اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار BPA

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار چیست؟

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) استفاده از فناوری پیشرفته برای تکمیل فرآیندهای کسب و کار با کمترین مداخله انسانی است. فرآیند کسب و کار یک فعالیت یا مجموعه ای از فعالیت‌ها است که برای دستیابی به یک هدف سازمانی خاص مانند تولید محصول، جذب کارکنان جدید یا جذب مشتریان جدید استفاده می‌شود.

یک فرآیند کسب و کار، که معمولاً چندین ذینفع را در بر می‌گیرد، اغلب با یک اقدام آغاز می‌شود. برای نمونه در ورود کارکنان، سیستم منابع انسانی می‌تواند مجموعه‌ای از مراحل گردش کار از پیش تعریف‌شده را برای ارسال یک ایمیل خوش‌آمدگویی، پیکربندی اعتبارنامه‌های امنیتی و تنظیم جزئیات مالی در سیستم جبران حدمات، راه‌اندازی کند. خودکار کردن مراحل گردش کار در فرآیند کسب و کار معمولاً کارایی و دقت هر مرحله را بهبود می بخشد.

در BPA از انواع فناوری های پیشرفته، از جمله ابزارهای اتوماسیون، قابلیت های اطلاعاتی فرآیند و پلتفرم های ابری بهره می برد. علاوه بر این، قابلیت‌های BPA اغلب تحت پوشش برنامه‌های سازمانی محبوب مانند نرم‌افزار ERP، سیستم‌های مدیریت سرمایه انسانی و سایر ابزارهایی که بهترین شیوه‌های صنعت را اجرا می‌کنند، استفاده می‌شود.

در ادامه به نمونه ای از فرآیندهای کسب و کار که از اتوماسیون سود می برند، اشاره شده است:

استخدام کارکنان جدید: از فرایندی ذیل گروه فرایندهای منابع انسانی است که از پر کردن فرم های کارمند و برنامه ریزی جلسات آموزشی تا تکمیل اسناد مالیاتی و راه اندازی حساب های بانکی را در برمی‌گیرد. خودکارسازی فرآیند بسیاری از کارهای اداری را حذف می‌کند، تضمین می‌کند که تمام مراحل تکمیل شده‌اند و مدیران و کارمندان مربوطه را در جریان قرار می‌دهد. درباره مزایای خودکارسازی فرآیند سوار شدن بیشتر بخوانید.

پشتیبانی میز خدمات فناوری اطلاعات: حجم تیکت‌های IT ورودی معمولاً از ظرفیت کارکنان فناوری اطلاعات برای رسیدگی به آنها بیشتر است. نرم‌افزار اتوماسیون می‌تواند بلیط‌های دریافتی را تجزیه و تحلیل، طبقه‌بندی و به پرسنل پشتیبانی مربوطه هدایت کند، به‌روزرسانی‌های خدماتی را به مشتریان ارائه دهد و کارکنان فناوری اطلاعات را در مورد مسائلی که به دلایل انطباق نیاز به توجه فوری دارند، از جمله سایر وظایف اصلی آگاه کند. ابزارهای دسکتاپ خودکار پیشرفته، هوش مصنوعی را برای پیش‌بینی، مدیریت و حل مشکلات مشترک کاربران ترکیب می‌کنند.

مزایای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار باعث کارایی و استانداردسازی می شود که به نوبه خود، مزایای کسب و کار زیادی را به همراه دارد، از جمله موارد زیر:

• بهره وری بیشتر
• هزینه های پایین تر
• کاهش نرخ خطا
• رضایت بیشتر کارکنان
• درآمدهای بالاتر
• خدمات بهتر به مشتریان
• بینش موفقیت و شکست فرآیند
• انطباق بهتر

حذف انسان از کارهای تکراری که توسط ماشین ها بهتر انجام می شود باعث صرفه جویی در زمان و کاهش نرخ خطا می شود، مشروط بر اینکه مراحل این فرآیند به خوبی تعریف شده باشد، مشروط به تفسیر محدود و استثنائات - مواردی که نیاز به مداخله انسانی است - به اطلاع رسانی شود. افراد مناسب توسط سیستم اتوماسیون فرآیند برای حل به موقع. اتوماسیون گردش کار وظایف کم اهمیت کارمندان را آزاد می کند تا روی کار با ارزش بالاتر تمرکز کنند.

