نحوه ایجاد و مدیریت تیم UX: ساختار تیم طراحی در انواع شرکت‌ها

یادش بخیر...
مدت‌هاست دورانی که داشتن یا نداشتن تیم طراحی در یک شرکت تاثیر عجیب‌وغریبی روی چیزی نداشت سپری شده؛ اون موقع‌ها داشتن چنین تیمی در یک سازمان فقط یک گزینه خوب به حساب میومد. ولی حالا داستان فرق می‌کنه؛ امروز، طراحی یکی از بخش‌های جدایی‌ناپذیر شرکت‌های موفق به حساب میاد.

براساس گزارش‌های شرکت مک‌کینزی، این روزها درآمد شرکت‌هایی که در زمینه طراحی سرمایه‌گذاری می‌کنند تقریبا ۳۲ درصد بیش‌تر از قبل شده؛ در عین حال، نرخ بازگشت سرمایه سهام‌داران این سازمان‌ها هم ۵۶ درصد افزایش پیدا کرده. در حال حاضر، همه انگار می‌دونن که قلب و روح یک طراحی عالی به ساختاربندی ایده‌آل و مناسب تیم طراحی بستگی داره و نتیجه این فرآیند می‌تونه با سوددهی قابل توجهی همراه باشه.

در این مطلب، قصد داریم انواع ساختارهای تیم طراحی رو در سازمان‌هایی با ابعاد مختلف بررسی کنیم و ایده‌آل‌ترین نمونه‌ها رو برای هر کدوم از اون‌ها با شما به‌اشتراک بگذاریم. پیشنهاد می‌کنیم با ما همراه باشید.

تیم طراحی چیست؟

یک تیم طراحی، ممکنه از یک یا چند طراح تشکیل شده باشه. هر کدوم از این افراد، نقش‌های متفاوتی رو برعهده دارن و برای دستیابی به یک هدف مشترک از ابزارها و روش‌های مختلفی استفاده می‌کنن. این هدف مشترک می‌تونه ساخت یک وب‌سایت، طراحی یک اپلیکیشن موبایل یا هر محصول یا پروژه طراحی دیگه‌ای باشه.

انواع ساختارهای تیم طراحی

منظور از ساختار یک تیم طراحی، سلسله مراتب طراحان مختلف در تیم و نقش‌ها و مسئولیت‌های متفاوتیه که هر کدوم از اون‌ها عهده‌‌دار می‌شن. در پایین، نمودار سازمانی یک تیم طراحی رو مشاهده می‌کنید. در واقع، هر تیم طراحی ۴ نوع ساختار مختلف می‌تونه داشته باشه. این ساختارها عبارتند از:

• ساختار متمرکز (Centralized)
• ساختار غیر متمرکز، نهفته یا تعبیه‌شده (Embedded)
• ساختار انعطاف‌پذیر (Flexible)
• ساختار قراردادی یا پیمانی (Contractual)

ساختار تیمی متمرکز (Centralized)

در این ساختار، کل اعضا یک تیم طراحی با هم در یک موقعیت مکانی واحد کار می‌کنن. در ساختار متمرکز، فقط یک نفر وظیفه اصلی تصمیمی‌گیری رو برعهده داره. تیم‌های طراحی بزرگ، چندین مدیر طراحی دارن که هر کدوم از اون‌ها گروهی از افراد رو مدیریت می‌کنن. در مرحله بعد، این مدیران فقط به یک نفر گزارش می‌دن؛ اون یک نفر معمولا نقش مدیریت یا معاونت تیم UX رو ایفا می‌کنه.

تیم‌های طراحی متمرکز عمدتا بر روی پروژه‌های UX درون سازمانی کار می‌کنن. حجم کار و فعالیت‌های این تیم هم به‌طور معمول توسط مدیران طراحی یا مدیر UX سازمان‌دهی می‌شه.

