چرا RFP یا فرم درخواست پروپوزال مهم است؟
فرم درخواست پروپوزال یا Request for Proposal یا RFP مستندی جامع است که نیازمندی‌های شرکت درخواست کننده خدمات، اطلاعات شرکت درخواست کننده و خواسته‌های آن شرکت را شامل می‌شود.
این یک تعریف کلی بود، سوال مهم این جاست که چرا چنین فرمی ضرورت دارد؟ پس همان ارتباط اولیه که شرکت با پیمان‌کاران می‌گیرد و جلسات متعدد بعدی به چه کار می‌آیند؟ چرا باید همه چیز مستند شده ثبت شود؟
متاسفانه با وجود این که میان کسب و کار‌ها پذیرش بیشتری نسبت به فرهنگ برون‌سپاری و آنلاین شدن دیده می‌شود، ماهیت سنتی برخی از کسب و کار‌ها هنوز با اکوسیستم جدید تجارت آنلاین منطبق نشده است. بسیاری هنوز بر این باورند که صحبت‌های شفاهی و جلسات پشت سرهم راهگشای چالش‌های مسیر توسعه هستند و در مقابل مستند‌سازی مقاومت می‌کنند.
یک تعریف ساده ببینیم:
مستند RFP چیست؟
زمانی که برای سفارش یک پروژه یا محصول به شرکت‌های نرم افزاری یا ارائه دهنده خدمات مراجعه می‌کنید از شما درخواست RFP می‌کنند. RFP یا فرم درخواست پروپوزالی که شما به آن‌ها ارائه می‌دهید، به طور خلاصه به آن شرکت می‌گوید شما که هستید، چه می‌خواهید، چیزی که می‌خواهید را در چه شرایطی باید تحویل بگیرید، در بازار چه افراد دیگری را مشابه یا رقیب خودتان شناسایی کرده‌اید و محصولی که قرار است تحویل بگیرید چه نیازی از شما یا مشتریانتان را برطرف می‌کند و چه ارزشی به شما اضافه می‌کند.
تصور کنید شما کارفرما هستید، این نیاز را حس کرده‌اید که برای فروش محصولاتتان نیاز به یک فروشگاه اینترنتی دارید. یک شرکت نرم افزاری پیدا می‌کنید و به آن‌ها که می‌گویید که یک فروشگاه اینترنتی می‌خواهید. شرکت نرم افزاری هم از شما اطلاعات دیگری نمی‌گیرد، مبلغی را می‌گوید که پرداخت می‌کنید و دو ماه می‌گذرد.
تماس می‌گیرید تا بپرسید پروژه در چه وضعیتی هست، می‌گویند تا یک هفته دیگر تمام می‌شود. یک هفته بعد به شما یک ادرس سایت، یک username و یک password می‌دهند و می‌گویند مبارک باشد و شما هم خوشحال می‌شوید که حالا یک فروشگاه اینترنتی دارید.
چیزی که نمی‌دانید این است که به‌زودی مجبورید فردی را استخدام کنید تا به ایرادات سایت رسیدگی کند چرا که خودتان سر در نمیاورید. بعد از مدتی متوجه می‌شوید نحوه ای که توسعه دهنده سایت برای نمایش دادن کالا در نظر گرفته مناسب محصولات شما نیست، این امکان را ندارید که ویدیوی برخی از کالاها را در سایت بگذارید و برخی از مشتریانتان از نبودن چت آنلاین در سایت ناراضی هستند. از طرف دیگر یکی از رقبایتان امکانی دارد که مشتری می‌تواند قسطی از سایتش خرید کند و شما هم می‌خواستید این آپشن را داشته باشید ولی فراموش کرده بودید به شرکت نرم افزاری بگویید.
واقعیت تلخ این‌جاست که یا باید فردی را پیدا کنید با هزینه چند برابر سایت را اصلاح کند یا از اول یک سایت فروشگاهی برای شما طراحی کند چرا که شرکت نرم افزاری پشتیبانی ارائه نمی دهد و که ادعا دارد که شما چنین درخواستی نداشته‌اید.
شاید باورتان نشود ولی سناریو بالا، اتفاقی بسیار رایج و پرتکرار است. RFP راه‌حل پیشگیری از چنین مشکلاتی است.
