها را ویرایش کنیم و یا اینکه قالب های جدید تعریف کنیم. یک قالب ایمیل هم صرفا برای "تغییر وضعیت پذیرش دانشجو" وجود دارد که اگر این قالب را امتحان کنیم، یک ایمیل با مشخصات متقاضی و همینطور وضعیت درخواست وی برای او فرستاده می شود. اگر متوجه شدید که می خواهید ایمیل به متقاضی ارسال شود ولی قالبی برای وضعیتی که می خواهید به آن تغییر دهید نیافتید می توانید این قالب، یعنی قالب "تغییر وضعیت پذیرش دانشجو" را انتخاب کنید.

بسیار خب، ما فعلا همین قالب را انتخاب می کنیم و مطمئن می شویم که سوال "ایمیل به کاربر ارسال شود؟" روی بله تنظیم شده است. سپس روی دکمه "ذخیره/ارسال ایمیل" کلیک می کنیم.

صفحه تایید ایمیل ارسالی به متقاضی
صفحه تایید ایمیل ارسالی به متقاضی

در صفحه بعدی می توانید اطلاعات ایمیلی که می خواهید برای متقاضی ارسال کنید را مشاهده کنید. مقادیری که در این فرم می بینید از اطلاعات کاربر و درخواست وی دریافت شده است.

فیلد محتوای ایمیل ارسالی به متقاضی
فیلد محتوای ایمیل ارسالی به متقاضی

در این صفحه پایین تر که بروید می توانید در فیلد محتوا، محتوای ایمیلی که به متقاضی ارسال خواهد شد را ببینید. معمولا نیازی پیدا نمی کنید که متن ایمیل را تغییر دهید؛ اما در صورتی که حتما نکته ای بود که باید به متقاضی اطلاع دهید می توانید در این قسمت محتوای ایمیل را تغییر دهید.

در نهایت می توانید روی دکمه "ذخیره و ارسال" برای ارسال ایمیل به متقاضی کلیک کنید.

صفحه جزئیات تغییر وضعیت درخواست پذیرش
صفحه جزئیات تغییر وضعیت درخواست پذیرش

پس از اینکه ایمیل را ارسال کردید، به صفحه لیست تغییرات درخواست هدایت خواهید شد. در این تصویر آخرین تغییری که ایجاد شده است، تغییر وضعیت درخواست به "تایید اولیه مدیر سامانه" می باشد. در ستون آخر این جدول نیز فیلد توضیحات قرار دارد که زمانی که داشتید وضعیت را تغییر می دادید، می توانستید توضیحات مربوط به تغییر وضعیت را در آنجا بنویسید که در نهایت در این جدول نیز نشان داده می شد. حالا می توانید روی دکمه "بازگشت" کلیک کنید تا به صفحه اطلاعات بیشتر درخواست برگردید.

صفحه اطلاعات بیشتر درخواست پذیرش
صفحه اطلاعات بیشتر درخواست پذیرش
  • دکمه یادداشت جدید

گاهی وقت ها پیش می آید که به عنوان کارشناس آموزش دانشگاه یا دانشکده می خواهید نظر خود را برای یک درخواست ثبت کنید. یعنی مشخص کنید که یک درخواست با رکورد های تحصیلی که دارد، در اولویت هایی که دارد می تواند پذیرش بگیرد یا خیر. با اضافه کردن یادداشت برای هر درخواست می توانیم این نظرات را ثبت کنیم تا در مراحل بعدی، همکاران دیگر نظر ما را در مورد درخواست بدانند.

دیالوگ ثبت یادداشت جدید برای درخواست پذیرش
دیالوگ ثبت یادداشت جدید برای درخواست پذیرش

برای اضافه کردن درخواست می توانید روی دکمه "یادداشت جدید" کلیک کنید. در دیالوگی که باز می شود، در قسمت متن پیام، یادداشت خود را بنویسید و روی دکمه "افزودن یادداشت" کلیک کنید.

