3 روش مؤثر برای برگزاری جلسات کاری (+آمار و ارقام)

همه فکر می‌کنند که برگزاری جلسات کاری راحت است اما آمارها نشان می‌دهد که اکثریت افراد مهارت پایینی در مدیریت جلسات دارند و خیلی‌ها از آن فراری‌اند.

مارک کوبان، کار‏آفرین معروف در مصاحبه با مجلۀ Inc گفته است که:«تنها راهی که می‌توانید مرا در یک جلسه ملاقات کنید این است که برای من چک بنویسید.» نکته این جاست که ما کوبان نیستیم و راهی جز شرکت در جلسات نداریم. از طرفی هرچند بیشتر ما از جلسات خوشمان نمی‌آید و از آن فراری هستیم اما گاهی برگزاری آن‌ها لازم است. در واقع مشکل جلسات، بی‌فایده بودنشان نیست، بلکه مشکل در شیوۀ مدیریت آن‌ها است.

مدیریت جلسات از غارنشینی تا پشت میز نشینی

سؤال اینجاست که جلسات چطور به شکل امروز درآمدند؟

به طور دقیق نمی‌توان گفت که اولین جلسه چه زمانی برگزار شد. شاید اولین جلسه به میلیون‌ها سال پیش برگردد، زمانی‌که تعداد انگشت‌شماری غارنشین دور یک آتش جمع شده بودند و دربارۀ اینکه آیا باید آهو شکار کنند یا گاومیش صحبت می‌کردند. چنین جلسات و گفتگوهایی احتمالاً برای میلیون‌ها سال در تمام تاریخ بشر وجود داشته‌اند. به عنوان مثال، در یونان باستان، هر شهر بزرگی یک آگورا داشت؛ یک بازار بزرگ که در آن صدها یا هزاران فروشنده برای فروش کالاهای خود به ساکنان محلی دور هم جمع می‌شدند. اگرچه آگوراها برای تجارت طراحی شده بودند، اما یکی از اثرات جانبی آن‌ها مکالمه بود.

با این حال جلسات رسمی و سازمان‌دهی شده خیلی دیرتر شکل گرفتند. در حقیقت به عنوان یکی از ابزار کسب‌وکار، جلسات همیشه به شکل امروز نبوده‌اند.

آمارها و حقایقی دربارۀ جلسات کاری

معضل برگزاری جلسات کاری بی‌کیفیت در تمام دنیا وجود دارد و فقط مختص کشور ما نیست. بد نیست نیم‌ نگاهی به آمار جلسات داشته باشیم:

• 63٪ جلسات بدون هیچ‌گونه دستورجلسه‌‌ای برگزار می‌شود.
• از هر سه نفر در جلسات یک نفر در حال چرت‌زدن است.
• 70 درصد از جلسات، کارمندان را از کار و تکمیل وظایف خود باز می‌دارد.
• 47٪ کارمندان معتقدند اولین روز هفته کاری، بدترین روز برای برگزاری جلسات کاری است.
• جلسات بد هر ساله حدود 4۰۰ میلیارد دلار هزینه روی دست شرکت‌های آمریکایی می‌گذارد.
• روزانه حدود 11 میلیون جلسه برگزار می شود، یعنی 55 میلیون جلسه در هفته و 220 میلیون جلسه در ماه برگزار می‌شود.
• 15درصد از زمان یک سازمان صرف جلسات می‌شود که از سال 2008 هر سال این مقدار افزایش می‌یابد.

۳ روش مؤثر برای برگزاری جلسات کاری

بسیاری از افراد با خودشان می‌گویند چرا باید زمان زیادی را به فعالیتی اختصاص بدهند که بی‌نتیجه است؟ توصیه‌های بسیار زیادی در مورد نحوۀ اجرای جلسات وجود دارد که البته بیشتر آن‌ها بی‌فایده هستند. پس چطور مدیران ارشد می‌توانند تصمیمات و نتایج بهتری را از جلساتشان بگیرند؟

خبر خوب این است که پاتریک لنچونی که نویسنده و مشاوری معتبر در حوزۀ رهبری و کار تیمی است کتابی درمورد مدیریت جلسات نوشته است. این کتاب با عنوان فارسی «فرار از جلسه» در سال 1400 توسط انتشارات آریاناقلم منتشر شده است. او در کتاب فرار از جلسه، ابتدا در قالب داستانی پرکشش از اهمیت جلسات اثربخش صحبت می‌کند و در ادامه راهکارهایی کاربردی برای برگزاری این‌گونه جلسات ارائه می‌کند. در این‌جا به برخی روش‌های او در برگزاری یک جلسه کاری اثربخش اشاره می‌کنیم.

