بهبود فرآیند چیست؟ روش هایی برای کمک به کسب و کار شما

بهبود فرآیند یک رویکرد استراتژیک برای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار است. این رویکرد شامل شناسایی، تجزیه و تحلیل و اصلاح فرآیندهای موجود، می شود. این بهبود ممکن است به معنای افزایش کارایی، بهبود تجربه کاربر نهایی، کاهش هزینه یا پیروی قوی تر از بهترین شیوه ها و مقررات باشد.

بهبود مستمر فرآیند یک تمرین مهم برای هر سازمانی است که کسب و کار در حال تکامل است. بهبود فرآیند ممکن است به دلیل تغییر در داده‌ها یا قوانین کسب‌وکار، به‌روزرسانی‌های مقررات و انطباق، یا تلاش‌ها برای کارآمدتر کردن کسب‌وکار و بهبود ROI مورد نیاز باشد.

روش های بهبود فرآیند

روش‌های مختلفی وجود دارد که می‌توان از آن‌ها برای حل مشکلات و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار استفاده کرد، از جمله تولید ناب، کایزن و مدیریت کیفیت جامع (TQM). دو روش پیشرو دیگر شش سیگما و مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) هستند.

شش سیگما

شش سیگما که توسط مهندس بیل اسمیت در سال 1986 در موتورولا معرفی شد، هدفش بهبود فرآیندها با استفاده از داده ها برای کاهش عیوب است. روش شناسی مراحل زیر را دنبال می کند.

• فرصت بهبود را تعریف کنید
• عملکرد فرآیند جاری را اندازه گیری کنید
• تجزیه و تحلیل فرآیند برای شناسایی عیوب و علت آنها
• با رفع عیوب، روند را بهبود بخشید
• فرآیند جدید را برای حفظ عملکرد بهبود یافته کنترل کنید

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) فرآیندهای کسب‌وکار را از انتها به انتها تجزیه و تحلیل می‌کند و هر مرحله را برای شناسایی مسائل، بهبودها و پیگیری عملکرد ترسیم می‌کند.

• طراحی: شناسایی کنید که کدام فرآیند بیشتر به بهبود نیاز دارد یا از آن سود بیشتری می برد و نحوه انجام بهبودها را مشخص کنید.
• مدل: از روند فعلی ("همانطور که هست") نقشه برداری کنید و نسخه بهبودیافته ("در آینده") را طراحی کنید.
• اجرا - فرآیند طراحی مجدد را اجرا کنید.
• نظارت: عملکرد فرآیند جدید را برای اندازه‌گیری اینکه آیا پیشرفت‌ها به نتایج مورد انتظار می‌رسند را پیگیری کنید.
• بهینه سازی: به دنبال راه هایی برای بهبود فرآیند بیشتر باشید - هدف مدیریت فرآیند کسب و کار یافتن مداوم راه هایی برای بهبود فرآیندهای کسب و کار و قادر ساختن سازمان به کار هوشمندتر است.

تجسم فرآیند

هنگامی که صحبت از بهبود فرآیند به میان می آید، بهترین نقطه برای شروع تجسم فرآیند است تا بتوانید یک دید کلی از وضعیت فعلی خود داشته باشید. با ترسیم فرآیندهای خود با استفاده از ابزار مدل سازی فرآیند کسب و کار (BPM)، می توانید به راحتی گلوگاه ها و فرصت های بهبود را شناسایی کنید. استفاده از یک ابزار کم کد که دارای رابط کشیدن و رها کردن است، این مرحله مدلسازی را سریع و آسان می کند.

هنگامی که یک مرور کلی از فرآیندهای کسب و کار دارید، شناسایی نقاط دردناک و مراحلی که می توانند حذف یا فشرده شوند تا به افزایش کارایی و کاهش زمان چرخه کمک کنند، آسان تر است. این نه تنها به ساده‌سازی خود فرآیند کمک می‌کند، بلکه تجسم فرآیند به صورت سرتاسری به شناسایی مکان‌هایی که افراد و سایر فناوری‌ها در فرآیند گنجانده شده‌اند، کمک می‌کند تا کل سازمان هماهنگ شده و به عنوان یک واحد برای رسیدن به هدف نهایی عمل کند.

شبیه سازی فرآیند

یک روش موثر برای ارزیابی بهبود فرآیند، شبیه‌سازی فرآیند می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را در یک محیط مجازی قبل از عرضه زنده آزمایش و تجزیه و تحلیل کنند. این می‌تواند به‌ویژه برای فرآیندهای مهم ماموریت مفید باشد یا اگر نمی‌دانید چه نتایجی باید انتظار داشته باشید، زیرا شبیه‌سازی هیچ خطری در زندگی واقعی ندارد، بنابراین لازم نیست در حین اتو کردن نگران تأثیرات نامطلوب بر سازمان خود باشید. نواقص موجود در این فرآیند را برطرف کنید.

مدلسازی فرآیندها و تغییر متغیرهای مختلف برای آزمایش نتیجه یک راه عالی برای آزمایش ایده های مختلف و شناسایی اشتباهات احتمالی قبل از اجرای آنها در دنیای واقعی است. این می تواند با اطمینان از بهینه سازی فرآیند قبل از شروع به کار، در زمان و هزینه صرفه جویی کند.

معیارهای فرآیند

استفاده از ابزار BPM که معیارها و نتایج فرآیند را ارائه می‌کند، می‌تواند به طور قابل‌توجهی با بهبود فرآیند به کاربران امکان دهد نتایج را بررسی کرده و زمینه‌های بیشتری را برای بهبود شناسایی کنند.

