نرم افزار مدیریت فرآیندهای کاری یا همان BPMS راهکاری است که فرآیندهای سنتی سازمان را با استفاده از ابزارهای مختلف به فرآیندی الکترونیکی تبدیل میکند. این فناوری جدید به سرعت جایگاه تاثیرگذار خود را در دنیای نرم‌افزار و بخصوص مدیریت اطلاعات پیدا کرد. به کمک سیستم مدیریت فرآیندهای کاری به سادگی و با سرعت، روال کاری سازمان را با استفاده از زبان گرافیکی ترسیم، و بدون نیاز به دانش برنامه نویسی آن را به نرم افزار تحت وب تبدیل می کنید.
راهکار BPMS کمک می کند تا ایده‌های مدیریتی خود را به راحتی به نرم افزار تبدیل کنید. به طور کلی، نرم‌افزار مديريت فرايند كسب‌وكار (BPMS) راه حلی ارائه می کند تا بدون داشتن تیم تولید نرم افزار و صرف هزینه های فراوان برای آن، ایده های نرم افزاری خود را در سازمان پیاده کنید.BPMS ابزاری برای پیاده سازی روشهای مدیریت جهت بهبود فرایندهای تجاری سازمان از طریق شناسایی ، مدلسازی ، اتوماسیون ، تجزیه و تحلیل و اندازه گیری عملکرد است و از تمام چرخه عمر فرایندهای کسب و کار(BPM) پشتیبانی میکند .
چرخه حیات BPMS:
هر فرآیند جهت بهبود کیفیت و رسیدن به وضع مطلوب پیاده سازی می شودو از این رو ممکن ایت این روال بارها در هر یک از بخش های آن تکرار شود تا نتیجه مورد نظر حاصل شود. از این رو چرخه حیات مدیریت فرآیندهای سازمانی به طور تکرار شونده است و در هر تکرار ارزش افزوده ای به فرآیند و منطق کاری افزوده می شود.
برخی از مشکلات سیستم های سنتی سازمان ها:
مزایای استفاده از BPMS:
مزیت اصلی BPMS این است که کاربران این فرصت را دارند تا از طریق ابزارهای ساده و شهودی فعالانه در بهبود فرایندهای تجاری شرکت کنند. همه این مزایا به دلیل سه مولفه احتمالی امکان پذیر است: ابزار ساخت فرآیند ، اجرای آنها (سیستم عامل) و نظارت (کتابخانه فرآیند). در ادامه به برخی موارد دیگر به اختصار اشاره خواهد شد که شامل:
۱- پشتیبانی از استانداردهای BPMN و DMN و CMMN:
خیلی مهم است که نرم افزار BPMS منتخب ما تمام نوتیشن های استانداردهای مذکور پوشش دهد. مثلا event base gateway یا event base sub process را پوشش میدهد؟ آیا امکان ترسیم DRD و پشتیبانی از ماتریس تصمیم را دارد؟ و ….
۲- قابلیت اتصال به ربات های نرم افزاری:
تکنولوژهای نسل آینده ربات های نرم افزاری یا RPA هستند که به BPMSها متصل شده و می تواند برای شما به عنوان یک نیروی کار مجازی کارهای سیستمی را به صورت خودکار و بدون خطا و خستگی انجام دهند. برای پشتیبانی از RPA نرم افزار BPMS باید BOT TASK را پشتیبانی کند.
۳- عدم وابستگی به شرکت ارائه دهنده نرم افزار BPMS:
اگر نرم افزار BPMS شما تنها توسط یک شرکت ارائه شده و نمی توان افراد یا شرکتهای دیگری برای دریافت خدمات پیدا نمودید پس ما به آن شرکت وابسته هستیم که این بسیار برای سازمان و کسب و کار خطرناک می تواند باشد !!! انحصار منجر به ایجاد قدرت می شود و شرکت صاحب انحصار می تواند شما مدیریت کند در صورتیکه انتظار می رود جریان برعکس باشد.
۴- کارپسندی نرم افزار BPMS:
کار کردن با BPMS خصوصا در محیط ساخت فرایند باید بسیار کاربرپسند بوده و با سرعت بالایی بتوان فرایندهای سازمان را از طریق نرم افزار BPMS اتوماسیون نمود.
۵- اعتبار BPMS:
طبیعتا اگر نرم افزار BPMS مشتریان بین المللی داشته باشد می توان به آن اعتماد بیشتری نمود. البته نرم افزار BPMS باید تجربه موفق پیاده سازی داخلی نیز داشته باشد.
***برای ارزیابی و انتخاب شما می توانید از Gartner نیز کمک بگیرید. این موسسه از معتبرترین موسساتی است که انواع نرم افزارهای سازمانی از جمله BPMSها را ارزیابی و رتبه بندی میکند. کافی است نتایج ارزیابی آن را چک کنید و مشاهده کنید کدام یک از BPMSهای لیست گارتنر در ایران در دسترس و قابل استفاده هستند.***
6 گزینه از بهترین نرم افزار های BPM در سال 2021:
در اینجا اطلاعاتی اساسی در مورد برخی از بهترین نرم افزارهای BPM در سال 2021 خدمت شما ارائه می کنیم.
1- ابزار Kissflow:
یک نرم افزار BPM بدون کد است که دقیقا یک محل کار دیجیتال را ایجاد می کند. این امر به ساده سازی و خودکار سازی همه روش های کار، پروژه ها، پرونده ها و همکاری کمک می کند. برخی از بهترین ویژگی های آن شامل داشبورد کاربرپسند ، الگوهای گزارش قابل تنظیم و یک طراح فرم پیشرفته است.