اجزای فرم RFP
۱- اطلاعات کلی کسب و کار و کارفرما
بخش ابتدایی هر فرم RFP با مشخصات کارفرما، معرفی نماینده او، زمینه فعالیت، وضعیت حقیقی یا حقوقی کارفرما و اطلاعات سند‌های رسمی مانند تاریخ تنظیم سند، شماره و تعداد ویرایش‌ها شروع می‌شود.
همچنین در فرم RFP بهتر است ذکر‌کنید که در حال حاضر از چه راهکار‌های آنلاینی برای فرایندهای‌تان استفاده می‌کنید، مثلا اگر سایتی دارید و یا راهکار CRM، ERP و نرم افزار مالی خاصی را خریداری کرده‌اید حتما اعلام کنید.
۲- هدف و کلیات پروژه
بخش دوم RFP مربوط به اطلاعات پروژه می‌باشد. در این بخش شما توضیحات مربوط به پروژه یا سامانه‌ای که به آن نیاز دارید را بیان می‌کنید.
این توضیحات شامل نام، نحوه کارکرد، زیربخش‌ها و اجزای پروژه شامل فیچر‌ها و قابلیت‌های سامانه، جریان درامدی سامانه و رقبا (داخلی و خارجی) می‌باشد. سامانه آنلاین عملا خود کسب و کاری مجزا است و از آن‌جایی که هر کسب و کاری نیازمند یک بوم کسب و کار است بهتر است تا این مدل را هم در مستند نیازمندی خود در RFP قرار دهید.
برخی از پارامتر‌های این بوم مانند ارزش پیشنهادی، مزیت رقابتی و ارتباط با مشتریان نقش مهمی در رویکرد توسعه سامانه دارند و می‌توانند دیدگاه خوبی به تیم توسعه فنی ارائه بدهند.
تصویر زیر بوم مدل کسب و کار استروالدر است که به صورت استاندارد برای نمایش مدل کسب و کار استفاده می شود.
منظور از اجزای پروژه و فیچر‌ها چیست:
بخش مهم دیگر در اجزای پروژه پیش‌بینی پلتفرم‌های اجرایی است، مثلا اگر قصد طراحی یک مارکت‌پلیس اینترنتی دارید و می دانید که فروشگاه شما ۴ بخش مدیریت، کاربران، فروشندگان و لجستیک (انبار، پیک و ارسال) نیاز دارد، پیش‌بینی خود از پلتفرم‌های این زیربخش ها را با توجه به نیاز درج کنید:
کاربران : اندروید، iOS و وب
مدیریت: وب
فروشندگان: وب
لجستیک: اندروید و وب
رقبا (پروژه‌های مشابه)
در صورتی که از پروژه‌های مشابه اجرا شده داخلی یا خارجی اطلاع دارید و یا از سامانه کسب و کار دیگری ایده سامانه خود را استخراج کرده اید، بررسی این سامانه مشابه دیدگاه وسیع‌تری در مراحل توسعه و طراحی سامانه به شرکت نرم افزاری می‌دهد. در بسیاری از موارد برای کمبود‌های پلتفرم‌های مشابه راهکاری در سامانه شما پیش‌بینی می‌شود که خود ارزش افزوده‌ی سامانه شما خواهد بود و یا از نقاط قوت و موفقیت آن سامانه برای طراحی فیچری جدید در سامانه شما الهام گرفته می‌شود.
نیازمندی‌های فنی و غیر فنی (بیزینسی)
هر کسب و کاری ترجیحات منحصر به فردی بر اساس شرایط درونی و یا جایگاهی خود برای طراحی و پیاده سازی سامانه‌های آنلاین دارد. بسیاری از این موارد در زمان عقد قرارداد باید در قرارداد ذکر شوند مانند شرایط پشتیبانی مد نظر شما و در جریان پروژه نیز توجه تیم فنی شرکت نرم افزاری به پیاده سازی این موارد مانند پیش‌بینی استفاده از API سرویس مالی شما، اهمیت زیادی دارد.
به همین دلیل در بسیاری از فرم‌های RFP بخشی به این مورد نیز اختصاص داده شده است. نمونه ای از این موارد را در تصویر زیر می‌توانید ببینید:
زمان بندی و هزینه
دو مسئله خیلی مهم در توسعه هر سامانه نرم افزاری، هزینه توسعه و زمان‌بندی تحویل آن است. تعیین این دو مسئله در فرم RFP برای تدوین پروپوزال توسط شرکت نرم‌افزاری بسیار اهمیت دارد. بسیاری از شرکت ها برای دریافت سامانه آنلاین و لانچ آن فورس زمانی مشخصی دارند و یا بودجه مشخصی را برای این فرایند در نظر گرفته‌اند.
