چرا مدیریت زمان جواب نمی‌دهد؟ (از نگاه آدام گرانت)

چند سال پیش که رهبری درس می‌دادم، در فرصت استراحت میان کلاس، یکی از مدیران به نام مایکل سراسیمه پیشم آمد. رئیسش گفته بود باید بهره‌وری‌اش را بیشتر کند، و او هم چند ساعتی صرف این کرده بود که ببیند چه چیزهایی وقتش را می‌گیرد. جلسات غیرضروری را حذف کرده بود و برنامۀ دیگری نبود که بتواند از تقویم کاری‌اش حذف کند. راهی هم به نظرش نمی‌رسید که بتواند کارایی‌اش را افزایش دهد.

بالأخره گفت: «ممکنه فکر کنی شوخی می‌کنم، اما جدی می‌گم. تنها چیزی که به نظرم می‌رسه اینه که کمتر آب بخورم تا کمتر مجبور بشم برم دستشویی.»

ما فرهنگی داریم که فکر و ذکرش بهره‌وری فردی است. ما کتاب‌هایی را که دربارۀ به سرانجام رساندن کارهاست با ولع می‌خوانیم و آرزوی هفتۀ کاری چهارساعته را در سر می‌پرورانیم. ما شتاب را می‌پرستیم و باافتخار می‌گوییم که وقت سر خاراندن نداریم. غالباً به ما می‌گویند که کلید انجام کارها مدیریت زمان است. اگر بتوانید برنامۀ زمانی‌تان را بهتر تنظیم کنید، به بهشت بهره‌وری وارد می‌شوید.

اما من بعد از دو دهه بررسی بهره‌وری، به این نتیجه رسیده‌ام که مدیریت زمان راه‌حل نیست، اتفاقاً خودش بخشی از مشکل است.

در طول سال‌های کاریم بیشترین سؤالی که از من پرسیده‌اند این بوده: «چه‌طور کار بیشتری انجام دهم؟» گاهی افراد چون می‌دانند روانشناس سازمانی هستم و بهره‌وری یکی از حوزه‌های تخصصم است این را می‌پرسند، ولی بیشتر برای این می‌پرسند که در مقاله‌ای در نیویورک تایمز یا در کتاب مورد علاقه‌شان خوانده‌اند که من خیلی کار می‌کنم.

اما حقیقت این است که من احساس نمی‌کنم بهره‌وری‌ام زیاد است. من مرتب در رسیدن به هدف‌های روزانه‌ای که برای پیشرفت تعیین می‌کنم ناکام می‌مانم، و برای همین هم وقتی این سؤال را می‌پرسیدند نمی‌دانستم چه‌طور جواب بدهم. صحبت با مایکل باعث شد جرقه‌ای در ذهنم زده شود: دریافتم پرکار بودن به مدیریت زمان ربطی ندارد. تعداد ساعات روز محدود است و متمرکز شدن روی مدیریت زمان فقط آگاهی‌مان را از اینکه چه تعدادی از این ساعات را تلف می‌کنیم افزایش می‌دهد.

مدیریت توجه روش بهتری است: افراد و پروژه‌هایی را که اهمیت دارند اولویت‌بندی می‌کنیم، و دیگر مهم نیست هر کاری چه‌قدر وقت می‌گیرد.

مدیریت توجه هنر تمرکز بر انجام دادن کارها به دلایل درست، در جای درست و در زمان درست است.

اما چرا روی مدیریت توجه تمرکز کنیم؟

مطابق فهم عرفی از مدیریت زمان، باید هدف‌گذاری کنید که چه زمانی می‌خواهید کاری را تمام کنید. تصمیم گرفتم این کار را برای این مقاله انجام بدهم. هدفم نوشتن 1,200 کلمه بود، بنابراین ساعت 8 صبح مشغول نوشتن شدم و به خودم سه ساعت زمان دادم، یعنی می‌باید دقیقه‌ای شش کلمه می‌نوشتم که سرعت زیادی هم نبود. شش دقیقه گذشت و دریغ از یک کلمه، فقط به مکان‌نمای چشمک‌زن زل زده بودم. تنها کاری که موفق به انجام آن شدم جستجو در گوگل بود تا ببینم نویسندگان دیگر وقتی دستشان به نوشتن نمی‌رود غیر از ناسزا گفتن کار دیگری هم می‌کنند یا نه. بعدش کنجکاو شدم بدانم که واقعاً چند کلمه در دقیقه تایپ می‌کنم و از خودم آزمون تایپ گرفتم. از امتیازم راضی نبودم، بنابراین دوباره از خودم آزمون گرفتم … و دوباره هم.