صفحه یادداشت های ثبت شده برای درخواست پذیرش
صفحه یادداشت های ثبت شده برای درخواست پذیرش

با کلیک روی دکمه افزودن یادداشت، به صفحه همه یادداشت ها هدایت خواهید شد. در این صفحه می توانید تمامی یادداشت های ثبت شده برای درخواست را مشاهده کنید. برای هر یادداشت می توانید نویسنده یادداشت، متن یادداشت و همینطور تاریخی که یادداشت ایجاد شده است را مشاهده کنید. حال می توانید با کلیک روی دکمه "بازگشت" به صفحه اطلاعات بیشتر درخواست برگردید.

صفحه اطلاعات بیشتر درخواست پذیرش
صفحه اطلاعات بیشتر درخواست پذیرش
  • دکمه همه‌ی یادداشت ها

با کلیک روی این دکمه می توانید همه‌ی یادداشت هایی که برای این درخواست ثبت شده است را مشاهده نمایید.

  • ورود به پروفایل

گاهی اوقات پیش می آید که متقاضی اطلاعات اشتباهی وارد کرده و یا اینکه اطلاعات وی عوض شده است و شاید دسترسی به ورود به کنترل پنل نداشته باشد. برای همین این امکان برای مدیران سیستم فراهم شده است تا با کلیک بر روی دکمه "ورود به پروفایل" بتوانند به عنوان متقاضی در درخواست او تغییرات ایجاد کنند.

  • دکمه حذف

با کلیک روی این دکمه، می توانید درخواست را به طور کامل حذف کنید. فقط اینکه توجه داشته باشید با حذف درخواست بدین صورت امکان بازگرداندن آن وجود ندارد. توصیه می شود اگر یک درخواست تکراری بود و یا متقاضی از درخواست خود انصراف داد، صرفا وضعیت درخواست را به "حذف (درخواست تکراری)" و یا به "انصراف متقاضی" تغییر دهید و از حذف درخواست پرهیز کنید.

بخش دوم صفحه اطلاعات بیشتر درخواست پذیرش: اطلاعات کلیدی درخواست

اطلاعات کلیدی درخواست
اطلاعات کلیدی درخواست

مهمترین اطلاعات مربوط به درخواست در این جدول نمایش داده شده اند. شما می توانید شماره درخواست، نام و نام خانوادگی متقاضی، اولین نیمسال تحصیلی، تاریخ ایجاد، آخرین تغییرات، ایمیل های ارسال شده و کد رهگیری سامانه Saorg را در این قسمت ببینید. در زیر توضیحات مربوط به این بخش ها خدمت شما ارائه می شود.

  • شماره درخواست

این شماره برای هر درخواست یکتا است و یافتن سریع یک درخواست بسیار سودمند است.

  • نام و نام خانوادگی متقاضی
  • اولین نیمسال تحصیلی

این فیلد زمانی که دانشجو پذیرش شده و کارشناس آموزش دانشکده می خواهد اطلاعات وی را در سامانه جامع آموزش گلستان وارد کند توسط کارشناس آموزش دانشکده پر می شود. این فیلد برای دسته بندی دانشجویان به تفکیک نیمسال تحصیلی آنان بسیار سودمند است.

دیالوگ ثبت/تغییر اولین نیمسال تحصیلی متقاضی
دیالوگ ثبت/تغییر اولین نیمسال تحصیلی متقاضی
  • تاریخ ایجاد
  • تاریخ تغییرات
  • وضعیت

وضعیت فعلی درخواست پذیرش؛ اینکه در چه مرحله ای از گردش کار قرار دارد. با کلیک روی این لینک می توانید تاریخچه ای از تغییر وضعیت ها را مشاهده کنید.

  • ایمیل های ارسال شده

هر ایمیلی که از طرف سیستم به متقاضی ارسال می شود در این قسمت قابل مشاهده است.

  • کد رهگیری سامانه Saorg.ir:

متقاضی زمانی می تواند کد رهگیری خود را در سامانه وارد کند که وضعیت درخواست پذیرش "پذیرش دانشجو (غیر بورسیه)" باشد. در این وضعیت، متقاضی می تواند وارد کنترل پنل خود شود و کد رهگیری خود را وارد کند. در مورد دریافت کد رهگیری در نوشته زیر بیشتر توضیح داده شده است:

راهنمای مدیر سامانه:

بخش سوم صفحه اطلاعات بیشتر درخواست پذیرش: جزئیات اطلاعات دریافت شده

جزئیات اطلاعات دریافت شده
جزئیات اطلاعات دریافت شده

در این بخش از صفحه می توانید اطلاعات متقاضی که در روند ثبت درخواست خود در فرم ثبت نام وارد کرده است را مشاهده کنید. هر درخواستی از 8 گام تشکیل شده است که در مورد این گام ها در قسمت اول این نوشته توضیح داده شد.

