8 گام برای کمک به کارکنان خود برای پذیرش تغییر

در حال حاضر، سازمان‌ها فارغ از ابعاد و حیطه فعالیتشان، بیش از هر زمان دیگری در حال تغییر هستند. عوامل خارجی و داخلی این تغییرات شامل رشد، فقدان رشد، چرخه‌های اقتصادی، فناوری‌های نوظهور، تغییرات در افق رقابتی، کشف چگونگی هدایت نسل فعلی نیروی کار به بهترین شکل، شکاف‌های فرهنگی و چالش‌های ارتباطی هستند، اما به تنها به این عوامل محدود نمی‌شود.

یکی از مهم‌ترین نقش‌هایی که یک رهبر دارد، ایجاد تغییرات ضروری و برشمردن مزایای آتی و اهمیت آن است. حصول و حفاظت از فرهنگ شرکت بسیار مهم است و این امر تنها با ارتباطات شفاف و پیگیری مداوم انجام می‌شود.

یکی از گام‌های مهم مدیریت تغییر در سازمان ایجاد پذیرش از سوی کارکنان و همراه‌ کردن آن‌ها با فرایند تغییر می‌باشد. به منظور آشنایی با مفهوم مدیریت تغییر و سایر مراحل پیاده‌سازی مدیریت تغییر در سازمان‌ها می‌توانید به اینجامراجعه فرمایید.

در این مقاله به معرفی هشت مرحله بسیار مهم جهت کمک به تیم برای پذیرش تغییر پرداخته شده است. این مراحل حتی می‌توانند به ایجاد تغییر در سازمان‌ها نیز کمک کند.

1 - تغییر را جزء به جزء شرح دهید.

اندازه تغییر چه بزرگ یا چه جزئی تلقی شود، رهبران باید بتوانند به وضوح بیان کنند که این تغییر چیست، چرا مهم است و نتایج مثبت تغییر چه خواهد بود. بعد از انجام تغییر به صورت موفق، سازمان چگونه به نظر خواهد رسید؟

تغییر باید از بالا به پایین هدایت شود . رهبران ارشد باید قبل از انتقال پیام به سایر اعضای شرکت، همه مدیران را به صورت یکنواخت در جریان قرار دهند. در نتیجه، سایر مدیران شرکت در مواقع لازم، آماده پاسخگویی به سوالات و نگرانی‌ها در خصوص تغییرات هستند.

2 –بازخوردها را گوش دهید

صدای تیم باید شنیده شود. به احتمال زیاد، بسیاری از افراد در تیم برای ایجاد تغییر التماس کرده‌اند و می‌دانند چه چیزی لازم است. دریافت بازخورد آنها به انتقال روان مفاهیم به سایر کارکنان و به دست آوردن حمایت و مشارکت آنها کمک می‌کند.

اشکال مختلفی از تغییر در سازمان‌ها وجود دارد. نوع اول نیازی به توضیح در سازمان وجود ندارد و همه نیاز و دلیل وقوع آن را درک می‌کنند. نوع بعدی شبیه به این است که تیم به طور کلی نیاز را درک می‌کند، اما چرایی تغییر نیاز به توضیح بیشتری دارد. انواع دیگر تغییر، یا به اشتباه تفسیر می‌شوند یا تأثیر نامطلوبی دارند. بازخورد در طول فرآیند تغییر، همه را مسئول نگه می‌دارد و به حفظ همسویی کمک می‌کند.

3 - بازخورد را تصدیق کنید

جمع‌آوری بازخورد از تیم مهم است، اما مهمتر از آن، تأیید آن بازخورد است. توصیه می‌شود بازخورد تیم را در ابتدا، میانه و پایان فرآیند تغییر دریافت کنید. انجام ارزیابی بعد از اقدام برای فرآیند یادگیری مهم است. این بخش را هیچگاه رها نکنید!

