هنر بازخورد دادن!

بازخورد دادن بخشی از انسان بودنه. همه ما دیدگاه هایی داریم، همه ما با بقیه افراد جامعه رابطه داریم، این دو رو کنار هم قرار میدیم و زمان زیادی رو صرف می کنیم تا به بقیه نظرات و دیدگاهامون رو نشون بدیم. این کار باعث میشه حس خوبی بگیریم و واضحه که این کار به نفع بقیه است و به طور کلی باعث میشه که ارتباط ما بهتر بشه، درسته؟ با این وجود چند بار ما به بقیه بازخورد دادیم و ناموفق بوده؟

درست مثل بقیه چیزهای زندگی، تمرین کردن باعث بهبود مهارت ها میشه. بیایید هنر بازخورد دادن رو در دو بُعد آزمایش کنیم:

1. بازخورد به خودمون، که اساسا ویژگی مخفی موفقیت همه طراحان محصول موفقه

2. بازخورد به دیگران

” اگر می خواهید دنیا را تغییر دهید، از خودتان شروع کنید.“
ماهاتما گاندی

هنر بازخورد به خود

اگر روی تمرین یک مهارت جدید کار می کنید، کنترل شده ترین جا برای شروع کردن، با خودتون هست. اگر در یک محیط شرکتی کار می کنید، احتمالا با افراد زیادی جلسات دارید. در دنیای تکنولوژی، این افراد باید شامل مدیر شما، گزارش های مستقیم و همکاران در دنیای مهندسی، محصول یا طراحی باشن. به آخرین جلسه ای که داشتید فکر کنید و با این مجموعه سوالات، هنر بازخوردتون رو تمرین کنید:

• به چه چیزی افتخار میکنم؟
• چه کاری رو خوب انجام دادم؟
• چه کاری رو میتونستم بهتر انجام بدم؟
• حاصل یادگیری و کارای من از 3 سوال قبلی چیه؟

رهبری میتونه ناشی از جایی که قدرت وجود داره باشه یا از جایی که ترس هست آب بخوره. بسیاری از افراد خِبره، همه چیزهایی که ما در اونها تقریبا صفریم رو پَرِش می‌دن به جاهایی که تلاش می‌کنیم بتونیم اونها رو درست کنیم.

شروع کردن با سوالات 1 و 2 کمک میکنه تا ببینیم چه کارهایی رو خوب انجام دادیم. ما میخوایم این نقاط قوت رو تقویت کنیم. سوال 3 به ما اجازه میده قسمت‌های قابل بهبود رو (جاهایی که میخوایم بهترشون کنیم) اعتراف کنیم. و سوال 4، به ما یک چشم‌انداز و انتخاب رو میده. با توجه به همه چیزهایی که در نظر گرفتیم؛ یک دیدگاه، اقدام یا یادگیری توی تلاش بعدی چیه؟

یک مثال:

زمانی که من مدیر بخش طراحی در فیسبوک بودم، ارتباطم با مدیر بخش مهندسی و محصول حیاتی بود، برای اطمینان از اینکه به تولید محصولات با کیفیت بالا و موثر در زندگی مردم ادامه میدیم. من از یک جلسه سه نفره‌ی مهم با دوتا از همکارام بیرون اومدم. محصول ما در این سه ماه به هدفش نرسید و ما باید اونچه که تیم در حال کار روی اون بود رو تغییر می‌دادیم. روی کارهایی که انجام دادم فکر کردم:

• افتخار میکنم که تونستم با مدیر بخش مهندسی همدل باشم و چشم اندازش رو ببینم. من کمک کردم و حتی پیشنهاد دادم آزمایش های طراحی بیشتری به موازت هم انجام بدم تا ببینم چه چیزی روی اهداف ما میتونه تاثیر بذاره.
• من تونستم آروم باشم و روی مشکل مشترکی که بود تمرکز کنم نه روی ویژگی‌های افراد که قبلا حواسم رو پرت می‌کردن .
• می‌تونستم حضورم رو در جلسه بهتر مدیریت و کنترل کنم. باید سرم رو از گوشی موبایلم بیرون می آوردم و روی افراد مقابلم تمرکز می کردم.
• دستاورد: هدف بلند مدتم اعتماد سازی بیشتر با مدیر بخش مهندسیه پس من موارد مشترک اهداف تیمی رو میبینم و تو جلسات، بطور کامل به افرادی که روبروم هستند تمرکز میکنم.

"بازخورد به خود" مثل یک ماهیچه میمونه! یا عملی که تعمدا بعد از هر جلسه حساس انجام میشه تا به سرعت انعکاس پیدا کنه و مسیر رو دوباره تنظیم کنید. لازم نیست احساس بدی مثل زمان "بازرسی کاری" داشته باشید، در عوض میتونید یک اسکن سریع از 3 سؤال داشته باشید و یک دیدگاه/اقدام برای ادامه‌ی تلاش کردنتون.

