معرفی ۸ نوع از جلسات کاری (رسمی و غیر رسمی)

انواع جلسات

قبل از برنامه‌ریزی برای برگزاری جلسات کاری، باید نوع و هدف جلسه مشخص شود. جلسات بر اساس رسمیت، اهداف، تعداد افراد شرکت‌کننده و … می‌توانند انواع مختلفی داشته باشند. جلسات مختلف شبیه به مهره‌های مختلف بازی شطرنج هستند. همان‌طور که هر مهره‌ با حرکات منحصربه فرد خود به جلو بردن استراتژی بازی شطرنج کمک می‌کند، جلسات مختلف هم در پیشبرد بخش‌های مختلف کسب‌وکار کمک می‌کنند. بنابراین در این بخش به بررسی دو نوع کلی جلسات یعنی جلسات رسمی و غیررسمی می‌پردازیم:

جلسات رسمی

چه چیزی باعث تفاوت یک جلسه‌ی رسمی با سایر جلساتی می‌شود که تیم شما برگزار می‌کند؟ در جلسات رسمی افرادی با نقش‌های تعریف شده مانند رئیس شرکت، مدیر اجرایی، مدیر بازاریابی، منشی جلسه و … شرکت می‌کنند. در تمام جلسات رسمی، صورت‌جلسه نوشته می‌شود و ساختار و موضوعاتی که باید به بحث و تصمیم‌گیری گذاشته شوند از قبل مشخص شده‌اند. جلسات رسمی، اعضای یک سازمان به ویژه مدیریت را در جریان تغییراتی که در سازمان اتفاق افتاده است، اقداماتی که انجام شده است، تصمیمات گرفته شده و… می‌گذارد.

انواع جلسات رسمی

1. جلسۀ مدیریت (Management Meeting)

شاید متداول‌ترین جلسات رسمی، جلسات مدیریت باشد. این‌ جلسات باتوجه به نوع سازمان در فواصل زمانی مختلفی برگزار می‌شوند، اما معمولاً ماهانه یا فصلی هستند. در این جلسات، عملکرد هر بخش بررسی می‌شود و در مورد تصمیمات کلیدی، مانند پیاده‌سازی نرم‌افزار جدید یا استخدام یک عضو جدید در تیم مدیریت رای‌گیری می‌شود.

۲. جلسۀ هیئت مدیره (Board of Directors meeting)

هیئت مدیره یک شرکت در برابر سهامداران پاسخگو است و مسئولیت نظارت بر عملکرد شرکت را بر عهده دارد. مانند جلسات مدیریت، این جلسات در فواصل زمانی مختلف برگزار می شود، اما معمولا جلسات سه ماهه یا دوسالانه است. از آن جایی که افرادی که در این جلسات شرکت می‌کنند مسئولیت‌های زیاد و وقت کمی دارند بنابراین این جلسات باید به خوبی سازماندهی شده و بسیار ساختارمند باشد.

۳. جلسۀ سهامداران (Shareholders’ meeting)

مجمع سهامداران، جلسه‌ای است که همۀ افرادی ‌که منافع مالی در یک سازمان دارند در آن شرکت می‌کنند. این جلسات به مدیر سازمان فرصتی می‌دهد تا گزارشی از پیشرفت‌ برنامه‌ها ارائه کند و همچنین فرصتی را به سهامداران می‌دهد تا سؤالاتشان را از مدیریت بپرسند.

۴. جلسۀ استراتژی (Strategy meeting)

یک جلسۀ استراتژی ممکن است بخشی از یک جلسۀ مدیریت منظم باشد، اما اغلب، یک جلسۀ رسمی جداگانه است که سالانه یا فصلی بین رهبران یک سازمان برگزار می‌شود. هدف از این جلسه، تعیین استراتژی سازمان برای یک دورۀ زمانی (اغلب سالانه یا سه ماهه) است. سپس باتوجه به این استراتژی کلی، استراتژی بخش‌های مختلف سازمان مشخص می‌شود.

جلسات غیررسمی

برخلاف آنچه اکثر مردم فکر می‌کنند بخش بزرگی از جلسات را جلسات غیررسمی تشکیل می‌دهند. برای بررسی دقیق‌تر این موضوع بیایید ابتدا جلسات رسمی را تعریف کنیم و بعد از آن تعریفی داشته باشیم از جلسات غیررسمی.

جلسه رسمی هر ملاقات از پیش تعیین شده بین دو یا چند نفر است که:

• به منظور دستیابی به یک هدف مشترک و اعلام شده صورت می‌گیرد.
• در تاریخ، زمان و مکان تعیین شده انجام می‌شود.
• دستور جلسه مشخصی را دنبال می‌کند.
• در صورت‌جلسه موضوعات، آرا و موارد اجرایی و تصمیم‌گیری‌ها ثبت می‌شود.

بنابراین، جلسۀ غیررسمی، جلسه‌ای تعریف می‌شود که بین دو یا چند نفر برگزار می‌شود و هیچ‌کدام از معیارهای بالا را ندارد. از اینجا متوجه می‌شویم که اکثریت بزرگی از جلسات کاری که برگزار می شود، جلسات «غیررسمی» است.

چرا جلسات غیررسمی نباید به حاشیه برود؟ هرچند جلسات غیررسمی به یک دستورجلسه‌ی سفت و سخت پایبند نیستند اما در فرهنگ‎ سازمانی نقش مهمی دارند.