این برنامه قیمت های متفاوت، با قیمت ۱۹۹ دلار در ماه را برای مشاغل مختلف با طیف گسترده ای از ویژگی ها و پایگاه کاربری آغاز می کند.
2- ابزار Processmaker:
یک راه حل BPM و گردش کار با low-code است که به شما امکان می دهد فرآیند های تجاری را طراحی، خودکار و مستقر کنید. برای شرکتهایی که به نرم افزار BPM آماده تولید در مقیاس سازمانی نیاز دارند، ایده آل است. آنها سه برنامه قیمت گذاری دارند که از ۱۵۰۰ دلار درماه شروع می شود .
3- ابزار Zoho Creator:
یک برنامه توسعه با low-code است که به کاربران امکان می دهد فرم های سفارشی ایجاد کنند، گردش کار طراحی کنند و صفحاتی آموزنده ایجاد کنند. این بهترین گزینه برای شرکت هایی است که به دنبال راه حل های DIY هستند.
قیمت گذاری برای هر کاربر در هر ماه از ۱۰ دلار تا ۱۵ دلار است.
4- ابزار Nintex:
این ابزار تحول دیجیتال را برای SMB ها و بنگاه ها به واقعیت تبدیل می کند. این یک گزینه ابری را به همراه میزبانی سنتی خود ارائه داده است. برای کار در کنار ابزاری مانند Officce365 ، Sharepoint و Project Server طراحی شده است. پلتفرم Nintex از قابلیت هایی برای گردش کار پیشرفته، فرم های مدرن، نقشه برداری و مدیریت فرآیندها، برنامه های تلفن همراه و RPA برخوردار است .
مجموعه Nintex محصولات مختلفی دارد که قیمت آنها از 850 دلار در ماه آغاز می شود.
5- ابزار Bizagi:
این ابزار راه حل های اتوماسیون را برای شرکت ها در قالب سه محصول ارائه می دهد :
بیزگی، گزینه های میزبانی ابری و همچنین پیش فرض را ارائه می دهد.بیزگی، قیمت گذاری را در وب سایت خود نمایش نمی دهد و از شما می خواهد که برای اطلاع از قیمت محصولات با آنها تماس بگیرید.
6- ابزار Bpm’online:
ابزار Bpm’online یک نرم افزار، BPM برای شرکت ها است. یا می تواند به عنوان محصولات جداگانه bpm’online marketing ، bpm’online sales و bpm’ online service خریداری شود.
یا به عنوان یک گزینه بسته با bpm’ online studio خریداری شود.
هم میزبانی پیشفرض و هم میزبانی مبتنی بر ابر را ارئه می دهد. ابزار Bpm’online studio دارای یک نسخه رایگان و نسخه سازمانی به مبلغ 25 دلار برای هر کاربر در ماه است.
با این حال در ایران ابزارهای زیر برای BPMS مورد استفاده قرار میگیرد :
۱- نرم افزار Activiti BPMS
۲- نرم افزار Cummunda BPMS
۳- نرم افزار Bonita BPMS
۴- نرم افزار ProcessMaker
۵- نرم افزار Bizagi
۶- نرم افزار Oracle BPM
در اینجا سعی داریم لیستی از شرکت ها و راهکارهای BPMS آنها در ایران ارائه کنیم. این شرکت ها به چند دسته تقسیم می شوند :
۱٫ (نماینده) شرکت هایی که نماینده راهکارهای بین المللی هستند
۲٫ (بومی سازی) شرکت هایی که با استفاده از راهکارهای بین المللی و در بعضی موارد راهکارهای متن باز، راهکارهای بومی را ایجاد نموده اند
۳٫ (داخلی) شرکت هایی که با استفاده از دانش فنی و توان داخلی خود اقدام به ایجاد BPMS نموده اند.
شرکتهای ایرانی فعال در حوزه BPMS:
آرمان دنیای فنآوری اطلاعات تتیس ww.tetis.ir
آیکن www.ICAN.ir
ایران راینه www.iranrayaneh.com
باسا www.basa.ir
برسا نوین رای www.barsasoft.com
بهسا www.behsaa.com
پاسارگاد www.mnp.co.ir
پارسه رایانه www.parsehcomputer.com
پرنیان پردازش پارس www.parnianportal.com
پگاه آفتاب www.pegaheaftab.com
تاران taraan.com
تذرو افزار www.tazarv.com
دانش رایان آروین www.daneshrayan.ir
دپنا www.depna.com
رایورز www.rayvarz.com
روزنه www.rozaneco.com
رونین www.ronin-soft.com
ژابیز پرداز www.jabizparda.com
سورن سیستم شریف www.ecportal.ir
شبکه فردا www.netrise.ir
شماران سیستم www.shomaran.com
فرابرد شبکه www.farabord.com
فرا تحلیلگران ورجاوند www.varjavandco.com
فراگستر www.faragostar.net
کوثر سامانه پرداز www.kits.ir
مای دیتا www.mydata-co.com
مدار گسترش فنآوری اطلاعات www.itorbit.net
جمع بندی:
در این مقاله به تعریف BPMS، لزوم استفاده از آنان و در نهایت به ابزارهای مطرح در سال 2021 و شرکتهای ایرانی فعال در این حوزه با بیان نام شرکت و سایت آن به اختصار اشاره شد .
این مطلب، بخشی از تمرینهای درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است.
منابع:
https://bpmtraining.net/
https://www.faragostar.net/
https://ebpm.ir/
https://samatoos.ir/articles/free-bpms-software/
http://arianbpms.blogfa.com/tag/2
https://slideplayer.com/slide/14509203/ ارائه اقای مهندس امیر مهجوریان در اولین کنفرانس تخصصی نظام اداری الکترونیکی
