جلسات پیازی

جلسه، جلسه،‌ جلسه...

حتما خیلی‌ از ما دیدیم و تجربه کردیم که وقتی تعداد آدم‌های مشغول در یک کسب و کار از یک حد «خوبی» بیشتر می‌شوند، تعداد جلسات آن‌ها هم بیشتر می‌شود. این موضوع البته طبیعی است هر چند که لزوما ناگزیر نیست. به هر حال آدم‌ها نیاز به هماهنگی دارند، و وقتی تعداد آن‌ها بیشتر می‌شود، باید یک فکری به حالشان کرد. طبیعتاً زمانی که تعداد آدم‌ها در یک شرکت رشد می‌کند، شرکت با مسائل و پروژه‌های بیشتری روبرو می‌شود. شاید در اکثر موارد یا بگذارید راحت‌تر بگویم، در خام‌ترین موارد، اولین راه حلی که به صورت مستقیم یا غیر‌مستقیم به ذهن مدیران و سرپرستان تیم‌ها خطور می‌کند «جلسه برگزار کردن» است.

+ راستی باید در مورد فلان پروژه با تیم صحبت کنیم.

- جلسه بگذاریم

+ نیاز به هماهنگی داریم...

- یک جلسه هفتگی بگذاریم.

...

مشکل چیست؟

حتما خیلی از شما هم عضوی از یک تیم پر تعداد بودید، یا حداقل در جلسات پر تعداد شرکت کردید. تو این مطلب بنا به نقد تعدد جلسات ندارم،‌ همچنین قصد ندارم که در مورد چگونگی جلوگیری از زیاد شدن تعداد جلسات صحبت کنم. بیایید فرض بگیریم که به هر حال شما راه بهتری نداشتید از این که «یک جلسه‌ی پر تعداد» برگزار کنید. اما این جلسات در بسیاری از موارد ممکن است که برای خیلی از حاضران جلسه یا حتی خود شما حوصله سر بر شده باشد. اگر شک دارید در این مورد از افراد بپرسید! خصوصا مواقعی که زمان خوبی از جلسه صرف صحبتی دونفره یا چند نفره می‌شود و این باقی افراد جلسه هستند که خودشان را ناگزیر به گوش کردن صحبت‌ها می‌یایند و بحث‌ها کم کم روی اعصاب و روان آن‌ها شروع به رژه رفتن می‌کند. اما در بهترین حالت احتمالا حضور همه‌ی افراد جلسه لازم بوده زیرا در زمان‌هایی از جلسه احتمالا نیاز به رد و بدل اطلاعات با هر کدام از این افراد است. در دنیای امروزه که در بسیاری از موارد جلسات به صورت «از راه دور» برگزار می‌شود، این تجربه می‌تواند حتی ناخوشایند‌تر هم باشد.

مسئله‌ای که تو این مطلب می‌خواهم در موردش صحبت کنم، این هست که چگونه می‌توانیم جلسات پر تعداد را بهتر برگزار کنیم. من می‌خواهم به شما ایده‌ی برگزاری جلسات به سبک «پیازی» را معرفی کنم!

حالا چرا پیاز؟

آیا تا حالا موقع آشپزی یا خوردن پیاز دقت کردید که چطور همیشه می‌توانید یه لایه‌ی بیرونی پیاز را جدا کنید و یک پیاز کوچک‌تر داشته باشید؟ در واقع شما می‌توانید این کار را مکرراً ادامه دهید، لایه‌ها را یکی یکی جدا کنید و پیاز خود را کوچک‌تر و کوچک‌تر کنید. اما این چه ربطی به برگزاری جلسه دارد؟

فرض کنید که پیاز همان جلسه‌ی شما هست، و آدم‌های جلسه لایه‌های پیاز هستند. ایده‌ی ماجرا آن است که شما بتوانید محتوی جلسه و زمان‌بندی صحبت در مورد مسائل جلسه را به گونه‌ای طراحی کنید که وقتی جلسه پیش می‌رود، در نقاط زمانی مختلف آدم‌ها بتوانند به مرور همچون لایه‌های پیاز از جلسه جدا شوند و به دنبال کار خودشان بروند. اما چطور؟ بگذارید تا برای شما از داستان محسن و بچه‌های تیمش بگویم...