با توجه به اینکه احتمالا RFP تنظیم شده را برای چند شرکت نرم افزاری متفاوت ارسال خواهید کرد ذکر این دو مورد در پرپوزال می‌تواند بسیاری از مکالمات زمان‌بر تلفنی یا جلسات حضوری لازم برای چانه‌زنی بر سر قیمت و یا کاهش زمان توسعه را حذف کند.
مثلا:
- مدت زمان اجرای پروژه: حداکثر ۶ ماه
- بودجه‌بندی هزینه برای توسعه کل سامانه: حداکثر ۳.۵۰۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال
شرکت نرم افزاری با توجه به این دو پارامتر تعیین شده توسط شما، پروپوزال خود را تنظیم می‌کند و محدودیت‌های تعیین شده را در برنامه‌ریزی خود جای می‌دهد. در صورتی که زمان تعیین شده توسط شما با بودجه‌ای که ذکر کرده‌اید مطابقت اجرایی نداشته باشد، شرکت نرم افزاری می‌تواند توضیحات کامل خود را به صورت مکتوب به شما اعلام کند.
مثلا در بسیاری از موارد مشاهده می‌شود که برای پروژه‌ای با Scale گسترده، در RFP زمانی غیر معقول (زیر دوماه) تعیین شده و هزینه اعلام شده نیز با هزینه‌های نفر/ساعت مرسوم مطابقت نداشته است. در این موارد شرکت نرم افزاری می‌تواند در اولویت بندی فیچر‌ها و مدیریت هزینه بهتر برای توسعه پروژه نرم افزاری راهکاری اجرایی به شما ارائه دهد.
پس در نهایت، RFP مهم است!
همانطور که در ابتدای مقاله هم گفته شد، مستند نیازمندی یا RFP بخش مهمی از فرایند توسعه است و عدم تنظیم آن می تواند صدمات جبران ناپذیری را در فرایند توسعه به همراه بیاورد. مهم نیست پروژه شما چه سایز و مقیاسی دارد و یا چه بودجه‌ای برای آن در نظر گرفته اید، داشتن RFP یک گام اصولی در مسیر است. به خصوص اگر قصد دریافت قیمت و پروپوزال از چندین شرکت را دارید.
در صورتی که فرم RFP شما استاندارد باشد، امکان مقایسه پیشنهادات شرکت‌های مختلف با یکدیگر را خواهید داشت و میزان مطابقت پرپوزال دریافتی با RFP شما نیز خود معیاری برای سنجش ارزش پیشنهادی شرکت توسعه دهنده خواهد بود.
با توجه به درخواست بسیاری از مشتریان و همچین تسهیل این فرایند برای افرادی که قصد ورود اصولی به بازار تجارت آنلاین را دارند یک نقشه راه کلی برای نحوه تکمیل فرم RFP در وبسایت نوژن تنظیم کردیم. و همینطور برای راحتی کار کسب و کار‌هایی که قصد همکاری با ما دارند و فرم RFP تکمیل شده ای ندارند نیز یک فرم RFP آنلاین تنظیم کردیم که در این صفحه به آن دسترسی دارید.
چند لینک زیر برای سهولت دسترسی به اطلاعات بیشتر در این خصوص هستند.
- مدل کسب و کار چیست و چگونه بوم کسب و کار را تکمیل کنیم؟ آشنایی با بوم کسب و کار استروالدر
- ایده طراحی اپلیکیشن یا سایت، چطور ایده خود را ارزیابی کنیم؟
- برون سپاری به شرکت نرم افزاری
- RFP یا فرم درخواست پروپوزال شرکت نرم افزاری نوژن
مطلبی دیگر از این انتشارات
تحول دیجیتال و هوشمندی کسب و کار
مطلبی دیگر از این انتشارات
هوشمند سازی کسب و کار با استفاده از تکنولوژی هوش مصنوعی
مطلبی دیگر از این انتشارات
چالش های توسعه پلتفرم اختصاصی