بانک HSA از معیارهای فرآیند برای درک وضعیت فعلی فرآیندهای خود با بررسی نمودارهای خروجی مورد استفاده کرد.

ما توانستیم از این داده ها برای بازگشت و کار با تیم استفاده کنیم. ما در مورد مدت زمان پرونده و کل زمان ارائه برای چندین سال با موفقیت چندانی صحبت کردیم. اما زمانی که آنها توانستند آن را نشان دهند و وضعیت فعلی کار با تیم را درک کنند، ما توانستیم تنظیمات سریعی را انجام دهیم، نه فقط در روند بیزاگی، بلکه نحوه کار افراد و نحوه انجام کار از طریق آن. تام اسپولار، رئیس بخش بهبود مستمر HSA، توضیح می‌دهد که این فرآیند خیلی طولانی در یک مکان قرار نمی‌گیرد.

آزمایش نتیجه

این یک روش موثر برای بهبود فرآیند است، به ویژه اگر راه های مختلفی وجود داشته باشد که در آن فرآیند می تواند بهبود یابد. در تست نتیجه، نسخه‌های مختلف یک فرآیند را مدل‌سازی می‌کنید، سپس نتیجه را بررسی و مقایسه می‌کنید تا ببینید کدام فرآیند مؤثرتر است.

اگر دقیقاً ندانید در آینده چه چیزی در انتظار شماست، این کار موثر است. برای مثال، همه‌گیری ویروس کرونا، کسب‌وکارها را مجبور کرد تا فرآیندهای خود را بررسی کنند، زیرا کارمندان شروع به کار از خانه کردند. آزمایش نتیجه در این سناریو ابزاری موثر برای بهبود فرآیند بود، زیرا سازمان‌ها می‌توانستند مدل‌هایی را برای تعداد انگشت شماری از نسخه‌های مختلف فرآیند ترسیم کنند تا ببینند کدام یک بهتر عمل می‌کند. همچنین یک فرآیند جایگزین در دسترس در صورت تغییر وضعیت که به طور مداوم تغییر می‌کند. زمانی که کشورها دستورالعمل‌های خود را در مورد نحوه عملکرد کسب‌وکارها در حالی که ویروس هنوز یک تهدید است تغییر می‌دهند، از این روش استفاه می‌کنند.

حاکمیت فرآیند

در حالی که ریشه بهبود فرآیند در فناوری و نرم افزار است، یک عنصر انسانی مهم نیز وجود دارد: اطمینان از اینکه فرآیندهای بهبود یافته به طور موثر در سراسر کسب و و کار ارتباط برقرار می کنند. بخش کلیدی بهبود فرآیند، حاکمیت فرآیند به این معنی است که هرگونه اصلاح در فرآیندها باید ردیابی شود و تیم های مربوطه باید مطلع شوند. یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای رسیدن به این هدف از طریق درگاه ابری است، زیرا همه تغییرات به طور خودکار ذخیره شده و در سراسر سازمان اعمال می‌شوند.

همچنین مهم است که مزایای تغییرات را به تیم‌های تحت‌تأثیر انتقال دهید و فرصتی برای بازخورد برای کمک به بهبود مستمر بیشتر فراهم کنید.

خودکارسازی فرایند

هنگامی که فرآیندها برای اطمینان از عدم وجود مراحل غیر ضروری یا ضایعات بهینه شدند، می توان آنها را با اتوماسیون فرآیند ساده تر کرد. اتوماسیون فرآیند بخش مهمی از بهبود فرآیند است زیرا مداخله دستی را حذف می کند، که اغلب می تواند یک گلوگاه باشد، همانطور که در مثال HSA در بالا توضیح داده شد.

اتوماسیون فرآیند می‌تواند وظایفی مانند انتقال داده‌ها بین سیستم‌ها و خودکارسازی مراحل درون فرآیندها مانند پاسخ‌های ایمیل خودکار و صف‌بندی بلیط‌های میز کمک را به عهده بگیرد. خودکارسازی کارهایی مانند ورود داده ها نیز خطر خطای انسانی را کاهش می دهد و زمان کارمندان را آزاد می کند تا بتوانند توجه خود را به کارهای ارزشمندتر معطوف کنند.

مزایای بهبود فرآیند

• بهبود بهره وری فرآیند: حذف وظایف اضافی برای ساده کردن فرآیندها و به صرفه بودن آنها در زمان و هزینه
• کارایی هزینه: شناسایی نحوه به دست آوردن بهترین بازگشت سرمایه از فرآیند در حالی که آزمایش قبل از راه‌اندازی به معنای عدم خطر خرابی است.
• دید: با مدلسازی از فرآیندها برای شناسایی تنگناها و آگاهی از وضعیت فعلی، یک دید کلی به دست آورید
• کیفیت و مقررات: از بهترین عملکرد و اینکه فرآیندهای کسب و کار به مقررات پایبند هستند اطمینان حاصل کنید
• کاهش زمان چرخه: سرعت فرآیند افزایش یافته است به طوری که می توان کارهای بیشتری را در مدت زمان کوتاه تری انجام داد
• فرآیند بهینه در حالت زنده: آزمایش و شبیه سازی خطرات خطا را پس از راه اندازی فرآیند در سازمان حذف می کند.

برای مطالعه بیشتر:

What is Process Improvement? Methodologies to Help Your Business

نکات ضروری در پروژه بهبود فرایندهای کسب‌وکار