7 نکته کاربردی برای اینکه طراح خوش قولی باشید

ددلاین یا موعد مقرر؛ در گذشته در زندانها به خطی قرمز رنگ گفته میشد که اگر زندانی از آن خط عبور میکرد، او را به گلوله میبستند.

ددلاین واژه ای است که امروزه بیشتر در ثبت نام دانشگاهی و تحویل پروژه کاربرد دارد. من بواسطه شغلم بعنوان یک دیزاینر همیشه با انواع پروژه های مرتبط با شغلم در ارتباطم و ددلاین بخشی از زندگی من را تشکیل میدهد.

با این مقدمه چند وقتی است میخوام در مورد موضوعی مطلبی بنویسیم که اگر شما با من همکار هستید یا به نوعی با یک دیزاینر کار میکنید، با اصطلاحی موسوم به اینکه طراحا بدقولن! آشنائی دارید.

در این یادداشت قصد دارم نکاتی را با شما به اشتراک بگذارم که میتواند اصطلاحاً هم از بدقولی ما دیزاینرها کم کند و هم اینکه اگر سفارش‌دهنده هستید و این مطلب را میخوانید به درک متقابل با دیزاینرتان برسید. این درک متقابل کمک میکند که پروسه‌های طولانی و در بعضی مواقع آن‌تایم نبودن، قابل هضم‌تر باشد.

بنابراین روی سخن‌مان با دیزاینرهایی خواهد بود که آن‌تایم نیستند و بارها ددلاین را رد کرده‌اند.

قبل از هر چیز و در ابتدا بیایید چند نکته اساسی را با هم به توافق برسیم و در مورد آنها اشتراک فکری داشته باشیم.

اول اینکه بدقول بودنمان رو بپذیریم و از این وضعیت فرار نکنیم.
اطمینان داشته باشیم که بدقولی، قابل اصلاح است. پس اعتماد به نفسمان را پایین نیاورده و همچنین در مقابل، کسی که به شما بدقولی میکند را طرد نکرده و زندگی را برایش تیره و تار نکنید و برچسب بی‌اعتمادی به او نچسبانید.
از طرفی هم قبول کنیم که بدقولی اساساً کار بدیه و وقتش رسیده که دیگه دست از توجیه برداریم و همت کنیم، به هرشکلی که هست از شرش خلاص بشیم.

خب حالا که این موارد رو دونستیم و به توافق رسیدیم بریم سراغ راهکارهای مربوط به حل این معضل.

قدم اول: شاخص ها و شدت بدقولی های خودتان را یادداشت کرده و به آنها امتیاز دهید.

شاخص بدقولی در افراد متفاوت است. برای مثال برخی افراد فقط در قرار ملاقات هایشان بدقول هستند. اما در عوض اگر کاری را به او بسپارید سرموقع و با کوچکترین بدقولی انجام میدهد. برخی دیگر در فرایند یک پروژه بدقولی مالی دارند یا به اصطلاح بدحساب هستند. که در خصوص این افراد، هوش مالی و برنامه ریزی مالی هم دخیل هست که به آن نمیپردازم. دانستن اینکه قول دادنهایتان از کجا سرریز میشود اولین قدم برای بهبود وضعیت است.

برای دانستن این مسئله میتوانید از دوستان و آشنایانتان کمک بگیرید و بدانید که دقیقاً در کدام موضوع بدقول‌تر هستید. اگر تمامی موارد هم برایتان شامل میشود، اصلاً نگران نباشید. همین‌که آن را هم بدانید، خودش کمک بزرگی برایتان محسوب میشود.

پس یک کاغذ و قلم بردارید و لیستی از موارد بدقولی هایتان را بنویسید. میزان بدقولی را هم دقیق بنویسید. مثلاً اگر همیشه دیر به قرار میرسید، بنویسید که تاخیرهایتان چه میزان است. خواهید دید که اغلب بازه زمانی مشخصی را دیر میکنید.

نوع بدقولی خود را جزئی تیر بنویسید. مثلاً اگر دیزاینر هستید، بنویسید که اغلب در کدام قسمت از پروژه ها کار گیر میکند و منجر به تاخیر در تحویل میشود.

در قدم آخر لیست را پاک نویس کرده و آنها را از وضعیت بدتر به بهتر امتیاز بندی کنید. در حقیقت شدیدترین بدقولی‌هایتان باید در صدر جدول قرار بگیرد.

این کار باعث میشود شناخت بهتری روی وضعیت خود داشته باشید.