مزایا

اصلی‌ترین مزایای تیم طراحی متمرکز از این قراره:

• همکاری آسان و به‌اشتراک‌گذاری بازخوردها
• برخورداری از چشم‌اندازها، منابع و تجربیات مشابه
• مشخص بودن نقش‌ها و در نتیجه، کاهش تضادها و مشکلات داخلی تیم
• کار کردن روی پروژه‌های مختلف و دسترسی به طیف گسترده‌ای از فرصت‌های یادگیری

معایب

اصلی‌ترین معایب تیم طراحی متمرکز از این قراره:

• منزوی بودن تیم و جدا بودنش از سایر تیم‌ها و بخش‌های سازمانی
• اتلاف وقت ناشی از کند بودن فرآیند طراحی

ساختار تیمی غیر متمرکز

تیم‌های نهفته یا تعبیه‌شده با عناوینی از قبیل، غیر متمرکز یا توزیع‌شده هم شناخته می‌شن. در این ساختار، طراحان در چندین تیم مختلف پراکنده می‌شن و هر کدوم از اون‌ها به مدیر همون گروه گزارش می‌دن. به عبارت دیگه، در چنین ساختاری طراح‌ها با توسعه‌دهندها، مهندسان محصول و بازاریاب‌ها همکاری کرده و روی یک محصول، ویژگی یا یک خط تولید خاص کار می‌کنن.

مزایا

• اصلی‌ترین مزایای تیم طراحی غیر متمرکز یا نهفته از این قراره:
• بهبود اعتماد و همکاری بین اعضا تیم‌های مختلف
• بالا بردن سرعت توسعه محصول
• ایجاد فرصت مناسب برای افزایش داشن و آگاهی طراح‌ها درباره فرآیندهای مختلف یک پروژه خاص

معایب

• اصلی‌ترین معایب تیم طراحی غیر متمرکز یا نهفته از این قراره:
• احتمال بالا بودن تعداد طراح‌ها در یک تیم و نادیده گرفتن نظرات‌شون توسط سایرین
• احتمال انجام کارهای تکراری و در نتیجه، اتلاف وقت و منابع (در صورت وجود نداشتن سیستم طراحی متمرکز)
• احتمال کم بودن سرعت پیشرفت فرآیند طراحی (در صورت وجود نداشتن فرد مسئول)

ساختار تیمی انعطاف‌پذیر (ماتریسی)

در ساختار انعطاف‌پذیر، طراحان به‌عنوان بخشی از تیم‌های چند منظوره با عملکرد متقابل فعالیت می‌کنن و علاوه بر مدیر همون تیم به مدیر بخش مرکزی طراحی هم گزارش می‌دن. در واقع، این ساختار ترکیبی از تیم‌های متمرکز و غیر متمرکزه که اصطلاحا بهشون انعطاف‌پذیر می‌گن. دلیلش هم اینه که این افراد به‌سادگی و براساس نیازهای متغیر سازمانی در بخش‌های مختلف و برای دستیابی به اهداف گوناگون جابه‌جا می‌شن. در این ساختار، رهبر تیم وظیفه هدایت عملکرد و نظارت بر فعالیت‌های روزانه طراحان رو برعهده داره. به‌علاوه، سایر طراح‌ها هم می‌تونن نظرشون رو درباره طرح‌ها ارائه کنن و از این طریق، با همدیگه همکاری و مشارکت داشته باشن.

مزایا

• اصلی‌ترین مزایای ساختار انعطاف‌پذیر از این قراره:
• برخورداری از حداکثر انعطاف‌پذیری به‌منظور رفع نیازهای طراحی
• اعمال نظارت بیش‌تر و در نتیجه، تمرکز بالاتر بر فرآیند طراحی
• بهبود روند همکاری بین طراحان و سایر تیم‌ها
  

معایب

اصلی‌ترین معایب ساختار انعطاف‌پذیر از این قراره:

احتمال به‌وجود اومدن سردرگمی‌های ناشی از حضور و تصمیم‌گیری مدیران متعدد

احتمال عملی نبودن به‌کارگیری این ساختار در سازمان‌های بزرگ

ساختار تیمی قراردادی (Contractual-Outsourcing)