مشکل واقعی جلسات چیست؟ این پرسشی است که پاتریک لنچونی در کتاب فرار از جلسه مطرح می‌کند و سعی می‌کند به آن پاسخ بدهد. از نظر او جلسات دو مشکل اساسی دارند. اول اینکه جلسه کسل‌کننده است. لنچونی می‌گوید: «جلسه، قطعا یکی از عذاب‌آورترین فعالیت‌های فرهنگ کسب‌وکار مدرن است. علاوه بر آن، وقتی در نظر بگیریم که اغلب این افرادی که به‌ سختی این جلسات را پشت سر می‌گذارند، قطعا کارهای دیگری برای انجام دارند، این عذاب چند برابر می‌شود.»

مشکل دوم، این است که جلسات بی‌تأثیرند. برای اینکه جلساتمان تأثیرگذارتر شوند، به چند نوع جلسه نیاز داریم، هم‌چنین باید به وضوح اهداف، شکل و زمان مختلف این جلسات را مشخص کنیم.

1. به جلسه‌تان هیجان بدهید

پاتریک لنچونی معتقد است شرکت در جلسات حتی می‌تواند از تماشای فیلم هم جالب‌تر باشند. چون قبل از هر چیز، جلسه تعاملی است، اما فیلم نه. در جلسه می‌توانید حرف کسی را قطع کنید و بگویید «به نظرم باید در تصمیمت تجدید نظرکنی» اما نمی‌توانید بازی بازیگر رو ی صفحۀ نمایش را قطع کنید و بگویید «وارد خانه نشو، احمق! سر خودت را به باد میدهی.»! وقتی به سینما می‌روید، مشاهده‌گری منفعل هستید، نه یکی از شرکت‌کنندگان.

دوم اینکه جلسه با زندگی‌مان ارتباط مستقیم دارد، اما فیلم نه. با این حال بیشتر افراد هنوز هم تماشای فیلم را به شرکت در جلسه ترجیح می‌دهند. چون فیلم‌نامه‌نویس می‌داند چطور به داستان شاخ و برگ بدهد. بنابراین مدیران هم باید طی ده دقیقۀ اول جلسه شوک کوچکی را به افراد وارد کنند تا خوب بفهمند پای چه چیزی در میان است و ارزشش را درک کنند. برای این کار ممکن است نیاز باشد رهبر خطرهای تصمیم‌گیری بد را برای افراد روشن کند یا بر تهدیدی از جانب رقبا که بر آن‌ها سایه انداخته است، تأکید کند.

۲. افراد حاضر در جلسه را وارد گفت‌و‌گو کنید.

هنگامی که تیمی از افراد باهوش دور هم جمع می‌شوند تا دربارۀ مسائل مهم صحبت کنند، مخالفت هم طبیعی و هم ثمربخش است. حل کردن این مسائل است که جلسه را ثمربخش، جذاب حتی به نوعی سرگرمی تبدیل می‌کند.

اجتناب از مسائلی که ارزش مباحثه و مخالفت دارند، نه تنها جلسه را کسل‌کننده می‌کند، بلکه بدون شک به حل نشدن مسئله منجر می‌شود که این هم قطعا باعث احساس استیصال می‌شود. اتفاقا این استیصال، اغلب، بعدا در قالب کشمکش شخصی بی‌ثمر بروز پیدا می‌کند.

۳. تمام موضوعات را در یک جلسه بررسی نکنید.

اغلب مدیران و رهبران سازمان‌ها برای صرفه‌جویی در زمان تصمیم می‌گیرند تا فقط یک جلسۀ بزرگ با کارمندانشان داشته باشند که هر هفته یا هر دو هفته یک بار برگزار می‌شود. و به این شکل هر نوع مسئله‌ای را که به بحث نیاز دارد، در یک جلسه بررسی کنند.

در این مدل جلسات شرکت‌کنندگان به مدت سه یا چهار ساعت در سالنی می‌نشینند و دربارۀ همه چیز بحث می‌کنند استراتژی فروش، سیاست هزینه‌ای، برنامۀ تقدیر از کارمندان، بودجه، برندسازی. متأسفانه، این کار فقط باعث می‌شود جلسه برای همه بی‌تأثیر و نامطلوب باشد.

راهکار پاتریک لنچونی برای این موضوع برگزاری چهار جلسۀ متفاوت با اهداف متفاوت است که هرکدام کارکرد مهم و منطقی‌ای داشته باشد. این چهار جلسه عبارتند از جلسۀ اعلام برنامۀ روزانه، جلسۀ تاکتیکی هفتگی، جلسۀ استراتژیک ماهانه، بررسی‌های فصلی خارج از شرکت. او در ادامه روش‌های برگزاری هر کدام از این جلسات را توضیح می‌دهد.

اگر می‌خواهید بدانید چطور باید یک صورت جلسۀ‌ خوب بنویسید، مدیران مشهور دنیا جلسات‌شان را چطور مدیریت می‌کنند یا آمارهایی دربارۀ برگزاری جلسات بخوانید می‌توانید متن کامل این مقاله را در وب‌سایت انتشارات آریاناقلم مطالعه کنید.