برای افراد حرفه ای، اعتراف به اینکه چه کاری رو خوب انجام میدیم به جای اینکه سریعاً شیرجه بزنند تا چیزی که شکسته رو درست کنند، می تونه چالش برانگیز باشه! "مطالعه بازنگری در تجارت دانشگاه هاروارد" نشون می‏ده که نسبت ایده آل بازخورد مثبت به منفی 5.6 به 1 است. مطمئن بشید که روی نقاط قوت مانور میدید و علاوه بر ایجاد کردن تغییراتی برای بهتر شدن، اون چیزی که کار می کنه را تصدیق کنید.

هنر بازخورد به دیگران

جمله "بازخورد یک هدیه است" در کمپانی فیسبوک بسیار تکرار می شه. اگر یکی زمان و انرژی خودش رو صرف بازخورد دادن به شما می کنه، رفتارش به عنوان یک هدیه است. با این وجود به عنوان بازخورد دهنده، چگونه مطمئن میشید که هدیه به خوبی گرفته شده و ناخواسته گیرنده هدیه رو اذیت نمی‌کنه؟

هنر بازخورد دادن به 4 مرحله زیر تقسیم میشه:

1. مبنای اعتماد

ابتدا مطمئن باشید که رابطه قویه. اعتماد سازی مشترک برای برقراری یک رابطه قدرتمند زمان میبره. این اعتماد ثابت می کنه که بازخورد رو میگید، چون شما به اون فرد اهمیت میدید و امیدوارید که بازخورد، به نوعی رابطه و اهداف مشترک رو بهتر کنه.

2. اجازه بگیرید

برای بازخورد دادن اجازه بگیرید. رابطه رو با پرسیدن و اجازه گرفتن از اینکه آیا اون فرد آماده گرفتن بازخورد هست یا نه بسازید. اکثر اوقات افراد در جواب اجازه شما "بله" میگن، با این وجود اگر افراد در جواب درخواست شما "نه" گفتن سعی کنید خودتون رو مدیریت کنید و نظرتون رو برای زمان بهتری نگه دارید. یک مثال:

"سلام. من راجب یکسری راه‌ها فکر کردم تا بتونیم با هم بهتر کار کنیم. چندتا مورد هست که من روشون کار کردم [در اینجا اون موارد مورد نظر قرار می گیرند]. و هم اینکه بازخوردی (feedback) رو نسبت بهتون داشتم... میتونم اون رو با شما در میون بذارم؟

3. خاص باشید

برای کمک به زمینه سازی بازخورد دادن، مثال ها و ویژگی هایی رو آماده کنید. از روی واقعیت صحبت کنید و نظر شخصی ندید! در مورد چیزهایی که روی شما تاثیر گذاشته صحبت کنید. یک چارچوبی که من به دختر 9 ساله ام برای روابط دوستانه اش یاد دادم و اون برای ارتباط با دوستاش از اون استفاده میکنه اینه:

وقتی در شرایط _____ تو_____ انجام میدی، باعث میشه تا من احساس _____ پیدا کنم.

مثال: ایلین، وقتی داشتیم با هم قایم باشک بازی می کردیم و تو به جای قایم شدنم (کنار مبل) خندیدی، باعث شد تا من احساس مسخره شدن و عصبانیت بهم دست بده و ناراحت بشم.

بعدش صبر کنید و به دلایل اونا گوش بدید. خوب با اونها صحبت کنید و در مورد اون چه که بعدا قراره اتفاق بیافته، کنجکاو باشید.

4. همدل و اهل تجربه‌ باشید

شما در جایگاه کسی هستید که بازخورد رو هدیه میده. و مدت زیادی هست که در این رابطه هستید. تاثیر بازخورد خودتون رو ببینید. به حرکات و عکس العمل همکارانتون دقت کنید. ببینید همکارتون از این تجربه بازخورد گرفتن خوشش میاید یا نه. اگر واکنش همکارانتون مناسب بود از اونها درباره دستاورد فعلیشون، و یاد گرفته هاشون و دیدگاهشون بپرسید که چی هست. همدل و خواهان یادگرفتن "بهتر کردن روش بازخورد دادن" باشید و همینطور تلاش کنید. اهل ریسک کردن و آزمایش باشید و این ارتباط رو برای طولانی مدت ادامه بدید.

حرف آخر

3 چیز برای هنر بازخورد دادن مهمه:

• با بازخورد به خودتون شروع کنید.
• بازخورد یک هدیه است. می تونید یاد بگیرید چطور به سایر افراد بهتر بازخورد بدید.
• به تمرین کردن ادامه بدید.

این مقاله به قلم خانم Tutti Taygerly در تاریخ 30 ام ژانویه 2020 با اسم The art of giving feedback منتشر شده است.

کانال تلگرام جامعه طراحان