قدم اول، design brief

فرض کنید دوستتان به شما می‌گوید سر راهتان یک عدد شیر، یک بسته پنیر و دو عدد نان بخرید. شما لیست را به خاطر می‌سپارید و یا آن را می‌نویسید و راهی مغازه می‌شوید و هنگام خرید متوجه می‌شوید که نمی‌دانید چه نوع پنیر، شیر یا نانی باید بخرید. شما می‌توانید طبق حدسی که می‌زنید خرید کنید، ولی وقتی متوجه شدید اشتباه کرده‌اید، خجالت‌زده برگردید به مغازه و خریدهایتان را اصلاح کنید؛ یا اینکه می‌توانید در حین خرید به دوستتان زنگ بزنید و سوالات تکمیلی را بپرسید که باز هم نشان می‌دهد شما نتوانسته‌اید قضیه را به‌درستی مدیریت کنید. بهترین کار چیست؟

بهترین کار این است که در قدم اول یعنی پیش از خرید، هنگامی‌که دوستتان سفارش می‌دهد شما یک لیست خرید تهیه کنید و تمام اطلاعاتی که لازم دارید را از دوستان بپرسید و داخل آن بنویسید تا مطمئن شوید چیزی که می‌خرید همان چیزی است که دوستتان سفارش داده است.

در یک پروژه طراحی نیز ممکن است که وقتی با مشتری جدید صحبت می‌کنید خودکار و کاغذ در کنار دستتان باشد و هر چه که مشتری می‌گوید را یادداشت کنید؛ اما اگر بعدا متوجه شدید که سوالات مهمی را فراموش کرده‌اید بپرسید چه می‌کنید؟ یا بدتر از آن اگر فکر کردید منظور مشتری را به‌درستی فهمیده‌اید ولی پس از انجام کار مشخص شد که خواسته مشتری این نبوده چه؟ در این صورت نه‌تنها وقت و هزینه خود و مشتری را هدر داده‌اید، بلکه اعتبار خود را زیر سوال برده‌اید. بهترین کار چیست؟

برای شروع یک پروژه طراحی در قدم اول، شما باید اقدام به تهیه یک لیست اولیه یا design brief (که در فارسی به آن تفهیم‌نامه طراحی نیز گفته می‌شود) کنید. دیزاین بیریف شامل جواب تمام سوالات مهمی است که پیش از شروع کار باید بدانید. مانند خروجی پروژه، اهداف آن، مدت‌زمان آن، متریالی که مشتری به شما می‌دهد و غیره. هنگام تهیه دیزاین بیریف شما باید تمام چیزهایی که برای کامل کردن پروژه نیاز دارید را تصور کنید و یادداشت نمایید. شاید نیاز نباشد تمام سوالات را از مشتری بپرسید ولی یادداشت کردن سوالات و گرفتن جواب‌های اضافی بهتر از کمبود اطلاعات است.

پیش از اینکه با مشتریان خود جلسه بگذارید سعی کنید اطلاعات لازم در مورد آن‌ها را به دست آورید، وب‌سایت و شبکه‌های اجتماعی آن‌ها را چک کنید، در موردشان گوگل کنید و وبلاگ‌هایشان را بخوانید. بعد شروع کنید به طرح تمام سوالاتی که برای پروژه لازم است جوابشان را بدانید.

بعضی مواقع دیزاین بیریف توسط خود مشتری نوشته می‌شود و به مدیر پروژه تحویل داده می‌شود. در این صورت پس از مطالعه سند، هرجایی که به آن پرداخته نشده بود یا مبهم بود، حتما سوال بپرسید و جواب آن را وارد دیزاین بیریف کنید.

در اینجا ده سوال کلیدی و چند ده سوال جزئی‌تر مطرح می‌شود که بهتر است در دیزاین بیریف خود از آن‌ها استفاده کنید.

1. مشتری کیست و چه کاری انجام می‌دهد؟

• چه تعداد نیرو دارند؟ چه مدتی است که در این بیزینس کار می‌کنند؟ چطور کار خود را در این بیزینس شروع کرده‌اند؟
• محصول یا سرویسی که ارائه می‌دهند چیست؟ نظر مشتریانشان در مورد آنها چیست؟
• از آن‌ها بخواهید با زبان ساده کمپانی خود را توصیف کنند و بگویند چه چیزی در شرکتشان هست که به آن افتخار می‌کنند یا عاشق چه چیزی در شرکتشان هستند.
  