بالأخره از سر استیصال به مدیریت توجه روی آوردم. ای. بی. وایت می‌نویسد: «صبح‌ها که از خواب برمی‌خیزم سر دوراهی می‌مانم؛ از طرفی میل به بهبود (یا نجات) دنیا دارم و از طرف دیگر میل به لذت بردن از دنیا (یا چشیدن آن). این مسئله برنامه‌ریزی روزانه را برایم سخت می‌کند.» اما من در تحقیقی که انجام دادم دریافتم که افرادی که بهره‌وری‌شان زیاد است دچار چنین کشمکشی نیستند. آنها هم‌زمان هر دو خواسته را دنبال می‌کنند، به پروژه‌هایی گرایش دارند که هم شخصاً برایشان جالب است و هم از منظر اجتماعی مهم و مفید هستند.

پس به‌‌جای اینکه روی سریع تمام کردن این مقاله تمرکز کنم، از خودم پرسیدم اصلاً چرا قبول کرده‌ام این مقاله را بنویسم: خب احتمالاً در حین تجزیه و تحلیل تحقیقم چیزهای جدیدی یاد می‌گیرم؛ بالأخره جایی وجود خواهد داشت که وقتی مردم دربارۀ بهره‌وری از من سؤال می‌کنند به آنجا ارجاعشان بدهم؛ و احتمالاً این مقاله برای بعضی از آنها مفید خواهد بود.

بهره‌وری پایین اغلب ناشی از فقدان کارایی نیست، بلکه ناشی از فقدان انگیزه است. بهره‌وی فضیلت نیست، وسیله‌ای است برای رسیدن به هدف. بهره‌وری فقط زمانی ارزش دارد که هدفتان ارزشمند باشد. اگر بهره‌وری هدفتان باشد، مجبورید به قدرت اراده‌‌تان متوسل شوید و خود را وادار به انجام دادن کارها کنید، ولی اگر به این توجه کنید که چرا مشتاق انجام پروژه‌ای هستید و اینکه چه کسانی از آن نفع می‌برد، خودبه‌خود برای انجام دادن آن انگیزۀ درونی پیدا می‌کنید.

اگر نگران زمان نباشم، چه تضمینی هست کار را رها نکنم؟

مدیریت توجه به جایی که کار می‌کنیم هم توجه دارد. من در میشیگان بزرگ شده‌ام، وقتی به آنجا برمی‌گشتم تا تحصیلات تکمیلی‌ام را انجام بدهم، سعی کردم دوستم را که ساکن ساحل غربی بود متقاعد کنم با من بیاید.

دوستم به آنجا سری زد و اتفاقاً آمدنش مصادف شد با وقوع کولاکی شدید. گفت که آنجا «زیادی سرد و دلگیر است». او به استنفورد رفت. زمستان بعدی در میشیگان سردترین و دلگیرترین زمستانی بود که در عمرم دیدم، با این حال بیشترین بهره‌وری را در آن زمستان داشتم. هیچ کاری نداشتم مگر کار کردن!

تعجبی هم ندارد. سلسله تحقیقاتی که به سرپرستی جولیا لی انجام شد نشان داد که هوای بد بهره‌وری را افزایش می‌دهد، چون کمتر احتمال دارد فکر بیرون رفتن به سرمان بزند وحواسمان را پرت کند. محققان دریافته‌اند که در روزهای بارانی، کارمندان بانک در ژاپن تراکنش‌ها را سریع‌تر انجام می‌دهند، و همچنین در روزهایی که هوا بد است در آمریکا، افراد در اصلاح غلط‌های املایی در نوشته‌ها کارایی بیشتری دارند. با علم به این موضوع، من هم صبر کردم تا کولاک بشود و روز بعدش مشغول نوشتن این مقاله شدم، یعنی وقتی که منظرۀ برفابۀ بیرون پنجره اصلاً چنگی به دل نمی‌زد.