با متمرکز کردن فرآیند کسب و کار از طریق اتوماسیون، سازمان ها نیز شفافیت را در جریان کار خود به دست می آورند. نرم‌افزار BPA وجود دارد که به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که تمام مراحل فرآیند را در یک داشبورد مشاهده کنند، وضعیت فعالیت‌های فرآیند، از بررسی وظایف تا فرآیند تأیید را مشاهده کنند. اتوماسیون همچنین می تواند اطمینان حاصل کند که مقررات انطباق رعایت می شود.

اتوماسیون فرایندها در تلاش شرکت های امروزی برای تبدیل شدن به مشاغل دیجیتال اهمیت فزاینده ای پیدا کرده است. تحول دیجیتال به اتوماسیون فرآیند بستگی دارد، که اغلب با تبدیل اطلاعات به فرمت‌های قابل خواندن توسط رایانه شروع می‌شود و سپس بخشی از اتوماسیون کل سازمانی می‌شود.

چالش های اتوماسیون فرایندهای کسب و کار

باید تکرار کرد که هر فرآیندی کاندیدای خوبی برای اتوماسیون نیست. BPA برای کارهایی که حجم بالا، تکرار شونده، حساس به زمان هستند و افراد متعددی را درگیر می‌کنند، مناسب‌تر است. الزامات انطباق و حسابرسی معمولاً در فرآیندهای خودکار مدیریت آسان‌تر است. اتوماسیون نیز یک تلاش یکباره نیست. شرکت ها باید به طور دوره ای بررسی کنند که چگونه فرآیندهای خودکار تحت تأثیر تغییرات در الزامات حاکمیتی، مقررات، امنیت و سایر عوامل قرار می گیرند.

چگونه فرآیندهای کسب و کار را خودکار کنیم

قبل از شروع یک پروژه BPA، بسیار مهم است که بفهمید فرآیند موجود چگونه کار می کند، چرا کاندیدای خوبی برای اتوماسیون است و چگونه باید تغییر کند. در اینجا چند گام اولیه ضروری آورده شده است:

اشتهای شرکت برای اتوماسیون کسب و کار را تجزیه و تحلیل کنید. اتوماسیون فرآیند کسب و کار نحوه انجام کار را تغییر می دهد، بنابراین نیاز به خرید سهامداران کلیدی دارد. دامنه اتوماسیون سطح تعهد اجرایی مورد نیاز برای تلاش BPA را تعیین می کند. کارکنان باید در جریان باشند: آیا پروژه BPA به همان سادگی تبدیل فرم کاغذی به فرمت الکترونیکی و مسیریابی افراد مناسب است یا یک تلاش اتوماسیون متحول کننده که برای حمایت از یک مدل کسب و کار جدید طراحی شده است، کارمندان تحت تأثیر اتوماسیون قرار می گیرند. باید در مورد گردش کار جدید آموزش ببینند و باید ارزش تجاری را که فناوری BPA ارائه می دهد درک کنند. همچنین مهم است که ارتباط برقرار کنیم که اتوماسیون جدید چگونه می تواند بر مشاغل آنها تأثیر مثبت بگذارد.

فرآیندهای وضع موجود خود را درک کنید و نامزدهای بالقوه برای اتوماسیون را شناسایی کنید. اگر ندانید از کجا شروع می‌کنید، رسیدن به جایی که می‌خواهید سخت است. قبل از استقرار یک ابزار اتوماسیون، بسیار مهم است که بدانید فرآیند موجود شامل چه چیزی است. با این حال، درک فرآیندها وضع موجود و قوانین کسب و کار حاکم بر آنها برای بسیاری از سازمان ها آسان نخواهد بود.

محدوده پروژه خود را بر اساس بلوغ اتوماسیون انجام دهید. شرکت‌ها معمولاً بیشترین بازدهی را از پروژه‌های BPA دریافت می‌کنند که فرآیندهای پیچیده و حیاتی کسب و کار و مدیریت پرونده را خودکار می‌کنند، با این حال، اکثر کارشناسان به شرکت‌هایی با تجربه محدود در اتوماسیون توصیه می‌کنند که کارهای کوچک و مبتنی بر قوانین تکراری، مانند سفارش‌های خرید را شروع کنند. ، که در آن مراحل بدون ابهام و به خوبی درک شده است. قابلیت‌های مختلف هوشمندی فرآیند مانند فرآیند کاوی و ضبط فرآیند می‌تواند به خودکارسازی این کار کمک کند.