جمع‌آوری بازخورد نباید یک فرآیند رسمی باشد. دریافت بازخورد طی یک مکالمه معمولی هم خوب است. معمولاً پیشنهاد می‌شود در زمان‌های تغییر، یک نظرسنجی بدون نام داشته باشید. در این روش، کارمندان با احساس راحتی بیشتری از خود شفافیت نشان می‌دهند. آخرین مرحله مهم‌ترین مرحله است. تیم مدیریت تغییر باید بر روی بازخوردها تأمل کند، به تیم بگوید که از بازخورد چه می‌شنوند و سپس نوعی اقدام باید انجام شود.

4- از هوش هیجانی بهره‌ بگیرید

رهبران باید در این زمینه الگو باشند. تغییر می‌تواند برای کارکنان ترسناک باشد لذا نشان دادن همدلی مهم است. رهبران باید ارتباطات مؤثر برقرار کنند، نظم و انضباط را نشان دهند و شفاف باشند.

هوش عاطفی آن طور که گاهی اوقات ممکن است تصور شود، یک استراتژی مدیریت نرم نیست. رهبرانی که به طور فعال هوش هیجانی خود را تقویت می‌کنند، بهتر می‌توانند تغییرات مثبت را هدایت کنند و تیم را از طریق موانع اجتناب‌ناپذیر هدایت کنند.

5- چرایی تغییر را توضیح دهید

همه می‌خواهند بدانند هدف اصلی تغییر سازمانی چیست. مدیران به یک راه‌حل بهتر برای مدیریت پروژه و داده‌های بهتری درباره کارکنان نیاز دارند. این امر منجر به بهبود تصمیمات مالی و کارایی می‌شود. اگر "چرایی تغییر" را خیلی خوب توضیح دهیم، تیم دلیل این تغییر را درک کرده و تعادل کاری خود را بهبود می‌بخشند. در نتیجه مقاومت‌ها و تنش‌ها به آرامی فروکش می کند.

6 - نقش‌های کارکنان در تغییر را خیلی واضح تعریف کنید

تعیین نقش‌ها و تصمیم‌گیرندگان بسیار مهم است. هرکسی که در ایجاد تغییر نقش دارد باید بداند چه کسی پاسخگو، مسئول و آگاه است (برگرفته از ماتریس RACI در مبحث مدیریت فرایندهای سازمانی). هر عضوی از تیم باید شامل بخشی از فرآیند تغییر باشند.

پس از تخصیص نقش‌ها و وظایف، مطمئن شوید که نقاط عطف (مایلستون‌ها) تعیین شده‌اند، پایش‌های منظم برنامه‌ریزی شده و ضرباهنگ ارتباطی برقرار شده است.

7 - آموزش

بیشتر اوقات، آموزش مورد نیاز خواهد بود. تغییرات در هر اندازه‌ای (یک سیستم جدید، فرآیند، نرم افزار یا تغییرات اساسی در خدمات مشتری) باشد، تیم باید به خوبی آموزش دیده باشد تا تغییرات نه تنها ثابت بماند، بلکه مؤثر واقع شوند.

این قسمت را فراموش نکنید و برای آن زمان و بودجه باید در نظر گرفته شود. این جایی است که شرکت‌ها اغلب اوقات شکست می‌خورند. رهبران باید زمان و منابع مناسب را در طول دوره راه‌اندازی فراهم کنند.

8 – تخصیص پاداش پذیرش

برخی از اعضای تیم به خوبی با فرایند تغییر همراه هستند و به طور فعال به پذیرش آن کمک می‌کنند؛ در حالی که برخی دیگر در پذیرش آن تعلل می‌کنند. برنامه‌ای داشته باشید تا به کسانی که زمان و تلاش خود را برای پذیرش تغییر صرف می‌کنند، پاداش دهید. به خصوص آن‌هایی که این کار را با نگرش خوب انجام می‌دهند و سایر اعضای تیم را همراه می‌کنند.

تغییر اجتناب ناپذیر است. انجام درست آن در بار اول دشواری کمتری دارد. پیروی از این مراحل به افزایش سرعت تغییر و حفظ روحیه بالا در طول فرآیند مدیریت تغییرکمک می‌کند.