2. اندازه پروژه چقدر است؟

• پروژه در مورد چیست؟ چرا به شما نیاز دارند؟ متریالی که نیاز دارند چیست؟
• اگر به لوگو نیاز دارند چه چیزی می‌خواهند؟ تایپوگرافی؟ عکس؟ یا هر دو؟
• اگر پروژه طراحی وب است آیا به دولوپر (developer) نیز نیاز دارند؟ یا یک تم وردپرس دارند؟
• اگر شما مسئول کمپین‌های تبلیغاتی یا مسئول برندینگ آن‌ها هستید، بپرسید که خروجی‌های شما باید چه فرمت‌هایی داشته باشد.
• سایز فایل‌هایی که قرار است پرینت گرفته شود چقدر باشد؟
• فایل‌های مدیا (ویدیو یا تصویر) برای چه پلتفرمی طراحی شود؟ پلتفرمی که مشتری استفاده می‌کند چیست؟
• سوال مهم بعدی در مورد ددلاین پروژه است. اگر پروژه از چند بخش تشکیل می‌شود ددلاین و اولویت هر بخش را نیز مشخص کنید.
• دانستن اینکه فایل‌های طراحی که تحویل می‌دهید کجا، چگونه و با چه هدفی استفاده می‌شود، به طراحی شما کمک می‌کند.
  

3. مخاطب یا بازار هدف مشتری کیست؟

• از مشتری خود در مورد مشتریانشان بپرسید؛ مثلا سن، جنسیت، تحصیلات و مشاغلی که دارند.
• سعی کنید یک شخصیت برای مشتریانشان پیدا کنید، مثلا یک مادر خانه‌دار، یا مادر شاغل، یا مرد کارمند با کت‌وشلوار!
  

4. رقیب‌های مشتری شما چه کسانی هستند؟

• چرا مشتری فکر می‌کند شرکت یا سازمانی رقیبشان است؟ مزیت رقابتی رقبایشان چیست؟
• مزیت رقابتی خودشان چیست؟ می‌خواهند چطور از رقبایشان متمایز شوند؟
  

5. مشتری چه طرحی می‌خواهد؟

• تم اصلی کار مشتری چیست؟ در مورد تکنولوژی؟ در مورد محیط‌زیست؟ دوستانه؟ رسمی؟
• آیا می‌خواهند کارشان همه‌گیر باشد یا محلی؟
• چه رنگ‌هایی دوست دارند و چه رنگ‌هایی را اصلا دوست ندارند؟ رنگ رقبایشان چیست؟ (برای جلوگیری از تکرار)
• اگر لوگوی جدیدی می‌خواهند آیا می‌خواهند رنگ لوگو قبلی باشد یا تمایل دارند رنگ هم عوض شود؟
• در مورد فونتی که ترجیح می‌دهند سوال کنید. اگر فونت مورد نظرشان انواع مختلف داشت، همه را به آن‌ها نشان دهید. آیا می‌خواهند فونت‌ها کشیده و زاویه‌دار باشند که نشان‌دهنده جدیت کار باشد؟ یا می‌خواهند فونت‌ها کمی گرد باشد که نشان‌دهنده صمیمیت یا سرگرمی است؟
  

6. هدف نهایی مشتری چیست و چگونه آن را اندازه می‌گیرد؟

• آیا مشتری به دنبال مخاطبین بیشتر است؟ آگاهی برند بیشتر می‌خواهد؟ فروش بیشتر می‌خواهد یا به دنبال تغییر تصویری که در نزد مخاطبین دارند است؟
• بپرسید چگونه موفقیت خود را اندازه می‌گیرند؟ آیا هدفشان 4000 نصب است؟ یا افزایش 10 درصدی فروش؟
• اگر مثلا شما لوگوی آن‌ها را طراحی می‌کنید شاید هیچ نتیجه قابل‌اندازه‌گیری برای این کار وجود نداشته باشد. پس کافی است که بدانید که این لوگوی جدید چطور استفاده می‌شود و در راستای کدام‌یک از برنامه‌ها و اهدافشان قرار خواهد گرفت.
  