انواع جلسات غیررسمی

جلسۀ طوفان فکری (Brainstorming meeting)

در جلسات طوفان فکری افراد مختلف سازمان دور هم جمع می‌شوند و ایده‌های خودشان را در مورد موضوعی مثل توسعه محصول یا برنامه‌ریزی یک کمپین بازاریابی جدید بیان می‌کنند. هدف از جلسۀ طوفان‌فکری رسیدن به ایده‌های جدید و متنوع است تا گزینه‌های روی میز را افزایش بدهند و در مورد آن‌ها به عنوان یک گروه هم‌فکری کنند. به این ترتیب هر ایده باعث جرقه‌زدن ایده‌ی دیگری می‌شود.

جلسۀ حل مسئله (Problem-solving meeting)

جلسات حل مسئله به کاهش موانع کمک می‌کنند. هدف اصلی این نوع جلسه، یافتن راه حل بهینه برای موضوع و چالشی است که سازمان با آن مواجه است. درجلسات حل مسئله، شرکت‌کنندگان دور هم جمع می‌شوند و تا حد امکان راه‌حل‌ ارائه می‌کنند. پس از مشخص شدن راه‌حل، باید تصمیم‌گیری شود که چه کسی بهترین راه حل را اجرا خواهد کرد. این مسئولیت را می توان به یک نفر واگذار کرد یا بین چند نفر از اعضای تیم تقسیم کرد. نتیجه این جلسه، در بسیاری از موارد، یک مسیر روشن به جلو است در نهایت، یک جلسۀ حل‌مسئله‌ی موفق بدون شناسایی علت اصلی مشکل کامل نمی‌شود. درک اینکه چه چیزی این مشکل را ایجاد کرده است از تکرار آن جلوگیری می‌کند.

جلسۀ تیم‌سازی (Team-building meeting)
جلسات تیم‌سازی یعنی با برگزاری یک‌سری جلسات غیررسمی و در نظرگرفتن فعالیت‌ها و سرگرمی‌ها در محیط داخل یا خارج از محل کار مثل رستوران، پارک یا سینما فرصتی را برای اعضای تیم‌تان فراهم کنید تا با یک‌دیگر ارتباط بیشتری برقرار کنند. این ارتباط و گفتگو در مورد موضوعات کاری و غیرکاری است.

در فعالیت‎‌ها و جلسات تیم‌سازی، اعضای یک سازمان شروع به درک نقاط قوت و ضعف همکارانشان می‌کنند. بسیاری از افراد برای انجام فعالیت‌ها و حتی سرگرمی‌هایی که در فرآیند تیم‌سازی در نظر گرفته شده‌‌اند از مناطق امن خود خارج می شوند. آن‌ها نقش‌هایی را بر عهده می‌گیرند که معمولاً در محل کار انجام نمی‌دهند.

این فعالیت‌ها به مدیران کمک می‌کند تا با توانایی‌ها و ویژگی‌های مختلف کارکنانشان آشنا شوند. به طورمثال یک مدیر می‌تواند با دیدن کارمند ساکتش که در این فرآیندها به خوبی نقش یک رهبر را بازی می‌کند شگفت‌زده شود.
همان‌طور که سایمون سینک اشاره می‌کند:«یک تیم گروهی از افراد نیستند که با هم کار می‌کنند بلکه گروهی از افراد هستند که به هم اعتماد دارند.» جلسات تیم‌سازی فرصت خوبی برای آشنایی و شناخت بیشتر اعضای تیمتان از یک‌دیگر را فراهم می‌کند و آن‌ها را به هم نزدیک‌تر می‌کند.

جلسه آبسردکن مجازی (virtual water cooler chat)

چگونه می‌توانید به کارمندان دورکارتان کمک کنید که بدون حضور در یک فضای مشترک، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند؟ به کمک یک آبسردکن مجازی! آبسردکن مجازی همان نسخه‌ی به روز و آنلاین گفتگوهای آبسردکن است. این اصطلاح به این موضوع اشاره دارد که افراد در زمان‌های کوتاه استراحتشان اطراف آبسردکن محل کارشان جمع می‌شوند و در مورد مسائل کاری یا در مورد زندگی شخصی خود با هم صحبت می‌کنند.

برای این‌گونه معاشرت‌ها در محل کار به یک آبسردکن واقعی نیاز ندارید. در زمان استراحت، زمان ناهار هنگام ریختن چای یا حتی گرفتن کپی می‌توانید با همکارانتان صحبت کنید. بنابراین حضور فیزیکی در محل کار، فرصت خوبی را برای برقراری ارتباط و گفتگوهای معمولی فراهم می‌کند. اما کارمندان دورکار چطور می‌توانند از مزایای تعامل با همکارانشان استفاده کنند؟ چگونه سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که کارکنان علیرغم دوری، فرصت‌های کافی برای ارتباط دارند؟

شما می‌توانید با برگزاری جلسات مجازی از طریق پلتفرم‌های مختلف یا ایجاد گروه‌های مجازی، فرصتی فراهم کنید تا کارمندانتان با هم گفتگوی مجازی داشته باشند و هم‌چنان در تعامل با یک‌دیگر بمانند.

اگر می‌خواهید بدانید چطور باید یک صورت جلسۀ‌ خوب بنویسید، مدیران مشهور دنیا جلسات‌شان را چطور مدیریت می‌کنند یا آمارهایی دربارۀ برگزاری جلسات بخوانید می‌توانید متن کامل این مقاله را در وب‌سایت انتشارات آریاناقلم مطالعه کنید.