دستور جلسه چیست و چطور آن را بنویسیم؟

از دستور جلسه غافل نشوید!

داشتن دستور جلسه مهم است چون به شما کمک می‌کند تا تمرکزتان روی موضوعات مهم را از دست ندهید. دستور جلسۀ خوب به شما کمک می‌کند تا مواردی که باید در مورد آن تصمیم‌گیری کنید را از قلم نیندازید.

دستور جلسه چیست؟

دستور جلسه لیستی از موضوعات یا فعالیت‌هایی است که قصد دارید در طول جلسه به آن‌ها بپردازید و در مورد آن‌ها گفتگو و هم‌فکری کنید.

هدف اصلی دستور جلسه این است که به شرکت‌کنندگان، یک دید کلی و واضح از ساختار جلسه ارائه کند. به اشتراک گذاشتن این اطلاعات با شرکت‌کنندگان می‌تواند به ‌آن‌ها کمک کند تا با آمادگی و یک پیش‌زمینۀ ذهنی در جلسه حاضر شوند.

دستور جلسه شامل چه چیزهایی است؟

هر دستور جلسه‌ای به طور معمول شامل موضوعات گفتگو، سخنرانان و جدول زمانی است که این موضوع به مدیر جلسه کمک می‌کند تا کنترل جلسه را در دست داشته باشد.

چطور یک دستور جلسه بنویسیم؟

هدف جلسه را مشخص کنید

قبل از شروع جلسه، از خودتان بپرسید چرا روی برگزاری این جلسه پافشاری می‌کنید. زمانی‌که هدفتان از برگزاری جلسه را مشخص می‌کنید کنترل اوضاع را در دست دارید. هنگام تعیین هدف اصلی جلسه، سعی کنید تا حد امکان هدفی واقعی را انتخاب کنید که در مدت زمان مشخص قابل دستیابی باشد.

از شرکت‌کنندگان در جلسه نظر بخواهید

قبل از نوشتن دستور جلسه، از شرکت‌کنندگان بخواهید تا نظرشان در مورد موضوعاتی که می‌خواهند در جلسه مطرح شود را به اشتراک بگذارند. این موضوع به شما کمک می‌کند تا افرادی در طول جلسه مشارکت و تعامل بیشتری داشته باشند. بعد از تهیه فهرستی از ایده‌ها، سؤالات و نظرات شرکت‌کنندگان در جلسه، حالا می‌توانید این لیست را مرور کنید و تصمیم بگیرید که کدام موارد برای شما اولویت دارند و می‌خواهید در جلسه به آن‌ها بپردازید.

وظایف هر فرد را مشخص کنید

پس از بررسی مواردی که می‌خواهید در جلسه مطرح شود حالا می‌توانید فهرستی از وظایف هر فرد و یا اقداماتی که بعد از جلسه باید صورت بگیرد را مشخص کنید. هنگام تعیین وظایف افراد بهتر است هدف اصلی خود را مرور کنید. در نظر بگیرید که چه گام‌های کوچکی می‌توانید بردارید تا به شما در رسیدن به هدف اصلی کمک کند.

زمان حدودی هر موضوع را تخمین بزنید

در این مرحله می‌توانید زمان حدودی که می‌خواهید به هر موضوع اختصاص بدهید را تخمین بزنید. این موضوع به شما کمک کند که زمان کافی برای پوشش دادن همۀ موضوعات ضروری را داشته باشید و از زمان جلسۀ خود به شکل بهینه استفاده کنید. هم‌چنین به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا نظرات و سؤالات خود را متناسب با چارچوب زمانی تنظیم و مطرح کنند.

مشخص کنید چه کسی هر موضوع را رهبری می‌کند

برخی از جلسات چندین سخنران یا ارائه‌دهنده دارند. به عنوان مثال، ممکن است مدیران بخش‌های مختلف در مورد اهداف یا اطلاعات واحد خود صحبت کنند. اگر قصد دارید افراد دیگری در طول جلسه در مورد موضوعات صحبت کنند، می‌توانید اسامی آن‌ها را مشخص کنید.

هر جلسه را با یک بررسی به پایان برسانید

در پایان جلسه، زمانی را برای مرور روی موضوعات مطرح شده در نظر بگیرید. این موضوع به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا بهتر متوجه شوند که چه تصمیماتی گرفته شده و چه اقدامات و وظایفی را باید انجام بدهند. شما می‌توانید این موضوع را به عنوان آخرین مورد به دستور جلسۀ خود اضافه کنید.

نکاتی برای نوشتن دستور جلسه

برای نوشتن دستورجلسۀ مؤثر، این نکات را دنبال کنید:

• دستور جلسه را کمی قبل از برگزاری جلسه با شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید.
• در دستور جلسه نکات اصلی را به‌طور خلاصه بیان کنید. در طول جلسه می‌توانید موارد را با جزئیات بیشتری بررسی کنید.

چه مواردی در دستور جلسه نوشته می‌شود؟

هر شرکت و سازمانی می‌تواند دستور جلسۀ ویژۀ خود را داشته باشد. در این‌جا به برخی از مواردی که در اکثر دستورجلسات نوشته می‌شوند اشاره می‌کنیم:

1. موضوع و عنوان جلسه
2. تاریخ، زمان و ساعت برگزاری جلسه
3. مکان برگزاری جلسه: اگر یک جلسه آنلاین را رهبری می‌کنید، لینک پلتفرم آنلاین را اضافه کنید.
4. اهداف: در بخشی با عنوان اهداف، می توانید هدف اصلی جلسه و آنچه را که امیدوارید در طول مکالمه به دست آورید را بنویسید.
5. موارد دستور جلسه: سپس می توانید هر مورد دستور جلسه را فهرست کنید. در صورت لزوم، می‌توانید بازۀ زمانی هر کار و مسئول آن را هم مشخص کنید.
6. فرصت بازبینی: همچنین می‌توانید بخشی را برای بررسی یا بحث‌های بیشتر اضافه کنید.

اگر می‌خواهید با انواع جلسات رسمی و غیررسمی آشنا شوید، آمارهایی دربارۀ جلسات بخوانید و با سه روش مؤثر برگزاری جلسات آشنا شوید به متن کامل این مقاله در وب‌سایت انتشارات آریاناقلم مراجعه کنید.