یک مثال میزنم در مورد سرموعد نرسیدن پروژه

بدقولها اصولاً آدمهای بدی نیستند، فقط اولویت بعضی کارها باعث جابجایی برخی کارها میشود. وقتی میگویم عوامل بدقولی‌تان را بنویسید، منظورم کارهای پیش پا افتاده‌ای هستند که همیشه نقش تاخیری را بازی میکنند. که من چند نمونه از این دست کارها را نوشته‌ام که اغلب برای خود من نیز اتفاق می‌افتد. از جمله:

نداشتن اورجینالهای مناسب برای انجام کار
داشتن کارهای عقب مانده قبلی
راحت نبودن فضا و محیط کاری
نداشتن ابزار مناسب و متناسب پروژه
دیدن فیلم
رفتن به تفریح
نداشتن پول کافی برای گردش مالی بموقع پروژه (وقتی لازمه از یه نفر همکار کمک بگیرید برای بخشی از پروژه یا لازمه فایلی خرید بکنین و موارد مشابه)

در خصوص حل برخی از موارد بالا لازم است اصول تنظیم قرارداد برای پروژه دیزاین را یاد بگیرید تا با این نوع موارد کمتر مواجه شوید.

انجام کارهای روزمره حاشیه‌ای. مثل برخی کارهای اداری روزمره که برای هر شهروندی پیش می‌آید. مانند کارهای بانکی و انتظار در صف، داشتن کارهای حقوقی، انجام برخی از کارهایی که از طرف خانواده درجه یک محول شده و میتواند برنامه روتین شما را دگرگون کند. اما نکته مهم در خصوص این مسئله و آن اینکه طبیعتاً قرار نیست این کارها از زندگیمان حذف شده و ما دقیقاً مطابق برنامه روتین زندگی و عمل کنیم. ما باید یاد بگیریم چطور درکنار این کارها زندگی مسالمت آمیزتری داشته باشیم.

قدم دوم: بهترین وضعیت روی فرم بودنتان را تصویرسازی کنید و عواملش را هم در کنارش یادداشت کنید.

این قدم کمک میکند تا شما عوامل دخیل در بدقولی را کاهش بدهید.

برای مثال اگر همیشه بعد از تماشای یک فیلم یا گرفتن دوش حالتان آنقدر سرجایش آمده که توانستید کاری را با انرژی انجام دهید و به یایان برسانید، آنرا دقیق بنویسید و تصویرسازی کنید و به درک موقعیت های مشترک با خودتان برسید. یا اگر متوجه شده اید روزهایی تعطیل که موبایل کمتر زنگ میخورد، تمرکز بیشتری روی کار داشته و راندمان تان بسیار بالاست، این همان وضعیتی است که روی فرم بودن شما را نشان میدهد که باید آنرا دقیقاً پیدا کنید.

قدم سوم: در هنگام بستن قرارداد و توافق در زمان نهایی تحویل پروژه اولین تخمین در زمان تحویل، باید بیشترین مقدار ممکن باشد.

این بخش را با 2 سوال شروع میکنم:

سوال اول: به نظر شما گردن یک زرافه بیشتر از 10 متر است؟

سوال دوم: تخمین شما از طول گردن زرافه چقدر است؟

اغلب مردم اگر پس از خواندن سوال اول و بدون آنکه طول گردن زرافه را گوگل کنند، جوابشان به سوال دوم عددی متاثر از 10 و عددی پیرامون آن خواهد بود. در حالی که بلندترین زرافه ها هم گردنشان بیشتر از 3 متر نیست.

به این خطایی که اشاره کردم، خطای لنگر انداختن گفته میشود که در بازاریابی و مبحث قیمت گذاری هم بسیار کاربرد داره. به عدد 10 موجود در سوال گردن زرافه و اعدادی مشابه در مسائل دیگه اصطلاحاً انکرپوینت (anchor point) گفته میشود. به عبارتی این تست نشان میدهد که مغز ما به اولین ورودی هایی که دریافت میکند واکنش نشان داده و به نوعی وصل میشود و تصمیمات بعدی را متاثر از داده های اول میگیرد.

خب حالا این تکنیک چطور میتواند ما را در بدقول نبودن کمک کند؟

داشتن فاصله زیاد تا ددلاین آرزوی هر آدم بدقولی محسوب میشود و به نوعی دوست داریم کار را دیرتر تحویل مشتری بدهیم. البته با اینکه این کار چقدر درست است، کار ندارم. اما باید نکتهای را متذکر شوم که بسیاری از تکنیک های این نوشته، بیشتر کاری میکند تا ما روی خوش قول بودن و آن تایم شدنمان بیشتر متمرکز شویم، پس از آن خواهید دید که رفته رفته هدر رفتن زمان و تحویل ندادن سرموقع برایتان آزار دهنده میشود که این کم کم شما را خوش قول میکند.