یک تیم طراحی خارجی می‌تونه به‌صورت قراردادی در سازمان استخدام بشه و وظیفه ارائه طرح‌های مورد نیاز و پر کردن خلاءهای موجود رو برعهده بگیره. این ساختار، بیش‌تر مناسب سازمان‌های جمع‌وجوریه که برای راه‌اندازی یک تیم طراحی مستقر یا استخدام یک طراح تمام وقت بودجه کافی در اختیار ندارن. به‌علاوه، سازمان‌های بزرگی که تیم طراحی داخلی دارن هم گاهی اوقات به دلیل بالا رفتن حجم کار یا نیاز به یک تخصص ویژه از مهارت‌های یک تیم قراردادی بهره می‌برن. بنابراین، تیم‌های طراحی پیمانی یکی از بهترین گزینه‌هایی هستن که در شرایط خاص می‌تونن به سازمان‌های بزرگ و کوچک کمک کنن.

ساختار ایده‌آل برای سازمان شما؟

تعیین ساختار مناسب برای سازمان‌تون به عوامل مختلفی مانند ابعاد سازمان، نوع پروژه‌های طراحی و ظرفیت و توانایی تیم‌تون برای برآورده کردن میزان تقاضا بستگی داره. با وجود این، بعضی از ساختارها بیش‌تر مناسب سازمان‌هایی هستن که ابعاد ویژه‌ای دارن. در ادامه با اون‌ها آشنا می‌شین:

ساختار مناسب برای سازمان‌های کوچک

مدل غیر متمرکز، یکی از مناسب‌ترین ساختارها برای سازمان‌های کوچیکه. در این ساختار، طراح به یکی از تیم‌های چند منظوره سازمان ملحق می‌شه. این فرد می‌تونه از نیروهای داخلی سازمان باشه یا از طریق انعقاد قرارداد و برای یک بازه زمانی خاص باهاشون همکاری کنه. بهترین گزینه استخدام در سازمان‌های کوچک، طراحانی هستن که مهارت رهبری دارن. چنین فردی می‌تونه در مقابل مدیران مجموعه از طراحی و اهمیتش دفاع کنه و یک چشم‌انداز قوی در این رابطه ایجاد کنه. انجام این کار می‌تونه پایه‌ای مستحکم برای تیم طراحی ایجاد کنه. اهمیت این موضوع، با رشد سازمان و استخدام طراحان بیش‌تر قابل مشاهده خواهد بود.

ساختار مناسب برای سازمان‌های متوسط

با رشد یک سازمان، استخدام طراحان افزایش پیدا می‌کنه. سازمان‌های متوسط، بیش‌تر به ساختار متمرکز نیاز دارن. دلیلش هم اینه که رهبر این تیم به ایجاد چشم‌انداز مشترک در زمینه طراحی و مدیریت فعالیت‌های روزمره تیم فعال در این زمینه کمک می‌کنه. در واقع، وجود ساختار متمرکز از مهم‌ترین عواملیه که به‌اشتراک‌گذاری تخصص و ارائه بازخورد رو برای طراحان ساده‌تر می‌کنه.

ساختار مناسب برای سازمان‌های بزرگ

یک سازمان بزرگ معمولا از یک تیم طراحی پرجمعیت و با تجربه برخورداره. برای چنین تیمی، ساختار انعطاف‌پذیر یا ترکیبی از همه مناسب‌تره و مزایای بسیار زیاد و چند جانبه‌ای رو براشون به‌همراه داره. در این قبیل تیم‌ها، رهبر گروه وظیفه دسترسی اعضا به منابع مشترک و سیستم‌های طراحی رو برعهده داره و در عین حال، بر نحوه همکاری طراحان با هم و با سایر تیم‌ها نظارت می‌کنه.