آنچه در مبحث مدیریت توجه مورد علاقۀ من است چه وقتی است. عمدتاً کارهایی برای ما چالش بهره‌وری ایجاد می‌کنند که نمی‌خواهیم انجامشان دهیم اما مجبوریم انجامشان دهیم. سال‌ها فکر می‌کردم چارۀ کار این است که این گونه کارها را بلافاصله بعد از کارهای فوق‌العاده جالب انجام دهم تا برای انجامشان انرژی داشته باشم. تا اینکه با همکارم، جیهی شین، در یک فروشگاه بزرگ در کره تحقیقی انجام دادیم و دریافتیم که در واقعیت امر، وقتی کارکنان وظیفه‌ای داشته باشند که فوق‌العاده جذاب است، عملکرد آنها در انجام وظایف کسل‌کننده‌تر دچار افت می‌شود.

یکی از دلایل آن می‌تواند پسماند توجه (attention residue) باشد: فکرتان مرتب سراغ آن کار جالب می‌رود و توجهتان از کار کسل‌کننده منحرف می‌شود. اما ما تحقیقی با آمریکایی‌ها انجام دادیم که در آن شرکت‌کنندگان بعد از اینکه ویدیو تماشا می‌کردند باید وظیفۀ کسل‌کنندۀ وارد کردن داده‌ها را انجام می‌دادند. یافته‌های ما دخیل بودن سازوکار متفاوتی را تأیید می‌کرد: تأثیر تضاد (contrast effects). تماشای ویدیویی جالب باعث می‌شود وظیفۀ وارد کردن داده‌‌ها حتی آزاردهنده‌تر از حد معمول به نظر بیاید، همان‌گونه که دسر شیرین باعث می‌شود حس کنید سبزیجات سر میز بدمزه‌تر هستند. پس وقتی می‌خواهید کار کسل‌کننده‌ای انجام دهید، آن را بعد از کاری انجام دهید که کمی جالب است و هیجان‌انگیزترین کار را به‌عنوان جایزه بگذارید برای آخر. موضوع زمان نیست، بلکه زمان‌بندی است.

اوقات خلاقیت و اوقات مدیریت

حدس می‌زنم هدف شما فقط این نیست که بهره‌وری‌تان بیشتر شود، می‌خواهد خلاقیت هم داشته باشید.

مشکل اینجاست که استراتژی‌های مدیریتِ توجهی که باید برای بهره‌وری و خلاقیت به کار بگیرید متضاد همدیگرند. بهره‌وری وقتی افزایش می‌یابد که درهای توجه را ببندیم تا افکار نامربوط و منحرف‌کننده نتوانند داخل شوند، حال آنکه لازمۀ خلاقیت باز کردن درهای توجه و راه دادن چنین افکاری است.

چگونه هر دو را باهم جمع کنیم؟ دنیل پینک در کتاب چه وقت دربارۀ شواهدی می‌نویسد که نشان می‌دهد ریتم شبانه‌روزی بدنتان کمکتان می‌کند بفهمید چه وقتی مناسب کاری است که نیاز به بهره‌وری دارد و چه وقتی مناسب کاری است که نیاز به خلاقیت دارد. اگر آدمِ صبح هستید، کارهای نیازمند تحلیل را باید صبح زود انجام دهید، وقتی که هنوز هوشیاری‌تان در اوج است؛ کارهای روزمره را باید در میانۀ روز حول‌وهوش وقت ناهار انجام دهید که آهنگ بدنتان کندتر می‌شود؛ و کارهای نیازمند خلاقیت را باید بعدازظهرها هر چه به غروب‌ نزدیک‌تر می‌شوید انجام دهید، یعنی وقتی که احتمالش بیشتر است تفکر غیرخطی داشته باشید. اگر آدم شب هستید، احتمالاً بهتر است صبح‌ها که خیلی هوشیار نیستید سراغ پروژه‌های خلاقانه بروید و کارهای تحلیلی را به حوالی غروب موکول کنید که حسابی سرحال و هوشیار هستید. این مدیریت زمان نیست، چون ممکن است بعد از اینکه برنامۀ زمانی‌تان را از نو تنظیم کردید همان مدت زمان را صرف انجام دادن همان کارها بکنید. این مدیریت توجه است: می‌بینید کارها را با چه ترتیبی بهتر انجام می‌دهید و برنامه‌تان را آن‌طور تنظیم می‌کنید.

توجه به مدیریت زمان‌بندی (timing management) همچنین مستلزم این است که دربارۀ چگونگی برنامه‌ریزی برای انجام کارهایتان به شیوه‌ای متفاوت فکر کنید. شخصاً توصیۀ پل گراهام را برای تقسیم هفته به «روزهای خلاقیت» و «روزهای مدیریت» خیلی دوست دارم.