پس با استفاده از همین تکنیک تا جایی که منطقی است تاریخ تحویل پروژه را بیشتر بگیرید. حتی اگر از ددلاین مشتری هم آنطرف تر باشد. بگذارید مشتری شما این مقدار را کم کرده و به تاریخ ایده آل شما نزدیک تر شود.

فرض کنید مشتری از شما درخواست میکند تا روز افتتاحیه شعبه جدید خود که قرار است قرعه کشی هم انجام دهد، برایش یک کاتالوگ 12 صفحه ای آماده کنید تا در آن روز بین میهمانان توزیع شود. روز افتتاحیه 20 روز بعد و کارت های دعوت هم پخش شده است. پس تغییر زمان امکان پذیر نیست. مشتری پروژه را به شما شرح داده و از شما برآورد زمانی میخواهد. با استفاده از تکنیک بهتر است مدت زمان لازم برای آماده سازی این کار را 25 روز اعلام کنید. در اسنصورت مشتری سعی خواهد کرد تا شما متقاعد شوید حداقل یک روز مانده به روز افتتاحیه به دستش برسد. در حالیکه با حساب 10 روز زمان طراحی و آماده سازی برای چاپ و 3 روز زمان چاپ، این پروژه 14 روز زمان نیاز دارد. لذا با این حساب شما 5 روز بیشتر در اختیار دارید و راحت میتوانید به کارهای روزمره و حاشیه ای خود هم برسید و پروژه آسانی را انجام دهید.

فراموش نکنید که ما در طول مدت فعالیت مان ممکن است تنها ده درصد از پروژه ها در هر سال در شرایط فورس ماژور و اورژانسی قرار بگیرن. بنابراین بقیه زمانبندی متناسبی دارند و حتماً وقت کافی برایشان داریم. پس با این تکنیک و با خیال راحت میتوانیم زمانهای متعلق به خودمان را لحاظ کرده و کار را روانتر پیش ببریم. وقتی پروژه ای را قرارداد میکنید، حساب کنید چقدر ممکن است در طول این مدت اضافه تر بخوابید و احتمال اینکه چندبار در پیدا کردن ارجینال آزمون و خطا داشته باشید. اینها مواردی هستند که همیشه یک پروژه را به مرحله رد شدن از ددلاین برده و در روزهای نهایی کار با استرس بیشتر و کیفیت کمتری انجام میشود.

پس لطفاً ذهنیت اینکه آدم منظم هیچوقت تفریح نمیکند را برای همیشه فراموش کرده و سعی کنید تعادل خوبی بین کار و زندگی روزمره خود برقرار شود.

قدم چهارم: تا جایی که امکان دارد آوت سورس کنید.

امروزه فریلنسرهای زیادی چه در اطراف ما چه در سایتهای فریلنسرینگ هستند که میتوانند با هزینه های خیلی به صرفه تر بخشی از پروژه شما را انجام بدهند. خیلی راحت میتوانید دستمزد فریلنسر را در برآورد قیمت یک پروژه محاسبه کنید و از فریلنسرها کمک بگیرید یا اگر دوست یا فامیلتان بخشی از کار را بتوانند انجام دهند، از آنها کمک بگیرید. در مقابل هم شما در کارهای آنها کمک کنید. در این صورت هم ارتباطاتتان مستحکم تر میشود و هم افزایش روحیه مشارکت میتواند شادی درونی ایجاد کند که به خلاقیت هم کمک زیادی میکند.

قدم پنجم: حتماً موانع مربوط به تحویل سرموعد پروژه را با مشتری مطرح کنید.

یکی از مهمترین نکاتی که اکثراً در یک پروژه باعث تاخیر هست، همین مسئله نداشتن دید درست و قبلی از ابعاد و ملزومات پروژه هست. متاسفانه اغلب ما دیزاینرها همیشه بدقول نبودیم و نیستیم و موارد که گاهی اوقات از طرف خود مشتری یا از جوانب دیگر به پروژه تحمیل میشوند باعث این مسئله هستند، از جمله:

عدم تایید اتودها و پیش طرحها
نرسیدن بموقع اطلاعات لازم که باید مشتری ارائه دهد.
عدم تسویه بموقع حساب های موعد دار
عدم برگزاری جلسات مشترک و موردنیاز در طول پروژه جهت رفع نواقص موجود یا احتمالی
طولانی بودن پروسه تایید یا بازنگری که عموماً در سازمانهای بزرگ بیشتر رخ میدهد.