  • گام 1: اطلاعات شخصی
  • گام 2: انتخاب اولویت های تحصیلی
  • گام 3 : اطلاعات سوابق تحصیلی
  • گام 4: میزان تسلط بر انواع زبان ها
  • گام 5: اطلاعات معرف
  • گام 6: مقاله، کتاب و ...
  • گام 7: اطلاعات آشنایان ایرانی
  • گام 8: اطلاعات خانواده

بخش چهارم صفحه اطلاعات بیشتر درخواست پذیرش: ایمیل های ارسال شده به داوران/معرف‌ها

در این بخش از صفحه، ایمیل هایی که به داوران یا معرف هایی که متقاضی اطلاعات آنها توسط متقاضی در فرم ثبت درخواست وارد شده است نمایش داده می شود.

دریافت معرفی نامه از اشخاصی که شناخت کافی از دانشجو دارند می تواند یکی از عوامل تعیین کننده در قبول پذیرش یک متقاضی در دانشگاه مازندران باشد. به همین منظور در فرم ثبت درخواست پذیرش، یک قسمت برای وارد کردن اطلاعات معرف/های متقاضی وجود دارد. مسئولیت اینکه ایمیلی به معرف این متقاضیان فرستاده شود بر عهده مدیر سامانه است. برای اینکه به عنوان مدیر سامانه بتوانید داوران/معرف‌‌ها را مطلع کنید تا معرفی نامه خود را در سامانه ثبت کنند، باید به بخش سوم صفحه و گام 5: اطلاعات معرف بروید و روی آن کلیک کنید.

همانطور که مشاهده می کنید، به خاطر اینکه پیشتر در زمان ثبت درخواست اطلاعات یک معرف را وارد کرده بودید، به عنوان مدیر سامانه می توانید به این اطلاعات دسترسی داشته باشید. برای ارسال ایمیل به داور/معرف فقط کافی است که روی دکمه ارسال ایمیل کلیک کنید.

با کلیک روی این دکمه به صفحه تایید ایمیلی که به داور/معرف فرستاده خواهد شد می روید. البته بر خلاف ایمیل هایی که به متقاضیان ارسال می کنید، نمی توانید ایمیلی که به داور/معرف ارسال می کنید را در این صفحه ویرایش کنید. البته مشکلی نیست، در صورتی که نیاز باشد، می توانیم پوسته این ایمیل را در قسمت ایمیل های کنترل پنل ویرایش کنیم.

زمانی که مطمئن شدید ایمیلی که می خواهید ارسال کنید مشکلی ندارد، روی دکمه "ارسال" در پایین صفحه کلیک کنید تا ایمیل فرستاده شود.

بسیار خوب، ایمیل فرستاده شد و حالا می توانید در بخش ایمیل های ارسال شده به داور، اطلاعات بیشتر این ایمیل را ببینید.

فقط توجه داشته باشید که وضعیت درخواست به "ارسال موفقیت آمیز ایمیل" تغییر یافته است. در صورتی که می خواهید به مراحل جلوتر گردش کار پیش بروید می توانید وضعیت را به وضعیت بعدی تغییر دهید.

زمانی که داور/معرف، معرفی نامه خود را در سامانه ثبت می کند، وضعیت درخواست پذیرش به صورت اتوماتیک به "معرفی نامه دریافت شد" تغییر پیدا خواهد کرد.



از اینکه تا اینجا همراه من بودید از شما سپاسگذارم. در صورت وجود هرگونه نظر پیشنهاد و یا سوال می توانید از طریق راه های ارتباطی زیر با بنده در ارتباط باشید.

زکریا شیرمحمدلی

ایمیل: zachshirow@gmail.com

شماره تلفن: 09227235575

دانشجویان بین المللی
معلم زبان انگلیسی | مربی افزایش بهره وری | فریلنسر https://zachshirow.ir
شاید از این پست‌ها خوشتان بیاید