از ذینفعان کلیدی در مورد مراحل فرآیند حذف، بهینه سازی و خودکارسازی اطلاعات دریافت کنید. ایده این است که خودکار کردن یک فرآیند موجود بدون بررسی اینکه کجا می‌توان آن را بهبود بخشید یا اینکه چگونه باید تغییر کند، به سادگی نقص‌های موجود را سرعت می‌بخشد. بحث هایی در مورد حکمت این هشدار وجود دارد، به ویژه برای شرکت هایی که به دنبال برنده شدن سریع از اتوماسیون هستند، اما به طور کلی کارشناسان BPA بر این باورند که فرآیند موجود نباید بدون تجزیه و تحلیل اینکه چگونه می تواند موثرتر باشد یا بدون نظر ذینفعان کلیدی، خودکار شود. «مسیر گاو را هموار نکنید» یکی دیگر از جمله های رایج در دنیای اتوماسیون فرآیند است.

به گفته مهندس نرم‌افزار James Highsmith III، نویسنده پرکار در زمینه توسعه نرم‌افزار و یکی از نویسندگان اصلی مانیفست چابک، پروژه‌های اتوماسیون موفق از منابع متعدد، از جمله تحلیلگران کسب و کار، تیم‌های توسعه و IT ورودی دارند.

ابزارها و نرم افزارهای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

اتوماسیون کسب و کار شامل مجموعه گسترده ای از فناوری ها است که به سرعت در حال تکامل هستند، از جمله موارد زیر:

• ابزارهای گردش کار که برای کاربران کسب و کار با تجربه محدود برنامه نویسی طراحی شده است.
• اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA)، که ربات‌های نرم‌افزاری را ایجاد می‌کند که نحوه تعامل انسان با سیستم‌های دیجیتال را از طریق رابط کاربر تقلید می‌کند.
• اتوماسیون هوشمند، که از یادگیری ماشین و سایر ابزارهای هوش مصنوعی برای آموزش مدل های اتوماسیون استفاده می کند که در طول زمان بهبود می یابند. و
• اتوماسیون فرآیند دیجیتال (DPA)، اصطلاحی که منعکس کننده ارتباط بین استراتژی های BPA و تعهد بزرگتر تحول دیجیتال است.
• علاوه بر این، نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) در حال تکامل است، زیرا فروشندگان پیشرو BPM در این فضا مانند Pegasystems، Appian و دیگران قابلیت‌های RPA، AI و کم‌کد/بدون کد را اضافه می‌کنند.

برای مطالعه بیشتر:

business process automation (BPA)

شناسایی نقش های حیاتی موثر بر پیاده سازی اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA):بررسی ادبیات و تحلیل پارتو

اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA )به دنبال اتوماسیون فرآیندهای کسب وکار، کارایی را به کمک روبات های نرم افزاری که از طریق رابط کاربری خود با سیستم ها در تعامل هستند، بهبود می بخشد و هزینه ها را کاهش می دهد. هدف این پژوهش شناخت ابعاد موضوع RPA و تبیین نقش های کلیدی موثر در پیاده سازی RPA است.

بررسی و مقایسه مدلهای فرایند کشف شده با رویکرد فرایندکاوی: مطالعه موردی سیستم اتوماسیون اداری

فرایندکاوی روشی برای تحلیل فرایند به منظور کشف، نظارت و بهبود فرایندهای درحال کار و واقعی است که این کار از طریق استخراج دانش از لاگ رویدادهای فرایند در سیستم‌های فعلی سازمان انجام می‌شود. فرایندکاوی از طریق مقایسه مدل‌های فرایند و لاگ رویدادها به بررسی میزان تطابق، انحراف، تاخیرات مورد انتظار و طراحی میپردازد. در این مقاله به بررسی و مقایسه مدلهای فرایند کشف شده با رویکرد فرایندکاوی برای سیستم اتوماسیون اداری پرداخته خواهد شد.