بهترین روش‌های ایجاد یک ساختار قوی برای تیم طراحی

استخدام طراح‌ها و قرار دادن اون‌ها در تیم اصلا کافی نیست. شما باید اطمینان حاصل کنید که تیم طراحی‌تون به منابع کافی دسترسی داره و به درستی مدیریت می‌شه. بهترین استراتژی‌هایی که برای شروع می‌تونن بهتون کمک کنن از این قرارن:

· اطمینان از دسترسی اعضا تیم به بهترین ابزارها: ابزارهای طراحی می‌تونن فرآیندهای این کار رو ساده‌تر کرده و در وقت و هزینه‌های سازمان صرفه‌جویی کنن. برای مثال، فیگما یکی از بهترین ابزارهایی هستند که روند طراحی، ساخت نمونه‌های اولیه و همکاری بین اعضا تیم‌های مختلف رو آسون‌تر می‌کنن. این ابزارها به طراحان غیرمتمرکز کمک می‌کنه خلاء موجود میان تیم‌های طراحی و توسعه رو پر کنن و به‌خوبی با توسعه‌دهندگان مشارکت داشته باشن. به این ترتیب، تیم‌تون به‌راحتی می‌تونه بازخوردهاش رو با طراحان قراردادی و سایر افراد در بخش‌های مختلف به‌اشتراک بذاره.

· در اولویت قرار دادن رشد و توسعه: برای ایجاد اشتیاق لازم و افزایش میزان مشارکت و تعامل تیم، لازمه بازخوردهای خودتون رو در اختیارشون بذارید. با انجام این کار، به این افراد کمک می‌کنید مهارت‌هاشون رو بهبود ببخشن. در ضمن، خوبه که برای برگزاری جلسات منظم با هر یک از اعضا تیم طراحی به‌صورت جداگانه برنامه‌ریزی کنید و بازخوردهاتون رو طی این ملاقات‌ها باهاشون به‌اشتراک بذارید. به این ترتیب، از نزدیک و به‌صورت خصوصی می‌تونید با مسائل‌شون آشنا بشید و بررسی کنید که آیا حمایت بیش‌تری لازم دارن یا نه؟

· فرهنگ‌سازی استراتژی طراحی: فرهنگ‌سازی استراتژی طراحی از طریق آموزش اعضا تیم برای تمرکز بر مشتری، در اولویت قرار دادن خواسته‌های مشتری و همسو کردن اهداف طراحی با چشم‌اندازهای تجاری انجام‌پذیر خواهد بود. در واقع، استراتژی طراحی باید از توانایی هدایت فعالیت‌های تیم مربوطه در مسیر اهداف تعیین شده برخوردار باشه. به این ترتیب، تیم‌ شما در پیشبرد اهداف و حرکت به‌سوی چشم‌اندازهای تجاری نقش موثر و قدرتمندی رو برعهده می‌گیره. در نهایت، سایر تیم‌ها هم با ارزش کار اعضای تیم شما آشنایی پیدا می‌کنن و مجموع عوامل یاد شده موجب بهبود روحیه تیمی و ارتقا عملکردشون می‌شه.

سخن آخر

انتخاب و ایجاد یک ساختار عالی از مهم‌ترین عواملی به حساب میاد که همکاری اعضا تیم طراحی رو با هم و با سایر بخش‌های سازمان ساده‌تر می‌کنه. این کار با استفاده از ابزارهایی مانند فیگما به مراتب آسون‌تر می‌شه؛ چرا که این پلت‌فرم‌ها با ارائه یک ابزار واحد به مدیریت کلیه نیازهای تیم در زمینه طراحی کمک می‌کنه و از این طریق، همکاری و مشارکت طراح‌ها رو با هم و با دیگر اعضا سازمان تسهیل می‌کنه. نظر شما چیه؟ شما چه ساختاری رو برای شرکت یا سازمان‌تون انتخاب می‌کنید؟ خوشحال می‌شیم، دیدگاه‌هاتون رو در بخش نظرات کاربران یا در قسمت کامنت‌ها با ما و سایر خوانندگان به‌اشتراک بذارین.