داستان محسن و جلسه‌ی پیازی

در یک روز آفتابی محسن مدیر محصول یک تیم خوب در شرکت بلد، پنج تا از بچه‌های تیم رو جمع می‌کنه تا با هم کارهای دو هفته‌ی آتی رو برنامه‌ریزی کنند. بچه‌ها یعنی علیرضا و حامد که نجار تیم هستند، رضا و حسین که نقاش تیم هستند، و عادل که حساب کتاب‌های تیم رو نگه می‌داره. اون‌ها به همراه محسن همیشه عادت داشتند که یک ساعت بنشینند دور هم و برنامه‌ی کاری دو هفته‌ی آینده را مشخص کنند. از این که می‌خواهند چه وسایل جدیدی را بسازند و چطور حساب و کتاب‌های میز و صندلی‌هایی را که قبلا درست کردند، بررسی کنند. اما همیشه همه تا آخر این جلسه‌ی یک ساعته حضور داشتند و گاهی عادل تا زمانی که بحث به حساب‌رسی میز و صندلی‌های هفته‌ی پیش برسه احساس می‌کرد که حوصله‌اش سر رفته، چرا که صحبت در مورد مدل میز جدیدی که قرار بود این هفته تازه ساخته بشه، نه براش مهم بود و نه ربطی به کارش در مورد حساب‌رسی صندلی‌های هفته‌ی قبل پیدا می‌کرد. این وسط از بس که حوصله‌اش سر رفته بود شروع می‌کرد به بازی با موبایل یا گاهی هم که عذاب وجدان بهش دست می‌داد، کاغذ حساب‌رسی را بیرون می‌آورد و کمی اون رو پیش خودش مطالعه می‌کرد. به هر حال حس می‌کرد که حضورش توی جلسه در لحظه چندان مفید نیست، اما زمانی که محسن می‌خواست در مورد حساب‌ و کتاب میز و صندلی‌های هفته پیش صحبت کنه، اینجای کار براش جذاب بود، اتفاقا صحبتشون بیشتر از ۵ دقیقه هم طول نمی‌کشید، اما عادل بعد از صحبت با محسن وقتی فهمید که چه نکاتی رو موقع حساب‌رسی باید رعایت کنه، باز از خودش می‌پرسید که چرا الان باید به صحبت‌های بچه‌ها و کل کل اون‌ها در مورد رنگ میز جدید گوش بده تا این که جلسه تموم بشه؟. لازم به گفتن نیست که ما فقط از احوال عادل گفتیم، اما بچه‌های دیگه هم گاها دست کمی از احوال عادل نداشتند.

گفتیم از عادت بچه‌ها و احوال عادل،‌ اما این بار محسن که به شدت براش مهم بود که بچه‌ها حس خوبی توی جلسه داشته باشند، تلاش کرد که جلسه رو پیازی کنه! این جوری که می‌دونست کار عادل قراره خیلی مستقل‌تر از کار بقیه بچه‌ها باشه و از طرفی هم سریع می‌تونه نکات مدنظرشو رو بهش منتقل کنه. پس قرار شد حتی قبل از این که بقیه بچه‌ها وارد جلسه شوند اول به عادل نکات کارش رو بگه در مورد این که چطور براش مهمه که تو حساب‌ و کتاب میز و صندلی‌های گذشته علاوه بر قیمت فروششون، مقدار افزایش یا کاهش قیمتشون هم مشخص بشه. در ادامه نجارهای مبدع و نقاش‌های زبده‌ی تیم وارد شدند تا در مورد میز جدیدی که می‌خواستند بسازند، با محسن صحبت کنند. اما عادل می‌دونست که الان میتونه از جلسه خارج بشه تا به کارهایی که داره برسه. این جا بود که محسن دست کرد توی جیبش و پیازی درآورد و یک لایه از اونو کند و خورد.

برای علیرضا و حامدِ نجار خیلی مهم نبود که میز جدید چه رنگی قراره باشه چون اون‌ها قرار بود که فقط شکل اون رو با چوب بسازند تا بعدا رنگ بشه، اما برعکس برای رضا و حسین مهم بود که میز قراره چه شکلی باشه، چون شکل میز براشون تو انتخاب رنگ مناسب، مهم بود. بنابراین محسن تصمیم گرفت که اول در مورد شکل میز یک طوفان فکری به پا کنند و بعد از نیم ساعت بحث جذاب بین بچه‌ها بالاخره نتیجه گرفتند که میز جدیدشون خوبه که چه شکلی باشه. حالا دیگه نوبت این بود که محسن با رضا و حسین بشینه تا در مورد رنگ میز صحبت کنه. اما جالب این بود که نجارهای تیم حامد و علیرضا دیگه حضورشون لازم نبود و می‌تونستند بروند تا به کارهایشان برسند. هر چند...علیرضا چون براش شخصا جذاب بود که رنگ میز قراره چه رنگی بشه، موند تو جلسه تا ببینه رنگ چه رنگی میشه! در ضمن فکر می‌کرد که چی می‌شد رنگ میز هم‌رنگ همین پیازی بشه که محسن دوباره یه لایه ازش کنده و داره می‌خوردش. بعد از کلی صحبت وقتی در مورد رنگ میز تصمیم نهایی گرفته شد، بچه‌ها رفتند تا به کارهاشون برسند. محسن هم که دیگه خیالش راحت شده بود روی صندلی تکیه‌ای زد و در حالی که تاب می‌خورد، یه نگاه به پیاز توی دستش کرد، یه لبخند زد و با خودش فکر کرد که امروز حال بچه‌ها چقدر بهتر بود.

احتمالا تا الان ایده‌ی جلسه‌های پیازی را متوجه شدید. حالا ممکن است بگویید، خب همیشه که محتوی یک جلسه‌ی پر تعداد را نمی‌توان به این صورت طراحی کرد تا بچه‌ها همچون لایه‌های پیاز جدا شوند. جواب من به شما بسیار واضح است:

ممکن است همیشه نشود...اما وقتی می‌شود، این کار را بکنید!