در روزهای مدیریت، جلسه‌هایتان را برگزار می‌کنید و تماس‌هایتان را می‌گیرید. در روزهای خلاقیت، برای انجام کار پربازده و خلاق زمان اختصاص می‌دهید، و می‌دانید که از دست حواس‌پرتی‌های معمول در امانید و جریان کارتان دچار وقفه نمی‌شود. متأسفانه تعداد اندکی از ما از این موهبت برخورداریم که بتوانیم تمام هفته‌هایمان را این‌گونه مدیریت کنیم، و این یعنی باید راه‌هایی پیدا کنیم برای کنار گذاشتن وقت تا بتوانیم اوقات خلاقیت داشته باشیم.

مدیریت زمان می‌گوید باید همۀ حواس‌پرتی‌ها را از بین برد، نه فقط مزاحمت‌های افراد دیگر را، بلکه حواس‌پرتی‌هایی را هم که خودتان برای خودتان ایجاد می‌کنید. اگر عادت به پرسه‌زدن در شبکه‌های اجتماعی دارید، باید این کار را کلاً کنار بگذارید. مدیریت توجه روش جایگزینی پیشنهاد می‌کند: به زمان‌بندی حواس‌پرتی‌ها فکر کنید.

وقتی مدرسۀ راهنمایی می‌رفتم، یک بعدازظهر کامل را مشغول تماشای تلویزیون شدم و وقتم را هدر دادم. بعدش از خودم خیلی بدم آمد. اما تلویزیون تماشا کردن را رها نکردم، بلکه قانونی گذاشتم: فقط وقتی تلویزیون را روشن می‌کنم که بدانم چه چیزی را می‌خواهم تماشا کنم. همین سیاست را دربارۀ شبکه‌های اجتماعی هم پیاده می‌کنم: وقت‌هایی که می‌توانم کار کنم، فقط اگر بخواهم چیزی به اشتراک بگذارم وارد آنها می‌شوم. گشت‌وگذار را می‌گذارم برای زمان‌هایی که کار دیگری نمی‌توانم انجام دهم، مثلاً وقتی منتظر پروازم هستم یا وقتی که بعد از ورزش کردن می‌خواهم بدنم سرد شود.

بیشتر نویسندگانی که می‌شناسم منتظر روزهای خلاقیت می‌مانند تا سراغ نوشتن بروند، چون اعتقاد دارند دست‌کم چهار تا شش ساعت زمان نیاز دارند تا بتوانند دربارۀ ایده‌ای مهم یا مسئله‌ای پیچیده بنویسند. اما شواهدی وجود دارد که نشان می‌دهد آنهایی که باز‌ه‌های چندساعته برای نوشتن اختصاص می‌دهند اغلب کارشان کندتر پیش می‌رود از آنهایی که در بازه‌های کوتاه‌‌تر به نوشتن می‌پردازند. می‌شود در بازه‌های کوتاه کار کرد و پیشرفت خوبی داشت: وقتی به دانشجویان تحصیلات تکمیلی آموزش دادند تا در بازه‌های 15دقیقه‌ای بنویسند، پایان‌نامه‌هایشان سریع‌تر تمام شد.

اگر می‌خواهید بهره‌وری بیشتری داشته باشید، لازم نیست به دنبال این بگردید که زمانتان را چگونه صرف می‌کنید. به این دقت کنید که توجهتان را صرف چه چیزی می‌کنید. از وقتی که داستان مایکل یادم آمد تا الآن به ساعت نگاه نکرده‌ام. ساعت 10:36 صبح است، و 500 کلمه هم بیشتر از هدفم نوشته‌ام. قضاوتش با شما که آیا 156 دقیقۀ گذشته توجهم را صرف کار مفیدی کرده‌ام یا نه –و اینکه آیا چند دقیقه‌ای را که به خواندن این مقاله اختصاص داده‌اید ارزش توجهتان را داشته یا نه.

با این تفاصیل می‌رسیم به کلام پایانی: کاملاً مطمئنم که آدم‌های مؤثر عادت هشتمی هم دارند. آنها همۀ وقتشان را صرف خواندن دربارۀ هفت عادت مردمان مؤثر نمی‌کنند.

نوشتۀ آدام گرانت، روانشناس سازمانی در دانشکدۀ وارتون دانشگاه پنسیلوانیا، نویسندۀ نوآفرینی.

ترجمۀ سعید یعقوبی‌زاده

برگرفته از مقالۀ بهره‌وری یعنی مدیریت توجه، نه مدیریت زمان