و سایر مسائل مشابه که میتواند در تحویل پروژه بسیار باعث تاخیر شده و مشکل ناخواسته به ما تحمیل شود. لذا حتماً موارد این چنینی را بدون تعارف با مشتریان خود مطرح و حدالامکان مکتوب کنید. نگران نباشید صراحت در چنین مواردی به نفع مشتری است و او از این تذکرات شما ناراحت نخواهد شد. نکته بسیار مهم دیگر در این مورد، برآورد دقیق از میزان تاخیر بر حسب هر مورد است. برای مثال شفاف مشخص کنید که عدم پرداخت صورتحساب در موعد مقرر چرا و چقدر میتواند باعث کندی یا توقف عملیات اجرایی پروژه شود.

قدم ششم: از ابزارهایی مختلف برای نظم دادن به کارهایتان استفاده کنید.

من خودم شخصاً فردی هستم که دوست دارم هر چیزی دم دستم باشد. به همین خاطر همیشه دنبال ابزارهایی بودم که بتوانم تسلط و کنترل کاملی روی پروژه داشته باشم.

حتماً و حتماً داشتن یک سررسید یا دفتر یادداشت تقویم دار را فراموش نکنید و بطور دقیق تاریخ مراحل هر پروژه را در آن بنویسید. این تکنیک یکی از بهترین تکنیک هایی است که مدام به مغز آلارم میرسد که باید کاری انجام بدهی و نداده ای!!

از اپلیکیشن های مختلفی میتوانید در این زمینه کمک بگیرید که من خودم از 4 اپلیکیشن بصورت موازی استفاده میکنم. آلارم گوشی آیفون، تقویم فارسی آیفون، Evernote و Trello که در نظم بخشیدن به کارهای خود من کمک های زیادی میکنند. از این اپلیکیشن ها میتوانید به هر شکلی که خودتان راحتید، استفاده کنید و نسبت به شرایط خودتان شخصی سازی کنید.

قدم هفتم: ورزش کنید و قهوه بخورید.

شاید در ظاهر این قدم بسیار کلیشه ای و بی اهمیت به نظر بیاید. اما اگر انجام دهید تاثیر شگفت انگیز آن را خواهید فهمید. شاید برایتان جالب باشد که تنبلی و پشت گوش انداختن بیشتر از آن که یک رفتار فکری باشد، یک خروجی فیزیکی بدنی است. بالا بودن چربی خون، تنظیم نبودن فشار خون، کمبود ویتامین های لازم یا افزایش وزن میتواند موجب بی حالی و کم حوصلگی ما شود در نتیجه انجام کارها همیشه با تاخیر صورت بگیرد. ورزش باعث میشود شما تحرک بالاتر، مغز هوشیارتر و چابک تری داشته باشید.

نوشیدن قهوه معجزه ای است که کمی شخصی است و ممکن است در هر فردی عملکرد متفاوتی داشته باشد. یعنی ممکن است شخصی با خوردن یک نوشابه گازدار خنک سرحال تر از وقتی که قهو مینوشد باشد. اما من در روزهایی که لازم است کاری را سرموعد تحویل دهم، قهوه جزء جدانشدنی پروژه برایم محسوب میشود. چون وجود کافئین در قهوه باعث میشود شما سرحال تر شده و کمتر احساس خستگی کنید.

در سایت چطور در مورد اینکه چطور قهوه سرحالتان میکند، خواص قهوه برای سلامتی را مطالعه کنید.

نتیجه گیری نهایی:

تحویل به موقع کار و آن تایم بودن رضایتی به اطرافیان میدهد که بسیار لذتبخش است و انگیزه برای خوش قول بودن را بیشتر میکند.
به فکر تغییر باشید و سعی کنید هر روز بهتر از دیروز خودتان باشید. خوش قول بودن یکی از نمادهای اعتبار بالا در کسب و کار است.
اگر زیاد بدقول بودید، اصلاً نگران باشید چرا که اگر تا این قسمت مقاله رسیده و خوانده اید، یعنی قصد تغییر دارید و این یعنی یک پیام عالی.
اگر کاری که در آن هستید را دوست ندارید، این یکی از خطرناکترین علائم بدقولی است. یا کاری انجام دهید که دوستش دارید یا کاری که در آن اشتغال دارید را دوست بدارید.
ترازوی زندگی و کارتان را متعادل نگه دارید. کار شما بخشی از زندگی شماست. به کارتان عشق بورزید ولی زندگی خود را فدای کار خود نکنید؛ من معتقدم چنین افرادی شاد زندگی نمیکنند و اگر شاد زندگی نکنید، در کارتان پشرفتی نخواهید داشت. آدم ناشاد نمیتواند به کسی یا چیزی عشق بورزد.

شما هم اگر راه و روشی برای این موضوع میدانید در زیر همین پست برایم کامنت بنویسید.