تعریف فرآیند کسب و کار هوشمند برای عملکرد بهتر

به زبان ساده، هوش فرآیند کسب و کار به داده هایی اشاره دارد که یک سازمان می تواند در مورد نحوه عملکرد فرآیندهای کسب و کار خود به آن دسترسی داشته باشد. این داده ها فرآیندهای عملیاتی یک سازمان را شفاف می‌کنند. با این حال، ارزش واقعی در این است که چگونه می تواند استفاده موثر از تجزیه و تحلیل کسب و کار را امکان پذیر کند.

به عبارت دیگر، هوش فرآیند کسب‌وکار زمانی خودش را نشان می‌دهد که بتوان از آن برای تحلیل چشم‌انداز فرآیند یک سازمان استفاده کرد. این تجزیه و تحلیل منجر به بهینه‌سازی فرآیند می‌شود که می‌تواند منجر به بهبودهای واقعی در یک کسب‌وکار شود و همچنین تغییرات کلانی مانند تحول دیجیتال و تعالی عملیاتی را ممکن می‌سازد.

مدل سازی فرآیند

قدم اول هوشمندی فرآیند کسب و کار، مدلسازی فرآیند است. بهبود مستمر و مستندسازی دوره‌ای فرایندها، راهی حیاتی برای حصول اطمینان از کارآمدی فرایندهای کسب و کار و رفع نیازمندی‌های ذینفعان، است.

نمودارهای فرآیند اند تو اند، وظایف و مسئولیت ها را نشان می دهد، اطلاعاتی در مورد هزینه ها و خطرات فرآیندهای کاری ارائه می دهد و وضوح و سازگاری را برای مشارکت‌کنندگان فراهم می کند. مدیریت فرایند، اولین قدم به سوی یک سازمان چابک هستند. در نتیجه مستندسازی فرآیند، می توان عملیات روزانه را بهینه کرد، الزامات انطباق را رعایت کرد، تصمیم گیری را بهبود بخشید و اثرات جانبی درون فرآیندها را کاهش داد.

پیاده سازی فرآیند

قبل از اینکه یک سازمان تصمیم به پیاده‌سازی یک راه‌حل نرم‌افزاری BPM بگیرد، این سوال قابل توجیه است: «از این چه نتیجه‌ای می‌گیریم؟» به احتمال زیاد بوجود خواهد آمد شفاف سازی مسئولیت ها، ارائه گردش کار فرآیند به شیوه ای شفاف و قابل رویت کردن هزینه ها و ریسک ها برای همه. این چیزها ارزش افزوده ای برای یک سازمان ایجاد می کند، اما مدل سازی فرآیندهای کسب و کار فراتر از مدلسازی اولیه و مستندسازی گردش کار چه چیزی را به دست می آورد؟ چگونه می توان پتانسیل آنها را برای بهینه سازی تجزیه و تحلیل کرد و چگونه می توان آن را به طور موثرتری دوباره طراحی کرد؟

پاسخ در ترکیب مستندسازی فرآیند و اجرا نهفته است. این دو عنصر با همکاری یکدیگر به شما کمک می کنند وضعیت فعلی یا فرآیندهای موجود خود را به فرآیندهایی که تصور می کنید تبدیل شوند. بنابراین، هوشمندی فرآیند کسب و کار نتیجه چرخه‌ای است که در آن مستندات و اجرا به طور متقابل بر یکدیگر تأثیر می‌گذارند.

اگر اشتباهاتی در پیاده سازی یافت شود، می توان آنها را به سرعت در اسناد تنظیم کرد تا به نتایج بهتری دست یافت، اغلب حتی در زمان واقعی. برعکس، اگر مدل‌های فرآیند بهینه شوند، اجرا نیز بهبود خواهد یافت.

شناسایی عوامل موثر بر فرایند

جنبه‌های زیادی وجود دارد که بر فرآیند تأثیر می‌گذارد، از قوانین کسب و کار گرفته تا اسناد بالادستی، تا توانایی و ظرفیت سیستم‌های فناوری اطلاعات شرکت. بنابراین یک فرآیند صرفاً چیزی خطی نیست، بلکه تحت تأثیرات روزانه و در زمان واقعی است. برای نمونه، زمانی که تصمیمات در یک فرآیند به طور مداوم متفاوت گرفته می‌شوند، حتی زمانی که شرایط زیربنای هر تصمیم یکسان باقی می‌ماند، برخی از این تصمیم‌ها باید نادرست باشند، که به معنای وجود عامل دیگری بر نتیجه آن فرآیند است.

با در نظر گرفتن این موضوع، اکنون می‌توانیم اصطلاح «هوش فرآیند کسب‌وکار» را فراتر از مستندسازی ساده و اجرای فرآیند، به کار ببریم. همچنین می تواند به معنای اطلاعاتی در مورد چگونگی در نظر گرفتن این عوامل تأثیرگذار باشد. در حالت ایده‌آل، این تقاطع‌ها (و گلوگاه‌های بالقوه) در پلتفرم فرآیند شما قابل مشاهده خواهند بود و سپس می‌توانند به عنوان یک عنصر معمولی از چارچوب معمول BPM سازمان شما مورد بررسی قرار گیرند.

یکپارچه سازی و اتوماسیون فرایند

شناخت تأثیرات روی فرآیندهای شما، سپس تلاش برای نشان دادن آنها از طریق پلتفرم فرآیند خود، می‌تواند منجر به یک سؤال مشروع شود: "آیا چشم انداز فرآیند من با فراوانی عوامل تأثیرگذار خیلی پیچیده نمی شود؟" البته، هر کارمندی مجبور نیست خود را با هر عامل تأثیرگذاری درگیر کند، اما رابط‌ها (مانند سیستم‌های ERP یا سیستم‌های تصمیم‌گیری کسب و کار) باید برای آن دسته از سهامدارانی که به آن نیاز دارند، در دسترس باشد. این به همان اندازه برای تجزیه و تحلیل هایی که با هر رابط همراه است، مانند نحوه و زمان استفاده از هر یک و توسط چه کسی، صادق است.

فرآیندها و تصمیمات عملیاتی نباید در یک نمودار مدل‌سازی شوند، که بیش از حد دقیق است که در عمل مفید باشد، بلکه باید در یک پلت فرم مدیریت شود. ابزارهای مدرن BPM باید بتوانند فرآیندها و تصمیم گیری ها را در همه ابعاد هدایت و تجزیه و تحلیل کنند و بسیار فراتر از سطح فرآیند اولیه باشند. در مورد سیستم های IT هم همینطور. سپس، بسته به ذینفع و سطح دسترسی مورد نیاز، کاربران می توانند بین این سطوح حرکت کنند.

برای مطالعه بیشتر:

Defining Business Process Intelligence For Better Performance