7. بودجه مشتری چقدر است؟

• بودجه‌ای که مشتری برای پرداخت به شما در نظر گرفته چقدر است؟ دانستن آن گایدلاین طراحی شما را مشخص می‌کند. شما نمی‌خواهید برای کاری 20 ساعت وقت بگذارید وقتی بودجه مشتری در حد 10 ساعت است.
• مطمئن شوید برای بخش‌های مختلف کار بودجه در نظر گرفته‌ شده است؛ مثلا برای تولید محتوی یا عکاسی.
• اگر مواد اولیه‌ای برای کار نیاز است (مثلا کاغذ‌های مخصوص چاپ) مطمئن شوید هزینه‌ آن در بودجه دیده می‌شود.
  

8. چه کسی مسئول تایید و مدیریت کار است؟

• مطمئن شوید با چه کسی از شرکت مشتری طرف هستید؟ تایید نهایی و امضای نهایی با چه کسی است؟ شما نمی‌توانید هر بار با فرد جدیدی که خواسته‌ و سلیقه متفاوتی از فرد قبلی دارد سر و کله بزنید.
• اگر شخص دیگری نیز مسئول تایید پروژه یا مراحل آن است، حتما نام، شماره تماس و ایمیل او را در ابتدای کار بگیرید. همچنین روش تایید گرفتن از او را نیز مشخص کنید. آیا جلسه حضوری با او ضروری است؟ یا ارسال فایل به ایمیل او کافی است؟
• مراحل تایید را مشخص کنید؛ مثلا طرح در 4 مرحله طرح اولیه، تعیین رنگ، تعیین فونت و طرح نهایی باید به تایید برسد.
• مشخص کنید در صورت تایید نشدن طرح چه اقداماتی باید صورت بگیرد؛ مثلا در هر مرحله دو بار یا یک بار امکان اعمال‌نظر کارفرما و تغییر طرح (در همان مرحله) وجود دارد. پس از آن تغییر بیشتر، هزینه و زمان جداگانه‌ای نیاز دارد. یا اگر پس از تایید مرحله (مثلا تایید رنگ) نظر کارفرما عوض شد تعیین کنید چه اقداماتی باید صورت گیرد. پیش‌بینی تمامی اتفاقاتی که در پروژه ممکن است رخ دهد و توافق کردن بر سر آن‌ها در آینده بسیار به شما کمک خواهد کرد.
  

9. مشتری تاکنون از چه روش‌های بازاریابی استفاده کرده است؟

• مشتری کدام‌یک از روش‌های بازاریابی را امتحان کرده است؟ الان از چه روش‌های بازاریابی استفاده می‌کند؟ فکر می‌کنند کدام روش بیشتر برایشان مفید است؟ کدام‌یک از روش‌های اصلا برایشان خوب نبوده و چرا؟
• آیا برند گایدلاین دارند؟ آیا به لوگو نیاز دارند؟ در چه فرمتی؟ آیا پالت رنگ می‌خواهند؟ آیا فونت خاصی می‌خواهند؟
• شما دقیقا چه کاری باید انجام دهید؟ آیا انتخاب فونت، رنگ یا طرح لوگو با شماست یا خودشان تیمی برای این کار دارند و نتیجه آن را به شما می‌دهند؟
  

10. آیا افراد دیگری مسئول بخش‌های دیگر پروژه هستند؟

• یکی از اطلاعات مهمی که باید هنگام برنامه‌ریزی برای کار در نظر بگیرید این است که آیا قرار است بخش‌هایی از کار را مشتری به شما تحویل دهد؟ اگر این‌گونه است زمان تحویل گرفتن این اطلاعات را یادداشت کنید تا زمان تحویل دادن پروژه خود را بر اساس آن تعیین نمایید.
• مثلا آیا کسی برای تولید محتوی وب‌سایت یا اپلیکیشن وجود دارد؟ آیا کسی برای عکاسی کردن در نظر گرفته شده است؟ اگر بله در نظر داشت باشید که نتایج کار این افراد باید قبل از اینکه به شما ارسال بشوند بازبینی و تایید شوند.
  

لازم نیست تمامی این سوالات در دیزاین بیریف شما وجود داشته باشد. این سوالات یا سوال‌های بیشتر، از پروژه‌ای تا پروژه دیگر متفاوت هستند، اما هر چه بیشتر بپرسید بیشتر می‌دانید و درنتیجه سوءبرداشت شما از مشتری و مشتری از شما کمتر می‌شود.

دیزاین بیریف باید مانند قرارداد به امضای هر دو طرف قرارداد برسد و هر کس نسخه‌ای از آن داشته باشد.