آیا پورتال سازمانی؛ نیاز امروز سازمان هاست؟ اگر شما هم به دنبال پاسخ این سوال هستید در این پست همراه من باشید. من می خواهم یک راهنمای جامع برای افرادی ارائه دهم که می خواهند همه چیز را درباره پورتال سازمانی بدانند. افرادی که شک دارند سازمانشان به پورتال سازمانی نیاز دارد یا نه و همه افرادی که از مزایای ارزشمند استفاده از پورتال سازمانی برای سازمان خود بی خبرند.
خب برای شروع اول باید بدانید که پورتال سازمانی چیست؟ پورتال سازمانی یک سیستم داخلی غیرمتمرکز است که توسط سازمان‌ها، شرکت های بزرگ و متوسط به منظور برقراری ارتباط آسان و به موقع بین مدیریت، کارکنان و کاربران و مشتریان به کار گرفته می شود. پورتال های سازمانی برای مدیریت محتوا و توزیع محتوا نیز طراحی شده اند.
همه سازمان‌ها و شرکت های بزرگ در کار خود از پورتال های سازمانی استفاده می کنند. شاید تعجب کنید که چرا؟ یک گردش کار موثر بدون داشتن پورتال سازمانی غیرممکن خواهد بود. بیایید بیشتر در این مورد بحث کنیم که چرا و چگونه پورتال های سازمانی مفید هستند و همچنین چه چیزی برای توسعه آنها لازم است. پس از آن احتمالاً مطمئن خواهید شد که آیا برای سازمان/ شرکت خود به آن نیاز دارید یا خیر.
نرم افزار پورتال سازمانی یک نرم افزار مبتنی بر وب برای یکپارچه سازی اطلاعات، افراد و دسترسی ها در داخل سازمان‌ها و شرکت ها است. پورتال سازمانی همه داده ها را دسته بندی می کند و آنها را در یک رابط واحد برای همه بخش ها در دسترس قرار می دهد. توسعه پورتال سازمانی فرآیند جستجوی اطلاعات را آسان می‌کند زیرا کارمندان/ کارکنان از طریق پورتالی که اطلاعات تجاری و برنامه‌های کاربردی را در یک مکان جمع‌آوری می‌کنند با محتوای مربوطه تعامل دارند.
مطلب مرتبط: پیاده سازی فرآیندهای سازمانی و ۷ مرحله اصلی آن
1- تجربه نسبتا ساده و کاربر پسند
2- طراحی تعاملی
3- راه‌انداز برنامه وب سفارشی شده با برنامه های سازمان‌ها / شرکت ها به صورت آنلاین و فوری
4- انعطاف پذیری با استقرار Cloud (کلود) یا فضای ابری و Hybrid (ترکیبی)
1- امنیت
2- دسترسی
3- قابلیت اطمینان
وقتی شما از یک پورتال سازمانی آماده استفاده می کنید یا از مدلهای مبتنی بر پرداخت اشتراک استفاده می کنید شما می توانید آنچه را که نیاز دارید داشته باشید اما ممکن است چیزی که دوست دارید نداشته باشید. به عبارت دیگر پورتالهای سازمانی آماده با تمام ویژگی‌هایی که شما نیاز به داشتن آنها دارید آماده شده‌اند اما فاقد بسیاری از ویژگیهای مناسب و خوب هستند. نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که اغلب این ویژگیهای کوچک اضافی هستند که سیستم شما را از سایرین متمایز می‌کنند و آن را واقعاً سازنده می‌سازند.
بنابراین وقتی شما توسعه نرم افزار سفارشی را انتخاب می کنید می توانید هر آنچه را که می خواهید داشته باشید. این بسیار مهم است زیرا بسیاری از سازمان ها /شرکت‌ها به ویژگیهای خاصی نیاز دارند که برای پیشرفت و تجارت آنها حیاتی است اما در پورتال های سازمانی آماده وجود ندارد.
مطلب مرتبط: فرآیندهای درون سازمانی و ۵ راه کار برای افزایش بهره وری سازمان شما
مطلب مرتبط: سامانه مدیریت سازمان و ۱۳ قابلیت ویژه آن
کارمندان شما باید در مورد آنچه توسعه خواهید داد نظر خود را ارائه دهند. بنابراین لازم است که کارکنان سازمان/شرکت خود را مشتریان خود در نظر بگیرید در نهایت آنها کاربران نهایی شما هستند. شما برای آنها محصولی می سازید تا گردش کار خود را بهینه سازی، ارتقا، به روز رسانی و نوآوری کنید. این به نفع شماست که کار آنها را آسان کنید. با این حال اکثر نرم افزارهای سازمانی دارای اشکالات زیادی هستند.
یکی از دلایل آن این است که سازمان ها / شرکت های بزرگ اغلب قدیمی هستند و نرم‌افزارهای آنها در طول سال‌ها به‌روزرسانی نمی‌شود. در نتیجه خلاص شدن از شر این نرم افزارها یا جایگزینی آنها سخت‌تر خواهد بود. نرم افزار شما چه یک چت گروهی باشد یا یک سیستم ردیابی کارمندان راه حل نرم افزاری شرکت شما باید برای استفاده آسان باشد. از جمله نکات مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که طراحی پورتال سازمانی شما باید بصری باشد. همچنین معماری آن باید برای توسعه دهندگان ساده و آسان باشد.
همانطور که قبلا ذکر کردیم نرم افزار سازمانی محصولی بسیار پیچیده است که قرار است صدها نفر از آن استفاده کنند. ولی قیمت آن برای هر پورتال با طیف گسترده ای از ویژگی ها شروع می شود. این سامانه قرار است که سال‌ها به شما خدمت کند، هزینه‌های شما را به حداقل برساند و فرآیندهای سازمان / شرکت شما را بهینه کند.
همچنین این سامانه باید زمان ارتباط شما را کاهش دهد و بسیاری مزایای دیگر. هر سازمان / کسب‌وکار متوسط و بزرگ دارای نوعی سیستم (ERP ( Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است. بنابراین سازمان/ شرکت شما مستثنی نیست. در آینده شما به حدی رشد خواهید کرد که بدون داشتن نوعی پورتال اطلاعاتی سازمانی امکان فعالیت کارآمد برایتان وجود نخواهد داشت.
توصیه ما به شما این است که از ابتدا نرم افزار مناسبی داشته باشید. همچنین توصیه می کنیم که به شرکت هایی مراجعه کنید که دارای یک تیم قوی متشکل از تحلیلگران کسب و کار، مدیران تعامل با مشتری و همچنین مهندسان ارشد نرم افزار است. به این ترتیب یک قیمت دقیق برای طراحی و توسعه پورتال سازمانی به شما ارائه می دهند که نشان می دهد پروژه شما چقدر هزینه دارد.
علاوه بر مواردی که در قسمت بالا ذکر شد استفاده از ابزارهای هوش تجاری هم به منظور طراحی داشبوردهای هوش تجاری، استقرار داشبوردهای هوش تجاری و راه اندازی داشبوردهای هوش تجاری سازمانی بسیار مفید خواهد بود. امیدوارم با مطالعه این پست پاسخ دقیق و کامل این سوال که چرا پورتال سازمانی نیاز امروز سازمان هاست؟ برای شما عزیزان کاملا" روشن و شفاف شده باشد.
